Hoppa yfir valmynd

1.2 Þarfa- og markhópagreining

1.2.1 Þarfagreining

Þarfagreining er leið sem hefur í för með sér upphafskostnað en hefur áhrif til lækkunar á hönnunar- og forritunarkostnaði og dregur úr líkum á að keypt séu kerfi sem ekki mæta núverandi eða framtíðarkröfum stofnunarinnar. Þarfagreiningar eiga ekki að vera óskalisti heldur mat á raunverulegum þörfum. Þær geta verið mjög mismunandi að umfangi, oft er mjög skýrt hvaða hlutverki þjónustan á að gegna og hægt að framkvæma greiningu með fáum viðtölum við hagsmunaaðila.

Þarfagreining er til þess gerð að svara eftirfarandi spurningum

  • Hvaða þjónustuþörf þarf vefurinn að uppfylla?
  • Hverjir eru markhópar vefsins og hverjar er þarfir ólíkra hópa?
  • Hver er tilgangur vefsins og hvaða hlutverki á hann að gegna?
  • Hver verður virkni vefsins og hvernig er upplýsingum komið á framfæri?
  • Tryggja þarf að með kerfinu sé hægt að uppfylla kröfur WCAG 2.0 staðalsins um aðgengi.

Á grunni þarfagreiningar geta væntanlegir verksalar gert tilboð í verkið eða boðið fram hugbúnað/kerfi sem uppfyllir þarfir verkkaupa.

Á hverju byggist þarfagreining?

  • Gagna í þarfagreiningu er aflað með viðtölum, könnunum og oft myndun rýnihópa.
  • Reynsla starfsmanna kemur að góðum notum en einnig er nauðsynlegt að leita eftir upplýsingum hjá væntanlegum notendum þjónustunnar.

Þarfagreining er mikilvægt að framkvæma til að ná að fullgera kostnaðaráætlun fyrir verkefnið. Þarfagreining er skilvirk leið til að mögulegir verksalar geti áttað sig á umfangi verksins og gert verkkaupa raunhæft tilboð í verkið.

Ef markmiðið með verkefninu er að gera ferla stofnunarinnar sjálfvirka og innleiða þannig þriðja eða fjórða stig rafrænnar þjónustu þarf þarfagreiningin að innihalda greiningu á innra verklagi og lýsingu á viðskiptaferlum.

Nánari upplýsingar um stig rafrænnar þjónustu má finna hér á öðrum stað í vefhandbókinni.

1.2.2 Finna þarf hvaða markhópar nota vefinn

Með því að þekkja markhópinn, hegðun hans og væntingar á vefnum má tryggja að:
  1. Virkni og leiðarkerfi henti notendum og geri þeim auðvelt að nýta þjónustuna á eigin forsendum - ekki forsendum stofnunarinnar/sveitarfélagsins.
  2. Framsetning upplýsinga á vefnum sé rökrétt fyrir notendur og að útlitshönnun síðunnar sé viðeigandi.

Stofnunin/sveitarfélagið stuðlar þannig að því að þjónustan sé nýtt sem skyldi og að sú fjárfesting sem ráðist hefur verið í skili ávinningi fyrir notendur.

Leitast má við að svara eftirfarandi spurningum

  • Hver er notandi vefsins?
  • Hvaða þjónustu nýtir hann sér á vefnum?
  • Hvaða væntingar hefur notandinn?
  • Hvernig nýtir hann þjónustuna?

Aðferðir

Það eru til ýmsar aðferðir við að nálgast þarfir notenda vefsins. Hér eru nefndar nokkrar viðurkenndar aðferðir en þær eiga ekki við í öllum verkefnum. Það er alltaf háð mati í hverju verkefni fyrir sig, út frá umfangi og eðli þeirra.

