Spurt og svarað
Microsoft Copilot er gervigreindarlausn sem nýtist innan Microsoft 365 (t.d. Word, Excel, PowerPoint, Outlook og Teams). Með Copilot getur starfsfólk m.a.:
- dregið saman skjöl og samskipti
- unnið fundargerðir og samantektir
- aðstoðað við gerð texta, kynninga og gagnaúrvinnslu
- leitað í eigin vinnuumhverfi á skilvirkari hátt
Copilot hefur eingöngu aðgang að þeim gögnum sem notandi hefur þegar heimild fyrir og gögn eru ekki notuð til að þjálfa grunnlíkön.
Copilot er regnhlífarheiti yfir gervigreindarlausnir Microsoft en innleiðingin og fræðslan gagnvart ríkisstarfsmönnum snúa að svokallaðri opnu Copilot og svo Copilot leyfi. Munurinn þar á er að með leyfinu er Copilot orðinn hluti af vinnuumhverfi starfsmanns og nýtist í tólum eins og Word, Excel o.fl. sem talin voru upp hér fyrir ofan.
Get ég fengið Copilot-leyfi strax?
Starfsfólk
Ekki endilega. Áður en leyfi eru virkjuð þarf að tryggja að stofnunin og tæknilegt umhverfi hennar uppfylli öryggis- og rekstrarkröfur. Jafnframt þarf starfsfólk að hafa lokið þeirri fræðslu sem verður skilgreind fyrir notkun Copilot.
Stjórnendur
Ákvörðun um úthlutun leyfa er á ábyrgð stjórnenda viðkomandi stofnunar. Stjórnendur ákveða í samráði við rekstraraðila tækniumhverfis hversu mörg leyfi verða virkjuð og hvaða starfshópar fá aðgang fyrst.
Fá allir starfsmenn aðgang að Copilot?
Ekki endilega. Hver stofnun ákveður sjálf hvernig úthlutun leyfa verður háttað út frá þörfum, kostnaði, áhættumati og verkefnum starfseminnar.
Hvað ef stofnunin mín er ekki tilbúin?
Stofnanir sem ekki uppfylla nauðsynlegar kröfur um öryggisstillingar, gagnaflokkun eða aðgangsstýringar geta ekki tekið Copilot í notkun fyrr en viðeigandi úrbætur hafa verið gerðar.
Verða sambærilegar stofnanir saman í fræðslu og innleiðingu?
Stefnt er að því að taka tillit til þarfa og starfsemi stofnana eftir því sem kostur er, þannig að umræður og dæmi nýtist sem best þvert á ríkið.
Hvenær hefst fræðsla?
Unnið er að undirbúningi fræðsluáætlunar sem verður kynnt þegar undirbúningsvinna og tæknilegar úttektir hafa verið kláraðar.
Í september verða gefin út tvö námskeið á myndbandsformi sem annars vegar snúa að opna Copilot og svo Copilot leyfinu sem er hluti af vinnuumhverfi starfsmanna. Sérsniðnu námskeiðin verða staðbundin og er stefnt að því að þau hefjist í október. Skráning fara fram hér á þessari síðu undir kaflanum "fræðsla". Námskeiðin verða einungis ætluð þeim sem eru komnir með Copilot leyfið í sitt vinnuumhverfi.
Hversu ítarleg verður fræðslan?
Fræðslan verður í nokkrum þrepum:
- Grunnfræðsla fyrir allt starfsfólk.
- Framhaldsfræðsla fyrir notendur með Copilot-leyfi.
- Sérhæfð námskeið fyrir ákveðna starfshópa, svo sem stjórnendur, lögfræðinga, sérfræðinga og verkefnastjóra.
Markmiðið er að allir starfsmenn ríkisins læri bæði að nota lausnina og nýta hana á öruggan og árangursríkan hátt.
Verður fræðsla sérsniðin að starfsemi stofnana?
Að hluta til. Grunnfræðslan verður sameiginleg fyrir ríkið en þróuð verða sérsniðin dæmi og leiðbeiningar fyrir mismunandi starfshópa og stofnanir.
