Hoppa yfir valmynd

Umbætur í starfsemi hins opinbera

Árlega er fjallað um umbótamál í starfsemi hins opinbera í fjármálaáætlun. Hér á síðunni má lesa um helstu umbótamál sem eru til umfjöllunar í fjármálaáætlun 2024-2028.

Umbætur í starfsemi eru þau verkefni sem miða að bættum rekstri og þjónustu hins opinbera með aukinn árangur fyrir samfélagið að markmiði. Allir opinberir aðilar þurfa stöðugt að leita leiða til þess að gera starfsemina betri og hagkvæmari í því skyni að tryggja að fjármunum til opinbers  reksturs sé varið í samræmi við þarfir hverju sinni. Í síbreytilegu umhverfi þar sem kröfur til þjónustunnar fara vaxandi þarf að tryggja að starfsemin og skipulag séu sveigjanleg svo þessum markmiðum sé náð.

Áherslur í umbótum:

  1. Árangursmiðuð stjórnun og áætlanagerð.
  2. Stafrænt Ísland.
  3. Einfaldara stofnanakerfi og aukinn samrekstur.
  4. Aukin eftirfylgni og árangur með betri vinnutíma.
  5. Stefnumiðuð mannauðsstjórnun.
  6.  Sjálfbær innkaup.

Umbótaverkefnin snúa öll að því að ná fram væntum árangri í starfsemi hins opinbera í samræmi við velsældaráherslur ríkisstjórnarinnar. Áherslur í umbótum í starfsemi hins opinbera voru settar fram í fyrstu fjármálaáætlun ríkisstjórnarinnar fyrir árin 2023–2027 og eru stefnumótandi fyrir þau umbótaverkefni sem unnið er að á kjörtímabilinu. Í þessum kafla er farið yfir verkefnin fram undan og þann árangur sem þegar hefur náðst. Fjármála- og efnahagsráðuneytið fer fyrir umbótum í ríkisrekstri þvert á stofnanakerfið og eru verkefnin unnin í nánu samstarfi við önnur ráðuneyti, stofnanir, sveitarfélög, almenning og fyrirtæki

Árangursmiðuð stjórnun og áætlanagerð byggist á tengingu stefnu, fjármuna og árangurs, eins og fjallað var um í rammagrein 10 í fjármálaáætlun 2023–2027. Mikilvægt er að nota árangursupplýsingar kerfisbundið til að bæta ákvarðanatöku í áætlanagerð og efla ábyrgð á nýtingu fjárheimilda; efla skilvirkni og árangur ríkisaðila og ráðuneyta, innra eftirlit og ábyrgð; og auka gagnsæi út á við og ábyrgðarskyldu gagnvart Alþingi og almenningi.

Myndin um árangursmiðaða stjórnun er tvískipt: Efri hlutinn lýsir tengingu áætlanagerðar á grunni stefnu en neðri hlutinn nýtingu fjármuna í framkvæmd hjá ríkisaðilum. Þar á milli á sér stað samtal um þjónustu og árangur sem er kjarninn í árangursmiðaðri stjórnun hjá ríkinu.

Unnið er að þróun lykilárangursmælikvarða (e. KPIs, Key performance indicators) þvert á alla þjónustu ríkisins. Með þeim er stefnt að heildaryfirsýn yfir árangur stofnana. Lykilárangursmælikvarðarnir eiga að stuðla að upplýstari ákvarðanatöku, auknu gagnsæi og
skilvirkni í ríkisrekstrinum.

 

Ísland er leiðandi á heimsvísu þegar kemur að stafrænni þjónustu hins opinbera og stefnt er að því að ná enn meiri árangri út frá stefnu hins opinbera um stafræna þjónustu um aukna samkeppnishæfni, bætta opinbera þjónustu, aukið öryggi innviða og nútímalegra starfsumhverfi.

Fjársýsla ríkisins, Ríkislögreglustjóri og sýslumenn hafa fengið sérstaka viðurkenningu Stafrænna skrefa fyrir að hafa innleitt flestar stafrænar kjarnaþjónustur Stafræns Íslands.

 

Mikilvægt er að opinber þjónusta þjóni þörfum nútímasamfélags. Hluti af þessu markmiði snýr að einfaldari þjónustuveitingu í gegnum Ísland.is. Einnig er nauðsynlegt að endurskoða skipulag ríkisstarfseminnar til að gera hana einfaldari og árangursríkari.

Tvö verkefni snúa að þessum þætti.

1. Unnið er að því að setja fram viðmið um stofnanakerfið og skoða með hvaða hætti er hægt að gera það einfaldara í því skyni að það nái betur tilætluðum árangri. Horfa mætti til viðmiðs um ákveðinn lágmarksfjölda stöðugilda svo að stjórnendur og starfsfólk geti sinnt kjarnaverkefnum í auknum mæli.

