Endurnýjun eldri upplýsingakerfa

Fjármála- og efnahagsráðuneytið er ráðuneyti upplýsingatækni og stafrænnar umbreytingar hjá íslenska ríkinu. Ráðuneytið er því ábyrgt fyrir aukinni hagnýtingu upplýsingatækni og gagna þvert á ríkisaðila.

Ráðuneytið lét framkvæma greiningu á mikilvægum upplýsingakerfum stofnana með það að markmiði að átta sig á stöðu kerfanna með tilliti til arfleifðar. Upplýsingakerfi sem hafa verið lengi í rekstri hafa oft ekki þróast í takt við breytta tækni og kröfur og stuðningur við þau er oft mjög takmarkaður. Stundum er vísað til slíkra kerfa sem arfleifðarkerfa eða „legacy“ kerfa. Vitað er að mörg af grunnkerfum ríkisins gætu fallið undir þá skilgreiningu og víða er mikil tækniskuld. Ljóst er að endurnýjun þeirra er risavaxið verkefni, tímafrekt, kostnaðarsamt og flókið. Ráðuneytið réðist því í þá vinnu að fá heildarmynd af stöðu kerfa og mögulegu umfangi verkefnisins.

Á grundvelli þeirrar greiningar var ákveðið að ráðuneytið gæti, að fenginni umsókn stofnunar og að uppfylltum skilyrðum, úthlutað fjármunum sérstaklega til fjárfestingar í eldri upplýsingatæknikerfum.

Hvaða upplýsingakerfi eru gjaldgeng til að fá fjárheimildir?

Kerfi sem flokkast sem kerfislega mikilvæg og falla í flokkinn brýn eða ómissandi, sjá skilgreiningu að neðan.

Hverjar eru forsendur fyrir úthlutun fjárfestingarframlags?

Meginreglan þegar kemur að endurnýjun eldri upplýsingatæknikerfa er sem fyrr að fjármögnun verkefna er á ábyrgð stofnunar í samráði við sitt fagráðuneyti, sem forgangsraðar fjármunum til fjárfestinga og reksturs innan síns málaflokks. Í þeim tilvikum sem ekki hefur verið gert ráð fyrir nauðsynlegri fjárfestingu í eldri upplýsingatæknikerfum getur stofnun óskað eftir fjárheimildum úr sjóðnum. Komi til úthlutunar skal kerfið eignfært skv. leiðbeiningum fjármála- og efnahagsráðuneytis nema hluti heimildar sé gjaldfærður. Ekki er um fjármagn til reksturs að ræða. Verkefni af öllum málefnasviðum koma til greina. Að auki gilda eftirfarandi forsendur:

1. Viðskiptalegar forsendur

1. Hvaða vandamál er verið að leysa?
2. Vænt útkoma verkefnis

2. Meðfjármögnun og hæfni

1. Stofnun sýni fram á meðfjármögnun verkefnis
2. Hæfni framlagsþega til að taka þátt í / leiða verkefni
3. Fagráðuneyti hafi samþykkt forgangsröðun
4. Fagráðuneyti / stofnun hafi tryggt fjármuni til að reka uppfært kerfi

3. Tæknileg viðmið

Horft er til a.m.k. eftirfarandi þátta:

1. Stafrænar kjarnaþjónustur Stafræns Íslands notaðar þar sem við á
2. bestu starfsvenjur, s.s. „API design guide“ o.fl.
3. Aðskilnaður gagnagrunna og millilags / reikniverks
4. Gagnasamskipti með X-Road

4. Arfleifð og samningsstaða við birgi / birgja

Mat stofnunar (eða samkvæmt greiningu fjármála- og efnahagsráðuneytis frá 2022) á arfleifðarstöðu mikilvægra kerfa. Jafnframt er mikilvægt að gera grein fyrir samningsstöðu við núverandi birgja.

Athugið að verkefni eru eingöngu framlagshæf ef lögum um opinber innkaup er fylgt. Í því samhengi er sérstaklega vísað til samningsupphæðar um útboðsskyldu um keypta þjónustu.

Sjá enn fremur tékklista um endurnýjun upplýsingatæknikerfa sem sterklega er mælt með að hafa til hliðsjónar við gerð umsóknar.

Hvert er ferlið við að sækja um fjárheimildir?

