Hoppa yfir valmynd

Dreifibréf 3/2003 - Orlof

Fjármálaráðuneytið
Starfsmannaskrifstofa
Mars 2003/áll
Dreifibréf 3/2003

ORLOF
Túlkun og framkvæmd á orlofslögum nr. 30/1987, 11. gr. laga um réttindi og skyldur nr. 70/1996 og orlofsákvæðum kjarasamninga opinberra starfsmanna.

Réttur til orlofs þ.e. orlofstöku og orlofslauna, orlof af dagvinnu og yfirvinnu, orlofsárið, sumarorlofstími, veikindi í orlofi o.fl.

Uppfært*

 

Í 11. gr. laga nr. 70/1996, um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins, er fjallað um orlofsrétt starfsmanna ríkisins. Tekið er fram að um hann fari eftir því sem mælt er fyrir um í lögum og kjarasamningum. Sérstaklega er undirstrikað að starfsmönnum er skylt að taka orlof. Samkvæmt orlofslögum nr. 30/1987 er öllum starfsmönnum sem starfa í þjónustu annarra gegn launum tryggður réttur til orlofs og orlofslauna. Lögin kveða á um lágmarksorlof. Lögin rýra ekki betri orlofsrétt sem starfsmaður kann að eiga skv. öðrum lögum, samningum eða venjum sbr. 2. gr. Um orlofsrétt er samið í kjarasamningum. Athuga ber þó að um starfsmenn skóla og annarra stofnana þar sem venjuleg starfsemi liggur niðri hluta ársins geta átt við sérstök ákvæði.

Orlof og orlofslaun
Samkvæmt orlofslögum skal orlof vera tveir dagar fyrir hvern unninn mánuð. Ekki skiptir máli hvort starfsmaður er í fullu starfi eða hlutastarfi. Samkvæmt lögunum eiga starfsmenn annars vegar rétt á orlofi, þ.e. fríi sbr. 3. gr. laganna og hins vegar launum í orlofinu, þ.e. orlofslaunum, sbr. 7. gr. laganna. Þessi tvískipting birtist glöggt í því dæmi að starfsmaður ræður sig til starfa hjá nýjum vinnuveitanda 1. maí. Ef starfsmaðurinn fer í frí t.d. 1. júlí, á hann ekki rétt til greiðslu launa úr hendi núverandi vinnuveitanda síns. Hann á hins vegar rétt á að taka sér frí frá störfum þ.e. fara í orlof sem er þá launalaust hjá þessum nýja vinnuveitanda. Sá vinnuveitandi sem hann vann hjá á síðasta orlofsári (orlofsávinnsluári) á við starfslokin að hafa greitt starfsmanninum orlofslaunin. Þessir tveir stofnar orlofsréttarins snerta því sinn hvorn vinnuveitandann.

Orlof af dagvinnu og yfirvinnu
Samkvæmt 7. gr. laganna er gert ráð fyrir að orlofslaun séu greidd við upphaf orlofstöku. Sú aðferð er þó almennt ekki tíðkuð innan ríkisins. Hjá ríkinu er orlofsuppgjöri almennt skipt í tvennt við greiðslu þess. Annars vegar er um orlofsávinnslu af dagvinnu að ræða og hins vegar um orlofsfé af yfirvinnu, vaktaálagi o.fl. Auk þess er svo uppgjör á orlofsfé við tímakaupsmenn og starfsmenn í afleysinga- og/eða tímabundinni vinnu.

Við töku sumarleyfis halda starfsmenn föstum dagvinnulaunum sínum. Þetta er þó bundið því að starfsmenn þiggi reglulegar launagreiðslur (mánaðarkaupsfólk).

Orlofsfé vegna yfirvinnu og vaktaálags og orlofsfé þeirra starfsmanna sem eru á tímakaupi er almennt greitt til sparisjóðanna en gerðir hafa verið samningar við þá um vörslu og ávöxtun orlofslauna. Tvisvar á ári senda sparisjóðirnir yfirlit til starfsmanna yfir orlofsinneign þeirra sundurliðað eftir launatímabilum. Orlofsfé er laust til útborgunar frá miðjum maí ár hvert.

