Hoppa yfir valmynd

Fjarvinnustefna - leiðbeiningar fyrir stofnanir

Starfsfólk hefur í auknum mæli kallað eftir meiri fjölbreytileika við að inna störf sín af hendi. Eitt af því sem kallað hefur verið eftir og er í takt við nútíma stjórnunarhætti er að starfsfólk geti að hluta til sinnt störfum sínum utan hefðbundinnar starfsstöðvar.
Fjarvinnustefna er stefna vinnustaða um skipulag fyrirfram skilgreindrar fjarvinnu starfsmanna. Til að fjarvinna nýtist sem skyldi þarf að ríkja gagnkvæmt traust á milli starfsfólks og stjórnenda. Einnig er skilvirk stýring verkefna afar mikilvæg.
Áður en fjarvinnustefna er tekin upp á vinnustað þarf að eiga sér stað ákveðin undirbúningsvinna og ýmis atriði geta verið tilgreind í fjarvinnustefnu en eftirfarandi verður að koma fram:

  • Viðmið um fjarvinnu
  • Ábyrgð starfsmanns
  • Ábyrgð stjórnanda
  • Meðferð gagna

Hvaða vinnustaðir geta nýtt sér fjarvinnu?

Starfsemi stofnana ríkisins er fjölbreytt og ljóst að ekki er hægt að sinna öllum störfum í fjarvinnu. Þörf er á að skilgreina hvaða störf það eru sem geta fallið undir fjarvinnu og hvaða störf falla ekki þar undir. Hafa ber í huga að þetta fyrirkomulag getur mögulega haft áhrif á starfsánægju. Þau sem hafa möguleika á að sinna störfum sínum í fjarvinnu að hluta gætu upplifað aukna starfsánægju á meðan þeir sem ekki hafa möguleika á fjarvinnu gætu upplifað minni starfsánægju.

Spurningar sem einnig er gott að spyrja:

  • Hvernig hefur fjarvinna áhrif á þá þjónustu sem stofnun veitir?
  • Hvernig hefur fjarvinna áhrif á teymisvinnu?
  • Hvernig hefur fjarvinna áhrif á samvinnu við aðra?

Hvaða starfsfólk?

Fjarvinna byggist á frjálsu vali viðkomandi starfsmanns og vinnuveitenda að því gefnu að starf viðkomandi henti fjarvinnu. Reynslan sýnir að fjarvinna hentar ekki öllu starfsfólki og þarf að taka tillit til þess.

Hvaða skipulag hentar?

Sama hvaða leið er farin er mikilvægt að skilgreina viðmið um fjarvinnu. Allir innan vinnustaðarins þurfa að vera meðvitaðir um hvernig kerfið er.

Gott getur verið að skoða hvort henti vinnustaðnum að taka frá fjarvinnulausa daga eða leggja áherslu á sérstaka staðfundadaga innan vinnuvikunnar

Gott getur verið að skilgreina fundi m.t.t. þarfa fundarfyrirkomulags og greina hvort hægt sé að leysa verkefnið án funda

  • Fjarfundir
  • Blandaðir fjarfundir og staðarfundir (hybrid)
  •  Einungis staðfundir
  • Hægt að leysa á sameiginlegum þræði í verkefnastjórnunarkerfum eins og t.d. Teams
  • Hægt að leysa með tölvupósti

Samskipti

Taka þarf ákvörðun um hvernig samskiptum í fjarvinnu er háttað og hvernig upplýsingum er miðlað til annarra um staðsetningu viðkomandi starfsmanns og búa til gott skipulag utan um það.

  • Fjarvinnudagar t.d. merktir í dagbók? Hvað langt fram í tímann?
  • Sameiginlegt aðgengilegt yfirlit um fjarvinnu starfsmanna á sömu einingu/teymi.
  • Má bóka viðkomandi á fund þegar hann er í fjarvinnu?
  • Tryggja upplýsingaflæði til allra hvort sem þeir eru í fjarvinnu eða ekki.
  • Tryggja að fólk einangrist ekki í fjarvinnu, faglega sem og félagslega.

