Dreifibréf 2/2006 - Orlof

1. Inngangur

Dreifibréfi þessu er ætlað að skýra þær réttarreglur og kjarasamningsákvæði sem varða orlof ríkisstarfsmanna, einkum þeirra sem taka laun samkvæmt kjarasamningum. Fjallað er um helstu atriði sem reynir á við framkvæmd orlofs og grunnhugtök skýrð. Einnig fylgir ítarefni á fylgiskjölum um framkvæmd og útreikninga orlofs í sérstökum tilvikum, svo sem þegar um hlutastarf eða breytt starfs-hlutfall er að ræða sem og umfjöllun um vaktavinnu.

Rétt er að taka fram að hjá skólum og öðrum stofnunum þar sem venjuleg starfsemi liggur niðri einhvern hluta sumarsins geta sérstakar reglur eða sjónarmið átt við en ekki er fjallað um það hér. Þá er athygli vakin á því að um rétt til orlofstöku og orlofslauna í tengslum við fæðingarorlof og foreldraorlof er fjallað annars staðar, þ.e. í dreifibréfum nr. 1/2001 og 2/2001.

2. Um grundvöll orlofsréttarins

Starfsmenn eiga almennt rétt á orlofi eftir því sem fyrir er mælt í lögum og samið um í kjarasamningi, sbr. 11. gr. laga um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins nr. 70/1996. Í nefndu lagaákvæði er jafnframt undirstrikuð sú grundvallarregla að starfs-menn skuli taka orlof. Ákvæði orlofslaga nr. 30/1987 kveða á um lágmarksorlof. Þau rýra ekki betri orlofsrétt sem starfsmaður kann að eiga samkvæmt öðrum lögum, samningum eða venju sbr. 2. gr. laganna. Í kjarasamningum er sérstakur kafli um orlof, þ.e. yfirleitt 4. kafli.

3. Um tvískiptingu orlofsréttarins

Orlofsrétturinn er tvískiptur. Annars vegar er um að ræða rétt starfsmanns á fríi (orlofi) og hins vegar rétt hans til launa í fríinu (orlofslauna og/eða orlofsfjár). Þessi tvískipting orlofsréttarins byggir á orlofslögunum en þar er fjallað um rétt til orlofstöku í 3. gr. og rétt til orlofslauna í 7. gr.

Dæmi um tvískiptingu orlofsréttarins: Starfsmaður ræður sig til starfa hjá nýjum vinnuveitanda 1. maí. Þegar hann fer í frí um sumarið á hann ekki rétt til greiðslu launa úr hendi nýja vinnuveitandans. Hann á aftur á móti rétt á að taka sér frí frá störfum í samræmi við þann tíma sem hann hefur áunnið sér hjá fyrri vinnuveitanda á undangengnu orlofsári, þ.e. taka orlof sem er þá launalaust hjá nýja vinnuveitand-anum. Við starfslokin á fyrri vinnuveitandi að hafa greitt starfsmanninum orlofslaun hans. Þessir tveir stofnar orlofsréttarins snerta í þessu dæmi því sinn hvorn vinnu-veitandann.

4. Framkvæmd orlofs

Hér á eftir er fjallað í einu lagi um orlofsrétt starfsmanna og við það miðað að starfs-maður eigi rétt á launuðu orlofi hjá hlutaðeigandi vinnuveitanda (ríkisstofnun), enda taka ákvæði kjarasamninga fyrst og fremst til slíkra tilvika.

4.1 Orlofsárið

Orlofsárið er frá 1. maí til 30. apríl. Með starfi sínu á orlofsárinu ávinnur starfs-maður sér rétt til orlofs og orlofslauna á næsta orlofsári. Áunnið orlof frá fyrra orlofsári er því laust til töku á því næsta og telst í þeim skilningi gjaldfallið.

Þegar fjallað er um tiltekið orlofsár í tengslum við ávinnslu orlofs er það til aðgreiningar stundum kallað orlofsávinnsluár. Af sömu ástæðu er stundum talað um orlofstökuár þegar fjallað er um tiltekið orlofsár í tengslum við töku orlofs.

