Samþætting verkefna Samkeppniseftirlitsins, Póst- og fjarskiptastofnunar og Fjölmiðlanefndar
Í stefnuyfirlýsingu ríkisstjórnarinnar segir að ríkisstjórnin muni auka skilvirkni stjórnsýslunnar m.a. með breytingum á skipulagi, samræmingu á stoðþjónustu, sameiningu stofnana og tilflutningi á milli sviða í samræmi við áherslur og forgangsmál. Í stefnuyfirlýsingunni er einnig lögð áhersla á einföldun regluverks fyrir atvinnulífið með það að markmiði að minnka skrifræði og einfalda samskipti við opinbera aðila. Þá var í tillögum hagræðingarhóps ríkisstjórnarinnar því beint til innanríkisráðherra og iðnaðar- og viðskiptaráðherra að skoða valdmörk og verkefni Póst- og fjarskiptastofnunar og Samkeppniseftirlitsins með tilliti til hugsanlegrar sameiningar embættanna.
Árið 2014 hófst áðurgreind vinna að frumkvæði innanríkisráðuneytis. Verkefnið var fljótlega víkkað út í það að ná einnig til tiltekinnar stjórnsýslu á vegum mennta- og menningarmálaráðuneytis. Í ágúst 2015 skilaði Capacent fýsileikagreiningu á sameiningu Póst- og fjarskiptastofnunar og Samkeppniseftirlitsins auk þess sem litið var til þess hvort og þá hvaða skörun gæti legið til verkefna Fjölmiðlanefndar og raforkueftirlits Orkustofnunar.
Meginmarkmið fýsileikagreiningarinnar, sem var skilað í ágúst 2015, voru eftirfarandi:
- að kanna kosti og vankanta sameiningar,
- að fjalla um hvort og þá hvaða verkþættir í starfsemi stofnananna sköruðust og hvort unnt væri að ná fram aukinni framleiðni í rekstri þeirra,
- að skoða hvort hægt væri að ná fram breyttri og skilvirkari verkaskiptingu hjá stofnununum, bættri nýtingu þekkingar og reynslu þvert á svið og skoða tækifæri í samnýtingu á búnaði, húsnæði og aðstöðu og endurbættum vinnuferlum.
Skýrsla Capacent var lögð fyrir ríkisstjórn haustið 2015 og hefur síðan þá verið til umfjöllunar á vettvangi hlutaðeigandi ráðuneyta. Tekin hefur verið ákvörðun um að hverfa frá áformum um sameiningu, enda komið að lokum kjörtímabilsins, en í þess stað verður samstarf Samkeppniseftirlitsins, Póst- og fjarskiptastofnunar og Fjölmiðlanefndar aukið. Verkefni raforkueftirlits Orkustofnunar um eftirlit með dreifingu á rafmagni eru þess eðlis að ekki er talinn grundvöllur fyrir því að láta samstarfið ná til þeirra fyrst ekki verður um sameiningu að ræða á þessu stigi. Ákvörðunin hefur verið kynnt forstjórum Samkeppniseftirlitsins og Póst- og fjarskiptastofnunar sem og forsvarsmönnum Fjölmiðlanefndar.
Verkefnið verður unnið áfram á grundvelli stefnumörkunar sem felst í því að fyrirsvarsmenn samstarfsaðilanna móta í sameiningu við ráðuneytin framtíðarsýn fyrir samstarfið, að hverju það beinist, hverju skuli ná fram, hvenær og hvernig. Sú framtíðarsýn verður grundvöllur samstarfssamnings stofnananna tveggja og Fjölmiðlanefndar sem skal fjalla um hlutverk og verkaskiptingu samningsaðila, fundi þeirra og miðlun ákvarðana, kostnaðarskiptingu vegna samstarfsverkefna og samskiptareglur. Samningnum er jafnframt ætlað að lýsa aðgerðum á ábyrgðarsviði hvers samningsaðila, tímasetningum helstu áfanga og hlutverki ráðuneytanna eða stjórna eftir atvikum við meðferða ágreiningsmála. Það verður hlutverk forsvarsmannanna að stýra framkvæmd samningsins og upplýsa ráðuneytin a.m.k. tvisvar á ári um framkvæmd hans. Þá taka ráðuneytin til skoðunar hvort að fýsilegt geti reynst að skipa eina stjórn fyrir stofnanirnar tvær og Fjölmiðlanefnd, en slíkt kallar á lagabreytingar þar sem ekki er stjórn yfir Póst- og fjarskiptastofnun. Önnur leið væri hugsanlega að hvert ráðuneyti fyrir sig tilnefni sömu einstaklingana í hverja stjórn fyrir sig.
Mikilvægur þáttur þess að tryggja góðan árangur er að starfsemi samningsaðila verði í sameiginlegu húsnæði. Strax verður hafinn undirbúningur þess að flytja starfsemi Fjölmiðlanefndar í húsnæði Póst- og fjarskiptastofnunar enda hafi það ekki aukinn kostnað í för með sér fyrir nefndina. Í kjölfarið vinna samningsaðilar að því í samstarfi við ráðuneytin og Ríkiseignir að starfsemi þeirra verði undir sama þaki, en þegar starfsemin er komin í sameiginlegt húsnæði er unnt að ná fram fullri samþættingu stoðþjónustu. Með skýrri verkaskiptingu á sviði stoðþjónustu og sameiginlegum innkaupum verður auk þess unnt að ná fram nokkurri samlegð. Í þessu felst tækifæri til að samþætta fjármálaumsjón, skjalavörslu, umsjón með fjárhagskerfi, upplýsingatæknimál, innkaupamál og starfsmannahald ásamt almennri afgreiðslu og skrifstofuþjónustu.
Vert er að taka fram að sameiginlegur rekstur verður fjárhagslega aðskilinn vegna þeirra þátta í starfsemi Póst- og fjarskiptastofnunar sem byggir alfarið á mörkuðum tekjum eða þjónustugjöldum. Það hefur ekki áhrif á faglega eða stjórnunarlega þætti sem unnir eru, t.d. á grundvelli sameiginlegrar framtíðarsýnar eða samstarfssamningsins. Þá verður í vinnunni gætt að hagsmunum og sjónarmiðum starfsmanna.