Verða sérsniðin námskeið fyrir ákveðna starfshópa?
Já. Fyrirhugað er að bjóða sérsniðin námskeið fyrir meðal annars:
- Stjórnendur
- Lögfræðinga
- Sérfræðinga
- Verkefnastjóra
- Aðra notendahópa eftir þörfum
Stefnt er að því að hefja þau námskeið í október og mun skráning fara fram hér á þessari síðu undir kaflanum "fræðsla". Námskeiðin verða einungis ætluð þeim sem eru komnir með Copilot leyfið í sitt vinnuumhverfi.
Hvar verður fræðsluefni vistað og viðhaldið?
Verið er að móta fyrirkomulag fræðslumála. Markmiðið er að tryggja að efnið sé aðgengilegt, uppfært og samræmt fyrir allt ríkiskerfið.
Hvað eru persónugreinanleg gögn?
Persónugreinanleg gögn eru allar upplýsingar sem annað hvort með beinum eða óbeinum hætti. Neðar má sjá dæmi um slíkt.
- Auðkenna einstakling beint
- Nafn
- Kennitala
- Netfang
- Símanúmer
- Starfsmannanúmer
- Ljósmynd af einstaklingi
- Auðkenna einstakling óbeint
- Starfsheiti ásamt stofnun
- Heimilisfang
- IP tala
- Staðsetningargögn
- Upplýsingar sem má tengja saman til að finna út hver einstaklingurinn er
Þurfum við að hafa lokið gagnaflokkun áður en Copilot er virkjaður?
Já. Stofnanir þurfa að uppfylla þær kröfur sem gerðar eru um gagnaflokkun, aðgangsstýringar og öryggisstillingar áður en Copilot verður tekinn í notkun.
Er verið að flokka eða merkja eldri skjöl og gögn?
Það er á ábyrgð hverrar stofnunar að yfirfara gögn sín. Við innleiðingu verður lögð sérstök áhersla á gagnaflokkun, aðgangsstýringar og öryggisúttektir.
Getur Copilot fundið skjöl sem ég vissi ekki að væru til?
Já. Copilot getur fundið upplýsingar sem notandi hefur aðgang að, jafnvel þótt hann hefði ekki fundið þær með hefðbundinni leit.
Getur Copilot sýnt mér gögn sem ég hef ekki heimild til að sjá?
Nei. Copilot virðir sömu aðgangsstýringar og gilda annars staðar í Microsoft 365 og getur ekki farið fram hjá þeim.
Hvernig er hægt að koma í veg fyrir að Copilot hafi aðgang að viðkvæmum upplýsingum?
Með réttum:
- Aðgangsstýringum
- Gagnaflokkun
- Öryggismerkingum
- Verndunarstefnum
Copilot nýtir sömu heimildir og notandinn hefur.
Hver er stærsta öryggisáhættan?
Yfirleitt ekki Copilot sjálft heldur:
- Rangar aðgangsstýringar
- Of víðar heimildir
- Ófullnægjandi gagnaflokkun
- Veik stjórnun upplýsinga
Copilot getur gert þessa veikleika sýnilegri ef þeir eru fyrir hendi.
Hvað gerist ef skjöl eru ranglega aðgengileg?
Ef notandi hefur aðgang að skjölum getur Copilot einnig fundið þau. Því er mikilvægt að yfirfara aðgangsstýringar áður en lausnin er tekin í notkun.
Hvar eru gögnin vistuð?
Gögn haldast innan þeirra Microsoft 365 þjónusta sem stofnunin notar og lúta sömu stjórnun, varðveislu- og öryggisreglum og önnur gögn í umhverfinu.
Hvar vistast Copilot-samtöl?
Það fer eftir þjónustu og stillingum umhverfisins. Varðveisla, eyðing og geymslutími fylgja þeim reglum sem skilgreindar hafa verið fyrir viðkomandi Microsoft 365 umhverfi.
