Úrskurður

Hinn 28. ágúst 2015 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurð nr. 590/2015 í máli ÚNU 14100004.

Kæra og málsatvik

Með erindi mótt. 13. október 2014 kærði A afgreiðslu Borgarskjalasafns á beiðni hennar um gögn. Af gögnum málsins má ráða að kærandi hafi fyllt út eyðublað hjá safninu vegna umsóknar um aðgang að trúnaðargögnum um sig. Með bréfi dags. 14. ágúst tilkynnti Borgarskjalasafn kæranda að fundist hefðu skjöl frá Félagsmálastofnun Reykjavíkurborgar og Barnavernd Reykjavíkur á tímabilinu 1953-1963. Hluti skjalanna hefði að geyma upplýsingar um einkamálefni annarra einstaklinga sem sanngjarnt og eðlilegt væri að færu leynt, sbr. 9. og 3. mgr. 14. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012.

Í kæru kemur fram að kærandi sætti sig ekki við það hversu mikið sé um útstrikanir í umbeðnum gögnum. Gerð sé krafa um að fá gögnin í upphaflegri mynd. Ef gögnin varði aðeins aðra einstaklinga sé kæranda ekki þörf á aðgangi.  

Málsmeðferð

Kæran var kynnt Borgarskjalasafni með bréfi dags. 14. október 2014 og safninu gefinn kostur á að veita umsögn um hana. Í umsögn Borgarskjalasafns kemur fram að kærandi hafi fyllt út eyðublað í afgreiðslu safnsins þann 5. maí 2014 og sótt um aðgang að gögnum á grundvelli 14. gr. upplýsingalaga. Þann 30. júní 2014 hafi safnið tilkynnt kæranda að mál hennar myndi tefjast sökum mikils málafjölda. Starfsmaður safnsins hafi gert leit vegna umsóknarinnar þann 14. ágúst og fundið spjöld yfir mál kæranda og foreldra í spjaldskrá Barnavernarnefndar. Afrit þeirra gagna hafi verið afhent kæranda, þó með þeim takmörkunum sem mælt sé fyrir um í 3. mgr. 14. gr. upplýsingalaga. Í hluta skjalanna sé fjallað um einkamálefni annarra einstaklinga sem sanngjarnt sé og eðlilegt að leynt fari. Þær upplýsingar hafi verið afmáðar úr skjölunum.

Borgarskjalasafn segir að einnig hafi fundist möppur á nafni móður og föður kæranda, þar sem fjallað var um kæranda auk annarra. Safnið hafi afhent kæranda afrit af þeim gögnum er vörðuðu hana sjálfa, en synjað um aðgang að gögnum er vörðuðu aðra. Um væri að ræða gögn um einka- og fjárhagsmálefni einstaklinga sem sanngjarnt sé og eðlilegt að leynt fari með vísan til 9. og 3. mgr. 14. gr. upplýsingalaga. Borgarskjalasafn hafi veitt kæranda aðgang að öllum gögnum sem fundust á safninu og vörðuðu hana sjálfa. Haldið hafi verið eftir gögnum um aðrar fjölskyldur í gjörðabókum Barnarverndarnerndar auk barnaverndarmála sem vörðuðu systkini kæranda. Þá hafi verið haldið eftir gögnum um einkamál foreldra kæranda sem réttur kæranda sem lögerfingja nái ekki til. Umsögn Borgarskjalasafns fylgdi bæði afrit þeirra gagna sem kærandi fékk afhent og þeirra sem synjað var um.

Með bréfi dags. 31. október 2014 var kæranda kynnt umsögn Borgarskjalasafns og veittur kostur á að koma á framfæri frekari athugasemdum. Þær bárust þann 11. nóvember 2014. Þar er ítrekuð sú afstaða kæranda að ekki sé óskað eftir upplýsingum um aðra en hana, foreldra hennar og fólk sem haft hafi afskipti af henni sem barni og unglingi.

Niðurstaða

Mál þetta varðar beiðni kæranda um aðgang að gögnum um sig í fórum Borgarskjalasafns Reykjavíkur á grundvelli 1. mgr. 14. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012. Réttur kæranda til aðgangs að slíkum gögnum er meðal annars takmarkaður af 3. mgr. 14. gr., en þar segir að heimilt sé að takmarka aðgang aðila að gögnum ef þau hafa jafnframt að geyma upplýsingar um einkamálefni annarra, enda vegi þeir hagsmunir, sem mæla með því að upplýsingum sé haldið leyndum, þyngra en hagsmunir þess sem fer fram á aðgang. Í framkvæmd hefur ákvæðið verði skýrt þannig að undir greinina falli ekki einvörðungu þau tilvik þegar maður óskar eftir aðgangi að gögnum um sig sjálfan, heldur taki hún einnig til þess þegar upplýsingar varða hann sjálfan þannig að hann hafi einstaklega hagsmuni af því umfram aðra að fá aðgang að gögnunum.