 

2. Ekki geta allar stofnanir sameinast þar sem málefnalegar ástæður geta verið fyrir tilvist minni stofnana. Í þeim tilvikum er skynsamlegt og hagkvæmt að stofnanir sameinist um rekstur og stoðþjónustu svo tryggt sé að starfsfólk vinni að kjarnastarfsemi stofnunar. Deiglur eru nýjung sem Framkvæmdasýslan – Ríkiseignir (FSRE) er með í þróun. Stefnt að opnun nokkurra slíkra eininga á komandi árum. Þar fái ríkisaðilar nútímalega aðstöðu þar sem fjölbreytt rými eru samnýtt með öðrum stofnunum, aðstaða verður fyrir störf án staðsetningar, fjarvinnu og tímabundin verkefni víða um landið. Þannig skapast talsvert hagræði og samlegð, auk þess sem aukin tækifæri skapast til þekkingarmiðlunar, samstarfs og nýsköpunar þvert á ríkisstofnanir.

Dæmi um útfærslu á Deiglu:

Mikil tækifæri liggja í þessari umbreytingu sem nauðsynlegt er að nýta. Þær stofnanir sem leigja rými á almennum markaði í nýlegu húsnæði gætu sparað allt að helming leigukostnaðar en þær sem eru í úreltu húsnæði miðað við nútímakröfur gætu uppfært aðstöðuna til muna fyrir sömu leigufjárhæð og þær greiða í dag.

Stofnanirnar þurfa að taka upp verkefnamiðað vinnuumhverfi til að ná fram slíkum sparnaði. Hægt er að ná fram enn meiri ávinningi með því að samnýta krafta starfsfólks og upplýsingatækniinnviði og ná þannig fram samlegð í starfseminni, s.s. með upplýsingagjöf, hagnýtingu gagna og þekkingarmiðlun.

Skipulag vinnutíma starfsfólks hefur mikil áhrif á starfsemi ríkisrekstrarins. Í kjarasamningum, sem undirritaðir voru veturinn 2019–2020, var samið um „betri vinnutíma“og hafa stofnanir ríkisins heimild til að gera breytingar á skipulagi vinnutíma og stytta vinnuvikuna úr 40 stundum í allt að 36 virkar vinnustundir á viku. Umbætur í starfsemi stofnana eru eitt helsta markmið og forsenda betri vinnutíma enda eiga breytingar á
vinnutíma hvorki að draga úr skilvirkni og gæðum þjónustu né leiða til breytinga á launum eða launakostnaði.

Ráðgjafarfyrirtækið KPMG gerði stöðumat á innleiðingu verkefnisins betri vinnutími hjá 30 dagvinnustofnunum ríkisins. Í stöðumatinu var innleiðingarferlið rýnt með tilliti til markmiða og árangurs sem og innri starfsemi stofnana þar sem lykilupplýsingar tengdar rekstri og starfsemi, mannauði og þjónustu voru dregnar fram.

Helstu niðurstöður eru:

  1. Starfsfólk er ánægt með styttingu vinnutíma.
  2. Stytting vinnuvikunnar hefur ekki hækkað launakostnað.
  3. Áhrif á skilvirkni og gæði þjónustu eru óljós þar sem nýtingu árangurs- og framleiðnimælikvarða er heilt yfir ábótavant.
  4. Stofnanir voru sumar hverjar settar í erfiða stöðu vegna þess að þær hafa ekki stærð mannauð og skipulag til að takast á við jafn viðamiklar breytingar.

Draga má þann lærdóm af innleiðingu betri vinnutíma í dagvinnu að eftirfylgni með markmiðum um gagnkvæman ávinning, skilvirkni og gæði þjónustu skorti. Áhrif betri vinnutíma í dagvinnu á þessa þætti eru óljós þar sem nýtingu árangurs- og framleiðnimælinga er almennt ábótavant í ríkiskerfinu.

Í Stjórnarráðinu hefur um nokkurt skeið verið unnið að því að ná betur utan um árangursmælikvarða í ríkiskerfinu, sem munu m.a. bregðast við þeim ábendingum sem komnar eru fram. Eftirfylgni með innleiðingunni hefur verið aukin þar sem fylgst verður náið með lykilmælikvörðum í starfsemi stofnana til þess að koma í veg fyrir að betri vinnutími í dagvinnu verði til þess að kostnaður aukist eða þjónusta skerðist. Þá verður stofnunum gert að leggja aukna áherslu á umbætur í starfsemi sinni til þess að ná fram þeirri framleiðniaukningu sem nauðsynleg er til þess að hægt sé að stytta vinnutíma líkt og gert hefur verið.

