Hoppa yfir valmynd

1.7 Stjórnun og rekstrarumhverfi

1.7.1 Yfirbygging og undirbúningur rekstrar

Yfirstjórn – eigendur verkefnis

Eigendur verkefnis (vefsins) eru umboðsmenn tilnefndir af forstöðumanni stofnunar/sveitarfélags. Í yfirstjórn verkefnis sitja aðilar sem hafa umboð til að taka ákvarðanir sem tengjast verkefninu og gæti haft í för með sér kostnað.

  • Yfirstjórn sinnir stefnumótun og ber ábyrgð á vefstefnu og eftirfylgni hennar.
  • Samþykkir verk-, tíma- og kostnaðaráætlun.
  • Tekur ákvarðanir um þjónustustig og hvort fara eigi í sérverkefni.
  • Sinnir markmiðssetningu.

Vefstjóri – viðhald og rekstur

Stofnanir og sveitarfélög hafa í auknum mæli haft vefstjóra í fullu starfi en einnig er algengt að starfsmenn taki þetta hlutverk að sér samhliða öðrum störfum.

  • Vefstjóri sér um daglegt viðhald vefsins, samningsstjórnun og samskipti við birgja.
  • Í samráði við ritstjóra sér vefstjóri um ritstjórn og innsetningu á efni. Hann byggir upp og viðheldur veftré, texta, myndum og tenglum.
  • Vefstjóri sér um að öryggismál séu í lagi í samráði við hýsingaraðila.
  • Sinnir upplýsingagjöf til yfirstjórnar, fylgist með árangursmælingum í tengslum við markmið og stefnu vefsins.
  • Vefmælingar.
  • Vinnur að aðgengismálum og ber að tryggja aðgengi allra einstaklinga að þjónustunni.
  • Annast gæðamál og sér til þess að tenglar séu óbrotnir og í lagi.
  • Sér til þess að mikilvægum stöðlum sé fylgt, prófar vefinn reglulega. Tryggir að vefinn sé hægt að nota í mismunandi vöfrum.
  • Sinnir verkefnisstjórnun í þróunarverkefnum, sér um samskipti við hönnuði, forritara og aðra sem koma að einstökum verkefnum.
  • Kemur að hönnun vefja og vinnur náið með vefhönnuði.

Ritstjórn

Ritstjórn vefsins samanstendur af einstaklingum með þekkingu á efni og þeim upplýsingum sem stofnuninni/sveitarfélaginu er ætlað að miðla.

  • Vefritstjórn fjallar um efnisöflun og uppsetningu efnis.
  • Vefritstjóri ber ábyrgð á að innihald vefsins sé til fyrirmyndar og uppfært eftir þörfum. Hann skrifar eða útvegar texta þegar þess gerist þörf.
  • Ber ábyrgð á því að farið sé eftir höfundarréttarlögum.

 

1.7.2 Rekstrarform

Rekstrarform ákvarðast af tilgangi og umfangi reksturs

Eigin rekstur

Eigin rekstur snýst um að til staðar sé innra umhverfi utan um verkefnið. Í því felst að miðlægur tölvubúnaður sé hýstur innanhúss ásamt því að mannafli sé tiltækur sem sér alfarið um rekstur og viðhald.

Kostir

  • Þessi leið getur hentað stærri stofnunum/sveitarfélögum sem reka mörg upplýsingatækniverkefni.
  • Umfang reksturs og viðhalds er það mikið að fjárhagslegum ávinningi má ná með því að styrkja innviði.
  • Sveigjanleiki verður til staðar til að mæta breyttum kröfum og þörfum.

Gallar

  • Eigin rekstur felur oft í sér mikla fjárfestingu í upphafi. Slíkt gæti dregið athygli stjórnenda og annarra starfsmanna frá mikilvægri kjarnastarfsemi.

Hvað þarf að vera til staðar?

  • Innri þjónustueining sem sérhæfir sig á sviði rekstrar og upplýsingatækni.

Útvistun

Með útvistun verkefna er hugsanlegt að kostnaðarlegt hagræði verði umtalsvert þar sem sérhæfing þjónustufyrirtækjanna skapar hagræðingu í verkferlum. Í samningum við birgja þarf að skilgreina kröfur til þeirra: Umfang þjónustu, upplýsingaskyldu verksala, viðbrögð við vanefndum og meðferð ágreiningsmála.

Kostir

  • Samið er við þjónustuaðila um heildarrekstur kerfa og þjónustu, verkkaupi getur því lagt alla áherslu á að vinna að kjarnastarfssemi.
  • Þessi leið gæti hentað smærri stofnunum og sveitarfélögum sem hafa ekki möguleika á að styrkja innviði.

Gallar

  • Minni sveigjanleiki til að mæta breyttum kröfum og þörfum.
  • Einhverjar líkur eru á því að verkkaupi verði of háður þeim aðila sem tekur að sér verkefnið.
  • Ef nauðsynlegt er að bjóða verkið út fylgir því umtalsverður kostnaður.
  • Erfitt gæti reynst að skilgreina þjónustustig sem óskað er eftir og ef það er of ítarlegt fylgir því kostnaður sem erfitt gæti reynst að breyta eftir á.

Hvað þarf að vera til staðar?

  • Þekking á gerð og framkvæmd samninga. 
  • Þekking á samningsstjórnun.

Blönduð leið

Í blandaðri leið er haldið utan um innri rekstur en þó er hluti þjónustunnar skilgreindur í samningi við þriðja aðila.

Kostir

  • Nýtir sveigjanleika eigin reksturs en á sama tíma er stefnt að hagræðingu í gegnum útvistun.

