Ráðstefna í Brussel um rafræn innkaup og reikninga
Þann 18. september hittust í Brussel rúmlega 200 manns að ræða rafræn innkaup og rafræna reikninga í Evrópu. Á meðal þátttakenda voru þrír frá Íslandi, þ.e. Fjármálaráðuneyti, Ríkiskaupum og ICEPRO.
Til máls tóku fulltrúar Svía, Dana, Norðmanna, Spánar, Austurríkis, Litháens og fleiri landa, en einnig fulltrúar Staðlasamtaka Evrópu (CEN) og fulltrúar "Opinna samtaka um rafræn opinber innkaup" (OpenPEPPOL).
Hér verður stiklað á stóru um það sem þótti markverðast:
Svíar gáfu út reglugerð árið 2008 um að allar sænskar stofnanir takið við og sendi rafræna reikninga frá 1. júlí það ár. Ákvörðunin byggðist á því að þeim reiknaðist til að með þessu móti mætti spara um 400 milljón evrur á 5 árum. Í ár var svo notkun rafrænna pantana skyldubundin, en rafræn pöntun auðveldar samþykktarferlið innanhúss eftir að rafrænn reikningur berst sem svar við pöntuninni.
Danir reyna að losna við allan pappír úr stjórnsýslunni og stefna að því að árið 2015 verði 80% samskipta orðin stafræn. Pappírsreikningar hafa varla sést í opinberum innkaupum síðan árið 2005, sem aftur hefur haft bein áhrif áhrif á tvo þriðju danskra fyrirtækja. Árangurinn lét ekki á sér standa, stjórnsýslukostnaður hefur lækkað um heil 80%. Danir einbeita sér nú að millilandaviðskiptum, en þar mun OpenPEPPOL leika stórt hlutverk.
Í Bretlandi hefur Camden Town tekið upp stefnuna "engin pöntun - engin greiðsla" sem þýðir að engin greiðsla fæst nema sýnt sé fram á gilda pöntun. Verði rafræn pöntun skyldubundin, er rafrænn vörulisti hagkvæmasta svar birgjanna. Nú eru 88% allra reikninga greiddir innan 10 daga. Bein hagræðing af mannskap reiknast vera rúmlega 400 þúsund pund (80Mkr.) á ári.
Austurríki miðlaði af reynslu sinni við innleiðingu rafrænna reikninga til smárra og meðalstórra fyrirtækja. Katalónía hefur reiknað út milljón evra sparnað af 60.000 rafrænum reikningum, eða rúmlega 16 evrum (2.000 kr.) af hverjum reikningi. Litháen státar af rafrænum útboðum með rafrænum vörulista síðan 2007, en síðan þá hefur velta rafrænna viðskipta margfaldast.
Spánn stefnir að upptöku "stafrænnar dagskrár" fyrir rafræna stjórnsýslu, innkaup og reikninga. Þeir vinna að nýjum lagaramma fyrir rafræna reikninga, þar sem tekið er á bókun reikninga í opinbera geiranum. Þeir stefna að innleiðingu rafrænna reikninga með sérstökum stuðningi við smá og meðalstór fyrirtæki.
Staðlasamtök Evrópu (CEN) glíma við margvísleg verkefni. Löndin eru orðin mörg, markaðir enn fleiri, margvíslegar kröfur, kerfi, fjárfestingar, innviðir og tækifæri til einföldunar. Hvernig næst markmiðið að einsleitu innkaupakerfi í allri Evrópu?
Vinnuhópurinn CEN/BII (Business Interoperability Interfaces) hefur allt þetta á sinni könnu. Byggt er á núgildandi stöðlum, en viðskiptaferlar hannaðir án tillits til tæknilausna. Tryggja þarf að niðurstöðurnar séu nothæfar hvarvetna í Evrópu. Farið var rækilega yfir afurðir og árangur BII vinnuhópsins, markmið og fleira.
OpenPEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) mætti kalla "Opin samtök um rafræn opinber innkaup í allri Evrópu". Samtökin hafa byggt upp einsleitt og opið net sem nýtist í rafrænum viðskiptum um alla Evrópu.
Notkun PEPPOL netsins hófst fyrir rúmu ári, en vex hröðum skrefum. Ein milljón skeyta fór um netið á fyrstu 15 mánuðunum og reiknað er með að ná tveim milljónum skeyta innan þriggja mánaða. Skráðir viðtakendur eru orðnir 5.500 og þeim fjölgar ört. Íslendingum býðst aðild að OpenPEPPOL og eru tengdir netinu nú þegar, en notkun ekki hafin enn sem komið er.
Látum dagskrána og skyggnur ræðumanna tala sínu máli. Þar er að finna langtum fyllri upplýsingar um rafræn viðskipti og rafræna reikninga. Hér er tengillinn: http://ec.europa.eu/internal_market/conferences/2013/0918-e-procurement-e-invoicing/index_en.htm