Sjá nánar grein 4.3 í kjarasamningi SFR og sambærilegar greinar.

4.2 Sumarorlofstími

Tímabil sumarorlofs hefur verið breytilegt eftir kjarasamningum en frá og með árinu 2006 er það almennt frá 1. maí til 15. september. Það er aðeins í örfáum kjarasamningum sem sumarorlofstímabilið er annað.

Samkvæmt orlofslögum er almenna reglan sú að orlof (24 dagar) skuli veitt í einu lagi á sumarorlofstímabilinu. Heimilt er að semja í kjarasamningi um skemmri orlofstöku á því tímabili, þó aldrei skemmri en 14 daga. Starfsmenn ríkisins eiga samkvæmt kjarasamningum rétt á að taka tiltekinn hluta orlofsins (yfirleitt 160 vinnuskyldustundir = 20 dagar) á sumarorlofstímabilinu og allt að fullu orlofi á sama tíma, verði því við komið vegna starfa stofnunar.

Sjá nánar grein 4.4 í kjarasamningi SFR og sambærilegar greinar. Sjá einnig 4. gr. orlofslaga.

4.3 Orlofsréttur (lengd orlofs – launað orlof)

Samkvæmt kjarasamningum er réttur starfsmanns til launaðs orlofs almennt reiknaður í vinnuskyldustundum en ekki dögum. Ein vinnuskyldustund svarar til einnar klukkustundar í starfi sem fer til uppfyllingar á vinnuskyldu viðkomandi. Vinnuskylda starfsmanns í 100% starfi er almennt 40 klukkustundir á viku.

Útborgun orlofslauna helst í hendur við orlofstökuna. Almenna reglan er sú að orlofslaunin taka mið af mánaðarlaunum starfsmanns fyrir dagvinnu og eru þau greidd með reglubundnum hætti meðan á orlofstöku stendur. Orlof af öðrum launum kallast orlofsfé og er fjallað um það hér á eftir í kafla 4.5.

Lengd orlofsréttarins eða öllu heldur fjöldi vinnuskyldustunda er almennt sem hér segir en getur þó verið breytilegur eftir stéttarfélögum:

Lágmarksorlof er 192 vinnuskyldustundir miðað við fullt ársstarf eða 24 virkir dagar. Samkvæmt kjarasamningi öðlast starfsmaður lengri orlofsrétt við tiltekin aldursmörk.

Starfsmaður sem nær 30 ára aldri á því almanaksári sem tímabil sumarorlofs tilheyrir, fær að auki orlof sem svarar til 24 vinnuskyldustunda. Orlof hans er því 216 vinnuskyldustundir (192 + 24 = 216) eða 27 virkir dagar. Dæmi: Starfsmaður nær 30 ára aldri í nóvember. Hann fór í orlof í maí, þ.e. nokkrum mánuðum áður en hann varð 30 ára. Þar sem tímabil sumarorlofs tilheyrir því almanaksári sem hann náði þessum tiltekna aldri, lengdist orlofsréttur hans um 24 stundir.

Það sama gildir um starfsmann sem nær 38 ára aldri á því almanaksári sem tímabil sumarorlofs tilheyrir. Hann fær að auki orlof sem svarar til 24 vinnu-skyldustunda. Orlof hans er því 240 vinnuskyldustundir (192 + 24 + 24 = 240) eða 30 virkir dagar. Dæmi: Starfsmaður nær 38 ára aldri í desember. Hann fór í orlof í júlí, þ.e. nokkrum mánuðum áður en hann varð 38 ára. Þar sem tímabil sumarorlofs tilheyrir því almanaksári sem hann náði þessum tiltekna aldri, lengdist orlofsréttur hans um 24 stundir.

Ofangreint gildir ekki um starfsmenn sem fá greitt tímakaup heldur eingöngu þá sem fá greidd mánaðarlaun en þó að slepptum þeim sem ráðnir eru í skemmri tíma, t.d. í sumarafleysingar.

Sjá grein 4.1 um lengd orlofs í kjarasamningi SFR og sambærilegar greinar. Sjá einnig 3. gr. og 4. mgr. 7. gr. orlofslaga, einkum 1. málslið.

