Upphaf starfs

Störf hjá ríkinu skiptast í embætti og almenn störf og skiptast ríkisstarfsmenn því í almenna starfsmenn og embættismenn.

Fjölmargir einstaklingar sækja um störf sem auglýst eru laus hjá ríkinu og yfirleitt er aðeins einn eða örfáir umsækjendur ráðnir. Mikilvægt er að vanda alla málsmeðferð og framkomu til að upplifun umsækjanda verði sem jákvæðust jafnvel þótt viðkomandi hafi ekki hlotið ráðningu. Umsækjendur eiga rétt á rökstuðningi, skv. 21. gr. stjórnsýslulaga, óski þeir þess.

Ráðningar hjá ríkinu teljast stjórnvaldsákvarðanir í skilningi stjórnsýslulaganna og þarf að huga vel að skráningu og rekjanleika allra gagna. Ákvæði fjölmargra annarra laga, t.d. stjórnsýslulaga, laga um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins, upplýsingalaga og jafnréttislaga eiga við í ráðningarferlinu. Sjá nánar í gátlista um upphaf starfs.

Handbók um ráðningar hjá ríkinu var gefin út árið 2007 og fjallar ítarlega um ráðningar almennra starfsmanna hjá ríkinu sem og lítillega um skipun embættismanna.

Ráðningarferlið

Ráðningarferlið spannar allt það ferli sem á sér stað frá því að ákvörðun er tekin um að ráða þurfi í ákveðið starf og þar til að hæfasti umsækjandinn hefur verið valinn, öðrum umsækjendum hafnað og starfsmaður lokið reynslutíma hjá stofnun.

Ákvörðun um ráðningu/veitingu starfs

Ráðherra skipar forstöðumann stofnunar og eftir atvikum aðra embættismenn við stofnunina en forstöðumaður (eða stjórnandi með umboð frá honum) ræður í önnur störf. Í einhverjum tilvikum er kveðið á um annað fyrirkomulag í sérákvæðum laga. Sjá nánar í 5.gr. laga um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins.

Áður en ákvörðun um ráðningu er tekin þarf að liggja fyrir niðurstaða úr starfsgreiningu og starfslýsing þar sem fram kemur í hverju starfið felist og hvaða hæfisskilyrði starfsfólk þarf að uppfylla til að sinna umræddu starfi.

Skipulag ráðningarferlis

Þegar fyrir liggur ákvörðun um að ráða eigi í tiltekið starf er æskilegt að útbúin sé verkáætlun þar sem hlutverk allra er að málinu koma er skilgreint. Sjá dæmi um gátlista fyrir ráðningarferli.

Ákvarða þarf einnig hvort stofnunin sjái sjálf um ráðninguna, hvort skipa þurfi hæfnisnefnd og hvort ráðningarstofa sjái um hluta af ráðningarferlinu. Ekki er heimilt að fá ráðningarstofu til að sjá um allt ráðningarferlið. Forstöðumaður stofnunar þarf sjálfur að taka ákvarðanir er hafa verulega þýðingu fyrir stöðu umsækjenda í ferlinu, svo sem hverjum boðið er í starfsviðtal, sjónarmið sem byggt er á við hæfnismat umsækjenda sem og endanlegt mat á því hver teljist hæfastur umsækjenda.

Auglýsing starfs

Mikilvægt er að huga vel að innihaldi auglýsingar. Í henni eiga að koma fram öll þau hæfnisskilyrði sem farið er fram á fyrir umrætt starf. Vel ígrunduð auglýsing eykur líkur á því að hæfir umsækjendur með viðeigandi þekkingu og reynslu sæki um starfið.

Þá er æskilegt að byggja spurningar í viðtölum og endanlegt mat á hæfasta umsækjanda á þeim þáttum er fram koma í auglýsingunni. Rökstuðningur fyrir ráðningu (sem allir umsækjendur eiga rétt á) byggir fyrst og fremst á þeim þáttum er fram koma í auglýsingu.

Auglýsingaskylda

Skylt er að auglýsa öll störf hjá ríkinu, nema skv. þeim undantekningum sem síðar eru raktar. Auglýsingaskyldan nær bæði til embættismanna og almennra starfsmanna. Birta skal allar auglýsingar á starfatorg.is og/eða í Lögbirtingarblaðinu.

