Erindi á hádegisverðarfundi um rafræna stjórnsýslu.
Rafræn stjórnsýsla - Staða og framtíðarsýn
Guðbjörg Sigurðardóttir
formaður Verkefnisstjórnar um upplýsingasamfélagið
Erindi á hádegisverðarfundi um rafræna stjórnsýslu
á Grand Hótel Reykjavík 6. júní 2001
Ágætu fundagestir,
Á dagskrá fundarins eru nokkur erindi sem öll fjalla um málefni rafrænnar stjórnsýslu. Ég mun reyna að gefa yfirlit yfir stöðu rafrænnar stjórnsýslu á Íslandi, helstu verkefni sem nú er unnið að á þessu sviði og síðan reyna að átta mig á hvað tekur við þ.e. hverju við megum búast við á næstu misserum.
Þar sem hugtökin rafræn viðskipti og rafræn stjórnsýsla eru tiltölulega ný í tungunni ætla ég að byrja á því aðrifja upp hvað þau standa fyrir.
Rafræn viðskipti eru viðskipti þar sem flutningur og varðveisla ýmissa gagna, sem varða viðskiptin, á sér stað með aðstoð upplýsinga- og fjarskiptatækni.
Viðskiptin geta falist í hefðbundinni opinberri þjónustu, verslun með hefðbundnar vörur eða þjónustu, verslun með stafrænt efni, fjármagnsflutningum, inn- og útflutningsskýrslum, útboðum og tilboðum, svo fátt eitt sé nefnt.
Við getum þá sagt að rafræn stjórnsýsla sé stjórnsýsla þar sem samskipti ásamt flutningi og varðveislu gagna eigi sér stað með aðstoð upplýsinga- og fjarskiptatækni.
Ef vel er að verki staðið felur rafræn stjórnsýsla í sér endurskipulagningu innri ferla þar sem komið er í veg fyrir margverknað og sjálfvirkni er komið á þar sem mögulegt er.
Markmiðið með þessu er að hinn almenni borgari geti þá afgreitt sig sjálfur, leitað upplýsinga, sent inn rafræn erindi og fengið rafrænt svar án þess að þurfa að mæta í afgreiðslu viðkomandi stofnunar.
Kostir rafrænnar stjórnsýslu eru:
a) aukin þjónusta við almenning og atvinnulíf þar sem hægt er að sækja opinbera þjónustu hvaðan sem er í heiminum, óháð tíma.
b) aukin hagkvæmni í ríkisrekstri þar sem reiknað er með að aukin sjálfvirkni spari tíma og fé.
Að auki má gera ráð fyrir að innleiðing rafrænnar stjórnsýsla leiði til þess að þjónustan verði betur skilgreind og í fastari skorðum þar sem fyrirfram verði búið að skilgreina alla ferla þjónustannar sem verið er að veita. Gengið er útfrá því að þetta gerist í áföngum og að smátt og smátt verði aukin rafræn þjónusta í boði. Áfram verði hægt að sækja sömu þjónustu með hefðbundnum hætti. Og eins og gefur að skilja verður ýmis opinber þjónusta, eins og t.d. hluti heilbrigðisþjónustunnar - eðli sinnar vegna - ekki veitt með rafrænum hætti.
Þetta var stuttur inngangur að umfjöllunarefni dagsins.
Hvar erum við þá stödd í innleiðingu rafrænnar stjórnsýslu?
Í tíð síðustu ríkisstjórnar (1996) var mörkuð skýr stefna um þróun upplýsingasamfélags á Íslandi. Þar er m.a. lögð áhersla á rafræna stjórnsýslu þó það hugtak sé ekki nefnt beinum orðum því mörg markmiðin sem þar eru sett fram fjalla nákvæmlega um rafræna stjórnsýslu.
