Hoppa yfir valmynd

1.1 Undirbúningur verkefna

1.1.1 Fyrstu skref - er þörf á þjónustunni?

Fyrstu skref

Áður en hafist er handa við ný verkefni eða þróun á eldri lausnum er æskilegt að kanna hvort einstaklingar, fyrirtæki eða aðrir hagsmunaaðilar muni koma til með að nýta sér þjónustuna á þann máta að réttlætanlegt sé að ráðast í verkefnið með tilheyrandi kostnaði. 

  • Mikilvægt er að kortleggja viðskiptafærið (e. business case) til að sjá hvaða ávinningi verkefnið á að skila fyrir starfsemina og væntanlega notendur. Áætla þarf bæði fjárhagslegan ávinning og útskýra óbeinan ávinning.

Gera þarfa- og markhópagreiningu og ræða við væntanlega notendur

Gera þarf áætlun um líklega notkun áður en lagt er af stað í verkefnið. Nauðsynlegt er að rökstyðja hvort þörf sé á þjónustunni og tryggja að verkefnið komi til með að nýtast sem skyldi.

  • Þarfa- og markhópagreiningu má gera til að vita betur hverjir eru líklegir til að nýta sér þjónustuna og við hverju þeir búast. Þannig má tryggja að þjónustan sé sniðin að þörfum notenda.

Áætla kostnað fyrir þróun, framkvæmd, innleiðingu og rekstur verkefnisins

Til að meta mögulegan ávinning er nauðsynlegt að fyrir liggi verk-, tíma- og kostnaðaráætlun fyrir verkefnið í heild (sjá nánar í kafla 1.1.2. hér að neðan). Einnig þarf að meta eignarhaldskostnað (e. total cost of ownership) en nánar er fjallað um hann í kafla 1.1.2.

Greina álag á afgreiðslu og umsýslukostnað starfsmanna

Hægt er að kortleggja núverandi umsýslukostnað stofnunar með því að greina hversu margar afgreiðslur eiga sér stað yfir ákveðin tímabil og hversu langan tíma hver þeirra tekur.

Kanna ávinning notenda vegna nýju þjónustunnar

Kostnað notenda er hægt að kortleggja með sérstöku mati

  • Hvort notendur þurfa að ferðast að heiman og til viðkomandi stofnunar til að nálgast þjónustuna.
  • Hvort líklegt þyki að notendur þurfi að bíða í biðröð eftir afgreiðslu hjá stofnuninni.
  • Hvort núverandi þjónusta feli í sér bein afgreiðslugjöld.

Einnig má benda á líkan sem hannað hefur verið (e. Standard Cost Model) til að meta mögulegan ávinning notenda. Líkanið byggir fyrst og fremst á tveimur atriðum: 1) tímasparnaði og 2) sparnaði í beinum útlögðum kostnaði.

Með því að meta ofangreinda þætti má fá mynd af því hvort þörf sé á þjónustunni, hvað hún muni koma til með að kosta og hvort ná megi fram nauðsynlegri hagræðingu til að réttlætanlegt þyki að ráðast í verkefnið.

Dæmisaga

Rafræn stjórnsýsla getur í senn sparað ríkinu fé og gert þjónustu við einstaklinga fljótlegri og einfaldari. Þjóðskrá Íslands ákvað 2012 að senda tilkynningu um nýtt fasteignamat út með rafrænum hætti í samstarfi við Ísland.is . Seðlarnir voru birtir í nýju sameiginlegu skjalabirtingarkerfi ríkis og sveitarfélaga á vefnum Ísland.is. Þessi breyting sparar hinu opinbera níu milljónir árlega, ef tekið er mið af árinu 2012.

Þessi breyting var hins vegar ekki gerð án rýni og greiningar. Stofnunin skoðaði þann heildarkostnað sem hefðbundin póstsending hefur í för með sér, þar með talinn pappírs-, prentunar- og útsendingarkostnað. Um var að ræða kostnað sem nam hátt í níu milljónum króna. Lausnin fólst í því að nýta skjalabirtingarkerfi  á vefnum Ísland.is en þar er að finna þjónustu sem stofnanir og sveitarfélög eru hvött til að nýta sér, m.a. auðkenningarþjónustu sem gerir stofnunum kleift að hætta að reka sín eigin kerfi til að halda utan um notendanöfn og lykilorð skjólstæðinga sinna.

