Dreifibréf 1/2003 - Starfslok almennir starfsmenn

Ríkisstarfsmenn eru almennt ráðnir til starfa með skriflegum ráðningarsamningi sem hefur að geyma ákvæði um gagnkvæman rétt til uppsagnar og uppsagnarfrests. Slík ákvæði ættu að vera í öllum ráðningarsamningum sem gerðir eru í dag og hefur svo verið frá og með árinu 1975.

Kveðið er á um gagnkvæman rétt til uppsagnar og uppsagnarfrest í fyrirmynd að ráðningarsamningi sem finna má á síðunni eyðublöð; fyrirmynd sem fulltrúar fjármálaráðuneytis og bandalaga ríkisstarfsmanna útbjuggu í tengslum við setningu reglna nr. 351/1996, um form ráðningarsamninga og skyldu til að upplýsa starfsmenn um ráðningarkjör.

Forstöðumaður getur sagt starfsmanni upp störfum í samræmi við ákvæði í ráðningarsamningi, þ.e. ákvæði um gagnkvæman rétt til uppsagnar og uppsagnarfrest. Þetta er áréttað í 1. málslið 1. mgr. 43. gr. stml. Ákvæðið hljóðar svo í heild sinni:

"Forstöðumaður stofnunar hefur rétt til að segja starfsmanni upp störfum eftir því sem fyrir er mælt í ráðningarsamningi. Ráðning starfsmanns, sem ráðinn er tímabundið skv. 2. mgr. 41. gr., fellur úr gildi við lok samningstíma án uppsagnar.
Starfsmanni skal þó jafnan segja upp störfum frá og með næstu mánaðamótum eftir að hann nær 70 ára aldri."

Um uppsögn vegna brota á starfsskyldum er fjallað í dreifibréfi 2/2003. Með brotum á starfsskyldum er átt við ástæður sem tilgreindar eru í 21. gr. stml. en þær eru þessar; óstundvísi og önnur vanræksla, óhlýðni við löglegt boð eða bann yfirmanns, vankunnátta eða óvandvirkni í starfi, ófullnægjandi árangur í starfi, ölvun í starfi eða framkoma eða athafnir í því eða utan þess sem þykja að öðru leyti ósæmilegar, óhæfilegar eða ósamrýmanlegar starfinu.

Um uppsögn af öðrum ástæðum en þeim sem tilgreindar eru í 21. gr. stml. er fjallað í dreifibréfi þessu. Því er ætlað að vera til leiðbeiningar um hvernig tryggja megi að rétt sé staðið að slíkri uppsögn með tilliti til málsmeðferðar, efnisskilyrða og sönnunar.

Málsmeðferð
Við málsmeðferð þarf að gæta að þeim reglum sem gilda um uppsögn. Almenna reglan er sú að það er ekki skylt að gefa starfsmanni kost á að tjá sig um ástæður uppsagnar þegar aðrar ástæður en brot á starfsskyldum eiga við, sbr. 1. mgr. 44. gr. stml. Aftur á móti á starfsmaður alltaf rétt á því að uppsögn sé rökstudd skriflega óski hann þess, sbr. 1. málsl. 2. mgr. 44. gr. stml.

Starfsmaður á því ekki andmælarétt en hann á rétt á eftirfarandi rökstuðningi, þ.e. að uppsögn sé rökstudd eftir að hún hefur verið tilkynnt honum.

Ástæður uppsagnar
Ástæður uppsagnar þurfa að vera að vera málefnalegar og lögmætar. Ef ástæða uppsagnar er rakin til kynferðis, trúarbragða, skoðana, þjóðernisuppruna, kynþáttar, litarhátts, efnahags, ætternis eða stöðu starfsmanns að öðru leyti, myndi hún nær undantekningarlaust teljast ómálefnaleg og ólögmæt. Vísast hér t.d. til laga nr. 96/2000, um jafna stöðu og jafnan rétt kvenna og karla, og 65. gr. stjórnarskrárinnar.