Í apríl 2000 var birt sérstök vinnuáætlun um rafræn viðskipti og rafræna stjórnsýslu sem Verkefnisstjórnin mótaði með samráðshópum sem með henni starfa. Þessi tvö rit eru nú grundvöllur allra aðgerða stjórnvalda á þessu sviði.
Eins og kunnugt er hefur stjórnsýslan tæknivæðst af krafti og verið stór og kröfuharður kaupandi hugbúnaðar og þjónustu á síðustu árum.
Varið hefur verið umtalsverðum fjármunum í að koma upp góðum upplýsingakerfum í stjórnsýslunni.
Nefna má nokkur atriði sem stjórnsýslan hefur verið að vinna að og falla vel að þeirri stefnumörkun sem áður var vikið að:
Í fyrsta lagi má nefna innri kerfi stjórnarráðsins þ.e. málaskrárkerfið sem er hornsteinn í allri vinnu ráðuneytanna. Og svo er það vefur Stjórnarráðsins www.raduneyti.is. sem gegnir vaxandi hlutverki í samskiptum stjórnvalda við almenning, fyrirtæki og stofnanir.
Nú í vor opnaði forsætisráðherra nýjan stjórnarráðsvef sem er um margt mun betri en sá gamli. Lögð var megin áhersla á tvennt; að uppbygging nýja vefsins sé notendavæn og að hann verði í auknum mæli gagnvirkur. Hugmyndin er að þessi vefur, og aðrir af svipuðum toga stórbæti þjónustu opinberra aðila. Á síðustu misserum hefur svo verið unnið mikið verk við að koma hvers kyns upplýsingum sem snerta lagaleg atriði eða réttarheimildir á vef Stjórnarráðsins.
Þessi vinna er nú langt komin og má vænta þess að á næstu vikum aukist enn efni stjórnarráðsvefsins þegar tveir sérvefir verða tilbúnir: annar er heildarvefur um réttarheimildir og hinn inniheldur reglugerðarsafn.
Í öðru lagi má nefna að starfandi er nefnd um rafræna stjórnsýslu á vegum forsætisráðuneytis. Er sú nefnd að skoða almenn ákvæði laga varðandi rafræna stjórnsýslu. Fjallað verður um starf nefndarinnar í öðru erindi hér á eftir.
Í þriðja lagi má nefna ný lög sem samþykkt voru á Alþingi 27. apríl s.l. um rafrænar undirskriftir. Einnig má nefna í því samhengi að starfandi er nefnd á vegum iðnaðar- og viðskiptaráðuneytis um mótun lagafrumvarps um rafræn viðskipti. Þessi mál verða til frekari umfjöllunar í erindi hér á eftir.
Í fjórða lagi má benda á dreifilyklanefndina sem starfar á vegum fjármálaráðuneytis. En tvö erindi á dagskránni hér á eftir fjalla einmitt um verkefni hennar.
.
Í fimmta lagi má nefna ný lög um persónuvernd sem tóku gildi um síðustu áramót, ásamt breytingum sem gerðar voru nú á vorþingi.
Í sjötta lagi var gerð úttekt á öryggismálum stjórnarráðsins í byrjun árs og farið í skipulagða vinnu í framhaldi af henni.
Einnig má geta þess að fjölmargar nefndir eru að fást við einstök afmarkaðari verkefni - eins og rafræn innkaup- og innleiðingu ýmissa kerfa og þjónustu.
En síðast en ekki síst ber að geta þess að svo mörg tilrauna- eða frumkvöðlaverkefni hafa verið unnin í opinberum stofnunum að ekki er nokkur leið að gera þeim öllum skil hér. Góð og þekkt dæmi eru verkefni skatta- og tollayfirvalda sem hafa sýnt mikið og gott framtak í að innleiða rafræna afgreiðslu. Þessi upptalning virkar e.t.v. eins og á ferðinni séu samhengislaus verkefni sem einstakir angar stjórnsýslunnar eru að fást við hver í sínu horni en svo er ekki. Allt ber þetta að sama brunni. Allt miðar þetta að því að riðja veginn fyrir uppbyggingu rafrænna viðskipta almennt og mörg verkefnin eru unnin eingöngu til að gera rafræna stjórnsýslu mögulega.