Almenn störf: Fullnægjandi birting auglýsingar getur verið með tvennum hætti. Annars vegar með því að birta auglýsingu á vefnum starfatorg.is ásamt tilvísun til hennar í yfirlitsauglýsingu sem birt er í dagblaði sem gefið er út á landsvísu. Hins vegar með því að birta auglýsingu í dagblaði sem gefið er út á landsvísu. Á Starfatorgi er að finna verklagsreglur um auglýsingar á Starfatorgi.

Embætti skal auglýsa í Lögbirtingarblaðinu og skal umsóknarfrestur ekki vera skemmri en tvær vikur frá útgáfudegi blaðsins. Auglýsing embætta eingöngu á vefnum starfatorg.is er því ekki fullnægjandi.

Hvar á að auglýsa?

Tvö meginsjónarmið eru fyrir auglýsingaskyldunni:

  • Að veita beri öllum tækifæri til að sækja um laus störf hjá ríkinu
  • Að stuðla að því að ríkið eigi kost á færum og hæfum starfsmönnum 

Auglýsingaskylda – almennir starfsmenn

Nánar er kveðið á um skyldu til að auglýsa laus störf í 7. gr. starfsmannalaga og í reglum fjármála- og efnahagsráðuneytisins nr. 464/1996, um auglýsingar á lausum störfum. Reglurnar eru lágmarksreglur og gilda um auglýsingar á lausum störfum annarra en embættismanna. Sjá einnig leiðbeiningar um upphaf starfs í dreifibréfi fjármála- og efnahagsráðuneytisins nr. 7/2002.

Auglýsingaskylda – embættismenn

Um skyldu til að auglýsa stöður embættismanna er einnig kveðið á um í 7. gr. starfsmannalaga en þar skal auglýsa embættin í Lögbirtingarblaðinu og skal umsóknarfrestur ekki vera skemmri en tvær vikur frá útgáfudegi blaðsins. Þó er heimilt að skipa mann eða setja í embætti í forföllum eða flytja hann til í embætti án þess að embættið sé auglýst laust til umsóknar. Um þetta er fjallað í 23., 24., og 36. gr. starfsmannalaga. Sjá einnig leiðbeiningar um upphaf starfs í dreifibréfi fjármála- og efnahagsráðuneytisins nr. 8/2002.

Undantekningar frá auglýsingaskyldunni

Ekki er skylt að auglýsa starf ef um ræðir:

  • Störf við verkefni sem standa í tvo mánuði eða skemur
  • Störf við afleysingar, svo sem vegna orlofs, veikinda, fæðingarorlofs, námsleyfis eða leyfis til starfa á vegum alþjóðastofnana, enda sé afleysingu ekki ætlað að standa lengur en 12 mánuði samfellt
  • Störf sem auglýst hafa verið áður innan síðustu sex mánaða og í auglýsingunni hafi þess verið getið að hún gæti gilt í sex mánuði.
  • Að starfsmaður sem ráðinn er ótímabundið, sé fluttur tímabundið eða varanlega milli stjórnvalda, enda liggi fyrir samþykki viðkomandi forstöðumanns fyrir flutningnum og starfsmannsins sjálfs, sbr. 2. mgr. 7. gr. stml

Umsóknarfrestur

Umsóknarfrestur er að lágmarki tvær vikur frá birtingu auglýsingar. Eftir að umsóknarfrestur rennur út er óheimilt að taka við umsóknum en hægt er að framlengja umsóknarfrest með sérstakri auglýsingu og gilda þá sömu reglur og áður um auglýsingu á starfi.

Mat á umsækjendum

Hæfnisskilyrði

Við mat á umsækjendum er nauðsynlegt að vinna út frá þeim hæfnisskilyrðum sem skilgreind voru í upphafi ráðningarferlisins og sem fram koma í auglýsingu. Einnig þarf að fylgja almennum starfsskilyrðum skv. 6. gr. starfsmannalaganna, s.s. um lágmarksaldur og ef sérstakar kröfur eru gerðar til starfsins skv. ákvæðum sérlaga.

Hæfnisskilyrðin þurfa að vera málefnaleg og lögmæt, t.d. menntun, þekking og starfsreynsla, persónulegir eiginleikar, t.a.m. samskipti og stjórnun. Einnig er hægt að meta þætti sem þykja skipta máli eins og framtíðarhugmyndir um þróun starfseminnar. Eftir val á hæfnisskilyrðum er þeim forgangsraðað eftir vægi þeirra fyrir tiltekið starf.

