ÚRSKURÐUR

Hinn 18. júní 2012 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurð í máli nr. A-420/2012.

Kæruefni og málsatvik

Þann 8. febrúar 2011 kærði [A], f.h. dóttur sinnar, [B], kt. [...], til úrskurðarnefndar um upplýsingamál synjun Þjónustumiðstöðvar Miðborgar og Hlíða á beiðni hans um afhendingu allra gagna er varði meint kynferðisbrot sem fötluð dóttir hans hafi orðið fyrir á Sólheimum, vistheimili Skúlagötu 46, og víðar. Fyrir liggur undirritað umboð [B] til handa kæranda þar sem honum er m.a. veitt heimild til að annast öll hennar „persónulegu mál“. Þjónustumiðstöð Miðborgar og Hlíða er starfrækt af Reykjavíkurborg og kærunni því í reynd beint að borginni.

Málsmeðferð

Kæran var send Reykjavíkurborg með bréfi úrskurðarnefndarinnar, dags. 13. febrúar 2012, þar sem vísað er til 2. mgr. 16. gr. upplýsingalaga nr. 50/1996, sbr. 3. gr. laga nr. 83/2000, og kærða veittur frestur til að gera athugasemdir við kæruna og til þess að koma að frekari rökstuðningi fyrir ákvörðuninni til 21. febrúar. Var þess jafnframt óskað að úrskurðarnefndinni yrði innan sama frests látið í té í trúnaði afrit af þeim gögnum sem kæran lyti að. Fresturinn til svara var síðar framlengdur til 5. mars að ósk kærða.

Kærði svaraði bréfi úrskurðarnefndarinnar með bréfi, dags. 15. mars. Í bréfinu er rakið að þann 1. janúar 2011 hafi tekið gildi breytingar á lögum um málefni fatlaðra nr. 59/1992, sbr. lög nr. 152/2010, og hafi þá málefni fatlaðra verið flutt frá ríki til sveitarfélaga. Reykjavíkurborg hafi þá tekið m.a. við þeim verkefnum sem áður höfðu verið á höndum Svæðisskrifstofu málefna fatlaðra í Reykjavík.

Segir svo orðrétt í bréfinu:

„Með bréfi kæranda, dags. 8. apríl 2011, til sviðsstjóra Velferðarsviðs Reykjavíkurborgar óskaði kærandi eftir því að fá afhent öll gögn frá Svæðisskrifstofu málefna fatlaðra í Reykjavík varðandi dóttur hans sem og öll gögn frá veru hennar á Skúlagötu 46 sem er búsetuúrræði fyrir fatlaða. Þá fór kærandi fram á að fá afhentar allar dagbókarfærslur/gögn er vörðuðu dóttur hans frá þeim heimilum sem hún hefði verið vistuð á. Í símtali við framkvæmdastjóra þjónustumiðstöðvar Miðborgar og Hlíða þann 13. apríl 2011 lýsti kærandi því yfir að hann hefði þegar fengið öll gögn varðandi búsetu dóttur hans að Skúlagötu 46 en hann hefði ekki undir höndum „bréf frá Dr. Tryggva Sigurðssyni sálfræðingi ásamt svarbréfi frá Jóni Heiðari Ríkharðssyni“ auk dagbókarfærslna, sbr. bréf til sviðsstjóra frá 8. apríl 2011.

Þann 17. maí 2011 var haldinn fundur með kæranda og átti á þeim fundi að afhenda kæranda bréfið „Afhending persónulegra gagna“ (sem er meðfylgjandi) ásamt umræddum bréfum er kærandi hafði tilgreint að hann vantaði í símtali við framkvæmdastjóra þjónustumiðstöðvar Miðborgar og Hlíða. Á fundinum neitaði kærandi að taka við bréfunum þar sem þau voru ekki afhent af tilteknum starfsmanni og gekk kærandi af fundinum.