Rétt er að benda á að sveitarfélögin í landinu hafa ekki síður en ráðuneyti og ríkisstofnanir unnið að fjölmörgum góðum verkefnum á sviði rafrænnar stjórnsýslu. Ekki er ráðrúm til að fjalla sérstaklega um þau hér vakin er athygli á því hversu misjafnlega þau eru á vegi stödd og ástæða er til að hafa nokkrar áhyggjur af því hvernig litlum sveitarfélögum muni takast að innleiða þessi nýju vinnubrögð.
Framtíðarsýn
Þær þjóðir sem við berum okkur saman við glíma nú við það viðfangsefni að innleiða rafræna stjórnsýslu. Þær standa frammi fyrir því að finna svör við nýjum og erfiðum spurningum.
Spurningarnar eru á þessa leið:
Hvernig er hægt að tryggja:
* öryggi opinberra gagna þ.e. heilleika (það að gögn breytist ekki)?
* aðgengileika þeirra ( t.d. að þau séu jafn aðgengileg eftir 70 ár og þau eru í dag)
* leynd gagna (þar sem það á við, t.d. persónuvernd og öryggi ríkis)
* að lagaskilyrðum sé fullnægt í meðferð þeirra.
Í reynd fjallar þetta um
* hvort og hvernig þarf að breyta lögum, reglum og vinnubrögðum stjórnsýslunnar.
* Hvernig eigi að standa að rekstri tölvukerfa, varðveislu gagna og öryggismálum.
* Hvernig hægt sé að skapa það traust sem er forsenda þess að fólk sé tilbúið að taka upp ný vinnubrögð.
Mikilvægt að við Íslendingar lærum af reynslu annarra þjóða eftir því sem hægt er. Miklu skiptir að fara hvorki of snemma né of seint af stað. Nú er Lögð megin áhersla á að tryggja undirstöðurnar, stíga skref sem eru nokkuð örugg og menn sjá fyrir endann á.
* Farið hefur verið yfir lagarammann
* Verið er að móta reglur og handbækur
* Öryggismálin eru komin í fókus
* Og eins og áður hefur komið fram þá hefur á undanförnum árum verið farið útí einstök verkefni sem við getum kallað tilraunir eða frumkvöðlaverkefni sem auka öðrum kjark og sýna og sanna að rafræn stjornsýsla getur skilað miklu.
En hvað mun taka við?
Ljóst er að allt tekur þetta lengri tíma en margir hefðu kosið. En á meðan er hægt að vinna að fullum krafti að ýmsum innri verkefnum og uppbyggingu s.s. þróun stjórnarráðsvefsins og málaskrárkerfis og undirbúa og styrkja innviðina. Og ekki má gleyma því að undirbúa þarf starfmennina til að þeir geti tekist á við breytta starfshætti. Við getum litið á þennan fund sem lið í því verkefni.
Varðandi næstu misseri má búast við að þegar þær lykilnefndir sem hér kynna störf sín og tillögur hafa skilað af sér þá verði að koma til kasta æðstu stjórnenda. Þá þarf að taka ákvarðanir sem skipta afar miklu varðandi þróun næstu ára, svo sem varðandi dreifilyklakerfið, og svo almennt hvernig haldið verður utanum þróun rafrænnar stjórnsýslu og öryggismál henni tengd.
Þegar búið er að svara þessum erfiðu grundvallarspurningum og taka nauðsynlegar ákvarðanir verður eftirleikurinn auðveldur og fátt ætti að standa í vegi fyrir því að Íslendingar geti orðið í fararbroddi í rafrænni stjornsýslu eins og á mörgum öðrum sviðum þar sem upplýsingatækni kemur við sögu.