Flokkun umsókna eftir hæfnisskilyrðum

Gera þarf samanburð á umsækjendum á grundvelli sömu sjónarmiða. Við yfirferð umsókna er ágætt að flokka þær í samræmi við hversu vel þær uppfylla menntunar- og hæfniskröfur. 

Sem dæmi er hægt er að styðjast við þriggja flokka röðun, en það er þó ekki algilt:

  • Í fyrsta flokk færu umsóknir sem fara umfram þær menntunar- og hæfniskröfur sem auglýst er eftir
  • Í annan flokk færu þær umsóknir sem uppfylla menntunar- og hæfniskröfur
  • Í þriðja flokk færu umsóknir sem uppfylla ekki menntunar- og hæfniskröfur

Sjá einnig bls. 18 í Handbók um ráðningar.

Meðmæli

Meðmæli er ein leið sem vinnuveitendur nota til þess að afla upplýsinga um umsækjendur. Sá aðili sem veitir meðmæli getur verið fyrrverandi yfirmaður, samstarfsmaður eða kennari.
 Öflun meðmæla er oftast notuð til þess að þrengja hópinn í ráðningarferlinu eða sem nokkurs konar staðfesting áður en lokaákvörðun er tekin í ráðningum. Meðmæli geta bæði verið skrifleg og munnleg,  munnleg meðmæli hafa talsvert framyfir skrifleg meðmæli. Með þeim hætti er hægt að hlusta á tón meðmælandans og greina hik í svörum hans. Fólk er einnig líklegra til þess að svara heiðarlega og láta meira uppi en í skriflegum meðmælum. 

Þegar leitað er meðmæla er gott að styðjast við staðlaðar spurningar og vel getur reynst að leita meðmæla á fleiri en einum stað til þess að fá samanburð.

Meðmæli ættu að hafa það markmiði að afla upplýsinga um eða staðfesta feril umsækjanda eins og lengd starfstíma, vinnuheiti, hlutverk, fjarveru síðasta árið í starfi og hvort meðmælandi væri tilbúinn að ráða viðkomandi aftur og ættu meðmæli að hafa þann tilgang. Þau eru í sjálfu sér nauðsynleg til þess að sannreyna það sem umsækjandi hefur sjálfur gefið upp. Hins vegar eru upplýsingar um persónuleika eða hvort hann henti í starfið ekki mjög áreiðanlegar. 

Viðtöl

Viðtöl eru algengasta aðferðin við mat á umsækjendum. Mikilvægt er að undirbúa viðtöl vel. Spurningar þurfa að vera markvissar og byggja á þeim hæfnisskilyrðum sem leitað er að í hvert skipti. Í viðtölum eru umsækjendur metnir en viðtalið er ekki síður tækifæri fyrir umsækjendur til að meta vinnustaðinn og væntanlega samstarfsmenn.

Stöðluð viðtöl

Í stöðluðum viðtölum eru spurningar skilgreindar fyrirfram og allir umsækjendur eru spurðir sömu spurninga í sömu röð. Upplýsingar sem umsækjendur veita í viðtalinu eru skráðar jafnóðum og þær metnar á þar til gerðum kvörðum sem byggja á hæfnisskilyrðum starfsins.

Stöðluð viðtöl geta verið margvísleg en algengust eru bakgrunns;-aðstæðu- eða hegðunarbundin viðtöl:

  • Í bakgrunns- og hegðunarviðtölum er reynt að komast að reynslu umsækjanda með því að spyrja um raundæmi úr fyrri störfum. Umsækjandi er þá beðinn um að lýsa því hvernig hann tók á málum sem upp komu og þá helst með dæmum.
  • Í aðstæðubundnu viðtali eru umsækjendur beðnir um að lýsa því hvernig þeir myndu bregðast við ef hinar og þessar aðstæður kæmu upp í vinnunni og hvernig þeir myndu leysa ákveðin verkefni. 

Til að koma í veg fyrir matsvillur í viðtali er æskilegt að tveir eða fleiri spyrlar séu viðstaddir og að sömu einstaklingarnir séu viðstaddir öll viðtölin. Tilgangur þess að staðla viðtöl er m.a. að reyna að draga úr áhrifum óviðkomandi þátta sem haft geta áhrif á dómgreind spyrla og matsmanna.