Kærandi hefur einnig óskað eftir dagbókarfærslu frá þeim heimilum sem dóttir hans hefur verið vistuð á en dóttir kæranda hefur búið í sértækum búsetuúrræðum, þ.e. á heimilum fyrir fatlað fólk sem þarfnast sértækrar þjónustu vegna fötlunar sinnar. Á slíkum heimilum eru stundum notaðar samskiptabækur/dagbækur til að koma upplýsingum á milli starfsfólks um daglegt starf. Þá hafa samskiptatöflur verið notaðar í sama tilgangi og hanga þær þá uppi í starfsmannarýmum. Eins og áður segir eru umræddar bækur/töflur notaðar til að koma upplýsingum á milli starfsmanna um daglegt líf [...] en auk þess hafa þær verið notaðar til að skrá upplýsingar um íbúa heimilisins s.s. um tannlæknaferðir og væntanlegar heimsóknir.

Engin skylda hvílir á umræddum heimilum til að hafa slíka skráningu og er hvert heimili með sinn háttinn varðandi þetta. Umrædd gögn eru vinnuskjöl og hafa aðeins tímabundið gildi. Hafa slíkar bækur, sem og upplýsingar sem skráðar eru á samskiptatöflur, ekki verið varðveittar og er þeim eytt fljótlega eftir að skilaboðum hefur verið komið á framfæri. Því er ekki unnt að veita kæranda aðgang að þeim.

Það er mat Velferðarsviðs Reykjavíkurborgar að óljóst sé hvaða gögn kærandi er að fara fram á að fá aðgang að og hefur hann ekki tilgreint hvaða gögnum hann er nú að óska eftir. Velferðarsvið Reykjavíkurborgar telur sig ekki hafa synjað kæranda um afhendingu gagna en Velferðarsvið hefur ekki undir höndum öll þau gögn sem Svæðisskrifstofa málefna fatlaðra í Reykjavík hafði. Við yfirfærslu málefna fatlaðra frá ríki til sveitarfélaga fór Svæðisskrifstofa málefna fatlaðra yfir öll gögn er voru í þeirra vörslu. Samkvæmt upplýsingum sem bárust frá Svæðisskrifstofu málefna fatlaðra í Reykjavík voru eldri gögn frá skrifstofunni send til varðveislu á Þjóðskjalasafni Íslands og var kæranda leiðbeint um það á sínum tíma. Velferðarsvið Reykjavíkurborgar hefur ekki undir höndum önnur gögn frá Svæðisskrifstofu málefna fatlaðra í Reykjavík í máli [B] en framvísað er með bréfi þessu.

Rétt er að fram komi að kærandi hefur átt fundi með starfsmönnum Velferðarsviðs Reykjavíkurborgar eftir fundinn þann 17. maí 2011. Nú síðast var haldinn fundur með kæranda mánudaginn 12. mars sl. og var sá fundur haldinn á skrifstofu réttindagæslumanns fatlaðs fólks í Reykjavík. Á þeim fundi var ákveðið að Velferðarsvið Reykjavíkurborgar myndi afhenda kæranda þau gögn sem kærandi hafði neitað að móttaka þann 17. maí 2011 þ.e. bréf Dr. Tryggva Sigurðssonar, dags. 20. september 2005 og bréf Jóns Hreiðars Ríkharðssonar, dags. 25. febrúar 2005.“

Með bréfi Reykjavíkurborgar fylgdu eftirfarandi gögn:
1. Geymsluskrá Þjóðskjalasafns Íslands: Svæðisskrifstofa málefna fatlaðra í Reykjavík.
2. Bréf [A], dags. 8. apríl 2011.
3. Afhending persónulegra gagna, dags. 17. maí 2011.
4. Svarbréf vegna umsóknar um umönnunargreiðslur, dags. 3. mars 2011.
5. Svarbréf vegna umsóknar um stuðningsþjónustu, dags. 22. febrúar 2011.
6. Svarbréf vegna umsóknar um búsetu, dags. 27. janúar 2011.
7. Umsókn um þjónustu, dags. 24. janúar 2011.
8. Afhending persónulegra gagna, dags. 31. október 2005.
9. Beiðni um gögn, dags. 5. október 2005.
10. Bréf Dr. Tryggva Sigurðssonar, dags. 20. september 2005.
11. Bréf Jóns Hreiðars Ríkharðssonar, dags. 25. febrúar 2005.

Með bréfi úrskurðarnefndar um upplýsingamál til kæranda, dags. 16. mars 2012, var umsögn velferðarsviðs Reykjavíkurborgar kynnt kæranda og óskað eftir afstöðu hans til þess hvort hann teldi afgreiðslu kærða fullnægjandi miðað við beiðni hans um gögn og honum veittur frestur til svara eða að koma á framfæri frekari athugasemdum vegna kærunnar til 23. mars. Erindið var ítrekað 11. apríl og þá veittur frestur til 20. apríl. Engar athugasemdir bárust frá kæranda.