4.4 Nánar um ávinnslu orlofsréttar

Eins og áður hefur komið fram, er orlofsrétturinn og þar með ávinnsla hans tvískipt. Almennt ávinnst rétturinn til orlofstöku fyrir hvert launað tímabil, þar með talið launaðar veikindafjarvistir og launuð leyfi, sem og þann tíma sem viðkomandi er í orlofi, hvort sem það er launað eða ólaunað. Sjá 3. gr. orlofslaga.

Rétturinn til orlofslauna ávinnst af öllum launum, þar með talið veikindalaunum og launum í leyfum. Aftur á móti ávinnst ekki réttur til orlofslauna af orlofs-launum. Það breytir því engu varðandi ávinnslu orlofslauna hvort viðkomandi er í launuðu eða launalausu orlofi, sbr. dæmið í kafla 3 hér að framan. Sjá 7. gr. orlofslaga.

Samkvæmt framansögðu skerðist ávinnsla til orlofstöku sem og orlofslauna, hafi starfsmaður á orlofsávinnsluári verið frá störfum í launalausu leyfi eða ólaunuðum veikindafjarvistum. Frá þessu eru þó stöku undantekningar:

• Fæðingarorlof er launalaust tímabil hjá vinnuveitanda/stofnun en starfsmaður á rétt á greiðslum frá Tryggingastofnun og eftir atvikum hlutaðeigandi fjölskyldu- og styrktarsjóði. Þrátt fyrir að um launalaust tímabil sé að ræða ávinnst réttur til orlofstöku meðan á fæðingarorlofi stendur, sbr. 2. mgr. 14. gr. laga um fæðingar- og foreldraorlof nr. 95/2000. Að tilteknum skilyrðum uppfylltum ávinnst jafnframt réttur til orlofslauna meðan á fæðingarorlofi stendur, sbr. 13. kafli kjarasamnings SFR og sambærilegir kaflar.
• Foreldraorlof er launalaust tímabil hjá vinnuveitanda/stofnun. Þrátt fyrir það ávinnst réttur til orlofstöku meðan á foreldraorlofi stendur, sbr. 29. gr. laga um fæðingar- og foreldraorlof nr. 95/2000. Réttur til orlofslauna ávinnst aftur á móti ekki meðan á foreldraorlofi stendur.
• Aðrar undantekningar kunna að vera í sérákvæðum laga eða kjarasamninga um tiltekna starfsstétt.

4.5 Orlofsfé

Samkvæmt kjarasamningum skal starfsmaður fá 10,17% orlofsfé á yfirvinnu og álagsgreiðslur (svo sem vaktaálag og greiðslur fyrir bakvaktir). Við 30 ára aldur skal hann fá 11,59%. Við 38 ára aldur skal hann fá 13,04%.

Orlofsfé er lagt jafnóðum inn á sérstakan orlofsreikning starfsmanns í banka eða sparisjóði. Það er laust til útborgunar frá miðjum maí ár hvert en þó er hægt að fá það borgað út fyrr ef viðkomandi hættir störfum.

Orlofsprósentan nemur hlutfallinu milli vinnuvikna og orlofsvikna. Eftir því sem fjöldi orlofsvikna er meiri (orlofið lengra) þeim mun hærri er pósentan. Hún reiknast sem hér segir:

192 stunda orlof er 4,8 vikur að lengd. Í árinu eru 52 vikur. Vinnuvikurnar eru því 47,2 og orlofsprósentan er hlutfallið á milli vinnuvikna og orlofs 4,8 : 47,2 = 10,17%.

216 stunda orlof er 5,4 vikur að lengd. Vinnuvikurnar eru því 46,6 og orlofs-prósentan er hlutfallið á milli vinnuvikna og orlofs 5,4 : 46,6 = 11,59%.

240 stunda orlof er 6 vikur að lengd. Vinnuvikurnar eru því 46 og orlofsprósentan er hlutfallið á milli vinnuvikna og orlofs 6 : 46 = 13,04%.

Orlofsfé er einnig greitt af launum tímakaupsfólk (tímakaupi) sem og öllum mánaðarlaunum þegar um skemmri ráðningar er að ræða.