Fimm grunnatriði í viðtölum

Próf og verkefni

Alls kyns próf og verkefni má einnig nota við ráðningar. Er þá átt við ýmis sálfræðipróf og praktísk verkefni sem byggja á þeim viðfangsefnum sem leysa þarf í umræddu starfi, t.d. bókhaldsverkefni, greiningarverkefni o.þ.h. Mikilvægt er að að huga að áræðanleika og réttmæti slíkra prófa og verkefna og nota þau með öðrum matsaðferðum eins og viðtölum. Ekki er ráðlegt að byggja ákvörðun um ráðningu eingöngu út frá niðurstöðum prófa og verkefna.

Val á hæfasta umsækjanda

Að loknum viðtölum og öðru formlegu mati þarf að bera umsækjendur saman eftir fyrirfram skilgreindum hæfnisþáttum og meta hver þeirra er hæfastur í starfið. Nánar er fjallað um þetta í hæfnisskilyrðum.

Komi upp sú staða að tveir eða fleiri umsækjendur teljast jafn hæfir til að gegna umræddu starfi, geta ákvæði jafnréttislaga átt við. Þá ber að velja þann sem er af því kyni sem er í minnihluta í viðkomandi starfsgrein. Einnig geta ákvæði laga um málefni fatlaðra átt við en þar er kveðið á um að fatlaðir skuli eiga forgang að atvinnu hjá ríki og sveitarfélagi ef hæfni þeirra til starfsins er meiri eða jöfn hæfni annarra umsækjanda.

Andmælaréttur

Umsækjandi á rétt á að tjá sig um nýjar upplýsingar ef þær eru honum í óhag, hafa verulega þýðingu við úrlausn máls og ætlunin er að byggja á, sbr. 13. gr. stjórnsýslulaga. Hafi kerfisbundið mat verið lagt á hæfni umsækjenda þykir rétt að gefa þeim stuttan frest til að kynna sér niðurstöðu þess og gefa þeim tækifæri til að tjá sig um hana. Það sama gildir ef frammistaða/hæfni umsækjenda hefur verið prófuð. Sjá nánar bls. 25 í Handbók um ráðningar hjá ríkinu.

Svör við umsóknum

Ein algengasta kvörtun umsækjenda sem ekki hafa hlotið ráðningu er að þeir hafi ekki einu sinni fengið svar! Því er afar mikilvægt að svara öllum sem sækja um störf, fyrst með staðfestingu á móttöku umsóknar og svo aftur með bréfi að loknu ráðningarferli. Framkoma stofnunar við umsækjendur hefur mjög mikil áhrif á ímynd hennar. Hafa ber hugfast að úr stórum hópi umsækjenda er oftast aðeins einn þeirra sem fær starfið og allir hinir fá höfnun. Mikilvægt er að allir upplifi faglega meðhöndlun á umsókn þeirra.

Þegar ákvörðun hefur verið tekin um ráðningu ber að tilkynna öllum umsækjendum skriflega um að ráðning hafi farið fram og nafn þess er hlaut ráðningu. Einnig þurfa að koma fram í bréfinu leiðbeiningar um að umsækjendur hafi rétt á rökstuðningi skv. 21. gr. stjórnsýslulaga og hvernig óska eigi eftir honum. Rétt er að gefa umsækjendum 14 daga frest til að óska eftir rökstuðningi.

Ágætis vinnuregla er að hringja einnig í þá sem komu í viðtal og greina frá ákvörðun um ráðningu. Þá er gott að taka fram að þó að umsókn þeirra hafi ekki orðið fyrir valinu þá vilji stofnunin engu að síður þakka þeim áhugann sem þeir sýndu starfinu.

Rökstuðningur

Samkvæmt 20. og 21. gr. stjórnsýslulaga  hafa allir umsækjendur um störf hjá ríkinu rétt á rökstuðningi fyrir ráðningu í þau störf sem þeir sóttu um. Beiðni um rökstuðning skal svara innan 14 daga frá því að hann barst, sbr. 21. gr. laganna. Ef stofnun sér fram á að geta ekki svarað innan þeirra tímamarka skal skrifa umsækjanda og útskýra að stofnunin áskilji sér lengri frest til að svara erindinu og þarf að tilgreina ástæðu. Þá er eðlilegt að framlengja ekki frestinn lengur en aðra 14 daga.