Hjá ríkinu starfa um 22.500 einstaklingar í 19.500 stöðugildum. Konur eru helmingi fleiri en karlmenn í störfum ríkisins en einnig er að störfum einn einstaklingur með kynhlutlausa skráningu. Fyrir liggur að um einn þriðji hluti ríkisstarfsfólks er eldri en 55 ára og að sífellt erfiðara verður að manna ákveðnar starfsstéttir.

Í þessu samhengi er mikilvægt að huga að endurnýjun til að laða að starfsfólk, auk þess sem nýta þarf tækninýjungar og sjálfvirknivæða verkefni þar sem þess er kostur. Til þess er nauðsynlegt að öðlast betri þekkingu á störfum ríkisins með:

  • Hæfnigreiningu til að greina mönnunarþörf, hæfni til framtíðar og mannaflaspá.
  • Nákvæmari tölfræði um störfin og starfsfólkið sem þeim sinnir með innleiðingu verkefnisins um vöruhús mannauðsgagna.

Þegar kemur að því að fá hæft fólk í störfin er mikilvægt að líta til þarfa ólíkra hópa og aðlögunar að þeirra þörfum, s.s. aukins sveigjanleika við vinnu, vinnutíma og staðsetningu. Halda þarf áfram með verkefnin störf án staðsetningar og störf fyrir fólk með skerta starfsgetu. Einnig þarf að koma til móts við auknar kröfur um sveigjanleika og jafnvægi á milli vinnu og einkalífs. Með fjölgun fólks sem flytur til landsins þarf að huga að
raunfærnimati á þekkingu þess og að því að nýta menntun þeirra sem hana hafa.

Stefnu ríkisins í mannauðsmálum, sem gefin verður út á árinu 2023, er ætlað að gefa tóninn til að skilgreina undirstefnur, s.s. fræðslustefnu, viðverustefnu og jafnréttisstefnu, og auðvelda þannig stofnunum ríkisins að móta sína eigin mannauðsstefnu.

Stefna ríkisins í mannauðsmálum styðji þannig stofnanir í því að svara kalli nútímans um viðeigandi hæfni og þekkingu, starfsþróun, nútímalegt starfsumhverfi, inngildingu og fjölbreytileika.

Vanda þarf til allra ferla tengdum mannauðsstjórnun, s.s. ráðninga, starfsþróunar, hæfnigreininga, fræðslu og vinnuskipulags. Með stefnumiðaðri mannauðsstjórnun eru stofnanir ríkisins betur í stakk búnar til að tryggja stöðugar umbætur og hagkvæmni í starfsemi ríkisins og gera ríkið að eftirsóknarverðum vinnustað

 

Framkvæmd opinberra innkaupa skiptir miklu máli þegar ríkisstofnanir kaupa vörur, þjónustu og margvíslegar framkvæmdir fyrir yfir 200 ma.kr. á ári. Í gegnum samræmd innkaup hjá Ríkiskaupum, vistvænar kröfur og aukna nýsköpun má virkja hvata til stórra breytinga á stuttum tíma.

Unnið er samkvæmt stefnu um sjálfbær innkaup sem stuðla að aukinni sjálfbærni, hagkvæmni, nýsköpun og gagnsæi í innkaupum ríkisins.

Framtíðarsýn fyrir innkaup ríkisins eru að þau séu framsækin og sjálfbær og taki mið af umhverfis- og loftslagssjónarmiðum. Innkaup byggi á skilgreindum markmiðum og greiningu gagna, eru framkvæmd á gagnsæjan hátt og stuðla að samkeppni og nýsköpun. Innkaupafólk ríkisins inni störf sín af hendi af þekkingu og heiðarleika og mæti nýjum áskorunum í samvinnu við markaðinn. Fjármunir séu nýttir á samfélagslega ábyrgan hátt með hagsæld landsins og góða þjónustu við almenning að leiðarljósi.

Einn af mælikvörðum stefnunnar snýr að hlutfalli innkaupaferla með vistvæn skilyrði og hefur sú þróun verið mjög jákvæð undanfarin ár.

Síðast uppfært: 27.10.2023
Var efnið hjálplegt?
Takk fyrir

Ábendingin verður notuð til að bæta gæði þjónustu og upplýsinga á vef Stjórnarráðsins. Hikaðu ekki við að hafa samband ef þig vantar aðstoð.

Af hverju ekki?

Hafa samband

Ábending / fyrirspurn
Ruslvörn
Vinsamlegast svaraðu í tölustöfum