Hoppa yfir valmynd

Notkun samfélagsmiðla

Vorið 2012 lagði vinnuhópur, sem skipaður var fulltrúum allra ráðuneyta, fram tillögur að stefnu Stjórnarráðsins um notkun samfélagsmiðla.  Jafnframt var lagt til að hún yrði hluti af upplýsinga- og samskiptastefnu Stjórnarráðsins. Sjá nánar í skýrslu vinnuhópsins.

Ýmsir samfélagsmiðlar hafa náð útbreiðslu hér á landi, svo sem Facebook, YouTube, Flickr og Twitter. Eftirfarandi drög að leiðbeiningum miðast fyrst og fremst við Facebook, enda hefur sá miðill hvað mesta útbreiðslu um þessar mundir (vorið 2012). Ráðuneyti þurfa að meta hvaða miðill hentar best markmiðum þeirra og einnig kemur vel til greina að nýta fleiri en einn miðil samtímis. Gert er ráð fyrir að hvert ráðuneyti setji sér stefnu og reglur um notkun samfélagsmiðla enda telur hópurinn ekki hentugt að ein ítarleg stefna sé samin fyrir öll ráðuneytin. Hafa má hliðsjón af tillögum vinnuhópsins og kafla um samfélagsmiðla í Vefhandbókinni.

Leiðbeiningar um notkun ráðuneyta á samfélagsmiðlinum Facebook

Í upphafi

  • Mikilvægt er að skilgreina hverjir hafa umboð til að setja efni inn á síðuna. Fyrirtæki og stofnanir sem eru í fararbroddi í notkun samfélagsmiðla eiga það sameiginlegt að æðstu stjórnendur hafa gefið starfsmönnum visst frelsi til athafna og litið svo á að það verði að vera svigrúm til að prófa sig áfram og læra af reynslunni. Mikilvægt er að sá eða þeir starfsmenn sem halda utan um síðuna njóti stuðnings yfirstjórnar ráðuneytisins.
  • Mælt er með því að tiltekinn hópur hafi skilgreint ábyrgðarhlutverk við umsjón síðunnar þannig að unnt sé að leita ráða ef vafi leikur á hvernig bregðast skuli við athugasemdum.
  • Nefna þarf Facebook-síðuna nafni ráðuneytis (www.facebook.com/[]raduneyti) svo hægt sé að merkja hana (tagga) og gera slóðina aðgengilega. Til þess er farið inn í stillingar (Account Settings), grunnupplýsingar (General) og búið til nýtt notendanafn (Username).
  • Setja þarf inn grunnupplýsingar um ráðuneytið, hlutverk þess, staðsetningu og vef í „About“ svæðið. Merkja sem „Government Organization“.
  • Rétt er að setja upplýsingar og almennan fyrirvara inn í „About“ svæðið á síðunni, sjá fylgiskjal 1.
  • Ritstjórnarleg ábyrgð. Ráðuneyti ber ábyrgð á að taka á meiðandi ummælum sem kunna að birtast á síðunni. Mælt er með því að setja vinnureglur um daglega vöktun síðu. Sjá einnig fylgiskjal 1 varðandi fyrirvara, en mikilvægt er að í fyrirvara séu gefin skýr skilaboð um hvaða hlutverki síðan eigi að gegna og að meiðandi ummæli verði ekki liðin.
  • Facebook býður upp á þann valkost að setja í gagnagrunn orð sem ekki eru leyfð á síðunni og birtast þá ekki ef þau eru notuð í athugasemdum eða ummælum, svo sem blótsyrði og önnur meiðandi orð. Nauðsynlegt er að gefa slíka sjálfkrafa vöktun til kynna með einhvers konar fyrirvara, t.d.: „Ummæli sem innihalda tiltekin orð eru ekki leyfð í athugasemdakerfi þessarar síðu“. Sjá umræðu á adweek.com.
  • Mælt er með því að hafa vegginn lokaðan fyrir innlegg frá öðrum en viðkomandi ráðuneyti. Utanaðkomandi aðilar geta þannig einungis skrifað athugasemdir (comment) við færslur og 10 „líka við“ síðuna (like). Ef ráðuneyti telur þörf á að opna síðuna frekar er mögulegt að setja upp ábendingadálk (recommendation) sem er til hliðar við vegginn og ber með sér að vera vettvangur notenda. Ekki er hægt að setja athugasemdir við færslur í ábendingadálki en hægt er að „líka við“ færslurnar.
  • Gott er að fylgjast með umferð um síðuna, t.d. með þeim mælitækjum sem eru fyrir hendi hjá Facebook. Einnig má nota önnur mælitæki, svo sem teljara Google Analytics eða aðra sambærilega teljara. Nánari leiðbeiningar um þetta efni er að finna í Vefhandbókinni.