Þegar starfsmaður lætur af störfum á hann rétt á að fá greidd áunnin orlofslaun við lok ráðningartímans.

Hér á eftir er fjallað um orlofsrétt og orlofstöku starfsmanna ríkisins, en sambærileg ákvæði eru í flest öllum kjarasamningum. Þó eru til undantekningar innan kjarasamninga ASÍ og FFSÍ. Við það er miðað að starfsmaðurinn eigi rétt á launuðu orlofi, enda taka ákvæði kjarasamninga eingöngu til slíkra tilvika.

1. Orlofsárið
Orlofsárið er frá 1. maí til 30. apríl. Með starfi sínu á orlofsárinu ávinnur starfsmaður sér rétt til orlofs og orlofslauna á næsta orlofsári.

2. Sumarorlofstími
Tímabil sumarorlofs er ýmist frá 2. maí til 15. september eða frá 15. maí til 30. september. Hjá örfáum stéttarfélögum fyrrum bæjarstarfsmanna, fjórum alls, er tímabil sumarorlofs þó frá 1. júní til 30. september.

3. Orlofsréttur/lengd orlofs
Orlofsréttur starfsmanns sem vinnur dagvinnu er reiknaður í vinnuskyldustundum. Hann er almennt sem hér segir en getur þó verið breytilegur eftir stéttarfélögum.

Lágmarksorlof er 192 vinnuskyldustundir miðað við fullt ársstarf eða 24 virkir dagar.

Starfsmaður sem nær 30 ára aldri á því almanaksári sem tímabil sumarorlofs tilheyrir, fær að auki orlof sem svarar til 24 vinnuskyldustunda. Orlof hans er því 216 vinnuskyldustundir (192 + 24) eða 27 virkir dagar.

Dæmi: Starfsmaður nær 30 ára aldri í nóvember. Hann fór í orlof í maí þ.e. nokkrum mánuðum áður en hann varð 30 ára. Þar sem tímabil sumarorlofs tilheyrir því almanaksári sem hann náði þessum tiltekna aldri lengdist orlofsréttur hans um 24 stundir.

Starfsmaður sem nær 38 ára aldri á því almanaksári sem tímabil sumarorlofs tilheyrir, fær að auki orlof sem svarar til 24 vinnuskyldustunda. Orlof hans er því 240 vinnuskyldustundir (192 + 24 + 24) eða 30 virkir dagar.

Dæmi: Starfsmaður nær 38 ára aldri í desember. Hann fór í orlof í júlí þ.e. nokkrum mánuðum áður en hann varð 38 ára. Þar sem tímabil sumarorlofs tilheyrir því almanaksári sem hann náði þessum tiltekna aldri lengdist orlofsréttur hans um 24 stundir.
4. Orlofsfé

Starfsmaður skal fá 10,17% orlofsfé á yfirvinnu og álagsgreiðslur skv. kjarasamningum. Við 30 ára aldur skal hann fá 11,59%. Við 38 ára aldur skal hann fá 13,04%. Orlofsfé er lagt á sérstakan orlofsreikning viðkomandi starfsmanns. Prósentan á orlofsfé miðast við hlutfallið milli vinnuvikna og orlofsvikna og er reiknuð sem hér segir:

192 stunda orlof er 4,8 vikur að lengd. Í árinu eru 52 vikur. Vinnuvikurnar eru því 47,2 og orlofsprósentan er hlutfallið á milli vinnuvikna og orlofs 4,8 : 47,2 = 10,17%.

216 stunda orlof er 5,4 vikur að lengd. Vinnuvikurnar eru því 46,6 og orlofsprósentan er hlutfallið á milli vinnuvikna og orlofs 5,4 : 46,6 = 11,59%.

240 stunda orlof er 6 vikur að lengd. Vinnuvikurnar eru því 46 og orlofsprósentan er hlutfallið á milli vinnuvikna og orlofs 6 : 46 = 13,04%.

