Hoppa yfir valmynd

3.13 Rafræn skjöl og eyðublöð

3.13.1 Rafræn skjöl og eyðublöð

Stór hluti rafrænnar þjónustu opinberra stofnanna byggir á miðlun rafrænna skjala, bæði lesefnis og eyðublaða, í gegnum vefi þeirra. Aðgengi að þessum skjölum er jafn mikilvægt og aðgengi að vefsíðunum. Að mörgu leyti er erfiðara að tryggja aðgengi að rafrænum skjölum þar sem þau geta komið úr ýmsum áttum. Mikilvægt er að þeir aðilar sem setja skjölin inn á vef athugi vel aðgengi að þeim áður en þau eru sett inn.

Að sama skapi er mikilvægt að skjölin sem oftast er halað niður séu aðgengileg og er því mælt með að 10 til 20 mest sóttu skjöl á vefjum stofnana séu tekin til skoðunar varðandi aðgengismál.

Hafa þarf í huga að PDF-skjöl virka að mörgu leyti eins og vefsíður og um þau gilda sömu reglur um aðgengi. Ganga þarf úr skugga um að ytri skjöl séu rétt skilgreind fyrir skjálesara eða að textaútgáfur/aðgengileg skjöl séu í boði fyrir mikilvæg skjöl vefsins (þar má nefna ársskýrslur eða umsóknir).

Þó WCAG 2.0 reglurnar nái einungis til vefsíðna gilda sömu viðmið og reglur um hvers kyns rafræn skjöl. Tryggja verður fullan aðgang með lyklaborði, skýra þarf myndir í skjölunum með alt-texta (sem heitir mismunandi nöfnum eftir forritum t.d. „screen tip“ í Word), merkja þarf tengla í skjölunum á sama hátt og á vefsíðum, tryggja þarf að fyrirsagnir séu notaðar á reglubundinn og skipulegan hátt og þannig má áfram telja.

Gróflega má skipta skjölum í tvo flokka:

  1. Ytri skjöl til lestrar.
  2. Rafræn eyðublöð.

3.13.2 Ytri skjöl til lestrar

Þessi skjöl geta hentað fyrir stórar skýrslur sem ekki er raunhæft að birta í vefformi. Einnig er algengt að ýmis konar greinargerðir, fundargerðir, lög og reglugerðir séu birtar í skjölum, sérstaklega á PDF-formi. Mælt er með því að birtingu Word og PowerPoint skjala verði hætt alfarið þar sem þau skapa ákveðin vandamál fyrir notendur sem eiga ekki viðkomandi hugbúnað á tölvum sínum.

PDF-skjöl með réttum aðgengismerkingum geta verið mjög aðgengileg en ef rangt er farið að geta þau verið skjálesaranotendum algjörlega gagnslaus.

Hlutir sem hafa ber í huga varðandi PDF-skjöl:

  • PDF-skjal verður að innihalda texta (getur ekki verið mynd).
  • PDF-skjöl sem innihalda texta verða að vera uppfærð (e. tagged) þannig að skjálesarar viti í hvaða röð eigi að lesa textann. Ef texti skjals birtist í tveimur dálkum á síðunni, og lesröðin er ekki merkt, les skjálesarinn fyrst texta úr fyrri dálki en síðan texta úr sömu línu í þeim síðari.
  • Mikilvægt er að hlutir á borð við fyrirsagnir (e. headings), tenglar (e. links), listar og önnur útlitsatriði séu merkt sem slík (ekki má búa til fyrirsögn með því að færa texta til og gera letrið stórt, það verður að merkja hana sem slíka).
  • Ekki má nota útlit texta eitt og sér til að undirstrika áhersluatriði. Reyndar geta skjálesarar skynjað feitletrun, skáletrun og undirstrikun, og því er yfirleitt í lagi að nota slíkt til að merkja áhersluatriði í texta en skjálestrarhugbúnaður tilkynnir ekki um litabreytingar einar og sér.

Ytri skjöl, skjálesarar og textaútgáfur

Helstu atriði sem þarf að hafa í huga eru:

  • Nota orðskýringar (e. alternative text) með myndum.
  • Tryggja að gröf, súlurit og flóknar töflur séu skiljanlegar með samantekt um efni þeirra.
  • Efni skjalanna sé línulegt og hægt sé að fara á milli svæða með lyklaborði eingöngu.
  • Nota bókamerki (e. bookmarks) en það á sérstaklega við um löng skjöl.
  • Allar fyrirsagnir séu skilgreindar með stílum, Heading 1, Heading 2 og svo framvegis.
  • Textaútgáfa þarf að vera af mikilvægum skjölum.

Ítarlegri leiðbeiningar

Til að athuga hvort PDF skjal sé aðgengilegt er hægt að fara tvær leiðir:

Í Adobe Reader forritinu er farið í „Document“ valmyndina og þar er „Quick Accessibility Checker“. Þó er mælt með því að nota PDF Accessibility Checker (PAC) í staðinn þar sem forritið gefur mun betri mynd af aðgengisvandamálum og er þar að auki ókeypis.