Sjá einkum grein 4.2.1 um orlofsfé í kjarasamningi SFR og sambærilegar greinar. Sjá einnig 4. mgr. 7. gr. orlofslaga, einkum 2. – 3. málslið.

4.6 Nánar um samspil orlofslauna og orlofsfjár

Eins og áður hefur komið fram er almenna reglan þessi. Starfsmaður fær greidd mánaðarlaun fyrir dagvinnu meðan á orlofstöku stendur í samræmi við áunninn og gjaldfallinn orlofsrétt hans. Með þessu móti eru staðin skil á orlofslaunum af launum hans fyrir dagvinnu. Af öðrum launum, þ.e. yfirvinnu og álagsgreiðslum t.d. fyrir vaktavinnu og bakvaktir, er aftur á móti reiknað orlofsfé sem er greitt jafnóðum inn á orlofsreikning og kemur til útborgunar um miðjan maí ár hvert.

Ofangreind regla um greiðslu orlofsfjár af öðrum launum en mánaðarlaunum fyrir dagvinnu er ekki algild. Í þeim tilvikum þegar yfirvinna er greidd á föstum forsendum eru dæmi um að hún sé greidd alla mánuði ársins, líka í orlofi. Um slíkt fyrirkomulag þarf stofnun að semja sérstaklega við viðkomandi starfsmann. Brýnt er að gengið sé frá því með skriflegum hætti þar sem sérstaklega er tekið fram að orlofsfé sé ekki greitt. Það væri hægt að orða svo: „Fastar yfirvinnu-stundir eru greiddar alla mánuði ársins, einnig þann tíma sem starfsmaður er í orlofi í samræmi við áunninn og gjaldfallinn orlofsrétt. Með þessum hætti eru staðin full skil á orlofslaunum af föstu yfirvinnustundunum og því ekki greitt orlofsfé af þeim.“

Til samanburðar er rétt að geta þess að nefnt fyrirkomulag (frávik) er í reynd í samræmi við þá reglu sem gildir um einingagreiðslur sem kjaranefnd og Kjara-dómur ákvarða. Af þeim er ekki greitt orlofsfé þar sem einingarnar eru geiddar alla mánuði ársins, líka í orlofi. Sjá nánar grein 2.3 um orlof í reglum kjara-nefndar frá 18. júní 2003 og III. kafla í úrskurði Kjaradóms frá 10. maí 2003.

4.7 Ákvörðun orlofs (skipulagning orlofstöku)

Forstöðumaður/yfirmaður ákveður í samráði við starfsmenn hvenær orlof skuli veitt. Honum er skylt að verða við óskum starfsmanna um hvenær orlof skuli veitt og skal það veitt á sumarorlofstíma sé þess óskað af hálfu starfsmanna og verði því við komið vegna starfa stofnunar.

Þrátt fyrir að meginreglan sé sú að orlof skuli veitt í einu lagi á sumarorlofs-tímabilinu verði því viðkomið vegna starfa stofnunar, eru óskir starfsmanna oft á þann veg að geyma hluta orlofsins til töku síðar á orlofsárinu. Sú tilhögun er dýrari fyrir stofnanir þar sem starfsmenn eiga almennt rétt á lengingu í slíkum tilvikum, sjá nánar um orlofstöku utan sumarorlofstímabils. Vegna þessa og að teknu tilliti til þarfa stofnunar, t.d. varðandi mönnun og álagstíma, verður að telja ráðlegt að stofnanir setji sér almenn viðmið (þak) varðandi óskir starfsmanna um töku orlofs utan sumarorlofstímabils. Áréttað skal að slík regla gæti aldrei verið algild, t.d. ekki þegar starfsmaður hefur verið í fæðingarorlofi á sumarorlofstíma. Í slíkum tilvikum er eðlilegt að starfsmanni sé veitt orlof í beinu framhaldi af fæðingarorlofi, óski hann þess.