5. Orlofsréttur ef unnið er í hlutastarfi
Hafi starfsmaður unnið hlutastarf heilt orlofsávinnsluár, er orlofsréttur hans sama hlutfall af 192, 216 eða 240 vinnuskyldustundum og starfið er stór hluti af fullu starfi.

Dæmi: Ef starfsmaðurinn er í 50% starfi allt orlofsávinnsluárið, er orlofsrétturinn t.d. 192 x 0,5 = 96, 216 x 0,5 = 108 o.s.frv.
6. Orlofsréttur ef unnið er hluta af orlofsávinnsluári

Hafi starfsmaður unnið hluta af orlofsávinnsluári í fullu starfi er deilt með 12 (mánuðir í ári) í orlofsrétt starfsmannsins eins og orlofsrétturinn væri fyrir heilt orlofsávinnsluár og síðan margfaldað með mánaðafjölda í starfi fram til 30. apríl.

Dæmi: Starfsmaður hefur störf 21. janúar. Orlofsréttur hans væri 192 vinnuskyldustundir miðað við fullt starf og heilt orlofsávinnsluár. Orlofsréttur hans væri þá 192 st./12 x 3,33 = 53 vinnuskyldustundir.

Skýringin á því hvernig 3,33 mánuðir eru fundnir er sú, að starfsmaðurinn vinnur 10 daga í janúar af 30 sem er meðalfjöldi daga í mánuði (10/30 = 0,3333) + febrúar, mars og apríl. Þetta gerir 3,33 mánuði.

7. Orlofsréttur ef unnið er hluta af orlofsávinnsluári í skertu starfi (hluta starfi)
Hafi starfsmaður verið í hluta starfi og unnið aðeins hluta orlofsávinnsluársins, er orlofsréttur reiknaður á sama hátt og lýst er hér á undan.

Dæmi 1: Starfsmaður hóf störf 21. júní og vinnur 2/3 hluta af fullu starfi. Orlofsréttur hans væri 216 vinnuskyldustundir miðað við fullt starf og heilt orlofsávinnsluár. Orlofsréttur hans væri 216 x 2/3 x 10,33/12 = 124 vinnuskyldustundir.
Skýringin á því hvernig 10,33 mánuðir eru fundnir er sú, að starfsmaðurinn vinnur 10 daga í júní af 30 sem er meðalfjöldi daga í mánuði (10/30 = 0,3333) + júlí, ágúst, september, október, nóvember, desember, janúar, febrúar, mars og apríl. Þetta gerir 10,33 mánuði.

Dæmi 2: Starfsmaður hóf störf 1. nóvember og vann fyrst (a) í 2 mánuði í fullu starfi en síðan (b) 3/4 af fullu starfi. Orlofsréttur hans væri 240 vinnuskyldustundir miðað við fullt starf og heilt orlofsávinnsluár. Orlofsréttur hans væri (a) 240 x 2/12 = 40 og (b) 240 x 3/4 x 4/12 = 60 eða samtals 100 vinnuskyldustundir.
8. Orlofsréttur ef starfshlutfall við orlofstöku er annað en það var við orlofsávinnslu

Hafi starfsmaður verið í lægra starfshlutfalli orlofsávinnsluárið eða hluta þess, skal lækka laun hans meðan á orlofstöku stendur og greiða honum meðallaun orlofsávinnsluársins, sjá dæmi 1 hér á eftir. Önnur útfærsla væri að greiða honum sömu föstu laun og hann hefur við upphaf orlofstöku en þá í styttri tíma, sjá dæmi 2 hér á eftir.

Dæmi 1: Starfsmaður vann í 40% starfi 1. maí til 31. maí, í 80% starfi frá 1. júní til 30. september og í 60% starfi 1. október til 30. apríl en vinnur 100% starf við orlofstökuna. Orlofsréttur hans er lágmarksréttur þ.e. 192 vinnuskyldustundir. Meðal starfshlutfall orlofsávinnsluársins var [(0,4 x 1) + (0,8 x 4) + (0,6 x 7)] : 12 = 0,65 miðað við fullt starf. Skal því greiða honum 65% laun í 192 vinnuskyldustundir.