Þeim sem búa til eða lagfæra PDF-skjöl í Adobe Acrobat Pro er bent á að kynna sér hvað gera þurfi til að tryggja aðgengi skjala sem þeir vinna í hugbúnaðinum. Upplýsingar um þetta er m.a. hægt að finna á vef Adobe.

Aðgengi að PDF-skjölum er þó ekki fullkomið, sérstaklega á Apple-búnaði. Því er mikilvægt að bjóða samhliða upp á skjölin í öðru sniði ef unnt er, til dæmis hreinum texta (e. TXT-skrár) eða Open Document Format (ODF).

Sjá einnig þjónustu á netinu tengda EIII verkefninu, sem metur PDF-skjöl.

3.13.3 Rafræn skjöl

Mikið er um rafræn eyðublöð á vefsíðum opinberra stofnana, meðal annars til að sækja um þjónustu, bætur, leyfi, skólavist og margt annað. Gæta þarf þess að merkja útfyllingarreiti sérstaklega og tryggja að skjölin séu línuleg aflestrar. Oft eru eyðublöð á opinberum vefjum illa merkt og oft er einungis hægt að merkja við valkosti með mús en það er nauðsynlegt að tryggja aðgengi með lyklaborði.

HTML-eyðublöð

Ef þess er kostur er best að rafrænum eyðublöðum verði breytt í HTML-form þannig að hægt sé að fylla þau út og skila á vefnum. Aðgengilegt HTML-form er einfaldasta lausnin sem virkar á nær öllum jaðarbúnaði og fyrir nær alla notendur. Einnig er oft einfaldara og ódýrara að vinna úr slíkum gögnum sem skilað er rafrænt og auðveldara er að miðla þeim milli kerfa.

PDF-eyðublöð

Ef ekki er hægt að bjóða upp á eyðublöð á HTML-formi er næstbest að nota aðgengileg PDF-eyðublöð. Til að gera aðgengileg PDF-eyðublöð þarf til þess þó nokkra þekkingu. Algengasti hugbúnaðurinn er Adobe Acrobat Pro og Adobe LiveCycle Designer.

Aðgengileg PDF-eyðublöð eru hins vegar mun betri kostur en að nota Word eða Excel-skjöl sem eyðublöð og er almennt ekki mælt með þeim kostum.

Aðgengileg eyðublöð með LiveCycle Designer

Word-skjöl

Ef nauðsynlegt er að bjóða upp á eyðublöð á Word-formi ber að hafa nokkur atriði um aðgengi í huga:

Best er að nota „forms“ valmyndina í Word til þess að hanna aðgengileg eyðublöð og tryggja að skýringartexti sé til staðar við öll atriði og spurningar. Sjá leiðbeiningar hér:

Athugið sérstaklega að gátreitir séu merktir með skýringartexta og hægt sé að haka í þá með lyklaborðinu (það er að segja án músar).

Ef eyðublöð og spurningar eru settar upp í töflum verður að tryggja að einungis þurfi að gefa upp eitt atriði í hverri röð töflunnar. Skjálesarar virka þannig að þeir lesa línulega frá vinstri til hægri og fara svo í næstu línu fyrir neðan. Ef tafla er sett upp þannig að öll atriði sem gefa þarf upp eru í sömu línu, og svo útfyllingarreitir fyrir neðan, verður notandinn annað hvort að muna í hvaða röð atriðin komu eða þá að fara stöðugt upp í fyrri línu til að sjá hvað hann eigi að slá inn næst.

Til að útskýra þetta skulum við taka dæmi:

Þessi útfærsla er ekki aðgengileg!

Nafn: _________ Heimilisfang: ____________ Kennitala: _____________

Þetta er æskilegri framsetning:

Nafn: ___________________

Heimilisfang: _____________

Kennitala: _______________

Hér er að finna upplýsingar í sömu línu og innsláttarreit og engum vafa undirorpið hvaða upplýsingar á að slá inn í reitinn.

Excel-skjöl

Eftirfarandi atriði má hafa í huga en almennt séð er ekki mælt með notkun Excel-skjala á opinberum vefjum.

  • Ef unnt er skal forðast að hafa langt milli taflna og upplýsinga og byrja helst í reit a1 með eyðublaðið.
  • Það er í lagi að nota „merge“ fyrir textaupplýsingar en ekki skal nota „merge“ fyrir tölur (með öðrum orðum, ef svæði b2 til g5 inniheldur tölur sem tilheyra ákveðinni töflu skal ekki nota „merge cells“ á þessu svæði því skjálestrarforrit leyfa notendum þá ekki að fara inn í hverja sellu fyrir sig til að skoða tölurnar, heldur lesa þeir allar tölur á svæðinu í belg og biðu).
Var efnið hjálplegt?Nei
Takk fyrir

Ábendingin verður notuð til að bæta gæði þjónustu og upplýsinga á vef Stjórnarráðsins. Hikaðu ekki við að hafa samband ef þig vantar aðstoð.

Af hverju ekki?

Yfirlit

Hafa samband

Ábending / fyrirspurn


Þessi síða notar vafrakökur Lesa meira