Hefur Microsoft aðgang að gögnunum?
Microsoft rekur þjónustuna en gögn sem unnið er með í Microsoft 365 Copilot eru ekki notuð til að þjálfa grunnlíkön Microsoft.
Hver verður aðgengileiki annarra að gögnum sem við hleðum upp í Copilot?
Sjálfgefið hefur enginn annar aðgang að þeim gögnum sem þú hleður upp í Copilot.
Aðrir fá aðeins aðgang ef þú velur sérstaklega að deila spjalli, skjali eða agent með þeim.
Má gera ráð fyrir að þau séu bara komin á internetið og aðgengileg öllum?
Alls ekki, þau eru vernduð á sama hátt og öll önnur gögn í Microsoft 365. Í Copilot Chat má t.d. sjá
Gögn sem unnið er með í Copilot njóta sömu öryggis-, persónuverndar- og aðgangsstýringa og önnur gögn innan Microsoft 365 umhverfisins. Gögnin verða því ekki sjálfkrafa aðgengileg öðrum notendum eða almenningi á internetinu.
Í Copilot Chat má meðal annars sjá svokallaðan grænan skjöld, sem staðfestir að samtalið fari fram innan verndaðs vinnuumhverfis og að gögnin falli undir öryggis- og samræmiskröfur Microsoft 365.
þetta á “grænum skildi” í hægra horninu: 
Það ber að hafa í huga að Copilot breytir ekki aðgangsheimildum að gögnum. Notendur geta aðeins séð og unnið með þau gögn sem þeir hafa þegar heimild til að nálgast í Microsoft 365. Þetta er ein mikilvægasta grunnreglan varðandi öryggi og persónuvernd í Copilot.
Munu stjórnendur geta fylgst með vinnu starfsmanna?
Nei. Copilot er ekki eftirlitskerfi. Stjórnendur fá ekki sjálfkrafa aðgang að samtölum starfsmanna eða virkni þeirra.
Eru einhverjar takmarkanir á gagnamagni, fjölda samtala eða fjölda skjala sem hægt er að hlaða upp í Copilot?
Ekki eins og staðan er í dag. Hins vegar er mögulegt að Microsoft innleiði slíkar takmarkanir síðar.
Takmörkun er þó á stærð skjala sem hægt er að hlaða upp. Hámarksstærð er nú 512 MB á skrá, sem ætti að duga í langflestum tilfellum.
Er meira gagnamagn í boði í Chat GPT Enterprise?
Samkvæmt þeim upplýsingum sem Microsoft birtir opinberlega eru takmarkanir Copilot Chat að mörgu leyti sambærilegar eða jafnvel rúmbetri en hjá sambærilegum lausnum.
Hins vegar er erfitt að bera lausnirnar nákvæmlega saman þar sem þær eru byggðar upp með ólíkum hætti. Hvort notendur upplifi ChatGPT eða Copilot sem betri í ákveðnum verkefnum ræðst oft af verkefninu sjálfu og persónulegum vinnustíl.
Kemur til einhvers kostnaðar fyrir stofnun að taka upp Copilot fyrir fjölda notanda?
Það fer eftir því hvaða Copilot-lausn er um að ræða.
Í dag hafa allir notendur aðgang að Copilot Chat, sem er innifalið í E5-leyfum og er aðgengilegt í og má nálgast á Microsoft 365 - Sign into Copilot. Þar geta notendur nýtt gervigreind í samtalsformi til að vinna með upplýsingar, skrifa texta og fá aðstoð við ýmis verkefni.
Það sem nú er verið að undirbúa er innleiðing á Microsoft 365 Copilot (áður nefnt Copilot for Office). Sú lausn býður upp á mun dýpri samþættingu við Office-forritin, þar sem Copilot getur aðstoðað við gerð kynninga, ritun skjala, greiningu gagna í Excel, vinnu í Outlook og fleira. Einnig fylgir aukin virkni í spjallhlutanum, svo sem samþætting við OneDrive, öflugri agents og fleiri möguleikar til sjálfvirknivæðingar.