Árangur verkefnis: Beinn fjárhagslegur sparnaður fyrir stofnunina árið 2012 var 9 milljónir króna en einnig fól breytingin í sér aukna þjónusta við notendur.

Dæmi

Viðskiptafæri (sniðmát)

Ítarefni

Arðsemi metin með staðalkostnaðarlíkaninu

1.1.2 Verk-, tíma- og kostnaðaráætlun

Afmörkun verkefnis

  • Áður en áætlun er gerð þarf að liggja skilmerkilega fyrir hvað eigi að framkvæma. Ekki er síður mikilvægt að skilgreina hvað eigi ekki að gera.
  • Ef nauðsynlegt er að gefa sér ákveðnar forsendur sem háðar eru óvissuþáttum er rétt að birta þær með þarfa- og kostnaðargreiningu.

Skilgreining markmiða

  • Spyrja þarf hvaða ávinningi er stefnt að og skilgreina mælanleg markmið.
  • Mælanleg markmið eru forsenda þess að hægt sé að meta hvernig verkið gangi og hvort réttlætanlegt sé að halda því áfram.

Verkþættir og áfangaskil

  • Með því að skilgreina verkþætti og áfangaskil er hægt að fá betri mynd af umfangi verkefnisins og hvenær helstu þættir þess eru unnir.
  • Verkþáttum er oftast raðað upp í réttri röð sem á að endurspegla upphaf og endi verkefnisins. Tilgreint er hver vinnur að framgangi hvers verkþáttar, hvenær hann er unninn og umfang hans.

Skilgreining vinnumagns, tíma og kostnaðar

  • Gera þarf kostnaðaráætlun fyrir öll stig vefþróunarinnar, frá undirbúningi, efnisvinnslu, innkaupum, þróun, hönnun og til rekstrar. Skipta þarf verkinu niður í smærri verkliði.
  • Brjóta þarf hvern verkáfanga niður í verkeiningar og kortleggja hvenær helstu þættir verða unnir. Svonefnt Gantt-rit má nota til að skilgreina verktíma. Oft er ekki hægt að hefja vinnu við einn verkþátt fyrr en öðrum er lokið. Með því að gera Gantt-rit er hægt að fá gott yfirlit yfir hvenær unnið er að tilteknum verkþáttum.

.

Gantt-rit - dæmi

Gantt-rit (smellið til að fá stærri mynd)

Rekstur verkefnis til framtíðar - eignarhaldskostnaður

  • Í áætluninni er rétt að leggja mat á og upplýsa ákvarðanatökuaðila um áætlaðan rekstrarkostnað fyrir verkefnið þegar framkvæmdartíma þess er liðinn enda er slíkt lykilatriði í arðsemisútreikningi til framtíðar litið.
  • Áætla hver sé líftími afurðar verkefnisins, til dæmis þegar litið er til lagaumhverfis. Þar hafa áhrif nokkrar breytur eins og breytt verkaskipting ríkis og sveitarfélaga og tækniþróun, svo eitthvað sé nefnt.

Þegar lagt er mat á eignarhaldskostnað (e. total cost of ownership) þarf að meta beinan og óbeinan kostnað. Hafa má eftirfarandi atriði í huga:

  • Leyfiskostnaður
  • Uppsetning og aðlögun
  • Yfirfærsla eldri skjala/upplýsinga
  • Kennsla og þjálfun starfsmanna
  • Viðhald og uppfærslur
  • Aðkeypt ráðgjöf og stuðningur
  • Kaup eða endurnýjun vélbúnaðar

Sniðmát og dæmi


1.1.3 Stöðufundir og fundargerðir

Framkvæmd verkefnis

Framvindufundir eru haldnir meðal aðila verkefnis til að fá yfirlit yfir stöðu og helstu úrlausnarefni. Á þeim fundum má taka eftirfarandi atriði fyrir:

  1. Fundargerð síðasta fundar lögð fram til samþykktar.
  2. Yfirlit yfir stöðu og framvindu verkefnisins.
  3. Eru frávik frá verkefnisáætlun? Ef svo er þarf að greina ástæður þess, tíma og kostnað.
  4. Kostnaðarframvinda frá síðasta yfirliti.
  5. Fyrirsjáanlegir áhættuþættir eða vandamál, lýsing og mat á afleiðingum og viðbrögðum.
  6. Verkáætlun fyrir þá verkliði sem framundan eru.
  7. Önnur mál.

Gott ráð er að halda fundargerð á framvindufundum og dreifa henni til fundarmanna og ábyrgðaraðila verkefnis að honum loknum.

Lok verkefnis

Eftirfarandi gátlista má styðjast við þegar verkefnum er lokið.

  • Hefur ábyrgðaraðili samþykkt verkefnið og eru væntingar allra aðila uppfylltar?
  • Hefur verkefninu verið skilað eins og um var samið?
  • Felur verkið í sér þær lausnir sem eftir var leitað?
  • Býr verkkaupi yfir nægjanlegri þekkingu til að nýta lausnina?
  • Skilgreina þarf eftirfylgni með verkefninu.
  • Geta skilgreindir notendur notað lausnina?
  • Eru afleidd verkefni líkleg og hvaða tilgangi ættu þau að þjóna?


1.1.4 Samstarf milli opinberra aðila

Er sambærileg þjónusta nú þegar til staðar?

  • Gera má óformlega athugun á því hvaða þjónustu aðrar stofnanir eru að veita. Sjálfsagt þykir að hafa samband við stofnanir og sveitarfélög vegna þess. 
  • Við slíka athugun er hægt að afla upplýsinga um hvernig framkvæmdin gekk fyrir sig, hverjir voru framkvæmdaaðilar og hvort þjónustan sé notuð sem skyldi. Fljótlega koma í ljós snertifletir á milli verkefna og hvort samstarfsmöguleikar séu fyrir hendi. 
  • Er annar aðili sem getur rekið þjónustuna að hluta, aðstoðað eða tekið hana yfir? Í þessu samhengi má til að mynda nefna pósthólf Ísland.is sem dæmi um miðlæga þjónustu sem er öllum opin. Ekki þarf að greiða rekstrarkostnað heldur einungis upphafskostnað sem er haldið í lágmarki. Hafið samband við svið rafrænnar stjórnsýslu hjá Þjóðskrá Íslands sem tekið hefur frumkvæði í því að hafa yfirsýn yfir hvað opinberar stofnanir eru að gera á sviði vefþjónustu og leiðir þá aðila saman sem eru að hugleiða að auka rafræna þjónustu.

Þjónusta er ekki til staðar en samstarfsmöguleikar þó fyrir hendi

  • Kanna hvort aðrar stofnanir eða sveitarfélög séu með áform um að bæta vefþjónustu sína. Þannig má fyrirfram leita eftir samstarfsmöguleikum og ganga úr skugga um hvort mögulegt sé að lágmarka kostnað vegna sértækrar forritunar. 

Dæmi

Auðkenning Ísland.is

  • Ef væntanleg þjónusta hefur í för með sér að auðkenna þurfi notendur þá eru möguleikar á samstarfi. Innskráningarþjónustu Ísland.is geta allir opinberir aðilar nýtt sér. Nánari upplýsingar má fá hjá sviði rafrænnar stjórnsýslu hjá Þjóðskrá Íslands sem er rekstraraðili innskráningarþjónustunnar.
Var efnið hjálplegt?Nei
Takk fyrir

Ábendingin verður notuð til að bæta gæði þjónustu og upplýsinga á vef Stjórnarráðsins. Hikaðu ekki við að hafa samband ef þig vantar aðstoð.

Af hverju ekki?

Yfirlit

Hafa samband

Ábending / fyrirspurn


Þessi síða notar vafrakökur Lesa meira