Eigandi kerfisins sendir inn umsókn til fjármála- og efnahagsráðuneytisins á netfangið [email protected]. Efni: Umsókn um fjárheimild vegna endurnýjunar upplýsingakerfa: [heiti kerfis].

Hver úthlutar fjármunum og hvernig er það gert?

Fjármunum til fjárfestingar í endurnýjun upplýsingatæknikerfa er úthlutað af sérstökum faghópi á vegum fjármála- og efnahagsráðuneytis.
Hópurinn hittist að jafnaði á sex vikna fresti frá og með lok janúar fram á haust og metur umsóknir skv. undirliggjandi forsendum fyrir úthlutun.

Við mat á vægi einstakra þátta er horft til eftirfarandi:

Sé umsókn um fjármagn til endurnýjunar eldri upplýsingakerfa samþykkt skuldbindur umsækjandi sig til að framkvæmd verkefnisins sé í samræmi við umsókn, meðal annars um tæknileg viðmið. Við verklok skal umsækjandi staðfesta við fjármála- og efnahagsráðuneytið að forsendur í umsókn hafi staðist. Ráðuneytið getur jafnframt hvenær sem er óskað eftir nauðsynlegum upplýsingum sem tengjast verkefni sem hlaut úthlutun. Hafi forsendur í umsókn ekki staðist, eða að öðru leyti verið brotið gegn skilyrðum úthlutunar, er heimilt að afturkalla úthlutun.

Greiðslur verða í samræmi við verklýsingu á milli fjármála- og efnahagsráðuneytis og viðkomandi stofnunar / fagráðuneytis.

Hvað er arfleifðarkerfi?

Arfleifðarkerfi hefur eitt eða fleiri neðangreind einkenni:

• Líftími tækninnar / kerfisins er að líða undir lok
• Nýtur ekki lengur stuðnings frá birgja / birgjum
• Ómögulegt er að uppfæra
• Ekki lengur hagkvæmt
• Áhætta talin yfir viðunandi áhættumörkum

Hvað eru kerfislega mikilvæg kjarnakerfi?

Hvað er læst samningsstaða gagnvart birgjum?

Læst samningsstaða (e. lock-in) þýðir að þegar breyta þarf kerfi, kaupa eða smíða nýtt, eru möguleikar til skemmri tíma ekki aðrir en að nota núverandi birgja við framkvæmdina.

Skipta má samningsstöðu við birgja í fjóra flokka:

A – Samningsstaða er engin og uppfærsla og endurnýjun takmarkast einungis við einn birgja og örfáa aðila innan hans => Engin samkeppni birgja

B – Samningsstaða er þröng og val um nýja birgja við uppfærslu og endurnýjun takmarkast við fáa aðila => Lítil samkeppni birgja

C – Samningsstaða er takmörkuð og val um nýja birgja við uppfærslu og endurnýjun takmarkast við fáa aðila => Takmörkuð samkeppni birgja

D – Samningsstaða er góð, samkeppni ríki milli birgja og auðvelt og hagkvæmt er að semja um uppfærslu og endurnýjun kerfisins => Góð samkeppni birgja

Gagnlegar leiðbeiningar

Fjármála- og efnahagsráðuneytið hefur útbúið nokkrar leiðbeiningar fyrir stofnanir sem kunna að vera með arfleifðarkerfi í rekstri og/eða eru í læstri samningsstöðu gagnvart sínum tæknibirgjum:

• Leiðbeiningar ef stofnun vill komast úr læstri samningsstöðu gagnvart sínum tæknibirgjum.
• Valkostir fyrir stjórnun og rekstur arfleifðarkerfa.
• Annað efni sem gæti verið gagnlegt

Annað efni sem gæti verið gagnlegt:

•  Stafrænar kjarnaþjónustur Stafræns Íslands og tæknileg viðmið
•  Stefna um stafræna þjónustu
•  Stefna um notkun skýjalausna og öryggisflokkun gagna
• Tæknileg viðmið um notkun Azure skýjalausna

Hvernig skal eignfæra óefnislegar eignir, þ.m.t. hugbúnað. Stofnunum er einnig bent á handhægt efni um opinber innkaup á vef fjármála- og efnahagsráðuneytisins, sjá neðst á þeirri síðu.