Við skipulagningu orlofs er rétt að hafa í huga að það er forstöðumaður/yfirmaður sem ákveður hvenær orlof skuli veitt. Áður en endanlega ákvörðun er tekin þarf að kanna óskir starfsmanna. Í því ferli þarf að liggja fyrir hversu mikill orlofsréttur hvers starfsmanns verður og eftir atvikum upplýsa hann um það. Skipulagsins vegna er mælt með því að gerð sé orlofsáætlun fyrir hverja starfs-einingu fyrir sig. Ákvörðun um orlofstöku (frágengin orlofsáætlun) skal tilkynnt/lögð fram eins fljótt og unnt er og í síðasta lagi mánuði fyrir byrjun orlofs, nema sérstakar ástæður hamli. Ákvörðun um töku orlofs þarf því að tilkynna starfsmanni a.m.k. mánuði áður en hann fer í orlof. Almennt er þó mælt með því að ákvarðanir um orlofstöku allra liggi fyrir mánuði áður en sumarorlofs-tímabil hefst.

Sjá grein 4.5 um ákvörðun orlofs í kjarasamningi SFR og sambærilegar greinar. Sjá einnig 5. gr. orlofslaga.

4.8 Veikindi í orlofi

Veikist starfsmaður í orlofi það alvarlega að hann teljist ekki geta notið orlofsins, telst sá tími sem veikindunum nemur ekki til orlofs, enda sanni starfsmaður með læknisvottorði að hann geti ekki notið orlofs. Tilkynna skal yfirmanni án tafar með sannanlegum hætti um veikindi ef um veikindi eða slys í orlofi er að ræða og þau síðan staðfest með læknisvottorði.

Hafi starfsmaður ekki komist í orlof vegna veikinda á hann rétt á að taka orlofið síðar, eftir atvikum utan sumarorlofstímabils. Skal þá orlofið ákveðið í samráði atvinnurekanda við starfsmanninn eins fljótt og unnt er eftir að veikindunum lýkur. Sjá 6. gr. orlofslaga.

Ef orlofstaka er fyrirhuguð í beinu framhaldi af veikindum kann að vera ráðlegt að krefja starfsmann um læknisvottorð þannig að ljóst sé hvort hann hafi náð fullri starfshæfni eða hafi a.m.k. heilsu til að njóta orlofs. Þetta á einkum við þegar veikindi hafa staðið lengur en í einn mánuð.

Vegna fyrirspurna sem stundum berast um starfsmenn í „hlutaveikindum“, þ.e. þá sem vinna skert starf samkvæmt læknisráði og með leyfi forstöðumanns en fá greidd veikindalaun fyrir það starfshlutfall sem þeir sinna ekki, er rétt að taka fram að slíkt fyrirkomulag byggir á heimildarákvæði í kjarasamningi, sjá t.d. grein 12.2.10 kjarasamningi SFR. Í ákvæðinu felst í raun heimild stofnunar til að veita starfsmanni tímabundinn afslátt á vinnuskyldu hans. Heimildin á því ekki við um þann tíma þegar starfsmaður er í fríi/leyfi frá störfum. Þetta þarf að hafa í huga ef sumarorlofstími er framundan því að starfsmaður getur ekki talist að hálfu veikur og hálfu frískur í orlofi. Fari starfsmaður sem verið hefur í hlutaveikindum í frí telst það að fullu til orlofstöku nema að læknir votti að starfsmaður geti ekki notið orlofs en þá telst fríið að fullu til veikinda. Hafi frí það sem starfsmaður tók verið metið sem orlofstaka og hann hefur ekki fulla starfsorku að loknu orlofi þykir rétt að halda orlofstímabilinu fyrir utan 12 mánaða viðmiðunartímann við talningu veikindadaga samkvæmt kjarasamningi – sjá t.d. grein 12.2.1 í kjarasamningi SFR.

Sjá grein 4.6 um veikindi í orlofi og 12. kafla um rétt starfsmanna vegna veikinda og slysa í kjarasamningi SFR og sambærilegar greinar.

4.9 Orlofstaka utan sumarorlofstímabils

Sé ótekið orlof (gjaldfallið orlof) tekið utan sumarorlofstímabils, skal það almennt lengjast um 1/4. Orlofið lengist hvort sem taka þess utan sumarorlofs-tímabils er að beiðni yfirmanns eða að frumkvæði starfsmanns. Samskonar lenging gildir um ógjaldfallið orlof sem tekið er fyrir upphaf sumarorlofstímabils en þó því aðeins að það sé gert að beiðni yfirmanns. Sjá grein 4.4.3 í kjarasamningi SFR og sambærilegar greinar.