Microsoft 365 Copilot er greidd viðbótarþjónusta og kostnaðurinn er nú um 36.232 krónur á notanda á ári. Gera má ráð fyrir hóflegum verðbreytingum við næstu endurnýjun leyfa.
Einnig er til lausn sem kallast Copilot Coworker, sem er enn dýpra samþætt við Windows-umhverfið og getur framkvæmt verkefni fyrir hönd notenda. Innleiðing þess er ekki hluti af þessu innleiðingarverkefni og verður hvers rekstraraðila að meta. Kostnaður við þá lausn hefur því ekki verið skoðaður heilt yfir en líklegt er að hann byggist bæði á leyfiskostnaði og notkunargjöldum (credits), svipað og þekkist hjá ChatGPT Enterprise.
Getur Copilot verið takmarkaður við ákveðin SharePoint-svæði eða gögn?
Já. Aðgangur Copilot byggir á sömu aðgangsstýringum og gilda í Microsoft 365.
Verður hægt að nota Copilot með GoPro eða Örk?
Slíkar samþættingar ráðast af tæknilegum möguleikum kerfanna og ákvörðunum um framtíðarþróun. Frekari upplýsingar verða birtar þegar þær liggja fyrir.
Geta stofnanir sett upp eigið Agent, MCP eða API-tengingar?
Já, í mörgum tilvikum. Slíkar uppsetningar þurfa þó að uppfylla sameiginlegar öryggis- og rekstrarkröfur og fara almennt fram í samvinnu við rekstraraðila viðkomandi skýjaumhverfis.
Getur Copilot nýst teymum sem vinna sameiginlega með skjöl og gögn?
Já. Ef teymið vinnur með sameiginleg gögn og hefur aðgang að þeim getur Copilot nýtt þau gögn á sama hátt og aðrir notendur með sambærilegar heimildir.
Er mögulegt að flytja samtalasögu (chat history) úr ChatGPT yfir í Copilot?
Það er ekki til innbyggð leið til að flytja samtalasögu beint á milli lausnanna.
Hins vegar er hægt að flytja út gögn úr ChatGPT og nýta þau til að byggja upp þekkingu eða samhengi í annarri lausn. Til dæmis er hægt að nota útflutningsaðgerð (Export Data) í ChatGPT og vinna síðan með gögnin áfram.
Í reynd hafa margir notendur flutt sig á milli gervigreindarlausna án þess að missa mikinn ávinning, þar sem nýju lausnirnar læra fljótt af þeim gögnum og upplýsingum sem notandinn kýs að deila.
Hérna eru upplýsingar um Export úr ChatGPT.
Er hægt að stilla Copilot þannig að það noti gervigreindarlíkanið ChatGPT 5.0?
Að einhverju marki er hægt að velja á milli mismunandi líkana innan Copilot.
Í Copilot Chat er til dæmis hægt að velja mismunandi stillingar eða líkön eftir því hvaða verkefni verið er að vinna. Framboðið getur þó breyst með tímanum eftir því hvaða líkön Microsoft býður upp á hverju sinni.
Er hægt að nota Claude-líkanið ef notendum líkar það betur?
Ekki í hefðbundnu Copilot Chat eða Microsoft 365 Copilot.
Hins vegar er hægt að nýta Claude-líkön innan ákveðinna lausna, svo sem í Copilot Studio og sérhæfðum agents. Sem stendur er Claude því ekki í boði sem valkostur í daglegu spjalli innan Copilot (enn sem komið er).
Af hverju valdi ríkið Copilot?
Helstu ástæður eru:
- Microsoft 365 er nú þegar kjarninn í upplýsingatæknikerfum margra ríkisstofnana.
- Copilot er samþætt Word, Excel, Outlook og Teams.
- Núverandi öryggis- og aðgangsstýringar nýtast áfram.
- Innleiðing, rekstur og stuðningur einfaldast.
- Hægt er að samræma notkun þvert á ríkiskerfið.