Niðurstaða

1.
Mál þetta lýtur að beiðni kæranda um aðgang að öllum gögnum er varða meint kynferðisbrot sem fötluð dóttir kæranda hafi orðið fyrir á tilgreindu vistheimili og víðar, samkvæmt kæru málsins. Í bréfi kærða Reykjavíkurborgar kemur fram að borgin telji sig ekki hafa synjað kæranda um aðgang að gögnunum og hafi bent kæranda á að hluti þeirra gagna sem hann óski aðgangs að kunni að vera vistaður á Þjóðskjalasafni Íslands. Þá liggur fyrir í svarbréfi kærða að hluti þeirra gagna sem kærandi hefur óskað eftir aðgangi að, þ.e. dagbókarfærslur og upplýsingar sem skráðar eru á samskiptatöflur, hefur ekki verið varðveittur sérstaklega þar sem slíkar upplýsingar hafi aðeins haft tímabundið vægi. Úrskurðarnefnd um upplýsingamál telur ekki ástæðu til að draga framangreindar staðhæfingar Reykjavíkurborgar í efa.

2.
Samkvæmt 3. gr. upplýsingalaga er stjórnvöldum aðeins skylt að veita aðgang að fyrirliggjandi gögnum, en er ekki skylt að útbúa ný skjöl eða önnur gögn í ríkari mæli en leiðir af 7. gr. laganna. Þá er stjórnvöldum skylt, sé þess óskað, að veita aðila sjálfum aðgang að skjölum og öðrum gögnum sem varða tiltekið mál ef þau hafa að geyma upplýsingar um hann sjálfan, sbr. 1. mgr. 9. gr. sömu laga.

Samkvæmt 14. gr. upplýsingalaga er heimilt að bera synjun stjórnvalds um að veita aðgang að gögnum samkvæmt upplýsingalögum undir úrskurðarnefnd um upplýsingamál og gildir hið sama um synjun stjórnvalds um að veita ljósrit af skjölum eða afrit af gögnum.

Í 22. gr. upplýsingalaga er kveðið á um það að stjórnvöldum sé skylt að skrá mál, sem komi til meðferðar hjá þeim á kerfisbundinn hátt og varðveita málsgögn þannig að þau séu aðgengileg. Það er sérstakt álitaefni sem leysa ber úr hverju sinni m.t.t. atvika máls og aðstæðna hvaða gögn það eru sem tengjast máli með það skýrum hætti að þau teljist til gagna máls í skilningi upplýsingalaga og beri að varðveita sem gögn í því máli í málaskrá, sbr. 1. mgr. 22. gr. sömu laga. Þrátt fyrir framangreint verður ekki litið svo á að stjórnvaldi sé skylt að varðveita allar upplýsingar og gögn sem tengjast meðferð máls, ef þær hafa ekki þýðingu fyrir meðferð málsins eða afgreiðslu þess. Af hálfu Reykjavíkurborgar hefur verið vísað til þess að dagbókarfærslur og skráningar á upplýsingatöflur hafi aðeins haft tímabundið vægi fyrir útfærslu og framkvæmd daglegrar starfsemi.

3.
Í málinu liggur fyrir að kæranda hefur verið boðinn aðgangur að þeim gögnum sem liggja fyrir hjá kærða, og hann hefur óskað aðgangs að, en kærandi virðist hins vegar hafa hafnað því að taka við gögnunum. Hluti þeirra gagna sem kærandi hefur óskað eftir aðgangi að er hins vegar ekki fyrirliggjandi hjá kærða.

Af framangreindu leiðir að í málinu liggur ekki fyrir synjun Reykjavíkurborgar á afhendingu fyrirliggjanda gagna. Af þessum sökum ber að vísa kærunni frá úrskurðarnefndinni.

Úrskurðarorð

Vísað er frá kæru [A], f.h. [B], á hendur Reykjavíkurborg.

Trausti Fannar Valsson
formaður

               Sigurveig Jónsdóttir                                                    Friðgeir Björnsson