Um lengingu orlofs er aðeins að ræða við orlofstöku. Við greiðslu ótekins gjaldfallins orlofs við starfslok, reiknast lenging ekki.

Við talningu orlofs utan sumarorlofstímabils skal ekki breyta orlofsinneign heldur margfalda vinnuskyldustundir orlofstökunnar með 0,8. Dæmi: Dagvinnumaður á ótekið 32 vinnuskyldustunda orlof. Hann tekur orlof í eina viku að vetrarlagi. Orlofið á að lengjast um 1/4 eða 8 klst. og hann á því rétt á 40 vinnuskyldustunda orlofi. Af þeim tíma eru 4 dagar eða 80% orlofstaka hans en 1 dagur eða 20% vegna lengingar. Hið tekna orlof samanstendur af áunnum orlofsdögum + lengingu í hlutföllunum 4 + 1 þannig að 1/5 hluti (20%) er lengingin en 4/5 hlutar (80%) er hið áunna orlof. Á fjarvistarskrá er orlofið skráð sem 0,8 dagar í 5 daga. Varast skal að lengja eftirstöðvar orlofs um 1/4 og telja síðan hvern orlofstökudag sem 1/1. Þetta getur valdið ruglingi ef leifar af orlofsrétti flytjast síðan yfir á næsta sumarorlofstímabil.

Gjaldfallið orlof frá árinu á undan fær ekki lengingu, sé það tekið á sumarorlofstímabili.

4.10 Orlofstaka á uppsagnarfresti

Komi til uppsagnar frá störfum og uppsagnarfrestur er að einhverju eða öllu leyti á sumarorlofstímabili, þarf að huga sérstaklega að því hvernig fara beri með ótekið orlof (gjaldfallið orlof). Sé uppsagnarfrestur 3 mánuðir eða skemmri þykir íþyngjandi fyrir starfsmann að vera gert að taka orlof sitt á uppsagnarfresti. Í slíkum tilvikum er því nauðsynlegt að afla samþykkis starfsmanns sé ætlunin sú að fella orlofstöku hans inn í uppsagnarfrestinn. Samþykki starfsmaður ekki slíka tilhögun á hann rétt á því að fá orlofið gert upp við starfslok.

Rétt er að taka fram að oft er það beggja hagur, bæði stofnunar og starfsmanns, að orlofstakan sé felld inn í uppsagnarfrestinn. Eftir sem áður er mælt með því að slík tilhögun sé staðfest skriflega þannig að samþykki starfsmanns liggi fyrir með ótvíræðum hætti.

4.11 Frestun orlofs (og fyrning)

Starfsmanni er heimilt með samþykki forstöðumanns/yfirmanns að fresta töku orlofs eða hluta af orlofi um 1 ár. Í stað þess að taka orlofið á yfirstandandi orlofstökuári er töku þess frestað til næsta orlofstökuárs. Ljúka þarf töku hins frestaða orlofs fyrir lok næsta orlofstökuárs, annars fellur það niður (fyrnist). Áunnið og gjaldfallið orlof getur þannig mest verið tvöfalt, þ.e. það sem gjaldféll við upphaf yfirstandandi orlofsárs og frestað gjaldfallið orlof frá árinu á undan (aldrei lengra en 60 dagar).

Fresti starfsmaður töku orlofs að hluta eða öllu leyti að beiðni yfirmanns síns, t.d. þegar haft er samband við starfsmann sem er í orlofi og hann beðinn að vinna í einn dag, er reglan sú að orlofið/vinnuskyldustundirnar komi til töku síðar á yfirstandandi orlofstökuári eða næsta orlofstökuári. Takist ekki að ljúka töku hins frestaða orlofs fyrir lok næsta orlofstökuárs, á starfsmaður rétt á að fá það greitt á yfirvinnukaupi.

Sjá nánar grein 4.7 um frestun orlofs í kjarasamningi SFR og sambærilegar greinar.