Efni síðu

  • Mikilvægt er að orðalag sé óformlegra en gengur og gerist innan hinnar formlegu stjórnsýslu. Hér þarf að leyfa sér að vera léttari, það er eðli samfélagsmiðla að samskiptin séu óformlegri og á eilítið persónulegri nótum. Þó þarf að gæta að því að ákveðið jafnvægi sé á milli persónunnar sem skrifar og ráðuneytisins sem hún svarar fyrir (t.d. 20% persóna, 80% ráðuneyti).
  • Dæmi um hvað setja má inn á síðuna:
    • Tengil á fréttir af vef ráðuneytisins en hafa inngangstexta á léttari nótum en fréttina sjálfa.
    • Tengil á ræður og greinar ráðherra á vefsíðu ráðuneytis, eða búa til nótu (notes) þar sem ræðuna/greinina er að finna. Athugið að hafa útskýrandi inngangstexta sem er ekki formlegur og alls ekki langur.
    • Viðtöl við ráðherra og umfjöllun um hann og málefni ráðuneytisins í fjölmiðlum.
      Að því er varðar ræður og greinar ráðherra og viðtöl við ráðherra getur verið nauðsynlegt að meta hvort um sé að ræða embættiserindi ráðherra eða stjórnmálaþátttöku, þ.e. þegar ráðherra tjáir sig sem stjórnmálamaður frekar en embættismaður.
    • Umfjöllun um viðburði á vegum ráðuneytis.
    • Ljósmyndir úr starfi ráðuneytis og ráðherra.
    • Áminningar um alþjóðlega daga á verkefnasviði ráðuneytis.
    • Góðar kveðjur og léttar athugasemdir um daginn og veginn (Gleðilegt sumar!).
  • Athugandi gæti verið að úthluta ólíkum verkefnum til nokkurra starfsmanna ráðuneytisins. Þannig gætu t.d. móttökuritarar séð um að setja inn á síðuna almennar upplýsingar um atriði á borð við opnunartíma og þess háttar. Sérfræðingar á ákveðnum málasviðum innan ráðuneytis gætu einnig sett inn á síðuna skilaboð og upplýsingar um þá málaflokka. Sjá einnig kaflann um öryggis- og tæknimál.
  • Hægt er að setja upp sérstakar síður fyrir tiltekna viðburði eða málefni. Í sumum tilfellum getur það hentað betur en að nýta síðu ráðuneytis, svo sem þegar ná á til mjög afmarkaðs hóps (t.d. nemenda sem hyggja á nám í framhaldsskóla, heilbrigðisstarfsfólks eða annarra afmarkaðra hópa).
  • Það getur verið öflugt auglýsingatæki að skapa viðburð, svokallaðan „Event“ í tengslum við viðburði á vegum ráðuneytisins, svo sem ráðstefnur, málþing og fyrirlestra og deila meðal vina. Um leið og þeir samþykkja, hafna eða deila viðburðinum þá verða vinir þeirra varir við viðburðinn.

Viðbrögð við athugasemdum og fyrirspurnum

  • Þegar kemur að skráningu í málaskrá er eðlilegt að sömu reglur gildi um svör við athugasemdum á Facebook og um tölvupóst, sjá kafla 7 í Starfsmannahandbók Stjórnarráðsins. Þetta gildir hvort sem erindi eða fyrirspurn kemur fram á síðunni sjálfri eða er send sem skilaboð (message):
    • Erindi sem felur í sér afgreiðslu eða umsögn af hálfu ráðuneytis skal skrá í málaskrá þess.
    • Erindi sem felur í sér staðreyndaspurningu sem hægt er að svara með því að fletta upp svari eða vísa á vef má svara án bókunar í málaskrá. Athugið að slík erindi má einnig skrá í málaskrá ef hagræði er af því.
  • Leiðbeiningar með dæmum um athugasemdir og hugsanleg svör og viðbrögð við þeim er að
    finna í fylgiskjali.
  • Sendi fólk erindi eða fyrirspurnir í gegnum „message“ þarf að meta hvort fyrirspurnin sé þess
    eðlis að hún þarfnist ekki skráningar í málaskrá. Sé sú raunin er óhætt að svara í stuttu máli
    með sama hætti. Sé fyrirspurnin flóknari og þarfnast formlegrar afgreiðslu er rétt að beina
    viðkomandi á netfang ráðuneytisins svo erindið fái skráningu með formlegum hætti.

Öryggis- og tæknimál

  • Ákveða þarf hverjir innan ráðuneytis hafa fullan aðgang að síðunni (eru „admin“) og bera þannig ábyrgð á henni.
  • Facebook er þannig uppsett að á bak við hverja síðu þurfa að vera einstaklingar, stjórnendur (admin) sem nýta sinn persónulega Facebook-aðgang við að stýra viðkomandi síðu. Þetta þarf að hafa í huga í sambandi við öryggi síðunnar og því æskilegt að sem fæstir hafi stjórnendaaðgang (2-3 starfsmenn). Einnig þarf að huga að styrk lykilorða. Hugleiða má hvort starfsmenn setji inn færslur eða athugasemdir í eigin nafni. Því má líkja t.d. við símtöl, starfsmenn svara fyrirspurnum í síma undir nafni. Ástæða er til að kanna nánar hvernig staðið er að þessu t.d. í ráðuneytum í nágrannalöndunum. Þá er einnig vert að athuga að athafnir einstaklings á síðunni sem skráður er stjórnandi eru skráðar í nafni síðunnar sjálfrar. Þannig getur stjórnandi á síðunni ekki „líkað við“ færslur á síðunni sem einstaklingur, heldur birtist það í nafni ráðuneytisins. Þetta er þó hægt að stilla sérstaklega.
  • Bent er á að afrit Facebook-síða ráðuneyta verða ekki vistuð hjá Landsbókasafni þar sem lénið endar ekki á „.is.“ Ráðuneyti þurfa að meta hvort þau vilji afrita Facebook-síður sínar reglulega eða þegar þörf krefur. Unnt er að taka skjámyndir, merkja með dagsetningu og t.d. geyma á safnmáli í málaskrá.

Sjá nánar í skýrslu vinnuhóps um samfélasmiðla og upplýsingastefnu Stjórnarráðsins

Var efnið hjálplegt?Nei
Takk fyrir

Ábendingin verður notuð til að bæta gæði þjónustu og upplýsinga á vef Stjórnarráðsins. Hikaðu ekki við að hafa samband ef þig vantar aðstoð.

Af hverju ekki?

Hafa samband

Ábending / fyrirspurn


Þessi síða notar vafrakökur Lesa meira