Dreifibréf 7/2002 - Upphaf starfs almennir starfsmenn

Skylt er að auglýsa laus störf hjá ríkinu. Auglýsingaskyldan nær bæði til embætta og annarra starfa hjá ríkinu. Til grundvallar auglýsingaskyldunni liggja tvenns konar sjónarmið. Annars vegar það sjónarmið að veita beri öllum tækifæri til að sækja um laus störf hjá ríkinu og hins vegar það sjónarmið að stuðla að því að ríkið eigi kost á færum og hæfum starfsmönnum í þjónustu sinni.

Um auglýsingar á lausum störfum annarra en embættismanna er fjallað í 2. mgr. 7. gr. stml.

Í samræmi við ofangreint ákvæði hefur fjármálaráðherra sett reglur nr. 464/1996 um auglýsingar á lausum störfum sbr. reglur nr. 479/2002. Reglur nr. 464/1996 eru lágmarksreglur sem gilda um auglýsingar á lausum störfum annarra en embættismanna. Reglurnar gilda um þá starfsmenn ríkisins sem falla undir skilgreiningu 1. mgr. 1. gr. stml. og teljast ekki embættismenn samkvæmt 22. gr. laganna. Um auglýsingu á lausum embættum er fjallað í dreifibréf nr. 8/2002.

Undantekningar frá auglýsingaskyldu
Heimild til þess að víkja frá auglýsingaskyldunni verður að byggjast á sérstakri heimild í lögum eða á fyrirmælum 2. mgr. 2. gr. reglna nr. 464/1996, en ákvæðið er svohljóðandi:

Ekki er skylt að auglýsa störf í eftirfarandi tilvikum:

Með 3. tl. er átt við að sé tekið fram í auglýsingu um starf að umsókn um starfið geti gilt í sex mánuði, þarf ekki að auglýsa aftur ef sams konar starf losnar. Dæmi: Tíu umsóknir berast um auglýst starf þar sem tekið er fram að umsókn geti gilt í sex mánuði. Stofnun ræður í starfið en geymir hinar níu umsóknirnar. Ef sambærilegt starf losnar hjá stofnun á næstu sex mánuðum þarf stofnun ekki að auglýsa aftur heldur getur hún tekið fram umsóknirnar sem bárust vegna upphaflegu auglýsingarinnar og ráðið í starfið úr hópi umsækjenda.

Birting auglýsingar
Í 3. gr. reglna nr. 464/1996 er gert ráð fyrir því að nægjanlegt sé að birta auglýsingu, annað hvort með birtingu á netinu, Starfatorg.is, eða með auglýsingu sem birtist a.m.k. einu sinni í dagblaði sem gefið er út á landsvísu. Sé starf auglýst á netinu, skal a.m.k. einu sinni vísa til þess í yfirliti um laus störf hjá ríkinu, sem birtist í dagblaði sem gefið er út á landsvísu. Í yfirlitinu skal tilgreina starfsheiti, nafn stofnunar, í hvaða sveitarfélagi starfsmaður verður staðsettur og hvert leita skuli varðandi frekari upplýsingar. Frekari upplýsingar um Starfatorgið er að finna í verklagsreglum um Starfatorgið. Umsóknarfrestur miðast við fyrstu birtingu yfirlits í dagblaði. Umsóknarfrestur er tvær vikur frá birtingu auglýsingar eða yfirlits, sbr. 1. mgr. 2. gr. reglanna. Ef auglýsing er birt á sunnudegi þá er lokadagur umsóknarfrests á þriðja mánudegi frá birtingu, sbr. 8. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993. Í slíkum tilvikum er best að taka fram í auglýsingu að umsóknarfrestur sé til og með mánudeginum X. mánuð nk.

Efni auglýsingar
Í 4. gr. reglna nr. 464/1996 er gerð krafa um að í auglýsingu skuli a.m.k. koma fram upplýsingar um eftirfarandi atriði:

Í sérlögum um einstakar starfsstéttir, t.d. innan heilbrigðisgeirans, eru oft gerðar kröfur um tiltekna menntun. Séu engin slík fyrirmæli í lögum, er það forstöðumaður sem ákveður hvort krefjast skuli ákveðinnar menntunar eða hæfni. Í því sambandi er gert ráð fyrir því að ákveðið samhengi sé á milli starfsins og krafna sem gerðar eru til umsækjenda. Leiði eðli starfsins á hinn bóginn til þess að óhjákvæmilegt er að krefjast tiltekinnar menntunar, hæfni eða reynslu til þess að sinna starfinu óaðfinnanlega ber að taka slíkt fram í auglýsingu. Glögg lýsing á innihaldi starfs getur ennfremur einfaldað til muna val á umsækjendum og rökstuðning slíkrar ákvörðunar síðar.

Af ofangreindum atriðum leiðir að í auglýsingu um laust starf verður stofnun að auglýsa undir nafni. Með vísan til 8. tl. er rétt að tilgreina í auglýsingu hvaða kjarasamningur eigi við um hvert og eitt starf.

Auk ofangreindra reglna getur einnig þurft að líta til fyrirmæla 2. mgr. 24. gr. laga nr. 96/2000 um jafna stöðu og jafnan rétt kvenna og karla, sem leggur m.a. bann við því að gefið sé í skyn í auglýsingu að fremur sé óskað starfsmanna af öðru kyninu en hinu, nema ef tilgangur auglýsandans sé sá að stuðla að jafnari kynjaskiptingu innan starfsgreinarinnar, en slíkt skal þá taka fram í auglýsingunni. Sama á einnig við ef gild rök mæla með því að einungis sé auglýst eftir öðru kyninu.

Í auglýsingu um laust starf er óheimilt að heita umsækjendum því að farið verði með umsóknir þeirra sem trúnaðarmál. Í því sambandi gildir lokamálsgrein 7. gr. stml. sem kveður á um rétt almennings til aðgangs að upplýsingum um nöfn og starfsheiti umsækjenda þegar umsóknarfrestur er liðinn. Sambærilega reglu er einnig að finna í 4. tölul. 4. gr. upplýsingalaga nr. 50/1996.

Þá er óheimilt að taka umsókn til greina sem berst að liðnum auglýstum umsóknarfresti. Rétt er að miða við dagsetningu póststimpils við mat á því hvort umsókn hefur borist innan umsóknarfrests. Víkja má þó frá þeirri reglu að óheimilt sé að taka umsókn til greina sem berst að liðnum auglýstum umsóknarfresti ef afsakanlegar ástæður eru fyrir því að umsókn barst of seint. Þá er heimilt að víkja frá þessari reglu ef starfið er auglýst laust til umsóknar á ný með framlengdum umsóknarfresti. Orðalag slíkrar endurauglýsingar gæti t.d. verið með eftirfarandi hætti: "Með auglýsingu þessari er framlengdur áður auglýstur umsóknarfrestur um starf xxxx sem birtist í Morgunblaðinu þann xxxx."

_{* Minniháttar lagfæringar og efnisleg viðbót varðandi útreikning umsóknarfrests gerðar í byrjun mars 2004.}

_{* Dreifibréf þetta kemur í stað bréfs FJR, dagsett 20. október 1995, til ráðuneyta og stofnana.}