Í rökstuðningi skal koma fram af hverju sá sem varð fyrir valinu var ráðinn en ekki ástæður þess að sá sem krefst rökstuðnings fékk ekki starfið.

Í rökstuðningi þarf að koma fram lýsing á þeim sjónarmiðum sem ákvörðun um veitingu starfs byggði á og greina frá helstu upplýsingum um þann sem fékk starfið, þ.e. menntun og starfsreynslu og eftir atvikum öðru sem hafði verulega þýðingu við hæfnismatið, svo sem persónulegir eiginleikar. Sjá nánar 22. gr. stjórnsýslulaga.

Hætt við ráðningu

Heimilt er að að hætta við ráðningu jafnvel þótt á meðal umsækjenda séu einstaklingar sem uppfylla hæfniskilyrði starfsins en ákvörðunin þarf að styðjast við lögmætar forsendur. Þegar hætt er við ráðningu er mikilvægt að láta alla umsækjendur vita og þá eiga þeir rétt á rökstuðningi fyrir þeirri ákvörðun að hætta við. Sjá sniðmát af bréfi. 

Upplýsingar um umsækjendur

Skylt er samkvæmt upplýsingalögum að veita upplýsingar um nöfn, heimilisföng og starfsheiti umsækjenda um laus störf hjá ríkinu eftir að umsóknarfrestur er liðinn. Ástæða þess er meðal annars að stuðla að umræðu um ráðningar í opinberar stöður og veita þannig aðhald fyrir stjórnvöld.

Umsækjandi getur krafist þess að fá aðgang að öllum gögnum um sjálfan sig, sbr. 15. gr. stjórnsýslulaga. Umsækjandi getur jafnframt krafist þess að fá aðgang að gögnum annarra umsækjenda (meðumsækjenda). Meta þarf í hverju tilviki fyrir sig hvort rétt sé að takmarka þennan rétt vegna einkahagsmuna þess sem í hlut á (sjá 15., 16, og 17. gr. stjórnsýslulaga.) Eftirtalin atriði teljast til einkahagsmuna í þessu samhengi; mat umsagnaraðila á starfshæfni meðumsækjanda, mat á frammistöðu umsækjanda í starfsviðtali, ljósmyndir og upplýsingar um fjölskylduhagi viðkomandi. og heimilisfang.

Ráðningarsamningur / skipun í embætti

Þegar ákvörðun hefur verið tekin um hver skuli ráðinn/ skipaður í starfið þarf að ganga frá, eftir atvikum, ráðningarsamningi eða erindisbréfi. Fjallað er um ráðningar í starf í VIII. kafla laga nr. 70/1996 um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins og skipun og setningu í embætti í V. kafla sömu laga.

Fyrirmyndi að ráðningarsamningi og skipunarbréfi er að finna á síðunni Verkfæri og sniðmát.

Ráðningarsamningur almennir starfsmenn

Skylt er að ganga frá skriflegum ráðningarsamningi milli starfsmanns og forstöðumanns eða þess stjórnanda sem hefur til þess vald skv. 50. gr. laga nr. 70/1996 um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins.
    Lágmarksupplýsingar sem þurfa að koma fram í ráðningarsamningi eru (sjá nánar reglur nr. 351/1996 um form ráðningarsamninga og um skyldu til að upplýsa starfsmenn um ráðningarkjör):

