Innleiðing Microsoft Copilot hjá íslenska ríkinu

Öryggi og ábyrg notkun

1. Aðgangsstýringar og gagnanotkun

Starfsfólk skal hafa í huga að Copilot hefur aðeins aðgang að þeim gögnum sem notandinn hefur heimild til að sjá. Því getur Copilot fundið og dregið saman upplýsingar úr skjölum, tölvupósti, fundargögnum og öðrum upplýsingakerfum sem notandinn hefur aðgang að. Mikilvægt er að aðgangsstýringar séu réttar og að starfsmenn viti hvaða gögn þeir hafa aðgang að áður en Copilot er notaður til greiningar eða samantekta. Athugið að hugsanlega er starfsfólk með aðgang að upplýsingum sem það vissi ekki af vegna fyrri starfa eða verkefna sem er ástæða mikilvægi þess að aðgangsstýringar séu réttar og reglulega yfirfarnar. Leiðbeiningar um aðgangsstýringar má finna á fræðslusvæði.

2. Persónuvernd og gagnavernd

Við notkun Copilot ber ávallt að virða persónuverndarlög, reglur um meðferð persónuupplýsinga og innri verklagsreglur stofnunarinnar. Starfsfólk skal gæta sérstakrar varúðar þegar unnið er með upplýsingar sem tengjast einstaklingum og tryggja að vinnsla upplýsinga sé lögmæt, nauðsynleg og í samræmi við tilgang gagnanna. Góð þumalputtaregla hér er að spyrja sig að því hvort hægt sé að komast að því hver einstaklingurinn sé með beinum eða óbeinum hætti. Ef já, þá eru allar líkur á að um persónugreinanleg gögn sé að ræða. Ítarlegri upplýsingar um hvað persónugreinanleg gögn séu er að finna undir algengar spurningar.

3. Helstu áhættur sem þarf að hafa í huga

Copilot getur gert mistök, misskilið samhengi eða framsett upplýsingar á ófullnægjandi hátt. Einnig getur tæknin dregið fram gamlar eða úreltar upplýsingar ef þær eru til staðar í gögnum stofnunarinnar. Starfsfólk þarf því að vera meðvitað um að niðurstöður Copilot eru aðstoð við vinnu og samantekt á þeim gögnum sem liggja fyrir en ekki staðfestur sannleikur.

4. Gagnrýnin hugsun og ábyrg notkun

Allar niðurstöður frá Copilot skulu yfirfarnar af starfsmanni áður en þær eru notaðar til ákvarðanatöku, birtar eða sendar áfram. Notendur bera áfram alltaf ábyrgð á eigin vinnu, jafnvel þegar Copilot er notað sem aðstoðartæki. Mikilvægt er að beita faglegri dómgreind, staðreyna mikilvægar upplýsingar og meta hvort niðurstöðurnar séu viðeigandi í hverju tilviki.

5. Leiðbeiningar um notkun viðkvæmra gagna

Sérstök aðgát skal höfð við vinnslu trúnaðarupplýsinga, persónuupplýsinga, fjárhagsupplýsinga, öryggisupplýsinga eða annarra viðkvæmra gagna. Notendur skulu fylgja flokkunarreglum stofnunarinnar (gagnaflokkun ríkisins) og vera meðvitaðir um hvaða takmarkanir gilda um vinnslu, miðlun og varðveislu slíkra upplýsinga.

6. Námskeið og fræðsla

Allir notendur Copilot skulu kynna sér viðeigandi fræðsluefni og leiðbeiningar áður en þeir hefja reglubundna notkun. Fræðslan fjallar meðal annars um öryggi, persónuvernd, ábyrga notkun gervigreindar, góða fyrirspurnagerð (prompting) og algengar áhættur. Regluleg endurmenntun er mikilvæg þar sem bæði tæknin og verklag þróast hratt.

7. Gagnsæi og staðfesting á AI-aðstoð

Þegar Copilot hefur verið notað við gerð efnis, greininga eða tillagna getur verið mikilvægt að upplýsa um það eftir aðstæðum. Þetta á sérstaklega við þegar niðurstöður eru notaðar sem grunnur að opinberum ákvörðunum, stefnumótun eða samskiptum við almenning. Notendur skulu geta útskýrt hvernig niðurstaða varð til og hvaða yfirferð fór fram áður en hún var notuð.

8. Lög, reglur og innri stefnur stofnunar

Notkun Copilot skal ávallt vera í samræmi við gildandi lög, reglur, öryggisviðmið og innri stefnur stofnunar. Gervigreind breytir ekki ábyrgð starfsmanna eða stjórnenda. Sama ábyrgð á meðferð upplýsinga, gæðum vinnu og faglegri framkvæmd gildir hvort sem verkefni eru unnin með eða án Copilot.

9. Mannleg ábyrgð og ákvarðanataka

Copilot má styðja við undirbúning, greiningu og upplýsingavinnslu en ber aldrei ábyrgð á ákvörðunum. Endanleg ábyrgð á mati, afgreiðslu mála, lögskýringum og ákvörðunum gagnvart einstaklingum eða fyrirtækjum liggur ávallt hjá viðeigandi starfsmanni eða stjórnanda. Gervigreind skal því vera stuðningstæki en ekki sjálfstæður ákvörðunaraðili.