Vinnuhópur sem Svandís Svavarsdóttir umhverfisráðherra skipaði til að kanna hvort skýrsla rannsóknarnefndar Alþingis kallaði á breytingar á starfsháttum ráðuneytisins hefur lokið störfum. Það er mat vinnuhópsins að í öllum aðalatriðum sé viðhöfð góð stjórnsýsla í ráðuneytinu og vekur hópurinn sérstaka athygli á því að nú er unnið að innleiðingu gæðakerfis í ráðuneytinu sem felur í sér gerð gæðahandbókar þar sem meðal annars verður að finna nákvæmar lýsingar á helstu verkferlum ráðuneytisins og skilgreiningar á ábyrgðaraðilum. Að mati hópsins mun þessi vinna bæta enn frekar vinnubrögð og meðferð mála í ráðuneytinu.

Siðfræði

Vinnuhópurinn telur mikilvægt að skerpt verði á vitund starfsmanna um gildandi siðareglur og leggur til að kannað verði hvort þörf sé á sérreglum fyrir starfsfólk ráðuneytisins. Umhverfisráðuneytið samþykkti fyrr á þessu ári skjal sem er afrakstur samstarfsnefndar forstöðumanna stofnana ráðuneytisins og yfirstjórnar þess og kallast Leiðarljós í samskiptum og samstarfi. Leiðarljósin eiga að stuðla að faglegri vinnubrögðum, betri stjórnsýslu, auknu gegnsæi og góðu viðmóti. Vinnuhópurinn telur þetta framtak vera til mikilla bóta og telur mikilvægt að skerpa á vitund starfsmanna um leiðarljósin og gildandi siðareglur. Mjög mikilvægt sé að kynna nýju starfsfólki þær sérstaklega. Í lok kaflans um siðfræði lýsir vinnuhópurinn þeirri skoðun sinni að ástæða sé til að ítreka við starfsmenn mikilvægi þagnarskyldu, meðal annars með því að undirrita yfirlýsingu sem staðfestir þessa lögbundnu skyldu.

Samskipti og formfesta í stjórnsýslunni og skjalastjórnun

Starfshópurinn telur rétt að hnykkja á skyldu starfsmanna til að upplýsa yfirstjórn ráðuneytis og ráðherra um mikilvæg mál. Hvetja þurfi starfsfólk til að skrifa minnisblöð í slíkum tilvikum og færa í málaskrá. Þá telur hópurinn mikilvægt að skipurit ráðuneytisins sé með þeim hætti að tryggt sé að ráðherra sé upplýstur um öll mikilvægustu álitaefni á sínu málasviði og skýrar reglur liggi fyrir um hvaða stjórnarmálefni beri að leggja fyrir hann. Leggur hópurinn til að í þeirri stefnumótunarvinnu sem nú fer fram innan ráðuneytisins og við gerð verkferla verði sérstaklega hugað að þessu.

Vinnuhópurinn telur mikilvægt að niðurstöður funda séu skráðar í fundargerð og að skýrt verklag sé á skráningu fundargerða.

Nefndir og starfshópar

Vinnuhópurinn telur mikilvægt að nefndir og starfshópar hafi skýrt hlutverk og umboð þannig að hægt sé að fylgjast með því að þeir uppfylli það hlutverk sem þeim er ætlað. Hópurinn leggur til að farið verði vel yfir þær reglur sem koma fram í drögum að starfsmannahandbók Stjórnarráðsins og kannað verði hvort þörf sé á fyllri starfsreglum um skipanir og störf nefnda og starfshópa innan ráðuneytisins. Einnig vill hópurinn kanna hvort það nefndarkerfi sem komið verður á veiti skipuðum nefndum og starfshópum nægjanlegt aðhald eða hvort þörf reynist á fyllri reglum innan ráðuneytisins.

Starfsmannahald, ráðningar og starfsumhverfi

Vinnuhópurinn telur mikilvægt að fagmennska ríki við ráðningar starfsmanna. Einnig telur hann mikilvægt að tækifæri séu til starfsþróunar og að starfsfólk fái tækifæri til að færa sig til í starfi innan Stjórnarráðsins. Einnig áréttar hann mikilvægi þess að vel sé búið að starfsfólki almennt.

Framsal valds, samskipti og eftirlitshlutverk ráðherra

Vinnuhópurinn telur mikilvægt að ráðherraábyrgðin sé höfð í huga þegar stofnunum er falið hlutverk með lagasetningu. Einnig þurfi að hafa í huga yfirstjórnunar- og eftirlitshlutverk ráðherra gagnvart stofnunum þannig að ráðuneytið leiðbeini stofnunum þegar þörf sé á og leiti upplýsinga hjá þeim og beini tilmælum til þeirra ef ástæða er til að ætla að ekki sé farið að lögum. Samskipti ráðuneytis og stofnana byggja meðal annars á samráðsfundum tvisvar á ári og árangursstjórnunarsamningum.

Innleiðing ESB-gerða

Í ljósi skýrslu rannsóknarnefndar Alþings taldi hópurinn rétt að árétta mikilvægi þess að ráðuneytið hugleiði jafnan hvort ástæða sé til þess í einhverjum tilvikum að ganga lengra en tilskipanir ESB kveða á um vegna íslenskra aðstæðna. Í slíkum tilvikum þurfi að huga að pólitískri stefnumótun í viðkomandi málaflokki.

Fulltrúar allra skrifstofa ráðuneytisins tóku þátt í störfum vinnuhópsins auk aðstoðarmanns ráðherra. Svandís Svavarsdóttir umhverfisráðherra segir gríðarlega mikilvægt að samfélagið allt dragi lærdóm af skýrslunni, ekki síst Stjórnarráðið. Í umhverfisráðuneytinu sé lögð áhersla á faglega og lýðræðislega stjórnsýslu og skýrsla rannsóknarnefndarinnar sé áskorun til að efla frammistöðu ráðuneytisins enn frekar.

Greinargerð rýnihóps umhverfisráðuneytisins vegna skýrslu rannsóknarnefndar Alþingis.