    1. Deili á aðilum.
        a. Nafn, heimilisfang og kennitala stofnunar.
        b. Nafn, heimilisfang og kennitala starfsmanns.
    2. Vinnustaður. Sé ekki um fastan vinnustað að ræða, eða stað þar sem vinnan fer jafnaðarlega fram, skal koma fram að starfsmaður sé ráðinn á     mismunandi vinnustöðum og skulu þeir þá tilgreindir sérstaklega.
    3. Eðli starfs: Starfsheiti skv. kjarasamningi og tegund starfs sem starfsmaður er ráðinn í eða stutt útlistun eða lýsing á starfinu.
    4. Vinnutímaskipulag, þ.e. dagvinna, vaktavinna eða annað fyrirkomulag og þá hvers konar. Starfshlutfall og dagleg og/eða mánaðarleg vinnuskylda.
    5. Ráðning, þ.e. hvort ráðning er ótímabundin eða tímabundin.
    6. Upphafsdagur ráðningar.
    7. Starfslokadagur ef ráðning er tímabundin.
    8. Lífeyrissjóður.
    9. Stéttarfélag.
    10. Mánaðarlaun, t.d. með tilvísun til launataxta og aðrar greiðslur.
    11. Greiðslutímabil launa.
    12. Orlofsréttur.
    13. Uppsagnarfrestur af hálfu vinnuveitanda og starfsmanns.
    14. Réttur til launa í barnsburðarleyfi.
    15. Réttur til launa í veikindum.
    Fyrirmyndi að ráðningarsamningi og skipunarbréfi er að finna á síðunni eyðublöð.

Reynslutími

Almennir starfsmenn hjá ríkinu er yfirleitt ráðnir með ákveðinn reynslutíma í upphafi starfs. Um þetta er fjallað í 41. gr. laga nr. 70/1996 um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins en þar er ekki tekið fram hversu langur reynslutíminn skal vera. Forstöðumenn geta því ákveðið lengd reynslutímans hverju sinni með því að skrá hann í ráðningarsamning. Reynslutíma ættu báðir aðilar að nýta sem best. Reynslutíminn er góður tími fyrir starfsmanninn til að máta sig við umrætt starf en einnig fyrir vinnuveitandann til að kynnast starfsmanninum. Mikilvægt er að væntingar til starfsmanns séu skýrar og að hann viti til hvers er ætlast af honum í starfinu. Einnig er mikilvægt að nýta reynslutímann til að leiðsegja starfsmanni og gefa honum tækifæri á að leiðrétta vinnubrögð eða betrumbæta frammistöðu sína hafi komið upp einhver vandamál. Einnig er mikilvægt að muna eftir því að hrósa fyrir það sem vel er gert og efla þannig sjálfstraust og áhuga starfsmanns í starfi. Gagnkvæmur uppsagnarfrestur á reynslutíma er jafnan styttri (þ.e. yfirleitt einn mánuður) en eftir að reynslutímanum er lokið. Hægt er að framlengja reynslutíma og þarf að gera slíkt í samræmi við lengd uppsagnartíma á reynslutíma. Sjá nánar undir Spurt og svarað um reynslutíma.

Tímabundin ráðning

Tímabundnar ráðningar eru heimilar skv. 2. mgr. 41. gr. laga nr. 70/1996 um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins. Tímabundnar ráðningar mega ekki vara samfellt lengur en í tvö ár í sama starfi og er hægt að setja í ráðningarsamning ákvæði um gagnkvæman uppsagnarfrest áður en samningur rennur út. Reglur um auglýsingar á lausum störfum eiga einnig við um tímabundnar ráðningar. Uppsagnarfrestur tímabundinnar ráðningar er 1 mánuður, miðað við mánaðamót, enda hafi hann verið tilgreindur í ráðningarsamningi.

Skipun í embætti

Þegar ákvörðun hefur verið tekin um hver skuli ráðinn/ skipaður í starfið þarf að ganga frá, eftir atvikum, ráðningarsamningi eða erindisbréfi. Fjallað er um ráðningar í starf í VIII. kafla laga nr. 70/1996 um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins og skipun og setningu í embætti í V. kafla sömu laga. 

Fyrirmyndi að ráðningarsamningi og skipunarbréfi er að finna á síðunni Verkfæri og sniðmát

Fylgiblað um skipunarkjör embættismanna

Ganga skal skriflega frá skipun eða setningu í embætti. Taka skal fram frá hvaða degi viðkomandi er skipaður/settur í embættið, tilvísun í lög um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins og eftir atvikum lög um hlutaðeigandi stofnun eða starfsemi. Sjá fyrirmynd að fylgiblaði um skipunarkjör embættismanna.
Fylgiblöðin um skipunarkjör embættismanna eru tvenns konar. 

