eReikningar: Væntingar og framtíðaráform notanda
Guðmundur Ragnar Ólafsson, innkaupafulltrúi Hafnarfjarðarbæjar:
Bæði í innkaupa- og upplýsingastefnu Hafnarfjarðarbæjar er lögð áhersla á rafrænar lausnir með hliðsjón af umhverfis- og hagkvæmissjónarmiðum. Í samræmi við þessar stefnur hefur bærinn á undanförnum árum tekið þátt í verkefnum sem tengjast rafrænum lausnum. Eitt af þessum verkefnum er innleiðing og notkun rafrænna reikninga eða svokallaðra e-reikninga.
Verkefnið er tvískipt; annars vegar varðar það reikninga sem bærinn gefur út og hins vegar reikninga sem bærinn tekur á móti, vegna kaupa á vörum og þjónustu.
Verkefnið hófst í byrjun ársins 2010 en á þessu rúma ári hefur árangurinn verið umfram væntingar. Sveitarfélagið gefur út um 200.000 reikninga á ári. 62% þeirra er á rafrænu formi. Mótteknir reikningar eru um 25.000 á ári frá um 400 þjónustuaðilum. Nú er um 30% af innsendum reikningum rafrænir.
Ávinningur af upptöku rafrænna reikninga er mikill en um er að ræða hagkvæma og umhverfisvæna lausn þar sem allir hagnast. Sem dæmi má nefna að HS-Orka sendi bænum fjölda reikninga, sem áður kostuðu 3gja daga vinnu, en er nú unnin á 10 mínútum! Rafrænt reikningaferli hefur sýnt sig að vera öruggara, gögnin berast strax!
Hingað til hafa innkaupakort hafa verið notuð, en nú eru rafrænir reikningar teknir við, enda samræmist það innkaupastefnu bæjarins. Þegar innleiðingu rafrænna reikninga lýkur verða rafrænar pantanir teknar upp! Innleiðing rafrænna reikninga og pantana er ekki einkamál bæjarins. Verk sem þetta verður unnið í samvinnu við alla samstarfsaðila, bæði birgja og viðskiptavini.
Mikilvægt er að styðja bæði einyrkja og lítil og meðalstór fyrirtæki. Bærinn hefur opnað þjónustuver, sem annast þarfir þeirra og er þeim boðið að koma og kynnast nýjungunum og nýta sér þjónustuna. En þótt þjónstustan við smærri aðila sé tímafrek þá er ætlunin að landa stórum kúnnum líka! Flestir ef ekki allir eru þeir með rafræn bókhald, enda hafa þeir bolmagn til þess.
Hafnarfjarðarbær er með EDI bikarinn uppi á skáp hjá sér þetta árið. Áhersla er lögð á að leysa málin, og því fundu menn leið til að koma upp keppnisanda, sem hefur skilað góðum árangri. Markmiðið er: Enginn pappír eftir áramót!
Að lokum: Setjum markið hátt: Rafrænt Ísland í reikningaformi árið 2012.