4.12 Uppgjör orlofs við starfslok

Við starfslok skal gera upp við starfsmann áunninn orlofsrétt hans, þ.e. ótekið orlof (gjaldfallið orlof) sem og áunnið en ógjaldfallið orlof. Ekki er heimilt að bæta orlofi aftan við starfslok, enda búið að binda endi á ráðningarsamband starfsmanns og stofnunar/vinnuveitanda.

Við orlofsuppgjör þarf að reikna út áunninn orlofsrétt í vinnuskyldustundum talið. Vinnuskyldustundirnar eru umreiknaðar yfir í mánuði (meðalfjöldi vinnuskyldustunda í mánuði er 40 x 52 : 12 = 173,33) og sú tímaeining greidd á launum síðasta mánaðar í starfi, þ.e. almennt mánaðarlaunum fyrir dagvinnu.

Í þeim undantekningartilvikum sem talað var um í kafla 4.6 hér að framan, þ.e. þegar greidd hefur verið yfirvinna á föstum forsendum alla mánuði ársins, líka í orlofi, án þess að orlofsfé hafi verið greitt, þarf að gera sérstaklega upp áunnið orlof. Það er gert með því að reikna út hversu margar fastar yfirvinnustundir viðkomandi á inni sem orlofslaun miðað við orlofsrétt hans í vinnuskyldu-stundum talið.

4.13 Sérstök tilvik

Útreikningar á orlofsrétti geta verið flóknir, t.d. í þeim tilvikum þegar um hlutastörf er að ræða eða viðkomandi hefur einungis unnið hluta af orlofs-ávinnsluárinu sem og þegar hlutavinnustarfsmaður hefur einungis unnið hluta af orlofsávinnsluárinu. Dæmi um þessi atriði ásamt útreikningum er að finna hér auk umfjöllunar um vaktavinnufólk:

Hlutastarf

Hafi starfsmaður unnið hlutastarf í heilt orlofsávinnsluár, er orlofsréttur hans sama hlutfall af 192, 216 eða 240 vinnuskyldustundum og starfið er stór hluti af fullu starfi.

Dæmi: Ef starfsmaðurinn er í 50% starfi allt orlofsávinnsluárið, er orlofsrétturinn t.d. 192 x 0,5 = 96, 216 x 0,5 = 108 o.s.frv.

Hluti af orlofsávinnsluári unninn

Hafi starfsmaður unnið hluta af orlofsávinnsluári er fundinn orlofsréttur hans á mánuði miðað við fullt starf. Hann er ýmist 16, 18 eða 20 stundir á mánuði. Þetta er síðan margfaldað með samanlögðu starfshlutfalli hans fram til 30. apríl.

Dæmi: Starfsmaður er ráðinn í 100% starf frá 21. janúar. Orlofsréttur hans væri 16 vinnuskyldustundir á mánuði miðað við fullt starf. Orlofsréttur hans reiknast þá 16 st. x 3,33 mán. = 53 vinnuskyldustundir.

Skýringin á því hvernig 3,33 mánuðir eru fundnir er sú, að starfsmaðurinn vinnur 10 daga í janúar af 30 sem er meðalfjöldi daga í mánuði (10/30 = 0,3333) + febrúar, mars og apríl. Þetta gerir 3,33 mánuði.

Hlutastarf unnið hluta af orlofsávinnsluári

Hafi starfsmaður verið í hlutastarfi og auk þess unnið aðeins hluta orlofsávinnsluársins, er orlofsréttur reiknaður á sama hátt og lýst er hér á undan.

Dæmi 1: Starfsmaður hóf störf 21. júní og vinnur 2/3 hluta af fullu starfi. Orlofsréttur hans á mánuði væri 18 vinnuskyldustundir miðað við fullt starf. Orlofsréttur hans næsta ár reiknast 18 x (0,67 x 10,33) = 124 vinnuskyldustundir.

Skýringin á því hvernig 10,33 mánuðir eru fundnir er sú, að starfsmaðurinn vinnur 10 daga í júní af 30 sem er meðalfjöldi daga í mánuði (10/30 = 0,3333) + mánuðirnir júlí - apríl. Þetta gerir 10,33 mánuði.