Fylgiblað um skipunarkjör þarf að innihalda ákveðnar lágmarksupplýsingar sem koma fram í reglum nr. 413/1996 um skyldu til að upplýsa embættismenn um skipunarkjör: 

1. Deili á aðilum.
    a. Nafn, heimilisfang og kennitala stofnunar.
    b. Nafn, heimilisfang og kennitala starfsmanns.
2. Vinnustaður. Sé ekki um fastan vinnustað að ræða, eða stað þar sem vinnan fer jafnaðarlega fram, skal koma fram að embættismaður sé     skipaður til starfa á mismunandi vinnustöðum.
3. Titill, staða, eðli eða tegund embættis sem viðkomandi er skipaður til, eða stutt útlistun eða lýsing á starfinu.
4. Fyrsti starfsdagur.
5. Lengd skipunar.
6. Orlofsréttur.
7. Frestur til að biðjast lausnar.
8. Mánaðarlaun, t.d. með vísan til launataxta, úrskurðar Kjaradóms eða kjaranefndar, og aðrar greiðslur, svo og greiðslutímabil launa.
9. Lengd venjulegs vinnudags eða vinnuviku.
10. Lífeyrissjóður.
11. Eftir atvikum tilvísun til úrskurðar Kjaradóms, kjaranefndar eða gildandi kjarasamnings hlutaðeigandi stéttarfélags.

Drengskaparheit að stjórnarskrá

Embættismaður skal vinna eið eða drengskaparheit að stjórnarskránni, sbr. 20. gr. stjórnarskrár lýðveldisins Íslands. Hægt er að framkvæma slíkan eið eða drengskaparheit með því að afla undirritunar embættismanns á skjal þess efnis.

Erindisbréf

Rétt er að huga að því hvort setja eigi viðkomandi fyrirmæli um framkvæmd starfans í sérstöku erindisbréfi. Að jafnaði skal setja embættismanni slík fyrirmæli óski hann þess, hvort sem það varðar starf hans almennt eða afmarkaða hluta þess. Sjá nánar 2. mgr. 8. gr. laga nr. 70/1996 um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins.

Skylt er að setja erindisbréf sé um embætti forstöðumanns að ræða. Skal þá tilgreina helstu markmið í rekstri stofnunar og verkefni hennar, til lengri og skemmri tíma. Sjá nánar 1. mgr. 38. gr. laga nr. 70/1996 um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins.
Valdið eða heimildin til að setja embættismanni erindisbréf er hjá því stjórnvaldi sem skipar eða setur í embættið.

Lengd skipunar/setningar í embætti

Embættismenn skuli skipaðir tímabundið til fimm ára í senn nema annað komi fram í sérákvæðum laga um hlutaðeigandi stofnun eða starfsemi. Skipunartíminn framlengist sjálfkrafa um önnur fimm ár hafi viðkomandi embættismanni ekki verið tilkynnt með a.m.k. sex mánaða fyrirvara að til standi að auglýsa embættið laust til umsóknar. Sjá nánar 23. gr. laga nr. 70/1996 um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins. Þegar um venjulega skipun til fimm ára er að ræða þykir rétt að tilgreina ekki skipunartímann sérstaklega enda fer um hann, eins og önnur réttindi og skyldur sem embætti fylgja, að hann fer eftir gildandi lögum á hverjum tíma.

Setning til reynslu

Hægt er að setja embættismann til reynslu áður en hann er skipaður í embættið. Setning til reynslu getur verið til eins árs í senn en þó aldrei samfellt lengur en í tvö ár. Sjá nánar 24. gr. laga nr. 70/1996 um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins. 

Breyting á skipunarkjörum

Verði síðar breytingar á skipunarkjörum embættismanns umfram það sem leiðir af lögum, stjórnvaldsfyrirmælum eða kjarasamningum, skal staðfesta breytingarnar með skriflegum hætti. Sjá nánar 4. gr. reglna nr. 413/1996 um skyldu til að upplýsa embættismenn um skipunarkjör. 

Móttaka nýliða

Lengi býr að fyrstu gerð! Góður undirbúningur er lykilatriði í móttöku nýliða og leggur grunninn að árangri starfsfólks í starfi. Því er afar mikilvægt að huga vel að móttökuferlinu og hlutverki hvers og eins í því.

Æskilegt er að hver stofnanir ríkisins setji sér verklagsreglur um móttöku nýs starfsfólks og útbúi gátlista til að tryggja að ekkert gleymist við móttöku nýrra starfsmanna. 