Málefnalegar og lögmætar ástæður uppsagnar verða ekki taldar upp með tæmandi hætti en þær geta til dæmis verið þessar:
i) Rekstrarlegar ástæður, t.d. ef fækka þarf starfsmönnum eða breyttar aðstæður krefjast annarrar hæfni en viðkomandi starfsmaður býr yfir og hann getur ekki með góðu móti tileiknað sér hana. Í þeim tilvikum þegar um fækkun starfa er að ræða þarf að gæta að því hvort starfsmaður eigi biðlaunarétt, sbr. 5. mgr. ákvæðis stml. til bráðabirgða. Ef svo er, skal í stað uppsagnar tilkynna honum skriflega um niðurlagningu starfsins og kynna honum rétt hans til biðlauna.

ii) Reynsla á reynslutíma starfsmanns. Gæta þarf að því að starfsmanni sé sagt upp áður en reynlustíminn er liðinn. Við nýráðningar er æskilegt að stofnun tiltaki lengd reynslutímans í ráðningarsamningi. Ef það er ekki gert, telst reynslutími yfirleitt þrír mánuðir.

iii) Almenn eða sérstök skilyrði fyrir ráðningu í starf, þ.e. ef starfsmaður glatar slíku skilyrði. Skýrt dæmi um það er þegar bílstjóri missir ökuskírteini sitt. Almenn hæfisskilyrði eru talin upp í 6. gr. stml. Þar á meðal er skilyrði um fjárforræði, þ.e. í þeim tilvikum þegar fjárreiður fylgja starfi, og skilyrði um nauðsynlega heilbrigði, andlega og líkamlega, til að gegna viðkomandi starfi. Áður en starfsmanni er sagt upp vegna þess að hann hefur glatað nauðsynlegri heilbrigði þarf að gæta að því hvort hann eigi rétt til launa vegna veikinda og slysa samkvæmt ákvæðum í kjarasamningi. Þá þarf að gæta að ákvæðum um lausn vegna heilsubrests auk lausnarlauna, sbr. kjarasamninga stéttarfélaga opinberra starfsmanna, þ.á m. aðildarfélaga BHM, BSRB og KÍ.

iv) Hámarksaldur í þjónustu ríkisins. Samkvæmt 2. mgr. 43. gr. stml. skal jafnan segja starfsmanni upp störfum þannig að hann láti af störfum frá og með næstu mánaðamótum eftir að hann nær 70 ára aldri, sjá nánar dreifibréf nr. 7/2001.

Sérstök tilvik
Trúnaðarmenn á vinnustöðum njóta sérstakrar verndar í starfi. Við fækkun starfsmanna skulu þeir að öðru jöfnu sitja fyrir um að halda vinnunni, sbr. 4. mgr. 30. gr. laga um kjarasamninga opinberra starfsmanna nr. 94/1986 og 11. gr. laga um stéttarfélög og vinnudeilur nr. 80/1938.

Lög um fæðingar- og foreldraorlof nr. 95/2000 veita starfsmönnum ákveðna vernd gegn uppsögnum. Þar segir í 30. gr. að óheimilt sé að segja starfsmanni upp vegna þess að hann hafi tilkynnt um fyrirhugaða töku fæðingar- eða foreldraorlofs eða sé í slíku orlofi nema gildar ástæður séu fyrir hendi og skuli þá skriflegur rökstuðningur fylgja uppsögninni. Sama gildir um uppsagnir þungaðrar konu og konu sem nýlega hefur alið barn.

Í þeim tilvikum þegar stofnun þarf að fækka starfsmönnum og segir upp 10 starfsmönnum eða fleiri á 30 daga tímabili þarf að gæta að því hvort um hópuppsögn sé að ræða í skilningi laga nr. 63/2000, um hópuppsagnir. Ef svo er þarf stofnun að gæta að þeim sérstöku málsmeðferðarreglum sem lögin kveða á um.

Uppsagnarfrestur
Uppsagnarfrestur ótímabundins ráðningarsamnings er þrír mánuðir að loknum reynslutíma nema kveðið sé á um annað í kjarasamningi, sbr. 1. mgr. 41. gr. stml. Ákvæði um uppsagnarfrest er ekki að finna í kjarasamningum við stéttarfélög opinberra starfsmanna, þ.e. félög sem starfa á grundvelli laga um kjarasamninga opinberra starfsmanna nr. 94/1986 en þ.á m. eru aðildarfélög BHM, BSRB og KÍ. Um uppsagnarfrest er aftur á móti samið í kjarasamningum annarra stéttarfélaga, þ.e. félaga sem starfa á grundvelli laga um stéttarfélög og vinnudeilur nr. 80/1938 en þ.á m. eru aðildarfélög ASÍ. Samkvæmt þeim getur uppsagnarfrestur verið skemmri en þrír mánuðir og allt upp í 6 mánuði en það veltur á starfsaldri og/eða lífaldri viðkomandi starfsmanns.

