Dreifibréf 5/2002 - Persónuvernd

Stór hluti starfsmanna ríkisins hefur starfs síns vegna aðgang að tölvu á vinnustað. Tölvurnar eru oft nettengdar og starfsmenn með tölvupóstfang á léni stofnunar. Enda þótt tölvubúnaðurinn sé í eigu stofnunar og tölvupósts- og netaðgangur sé fyrst og fremst ætlaður starfsmönnum til nota í tengslum við vinnu þeirra, er stofnun ekki frjálst að fylgjast á hvaða hátt sem er með tölvupóst- og netnotkun starfsmanna.

Í nýlegum leiðbeiningum Persónuverndar nr. 1001/2001, um eftirlit vinnuveitanda með tölvupósts- og netnotkun starfsmanna, kemur fram að vinnuveitanda er óheimilt að fylgjast með tölvupóst- og netnotkun starfsmanna hafi hann ekki upplýst (frætt) þá um það hvernig vöktun netnotkunar sé háttað, bæði að því er varðar tölvupóst- og netnotkun, sbr. 20. gr. laga um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga nr. 77/2000. Með netvöktun er átt við óreglubundnar athuganir vegna tilfallandi atvika og viðvarandi eða reglubundið endurtekið eftirlit vinnuveitanda með netnotkun starfsmanna. Kerfi sem tryggir sjálfvirka vistun tölvupósts og veffanga á netþjóni vinnuveitanda telst ekki netvöktun.

Hægt er að uppfylla ofangreinda fræðsluskyldu með setningu vinnureglna á viðkomandi stofnun um hvernig staðið sé að netvöktun. Við setningu slíkra reglna þarf að gæta að því að ganga ekki lengra en brýna nauðsyn ber til í því skyni að tryggja eðlilega hagsmuni og lögmætan rekstur stofnunar. Þá ber að virða einkalífsrétt starfsmanna og forðast alla óþarfa íhlutun í einkalíf þeirra.

Um frekari túlkun og upplýsingar um tölvupóst- og netvöktun vísast til Persónuverndar en þó er rétt að vekja athygli á eftirfarandi atriðum:

Það kann vel að vera að stofnanir sjái ekki ástæðu til netvöktunar. Í slíkum tilvikum þarf ekki að setja vinnureglur um netvöktun en það kann eftir sem áður að vera ástæða fyrir stofnun að setja vinnureglur um meðferð og notkun tölvupósts og netsins. Í handbók Stjórnarráðsins var þessi leið farin. Þar er að finna vinnureglur um tölvupóst og netnotkun. Í þeim er t.d. fjallað um einkanot á tölvupósti og netnotkun og þau takmörkuð við einföld einkaerindi. Þá segir að einkanot á netinu megi ekki hafa truflandi áhrif á starf og afköst kerfis og tekið er fram að móttaka útvarps- og sjónvarpssendinga og vistun tónlistar- og margmiðlunarefnis sé óheimil sem og móttaka og miðlun efnis sem brýtur gegn almennu velsæmi, meiðir æru annars manns eða gæti með öðrum hætti varðað við lög.

Ekki verður séð að formlegar reglur um netvöktun á vinnustað séu forsenda þess að stofnun geti gripið til viðeigandi úrræða þegar starfsmaður verður með tölvupóst- eða netnotkun uppvís að háttsemi sem samrýmist ekki starfsskyldum hans. Þannig væri t.d. rétt að huga að áminningu gagnvart starfsmanni sem á opnunartíma stofnunar er staðinn að því að skoða klámfengnar síður á netinu á tölvu sem er staðsett í afgreiðslu stofnunar, enda er viðbúið að slíkt athæfi sé honum til vanvirðu eða álitshnekkis og/eða til þess fallið að varpa rýrð á það starf eða starfsgrein sem hann vinnur við en slíkt brýtur í bága við vammleysisskyldu skv. 14. gr. laga nr. 70/1996, um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins. Þá verður ekki séð að formlegar reglur um netvöktun á vinnustað séu algert skilyrði fyrir því að stofnun megi opna tölvupóst starfsmanns. Þannig verður t.d. að ætla að í þeim tilvikum þegar ekki næst í starfsmann, svo sem vegna veikinda hans eða andláts, að stofnun sé heimilt, starfseminnar vegna, að opna tölvupóst sem er sendur starfsmanni nema því aðeins að pósturinn beri klárlega með sér að vera einkamál.