Dæmi 2: Starfsmaður hóf störf 1. nóvember og vann fyrst (a) í 2 mánuði í fullu starfi en síðan (b) í 75% starfi. Orlofsréttur hans er 20 vinnuskyldustundir á mánuði miðað við fullt starf. Hann á rétt á orlofi á launum sumarið eftir sem nemur: (a) 20 x 2 = 40 og (b) 20 x (0,75 x 4) = 60 eða samtals 100 vinnuskyldustundum.

Starfshlutfall við orlofstöku annað en við orlofsávinnslu

Hafi starfsmaður verið í lægra starfshlutfalli orlofsávinnsluárið eða hluta þess, skal lækka laun hans meðan á orlofstöku stendur og greiða honum meðallaun orlofsávinnsluársins, sjá dæmi 1 hér á eftir. Önnur útfærsla væri að greiða honum sömu föstu laun og hann hefur við upphaf orlofstöku en þá í styttri tíma, sjá dæmi 1 hér á eftir.

Dæmi 1: Starfsmaður vann í 40% starfi 1. maí til 31. maí, í 80% starfi frá 1. júní til 30. september og í 60% starfi 1. október til 30. apríl en vinnur 100% starf við orlofstökuna. Orlofsréttur hans er lágmarksréttur eða 16 vinnuskyldustundir á mánuði. Samanlagt starfshlutfall hans á orlofsávinnsluárinu var [(0,4 x 1) + (0,8 x 4) + (0,6 x 7)] = 7,8 mán. Orlofsréttur er 16 x 7,8 = 124,8 st. Ef hægt er að veita starfsmanninum orlof af fullri lengd, væru launin þann tíma 65% (124,8 : 192).

Hafi starfsmaður verið í hærra starfshlutfalli orlofsávinnsluárið eða hluta þess en hann er í þegar hann fer í orlof, skal hækka laun hans meðan á orlofstöku stendur og greiða honum meðalstarfshlutfall orlofsávinnsluársins, sjá dæmi 2.

Dæmi 2: Starfsmaður vann í 40% starfi 1. maí til 31. maí, í 80% starfi frá 1. júní til 30. september og í 60% starfi 1. október til 30. apríl og er í 60% starfi við orlofstökuna. Orlofsréttur hans er lágmarksréttur eða 192 st. Meðalstarfshlutfall orlofsávinnsluársins var [(0,4 x 1) + (0,8 x 4) + (0,6 x 7)] : 12 = 0,65% starfshlutfall.

Vaktavinna

Hjá starfsmönnum, sem fá 88 vinnuskyldustunda aukafrí á ári (helgidagafrí) vegna vinnuskyldu á sérstökum frídögum, hvort sem slíkt frí er tekið í beinu framhaldi af orlofi eða á vetrartíma, lengist hvorki sumarorlof né aukafrí þótt sérstakur frídagur sé innan leyfistímans. Sjá nánar gr. 2.6.7 í kjarasamningi SFR og sambærilegar greinar.

Ef uppgjör helgidaga væri hins vegar skv. gr. 2.6.8 í samningi SFR (yfirvinnugreiðsla), lengdist orlof um 8 klst. fyrir hvern sérstakan frídag á leyfistímanum, miðað við fullt starf.

Ef ekki er vinnuskylda á sérstökum frídegi sem ber upp á mánudag - föstudag hjá starfsmanni sem er í orlofi og fær helgidagauppgjör skv. gr. 2.6.8, skal bæta þann dag með 8 klst. í yfirvinnu miðað við fullt starf. Með samkomulagi má í stað greiðslu lengja orlofið sem þessu nemur.

Ef orlofstöku er þannig háttað að eftir standa nokkrar klukkustundir sem eru færri en heil vakt/vinnudagur, skal það orlof geymast til orlofstöku næsta árs. Að jafnaði er orlof eingöngu veitt í heilum dögum. Einnig þekkist að veita hálfa orlofsdaga eftir samkomulagi.

--- --- ---

Dreifibréf þetta kemur í stað eldra dreifibréfs nr. 3/2003