  • Viðtöl og rýnihópar - ekki draga ályktanir. Best er að ræða við væntanlega notendur og nota rýnihópa til að fá rétta mynd af dæmigerðum notendum og væntingum þeirra.
  • Kannanir. Gagnlegt getur verið að setja upp könnun á netinu sem hægt er að senda á valinn markhóp og/eða setja tengil á vefsíðu þar sem notendur eru beðnir um að svara nokkrum spurningum um notkun sína á vefnum. Ýmiss hugbúnaður er í boði til að setja upp slíkar kannanir.
  • Búa til persónur. Aðferð sem er notuð til að nálgast þarfir notenda. Stillt er upp ímynduðum persónum, sem eru líklegar til að endurspegla dæmigerða notendur. Dæmi um persónu gæti verið háskólanemandi á þrítugsaldri, með tiltekið áhugasvið, hjúskaparstöðu, lýsing á karakter, vefnotkun, þörfum viðkomandi, verkefnum sem persónan þarf að leysa á vefnum og annað sem hjálpar til við að skilgreina notendur. Hver persónulýsing ætti ekki að vera lengri en ein blaðsíða.
  • Rýna í leitarorð. Orð sem notendur slá inn í leitarvél á vefnum eru góð vísbending um þarfir þeirra. Í undirbúningi vefverkefna er skynsamlegt að sækja yfirlit um leitarorð úr atburðaskrá (log) vefsins sem finna má í vefumsjónarkerfinu eða fá aðstoð kerfisstjóra. Markmiðin með þessu er að átta sig á hver séu algengustu leitarorðin, hvort verið sé að nota önnur hugtök en er að finna á vefnum, hvort algengar leitir skili árangri. Niðurstöður úr slíkri athugun hjálpa til við að forgangsraða verkefnum og fylla upp í göt sem kunna að vera í upplýsingagjöf eða þjónustu.
  • Setja upp notendaprófanir, fylgjast með notendum og skrá hegðun þeirra - hvernig ferðast notendur um síðuna, eftir hverju leita þeir og hvernig nota þeir þjónustuna?  Sjá nánar í kafla 2.5.2. um framkvæmd notendaprófana.

Ef raunin er sú að markhópar vefsíðunnar eru fleiri en einn og jafnvel ólíkir, t.d. „einstaklingar“ og „fyrirtæki“, er gott að láta hönnun og virkni vefsíðunnar taka tillit til þess. 

Nánar um viðtöl

Í viðtölum fáum við fram sýn viðmælenda, starfsmanna og almennra notenda, á það sem skiptir mestu máli, hvað sé ábótavant, almennar þarfir og umfram allt er um mikilvægt tækifæri til að hafa áhrif á þróun vefsins.

Ef starfsmenn fá tækifæri til að segja sína skoðun, þó ekki sé farið í einu og öllu eftir því sem kemur fram, er miklu líklegra að þeir verði sáttari með vefinn þegar hann fer í loftið. Sérstaklega ætti að ræða við fólk í framlínu, þá sem eru í beinni snertingu við notendur. 

Viðtöl henta ekki endilega í öllum verkefnum. En með viðtölum er hægt að ná dýpt sem þú færð ekki með öðrum aðferðum eins og rýnihópum, notendaprófunum og könnunum.

Það krefst þjálfunar að taka viðtöl en nauðsynlegt er að vera góður hlustandi. Æskilegt er að fá einhvern annan en eiganda vefsins, eða sem er of nátengdur vinnu við vefinn, til að taka viðtalið. Helst óháðan aðila og vanan viðtölum. Einhvern sem móðgast ekki þó gagnrýni komi fram.

Það þarf að fá viðmælendur til að tala lungann af tímanum og hafa frekar þagnir en að grípa fram í. Reyndu að hafa umhverfið afslappað, byrjaðu á óformlegu spjalli. Fáðu viðmælandann næst til að segja frá sjálfum sér og hvernig hann notar vefinn sem er til umræðu. Síðan leiðirðu talið að því sem viðmælanda finnst vera vel gert og ekki síður því sem er ábótavant. Í kjölfarið á viðtali er mikilvægt að draga saman helstu niðurstöður til notkunar fyrir næstu skref í þróun verkefnisins.

Var efnið hjálplegt?Nei
Takk fyrir

Ábendingin verður notuð til að bæta gæði þjónustu og upplýsinga á vef Stjórnarráðsins. Hikaðu ekki við að hafa samband ef þig vantar aðstoð.

Af hverju ekki?

Yfirlit

Hafa samband

Ábending / fyrirspurn


Þessi síða notar vafrakökur Lesa meira