Ábyrgð og verkefnastjórnun

Stjórnandi veitir samþykki fyrir þeim verkefnum sem áætlað er að vinna í fjarvinnu og sinnir eftirfylgni með árangri. Ekki henta öll verkefni jafn vel fyrir fjarvinnu og mikilvægt er fyrir stjórnanda að veita starfsmanni sínum stuðning og aðhald í þeim verkefnum sem hann hyggst vinna í fjarvinnu. Starfsfólk hefur sömu vinnutímaskyldu hvort sem vinnan fer fram í fjarvinnu eða á fastri starfsstöð.

Starfsandi

Mikilvægt er að hafa í huga að fjarvinna getur haft áhrif á starfsanda, hvort tveggja jákvæð og neikvæð. Einnig þarf að skoða hvort þurfi sérstaklega að vinna með tengslamyndun starfsmanna. Í fjarvinnu felst áskorun fyrir stjórnanda og samstarfsfólk að viðhalda góðum starfsanda og vinnustaðamenningu.

Tækjabúnaður

Öll álitaefni er varða búnað, ábyrgð og kostnað skulu skilgreind á skýran hátt áður en fjarvinnan hefst.

  • Tölva
  •  Skjár og mús
  •  Nettenging
  • Fjarfundabúnaður
  • Vinnuaðstaða

Vernd gagna

Vinnuveitandi ber ábyrgð á því að hugbúnaður sem starfsmaður notar og vinnur með í starfi sínu sé þannig úr garði gerður að vernd gagna sé tryggð. Vinnuveitandi upplýsir starfsmann hvort tveggja um lagareglur sem máli skipta og reglur vinnustaðarins varðandi verndun gagna. Það er á ábyrgð starfsmannsins að fara eftir þessum reglum.

Lög og kjarasamningar

Vinnuveitandi ber ábyrgð á heilbrigði og öryggi starfsmanns vegna vinnunnar í samræmi við vinnuverndarlög og kjarasamninga.
Til að staðfesta að viðeigandi reglum um heilbrigði og öryggi sé fylgt hafa vinnuveitandi og/eða trúnaðarmenn aðgang að þeim stað þar sem fjarvinna fer fram, þó með þeim takmörkum sem lög og kjarasamningar geyma. Vinni starfsmaður á heimili sínu er slíkur aðgangur háður fyrirfram tilkynningu og samþykki starfsmanns.

Ráðningarkjör

Starfskjör eru þau sömu hvort sem um fjarvinnu eða vinnu á fastri starfsstöð sé að ræða.

Samningur

Fyrirkomulag fjarvinnu skal staðfesta með skriflegum hætti. Þar er t.d. gott að fram komi:

  • Hvað fjarvinnan er mikill hluti af vinnutíma, t.d. hálfur, einn eða tveir daga í viku.
  • Hvaða verkefni unnin eru í fjarvinnu.
  •  Verndun gagna í fjarvinnu.
  • Búnaður og vinnuaðstaða í fjarvinnu.
  •  Skipulag samskipta og funda í fjarvinnu.
  •  Annað sem skiptir máli í takt við starfsemi stofnunar

Leiðbeiningar þessar eru unnar með hliðsjón af samkomulagi Bandalags háskólamanna, BSRB og Kennarasambands Íslands f.h. aðildarfélaga sinna annars vegar og fjármálaráðherra f.h. ríkissjóðs, Reykjavíkurborgar og Launanefndar sveitarfélaga hins vegar um fjarvinnu frá árinu 2006.

Var efnið hjálplegt?Nei
Takk fyrir

Ábendingin verður notuð til að bæta gæði þjónustu og upplýsinga á vef Stjórnarráðsins. Hikaðu ekki við að hafa samband ef þig vantar aðstoð.

Af hverju ekki?

Hafa samband

Ábending / fyrirspurn
Ruslvörn
Vinsamlegast svaraðu í tölustöfum

Vefurinn notar vefkökur til að bæta upplifun notenda og greina umferð um vefinn. Lesa meira