ÚRSKURÐUR

Hinn 14. október 2011 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurð í máli nr. A-386/2011.

Kæruefni og málsatvik

Með erindi, dags. 16. maí 2011, kærði [...] þá ákvörðun forsætisráðuneytisins að neita að afhenda honum afrit af bréfum forseta og forsetaskrifstofu til ráðuneytisins vegna umræðu um að teknar yrðu upp siðareglur fyrir forseta. Með sama erindi kærði [...] þá ákvörðun forsetaembættisins að neita að veita honum aðgang að sömu bréfum. Afstaða er tekin til kæru [...] gegn forsetaembættinu í úrskurði, dags. í dag, í máli nr. A-385/2011.

Atvik málsins eru þau að 9. maí 2011 fór kærandi þess á leit við forsætisráðuneytið að honum yrði veittur aðgangur að bréfi eða bréfum forsetaembættisins til forsætisráðuneytisins vegna hugmynda um setningu siðareglna og annarra reglna fyrir forseta og forsetaembættið. Erindinu svaraði ráðuneytið með tölvubréfi 12. sama mánaðar. Með því fylgdu afrit af fjórum bréfum forsætisráðherra til forseta Íslands, dags. 25. mars, 11. júní, 1. júlí og 15. júlí 2011.

Málsmeðferð

Með bréfi, dags. 17. maí 2011, kynnti úrskurðarnefnd um upplýsingamál forsætisráðuneytinu um framkomna kæru. Benti nefndin á að samkvæmt 11. gr. upplýsingalaga nr. 50/1996 ber stjórnvaldi að taka ákvörðun um, hvort það verði við beiðni um aðgang að gögnum, svo fljótt sem verða má. Að því er virtist hefði beiðni kæranda einungis verið afgreidd að hluta. Kæranda hefðu verið afhent þau bréf sem ráðuneytið hefði ritað vegna málsins en ekki hefði verið tekin efnisleg afstaða til afgreiðslu beiðni um afhendingu bréfa frá forseta Íslands vegna sama máls. Var lagt fyrir ráðuneytið af taka ákvörðun um afgreiðslu á beiðni kæranda og eigi síðar en 25. maí. Ráðuneytið fór þess á leit við úrskurðarnefndina með tölvubréfi, dags. 25. maí að frestur þess til að svara úrskurðarnefndinni yrði framlengdur til 30. maí. Úrskurðarnefndin féllst á þá beiðni.

Afrit af svari ráðuneytisins til kæranda barst úrskurðarnefnd um upplýsingamál með tölvubréfi, dags. 30. maí 2011. Þar segir m.a. svo:

„Vísað er til kæru yðar til úrskurðarnefndar um upplýsingamál vegna þess að forsætisráðuneytið hefði í tölvupósti 12. maí sl. ekki tekið afstöðu til beiðni yðar um afrit af bréfum skrifstofu forseta og forseta Íslands til  ráðuneytisins en þau eru dagsett 29. júní og 13. júlí 2010 og varða setningu siðareglna fyrir forsetaembættið.

Með bréfi dags. 17. maí sl. lagði úrskurðarnefnd um upplýsingamál fyrir forsætisráðuneytið að taka efnislega afstöðu til beiðni yðar.

Forsætisráðherra hefur lýst þeirri afstöðu ráðuneytisins í bréfi til forseta dags. 25. mars sl. að ekki séu heimildir í lögum til að undanþiggja bréf af þessu tagi aðgangi almennings og hefur forsætisráðuneytið í samræmi við það þegar veitt aðgang að þeim bréfum sem ráðuneytið hefur ritað forseta Íslands af þessu tilefni. Forsetaembættið hefur hins vegar verið á öðru máli og mun væntanlega færa fram rök fyrir þeirri afstöðu sinni í tilefni af kæru yðar sem beinist að forsetaembættinu. Í ljósi þessarar mismunandi afstöðu stjórnvalda, en það stjórnvald sem ritaði bréfin er andvígt afhendingu, þeirrar staðreyndar að ekki hefur áður reynt á aðgang að bréfum af þessu tagi og með hliðsjón af stjórnskipulegri stöðu þeirra embætta sem hér um ræðir mun ráðuneytið ekki afhenda umrædd bréf að svo stöddu enda telur ráðuneytið mikilvægt að efnisleg niðurstaða fáist í máli.“

Með vísan til 31. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 þykir ekki ástæða til þess að rekja frekar það sem kemur fram í gögnum málsins um málsatvik og ágreiningsefni aðila en úrskurðarnefndin hefur haft hliðsjón af þeim við úrlausn málsins.

Niðurstaða

Forsætisráðuneytið hefur í máli þessu synjað kæranda um aðgang að tveimur bréfum skrifstofu forseta og forseta Íslands til ráðuneytisins, dags. 29. júní og 13. júlí 2010. Ráðuneytið hefur ekki haldið fram sjálfstæðum röksemdum fyrir þeirri synjun, öðrum en þeim að forsetaembættið hafi lagst gegn afhendingu skjalanna.

Samkvæmt 1. mgr. 3. gr. upplýsingalaga nr. 50/1996 er stjórnvöldum skylt, sé þess óskað, að veita almenningi aðgang að fyrirliggjandi gögnum sem varða tiltekið mál með þeim takmörkunum sem greinir í 4.-6. gr.  Í 3. mgr. 10. gr. upplýsingalaga kemur fram að þegar farið er fram á aðgang að gögnum um mál þar sem taka á eða tekin hefur verið ákvörðun um rétt eða skyldu manna skuli beiðni beint til þess stjórnvalds sem tekið hefur eða taka mun ákvörðun í málin. Annars skuli beiðni beint til þess stjórnvalds sem hefur gögnin í vörslum sínum. Þau tvö bréf sem kærumál þetta lýtur að tilheyra ekki máli er lýtur að töku ákvörðunar um rétt eða skyldu manna. Kærandi beindi erindi sínu því réttilega til ráðuneytisins.

Í úrskurði úrskurðarnefndar um upplýsingamál í máli nr. A-385/2011, dags. í dag, komst úrskurðarnefndin að þeirri niðurstöðu að forseta Íslands bæri skv. 1. mgr. 3. gr. upplýsingalaga að veita kæranda í máli þessu aðgang að bréfi forseta Íslands til forsætisráðherra, dags. 13. júlí 2010. Einnig liggur fyrir að forsetaembættið hefur þegar afhent kæranda afrit af bréfi forseta til forsætisráðherra, dags. 29. júní það ár. Í því ljósi stendur ekkert því í vegi að forsætisráðuneytið veiti kæranda aðgang að þeim einnig, en til þess á kærði sjálfstæðan rétt samkvæmt 1. mgr. 3. gr. upplýsingalaga.

Úrskurðarorð

Forsætisráðuneytinu ber að veita kæranda, [...], aðgang að tveimur bréfum skrifstofu forseta og forseta Íslands til ráðuneytisins, dags. 29. júní og 13. júlí 2010.

Trausti Fannar Valsson
formaður

                           Sigurveig Jónsdóttir                                       Friðgeir Björnsson