3. Undirbúningur

Verkefni samstarfsnefndar

Samstarfsnefndin ber ábyrgð á vinnu álit til sveitarstjórnar, þ.e. að greina og draga upp framtíðarsýn af sameinuðu sveitarfélagi. Nefndin hefur umtalsvert frelsi um ferlið og ræður oft utanaðkomandi ráðgjafa sér til aðstoðar við stjórnun og upplýsingaöflun. Þegar stefnt er að umfangsmikilli sameiningu skipar samstarfsnefndin oft framkvæmdaráð sér til aðstoðar.
Hefðbundinn  liður í sameiningarferlinu er skipun undirhópa um afmörkuð málefni, s.s. stjórnsýslu, skipulagsmál, menningu, fræðslu- og velferðarmál. Undirhóparnir eru gjarnan skipaðir kjörnum fulltrúum, starfsfólki og sérfræðingum á viðkomandi sviði. Hóparnir vinna greiningu á stöðu, hindrunum og ávinningi sameiningar fyrir viðkomandi málaflokka og kalla eftir sérfræðiþekkingu ef þurfa þykir. Á vefsíðum sameiningarverkefna á borð við thingeyingur.is er hægt að nálgast sýnishorn af minnisblöðum undirhópa um fjölbreytta málaflokka.

Vel hefur gefist að setja upp vefsíður eins og hunvetningur.is; thingeyingur.is; skagfirdingar.is og svsudurland.is um tiltekin sameiningarferli ásamt því að efna til náins samstarfs um upplýsingagjöf við staðbundna fjölmiðla. Á vefsvæðunum geta íbúar og kjörnir fulltrúar nálgast upplýsingar um ferlið, samstarfsnefnd, vinnuhópa, samráðsfundi, fundargerðir og annan framgang tillögugerðarinnar. Brýnt er að tryggja öflugt upplýsingaflæði milli samstarfsnefndar, einstakra undirhópa og kjörinna fulltrúa og íbúa í ferlinu.

Vönduð samskipti

Góður undirbúningur og opið ferli frá upphafi getur skipt sköpum í að byggja upp þekkingu, stuðla að góðu samtali, sátt og samstöðu um markmið með sameiningu sveitarfélaga. Sem dæmi er hægt að nefna að mikilvægt er að endurskoðendur hvers sveitarfélags fyrir sig hafi fullan aðgang að öllum fjármálum hlutaðeigandi sveitarfélaga til að skapa traust og koma í veg fyrir dulin fjárhagsleg vandamál eða skuldbindingar.

Traust er raunar lykilatriði í öllu sameiningarferlinu. Ef upp koma ágreiningsmál er mikilvægt að geta sest niður og leyst málin. Þegar hafist er handa við verkefnið er því mikilvægt að allir sem koma að vinnu við áliti samstarfsnefndarinnar hittist og opni á samtal. Í sumum tilvikum hafa aðilar gert með sér samskiptasáttmála við vinnu verkefnisins.

Virk þátttaka

Ekkert hefur þó meira vægi í undirbúningsferlinu heldur en virk þátttaka íbúa, starfsfólks, kjörinna fulltrúa og annarra hagsmunaaðila. Velja þarf markvissar leiðir til að ná til einstakra hópa, t.a.m. með því að efna til borgarafunda, skipuleggja rýnihópa, heimsækja skóla og aðrar stofnanir og nýta rafrænar leiðir. Taka þarf mið af þörfum einstakra hópa í þessu sambandi, t.a.m. hvað varðar aðgengi, tungumál og aðra samfélagslega þætti.

Ætíð stendur til boða að leita ráðgjafar hjá innviðaráðuneytinu og Sambandi íslenskra sveitarfélaga um ferlið.