Uppsagnarfrestur miðast yfirleitt við mánaðamót. Ákvæði þessa efnis er í flestum ráðningarsamningum og er að finna í áðurnefndri fyrirmynd að ráðningarsamningi.

Tímabundnir ráðningarsamningar falla úr gildi við lok samningstíma án uppsagnar, sbr. 2. mgr. 41. gr. og 2. málsl. 1. mgr. 43. gr. stml. Það þarf því ekki að segja þeim upp eða tilkynna starfsmanni með formlegum hætti um starfslok. Í sumum tilvikum er þó eðlilegt að starfsmanni sé greint munnlega frá því að ekki verði um framhaldsráðningu að ræða. Hægt er að segja tímabundnum ráðningum upp áður en þær falla úr gildi, svo fremi sem ráðningarsamningur hefur að geyma heimild til uppsagnar. Kveðið er á um slíka heimild í áðurnefndri fyrirmynd að ráðningarsamningi. Þar er kveðið á um eins mánaðar uppsagnarfrest þegar um tímabundnar ráðningar er að ræða sem og á fyrstu þremur mánuðum í starfi.

Tilkynning um uppsögn
Tilkynning um uppsögn skal vera skrifleg enda þótt það ekki sé kveðið á um slíkt í ákvæðum laga um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins. Í þeim kjarasamningum sem hafa að geyma ákvæði um uppsagnarfrest er yfirleitt kveðið á um að uppsögn skuli vera skrifleg.

Uppsagnarbréf þarf að vera skýrt orðað. Rétt er taka fram hversu langur uppsagnarfrestur er og hvenær starfslok verði. Það er ekki nauðsynlegt að gefa upp ástæðu uppsagnar í uppsagnarbréfi. Starfsmaður á aftur á móti rétt á að fá uppsögn rökstudda skriflega, óski hann þess, sbr. 1. málsl. 2. mgr. 44. gr. stml. Rétt er að vekja athygli á því í uppsagnarbréfi. Þá er í samræmi við ákvæði stjórnsýslulaga nr. 37/1993 rétt að gefa starfsmanni 14 daga frest til að óska eftir rökstuðningi og svara slíkri beiðni innan 14 daga. Þessir frestir hafa ekki áhrif á uppsagnarfrestinn og fresta því ekki starfslokum.

Fylgi rökstuðningur ekki uppsögn, getur uppsagnarbréf hljóðað svo:

Athygli er vakin á því að umorða þarf textann í samræmi við atvik hverju sinni og sleppa þeim texta sem afmarkaður er með sviga.

Sönnunaratriði
Mælt er með því að forstöðumaður eða næsti yfirmaður afhendi starfsmanni uppsagnarbréf.

Ef ástæða þykir til að tryggja sönnur þess að starfsmaður hafi móttekið uppsagnarbréf, er hægt að hafa eftirfarandi hátt á. Þegar uppsagnarbréfið hefur verið undirritað af forstöðumanni/yfirmanni er tekið afrit af því. Við afhendingu uppsagnarbréfsins er starfsmaður beðinn um að staðfesta móttöku uppsagnarbréfsins með því að rita nafn sitt og dagsetningu á afritið. Áður en til þess kemur er ráðlegt að hafa útbúið svohljóðandi texta á afritið:

Frumrit af uppsagnarbréfi þessu hefur verið móttekið ___________________________.

Ef ekki næst í starfsmanninn eða hann neitar að taka við bréfinu og/eða staðfesta móttöku þess, er nauðsynlegt að senda honum það með ábyrgðarpósti eða öðrum sannanlegum hætti.

Mikilvægt er að starfsmanni berist uppsagnarbréf fyrir mánaðamót því að uppsögn miðast jafnan við mánaðamót. Sé starfsmanni sent bréfið með ábyrgðarpósti, þarf að tryggja sönnur fyrir því að hann hafi átt þess kost að kynna sér efni þess fyrir mánaðamót. Póststimpill einn og sér dugar ekki í þessu sambandi. Berist starfsmanni ekki uppsagnarbréf fyrir mánaðamót, miðast uppsögnin við næstu mánaðamót á eftir og starfslok frestast sem því nemur.