Gallar

  • Tveir aðilar koma beint að rekstri sama verkefnis, samskipti gætu orðið flókin og því er nauðsynlegt að skilgreina vel hlutverk hvers og eins.

Hvað þarf að vera til staðar?

  • Þekking á gerð og framkvæmd samninga.
  • Grundvallarsérhæfing á sviði rekstrar og upplýsingatækni.

 

1.7.3 Gerð samninga, verðfyrirspurnir og útboð

Í öllum innkaupum ber að fara eftir innkaupareglum sem stofnanir og sveitarfélög hafa sett sér. Í innkaupastefnu ríkisins er rætt um ábyrgð þeirra sem fara með framkvæmd innkaupa. Þeim er skylt að:

  • Fylgja lögum og reglum um opinber innkaup.
  • Haga innkaupum í samræmi við innkaupastefnu ríkisins.
  • Fylgja leiðbeiningum sem gefnar eru út um opinber innkaup.

Verðfyrirspurnir

Verðfyrirspurn felst í því að finna hvar unnt er fá ákveðna þjónustu/vöru og hvað hún kostar. Hægt er að gera það munnlega, í gegnum tölvupóst eða bréfleiðis.

  • Leitað er til nokkurra aðila um upplýsingar um verð á tiltekinni vöru eða þjónustu.
  • Rétt er að hafa verðfyrirspurn formlega (skriflega) til að nauðsynleg gögn berist stjórnendum til ákvarðanatöku.
  • Í kjölfar fyrirspurna er tekin ákvörðun um að gera samning við ákveðinn aðila.
  • Með verðfyrirspurnum er erfiðara að leita upplýsinga um gæði og burði væntanlegra verksala, slíku má frekar ná fram með útboði.

Útboð

Útboð krefst ítarlegrar úttektar á rekstrinum og því verkefni sem á að framkvæma. Fara þarf í útboð að vel athuguðu máli.

  • Í útboðsgögnum þarf að koma skýrt fram hvernig tilboð verði metin og hvaða forsendur eru lagðar til grundvallar við val á samningsaðila.
  • Þarfagreining þarf að vera mjög ítarleg.
  • Staðalinn ÍST 32:1995 [ÍST 32:1995 „Almennir skilmálar um útboð og verksamninga vegna gagnavinnslukerfa“] má nota í útboðsvinnu.

Innkaup samkvæmt rammasamningi

Ríkiskaup hafa gert rammasamninga fyrir ríkisstofnanir um kaup á hugbúnaði og fleiru. Ríkisstofnanir geta snúið sér beint til seljanda á grundvelli rammasamnings.

Gerð samninga og eftirlit

Samningar þurfa alltaf að vera skriflegir milli verkkaupa og verksala um tiltekna þjónustu eða verkefni. Fjármálaráðuneytið hefur gefið út handbók um gerð þjónustusamninga.

  • Samningur þarf að kveða skýrt á um skyldur samstarfsaðila.
  • Í samningi þarf að skilgreina verkefnið, þjónustu, umfang og gæði,
    þar á meðal að vefurinn uppfylli WCAG 2.0 staðalinn um aðgengi. 
  • Í samningi er kveðið á um réttindi og skyldur samningsaðila.

Ítarefni

1.7.4. Kröfur varðandi samningagerð við þjónustuaðila

Þegar samið er við þjónustuaðila þá skiptir máli að þjónustuviðmið (e. Service Level Agreement) séu vel skilgreind frá upphafi í samningum. Varast ber að gera ráð fyrir að eitthvað sé innifalið í þjónustu nema það sé sérstaklega tekið fram í samningi. Dæmi um slíkt er meðal annars: Uppitími lausnar, þjónustustig, viðbragðstími (til dæmis ef bilun verður í kerfi eða rafmagn fer af), aðgengi að tæknimönnum, fyrirkomulag á öryggisafritun og svo mætti áfram telja.

Mikilvægt er að í samningnum komi fram ákvæði um öryggisuppfærslur. Æskilegt er að þar sé einnig kveðið á um að öryggisgallar sem finnast verði lagfærðir innan viðunandi tímamarka. Einnig þarf að vera skýrt hvort slíkar öryggisuppfærslur séu viðskiptavinum að kostnaðarlausu.

Ef veflausn kemur til með að geyma eða meðhöndla trúnaðarupplýsingar þá þarf að koma skýrt fram hvaða starfsmenn þjónustuaðila og þriðja aðila munu hafa aðgang að gögnunum. Jafnframt þarf að skilgreina formlegt aðgangsstýringarferli þar sem ábyrgðarmenn verkkaupa eru skilgreindir. Æskilegt er að verkkaupi sé upplýstur um breytingar á aðgangi þjónustuaðila og annarra aðila að gögnum og kerfum í þjónustu. Einnig þarf að tryggja aðgang opinberra eftirlitsaðila að umhverfi og gögnunum ef svo ber undir.

Samhliða samningsgerð þarf að tryggja viðeigandi eftirlitsferli með framvindu þjónustu. Í samningi þarf að koma fram ef gert er ráð fyrir stöðufundum og frávikatilkynningum til verkkaupa.  Eins þarf að vera til staðar viðmið hjá verkkaupa um framvindu þjónustu.

Ítarefni

Var efnið hjálplegt?Nei
Takk fyrir

Ábendingin verður notuð til að bæta gæði þjónustu og upplýsinga á vef Stjórnarráðsins. Hikaðu ekki við að hafa samband ef þig vantar aðstoð.

Af hverju ekki?

Yfirlit

Hafa samband

Ábending / fyrirspurn


Þessi síða notar vafrakökur Lesa meira