Dæmi 2: Sama dæmi og hér á undan. Ávinnsla hans í klst. talin er 192 x 0,65 = 124,8 vinnuskyldustundir. Greiða skal 100% laun í 124,8 st. Sú orlofstaka sem umfram kann að vera er þá launalaus.

Hafi starfsmaður verið í hærra starfshlutfalli orlofsávinnsluárið eða hluta þess en hann er í þegar hann fer í orlof, skal hækka laun hans meðan á orlofstöku stendur og greiða honum meðalstarfshlutfall orlofsávinnsluársins, sjá dæmi 3.

Dæmi 3: Starfsmaður vann í 40% starfi 1. maí til 31. maí, í 80% starfi frá 1. júní til 30. september og í 60% starfi 1. október til 30. apríl og er í 60% starfi við orlofstökuna. Orlofsréttur hans er lágmarksréttur eða 192 st. Meðalstarfshlutfall orlofsávinnsluársins var [(0,4 x 1) + (0,8 x 4) + (0,6 x 7)] : 12 = 0,65% starfshlutfall.
9. Undirbúningur að töku orlofs

Forstöðumaður ákveður orlofstöku starfsmanna í samráði við þá. Verði því við komið vegna starfa stofnunarinnar, er honum skylt að verða við óskum starfsmanna.

Við skipulagningu orlofs hjá hverri stofnun skal leggja fram upplýsingar um orlofsrétt hvers og eins starfsmanns svo og drög að orlofsáætlun starfsmanna snemma árs en hún skal liggja fyrir frágengin í síðasta lagi einum mánuði fyrir upphaf orlofs sbr. gr. 4.5.1 í kjarasamningum og sambærilegar greinar.

10. Orlofstaka vaktavinnumanna
Hjá starfsmönnum, sem fá 88 vinnuskyldustunda aukafrí á ári (helgidagafrí) vegna vinnuskyldu á sérstökum frídögum, hvort sem slíkt frí er tekið í beinu framhaldi af orlofi eða á vetrartíma, lengist hvorki orlofið né aukafríið þótt sérstakur frídagur sé innan leyfistímans.

Ef uppgjör helgidaga væri hins vegar skv. gr. 2.6.8 (yfirvinnugreiðsla), lengdist orlof um 8 klst. ef sérstakur frídagur er á leyfistímanum.

Ef ekki er vinnuskylda á sérstökum frídegi sem ber upp á mánudag-föstudag hjá starfsmanni sem fær helgidagauppgjör skv. gr. 2.6.8, skal bæta þann dag með 8 klst. í yfirvinnu miðað við fullt starf. Með samkomulagi má í stað greiðslu lengja orlofið sem þessu nemur.

Ef orlofstöku er þannig háttað að eftir standa nokkrar klukkustundir sem eru færri en heil vakt/vinnudagur, skal það orlof geymast til orlofstöku næsta árs. Að jafnaði er orlof eingöngu veitt í heilum dögum. Einnig þekkist að veita hálfa orlofsdaga eftir samkomulagi.

11. Veikindi í orlofi
Veikist starfsmaður í orlofi það alvarlega að hann teljist ekki geta notið orlofsins, telst sá tími sem veikindunum nemur ekki til orlofs, enda sanni starfsmaður með læknisvottorði að hann geti ekki notið orlofs. Tilkynna skal yfirmanni strax um veikindi ef um veikindi eða slys í orlofi er að ræða og þau síðan staðfest með læknisvottorði.

Hafi starfsmaður ekki getað tekið orlof vegna veikinda frá þeim tíma er hann átti að taka orlof til loka þess orlofstökuárs, á hann rétt á að fá orlofslaun sín greidd í maí enda sanni hann veikindi sín með læknisvottorði, sbr. 6. gr. orlofslaga.

Starfsmaður sem verið hefur óvinnufær vegna veikinda eða slysa, má ekki hefja töku orlofs nema læknir votti að heilsa hans leyfi.