Hér er að finna dæmi um gátlista um móttöku nýrra starfsmanna. Á gátlistanum kemur fram hverju skal vera lokið áður en starfsmaður kemur til starfa, hvernig tekið er á móti starfsmanni fyrsta daginn og hvernig er staðið að bæði almennri og starfstengdri þjálfun. Mikilvægt er að tilnefna ábyrgðarmann fyrir hvern þátt gátlistans.

Yfirmaður eða einhver sem hann tilnefnir úr starfsmannahópnum sem leiðbeinanda efur það hlutverk að leiðbeina nýjum starfsmanni, kynna hann fyrir vinnufélögum, staðháttum á vinnustað og vera honum innan handar á fyrstu vikum eða mánuðum í starfi.

Nýliðafræðsla

Nýir starfsmenn skulu fá fræðslu og þjálfun við hæfi og viðeigandi aðstoð til að komast hratt og örugglega inn í starfið. Fræðslunni má skipta í almenna- og starfstengda þjálfun.

Almenn þjálfun tekur til almennra upplýsinga um starfsemina:

  • Kynning á starfsemi stofnunarinnar, sýn, gildum, markmiðum og stefnu. Í vissum tilvikum þarf einnig að kynna þau lög og reglugerðir sem liggja til grundvallar starfseminni. Leggja áherslu á að nýi starfsmaðurinn geri sér grein fyrir í hverju kjarnastarfsemin og lykilverkefni stofnunar felast og hverjir eru helstu viðskiptavinir/haghafar.
  • Kynning á tölvukerfum og ýmsum stefnum stofnunar svo sem starfsmannastefnu, öryggisstefnu, jafnréttisstefnu, fjarvistarstefnu og starfsþróunar- og símenntunarstefnu.
  • Kynning á helstu verkferlum, tölvukerfum og þeim siðum og venjum sem ætlast er til að starfsmaðurinn tileinki sér.
  • Kynna þarf nýja starfsmanninn fyrir samstarfsmönnum og útskýra fyrir honum hlutverk annarra starfsmanna og boðleiðir svo hann viti hvert á að leita eftir aðstoð.
  • Veita nýliðanum ýmsar hagnýtar upplýsingar svo sem um neysluhlé, tilkynningu veikinda, skipulag húsnæðis, vinnuaðstöðu, réttindi og skyldur.

Starfstengd þjálfun tengist verkefnum starfsmannsins:

  • Starfstengd þjálfun er sérsniðin að starfinu sem nýi starfsmaðurinn á að sinna og þörfum starfsmannsins fyrir þjálfun. Markmiðið er að aðstoða starfsmanninn við að laga sig hratt og vel að þeim kröfum sem gerðar eru til hans í starfi. Áður en starfstengd þjálfun er skipulögð þurfa þess vegna að liggja fyrir upplýsingar um hvaða kröfur starfið gerir til starfsmannsins (starfslýsing) og hvaða færni nýi starfsmaðurinn býr yfir.
  • Í starftengdri þjálfun er farið markvisst yfir þau atriði sem skipta máli fyrir árangur í starfi, rétt vinnubrögð kennd og útskýrt hvaða árangurs er vænst af starfsmanninum og hvernig sá árangur er mældur. 

Sjá einnig:

Efni um ráðningar hjá ríkinu

Gátlistar um upphaf starfs/skipun í embætti

Dreifibréf um upphaf starfs almennra starfsmanna/embættismanna.

Áhugavert

Almennir starfsmenn

Almennir starfsmenn er oftast ráðnir ótímabundið með gagnkvæmum uppsagnarfresti sbr. 41. gr. starfsmannalaganna.

Embættismenn

Embættismenn eru að jafnaði skipaðir til 5 ára í senn sbr. 23. gr. starfsmannalaganna. Þeir eru taldir upp í 22. gr. laganna og er m.a. um að ræða forstöðumenn ríkisstofnana, æðstu stjórnendur á Alþingi og í Stjórnarráðinu sem og lögreglumenn, tollverði og prestar.

Var efnið hjálplegt?Nei
Takk fyrir

Ábendingin verður notuð til að bæta gæði þjónustu og upplýsinga á vef Stjórnarráðsins. Hikaðu ekki við að hafa samband ef þig vantar aðstoð.

Af hverju ekki?

Yfirlit

Hafa samband

Ábending / fyrirspurn