Af hverju ekki ChatGPT, Claude eða Gemini?
Þær lausnir eru öflugar og geta staðið sig jafn vel eða betur í ákveðnum verkefnum. Valið snýst fyrst og fremst um:
- Öryggi
- Rekstur
- Aðgangsstýringar
- Samþættingu við Microsoft 365
- Samræmingu yfir ríkiskerfið
Þetta þýðir ekki að aðrar lausnir séu verri, heldur að Copilot henti betur sem sameiginleg lausn í núverandi umhverfi ríkisins.
Hvað með stafrænt fullveldi Íslands?
Stafrænt fullveldi snýst um stjórn á gögnum, aðgangi, öryggi og tæknilegri sjálfstjórn. Val á Copilot breytir ekki skyldum stofnana til að uppfylla íslenskar og evrópskar kröfur um persónuvernd, upplýsingaöryggi og stjórnun upplýsinga.
Af hverju eru sum lönd að færa sig frá Microsoft?
Mismunandi lönd taka ákvarðanir út frá eigin stefnu, markmiðum og tæknilegum forsendum. Innleiðing íslenska ríkisins byggir á mati á þörfum, rekstri, öryggi og samræmingu íslenskra ríkisstofnana.
Er hægt að samnýta stefnur, verklagsreglur og leiðbeiningar?
Já. Markmiðið er að þróa samnýtanleg sniðmát, leiðbeiningar og verklag sem stofnanir geta aðlagað að eigin starfsemi.
Hvernig verður samræming milli stofnana tryggð?
Með sameiginlegu fræðsluefni, upplýsingasvæði, leiðbeiningum og samráðsvettvangi sem nýtist þvert á ríkiskerfið.
Er þörf á formlegum vinnuhópum eða reynslusamfélagi?
Sterkar ábendingar hafa komið fram um að stofna vettvang fyrir reynslumiðlun milli þeirra sem starfa við innleiðingu, persónuvernd, upplýsingaöryggi og breytingastjórnun hjá ríkisstofnunum.
Af hverju virkar Copilot ekki eins hjá öllum stofnunum eða notendum?
Virkni Copilot getur verið mismunandi eftir leyfum, öryggisstefnum og stillingum í Microsoft 365 umhverfi hverrar stofnunar. Sumir eiginleikar eins og fundaupptökur, afritun funda (transcription), auðkenning ræðumanna, fundaritari og sérsniðnir Agentar, kunna að vera virkir hjá einni stofnun en óvirkir hjá annarri vegna stjórnunarstefna eða tæknilegra takmarkana.
Af hverju sé ég ekki fundarritara eða get ekki tekið upp Teams fund?
Þessir eiginleikar eru háðir Microsoft 365 leyfum og þeim stillingum sem stofnunin hefur virkjað. Ef upptökur eða afritun funda eru ekki leyfðar í umhverfinu er ekki hægt að nýta tengda Copilot virkni.
Getur Copilot verið takmarkaður við ákveðin SharePoint-svæði eða gögn?
Já. Aðgangur Copilot byggir á sömu aðgangsstýringum og gilda í Microsoft 365.
Verður hægt að nota Copilot með GoPro eða Örk?
Slíkar samþættingar ráðast af tæknilegum möguleikum kerfanna og ákvörðunum um framtíðarþróun. Frekari upplýsingar verða birtar þegar þær liggja fyrir.
Geta stofnanir sett upp eigið Agent, MCP eða API-tengingar?
Já, í mörgum tilvikum. Slíkar uppsetningar þurfa þó að uppfylla sameiginlegar öryggis- og rekstrarkröfur og fara almennt fram í samvinnu við rekstraraðila viðkomandi skýjaumhverfis.
Getur Copilot nýst teymum sem vinna sameiginlega með skjöl og gögn?
Já. Ef teymið vinnur með sameiginleg gögn og hefur aðgang að þeim getur Copilot nýtt þau gögn á sama hátt og aðrir notendur með sambærilegar heimildir.