12. Orlofstaka utan sumarorlofstímabils
Sé gjaldfallið orlof tekið utan sumarorlofstímabils, skal það almennt lengjast um 1/4. Sama gildir um orlof, þó að ekki sé gjaldfallið, sem tekið er fyrir upphaf sumarorlofstímabils að beiðni yfirmanns.

Um lengingu orlofs er aðeins að ræða við orlofstöku. Við greiðslu ótekins gjaldfallins orlofs við starfslok, er aldrei um lengingu að ræða.

Við talningu orlofs utan sumarorlofstímabils skal ekki breyta orlofsinneign heldur margfalda vinnuskyldustundir orlofstökunnar með 0,8 sbr. dæmi hér á eftir:

Dæmi: Dagvinnumaður á ótekið 32 vinnuskyldustunda orlof. Hann tekur orlof í eina viku að vetrarlagi. Orlofið á að lengjast um 1/4 eða 8 klst. og hann á því rétt á 40 vinnuskyldustunda orlofi. Af þeim tíma eru 4 dagar eða 80% orlofstaka hans en 1 dagur eða 20% vegna lengingar. Á fjarvistarskrá er orlofið skráð sem 0,8 dagar í 5 daga.

Varast skal að lengja eftirstöðvar orlofs um 1/4 og telja síðan hvern orlofstökudag sem 1/1. Þetta getur valdið ruglingi ef leifar af orlofsrétti flytjast síðan yfir á næsta sumarorlofstímabil.

Gjaldfallið orlof frá árinu á undan fær ekki lengingu, sé það tekið á sumarorlofstímabili.

13. Orlofstaka á uppsagnarfresti
Ef starfsmanni er sagt upp og uppsagnarfrestur er að einhverju leyti á sumarorlofstímabili en ákvörðun um orlofstöku lá fyrir áður en honum var sagt upp, er ekkert því til fyrirstöðu að sú orlofstaka nái fram að ganga. Vilji annar hvor aðilinn fella niður hina fyrirhuguðu orlofstöku, verður að vera um það samkomulag. Hvorugur aðilinn getur krafist einhliða breytingar á því.

Hafi orlofstaka ekki verið fyrirhuguð fyrr en eftir starfslok, t.d. ef starfsmaður lýkur störfum 1. ágúst en orlofstaka átti að vera í ágúst, má ekki flytja orlofstökuna inn á uppsagnarfrestinn nema með samkomulagi beggja aðila.

Óheimilt er einnig í slíkum tilvikum að bæta orlofstökunni aftan við starfstímann. Þannig væri uppsagnarfresturinn orðinn lengri en 3 mánuðir.

Á sama hátt verður að vera samkomulag um töku eftirstöðva orlofs áður en starfi lýkur ef starfslok eru utan sumarorlofstímabils.

14. Frestun og fyrning orlofs
Samkvæmt ákvæðum kjarasamninga opinberra starfsmanna er heimilt með samþykki yfirmanns að fresta töku orlofs til næsta orlofstökuárs. Ljúka þarf töku orlofs fyrra orlofsársins fyrir lok síðara orlofstökuársins, annars telst það fyrnt.

15. Uppgjör við starfslok
Ótekið orlof skal gert upp í einu lagi við starfslok á þeim launum sem starfsmaðurinn hefur þá. Ekki er heimilt að bæta óteknu orlofi aftan við starfslok. Ástæða þessa er sú, að ráðningarsambandi starfsmanns og vinnuveitanda telst slitið frá og með þeim degi sem uppsögn tekur gildi.


* Dreifibréf þetta kemur í stað vinnureglna frá 18. júní 1993.

--- --- ---

Var efnið hjálplegt?Nei
Takk fyrir

Ábendingin verður notuð til að bæta gæði þjónustu og upplýsinga á vef Stjórnarráðsins. Hikaðu ekki við að hafa samband ef þig vantar aðstoð.

Af hverju ekki?

Hafa samband

Ábending / fyrirspurn


Þessi síða notar vafrakökur Lesa meira