Borgarskjalasafn er héraðsskjalasafn sem fellur undir lög um opinber skjalasöfn nr. 77/2014. Um beiðni kæranda gilda því jafnframt ákvæði VI. kafla laganna, en í 1. mgr. 30. gr. kemur fram að opinberu skjalasafni sé skylt, sé þess óskað, að veita aðila sjálfum aðgang að skjölum um hann þegar liðin eru 30 ár frá því að þau urðu til, enda gildi ekki þær takmarkanir um skjalið sem fram koma í 27. og 28. gr. laganna. Öll gögn sem fundust við leit Borgarskjalasafns urðu til fyrir það tímamark. Einnig er heimilt skv. 2. mgr. 30. gr. laganna að takmarka aðgang aðila að skjölum ef þau hafa jafnframt að geyma upplýsingar um einkamálefni annarra, enda vegi þeir hagsmunir, sem mæla með því að upplýsingunum sé haldið leyndum, þyngra en hagsmunir þess sem fer fram á aðgang að skjölum. Framangreint ákvæði er þannig samhljóða ákvæði 3. mgr. 14. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012.

Við meðferð málsins fyrir úrskurðarnefndinni afhenti Borgarskjalasafn nefndinni ljósrit af öllum gögnum sem safnið kveður hafa fundist við leit að gögnum um kæranda, ásamt ljósritum af þeim hluta sem kæranda var afhentur. Úrskurðarnefndin hefur farið vandlega yfir muninn á gagnasöfnunum tveimur. Borgarskjalasafn hefur einkum undanskilið upplýsingar með tveimur aðferðum, annars vegar með því að sleppa afhendingu einstakra skjala í heild sinni, og hins vegar með því að afrita einungis þann hluta sem safnið telur varða kæranda í skilningi 1. mgr. 14. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012.

Gögnin sem Borgarskjalasafn takmarkaði aðgang kæranda að með hinni kærðu ákvörðun skiptast í þrjá flokka. Í fyrsta lagi er lítið eitt af gögnum um foreldra kæranda sem urðu til fyrir fæðingu hennar. Í öðru lagi fjallar lítill hluti gagnanna um foreldra kæranda og/eða systkini hennar án þess að kæranda sé getið að nokkru. Þau hafa flest að geyma upplýsingar um félagsleg og fjárhagsleg vandamál þeirra og er því um að ræða gögn um einkamálefni einstaklinga sem sanngjarnt er og eðlilegt að leynt fari með vísan til 2. mgr. 30. gr. laga nr. 77/2014, sbr. 3. mgr. 14. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012. Að mati úrskurðarnefndarinnar hefur kærandi ekki sýnt fram á að hún eigi sérstaka og lögvarða hagsmuni af aðgangi að slíkum gögnum, sem vegi þyngra en hagsmunir foreldra hennar og systkina af því að þeim sé haldið leyndum.

Loks felldi Borgarskjalasafn út upplýsingar úr fundargerðum Barnaverndarnefndar Reykjavíkurborgar. Á slíkum fundum eru eðli máls samkvæmt rædd málefni ýmissa fjölskyldna og hefur Borgarskjalasafn við meðferð sína á beiðni kæranda gætt þess að veita kæranda einungis aðgang að upplýsingum er varða hana sjálfa í samræmi við beiðni hennar. Upplýsingar í fundargerðum sem Borgarskjalasafn takmarkaði aðgang kæranda að varða allar einkamálefni annarra einstaklinga sem sanngjarnt er og eðlilegt að leynt fari með vísan til 2. mgr. 30. gr. laga nr. 77/2014. Með vísan til framangreinds verður hin kærða ákvörðun staðfest.

Það athugast að samkvæmt 1. mgr. 17. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012 skal taka ákvörðun um það hvort orðið verður við beiðni um aðgang að gögnum svo fljótt sem verða má. Hafi beiðni ekki verið afgreidd innan sjö daga frá móttöku hennar skal skýra frá ástæðum tafanna og hvenær ákvörðunar sé að vænta. Í máli þessu liðu átta vikur frá því að kærandi lagði fram gagnabeiðni sína og þar til tilkynnt var um að meðferð hennar myndi tefjast. Málsmeðferð Borgarskjalasafns var að þessu leyti ekki í samræmi við upplýsingalög nr. 140/2012.

Úrskurðarorð:

Staðfest er sú ákvörðun Borgarskjalasafns Reykjavíkur að synja kæranda, A, um aðgang að gögnum um sig, umfram þann hluta sem kærandi hefur þegar fengið aðgang að.

Hafsteinn Þór Hauksson

formaður

Sigurveig Jónsdóttir                                                                                     Friðgeir Björnsson