Dreifibréf 2/2003 - Starfslok almennir starfsmenn

Hafi starfsmaður brotið starfsskyldur sínar og verið áminntur skriflega samkvæmt 21. gr. laga nr. 70/1996, um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins (stml.), þarf að fylgjast með því hvort hann bæti ráð sitt í kjölfarið (um áminningar er fjallað í dreifibréfi nr. 3/2002). Starfsmaður getur bætt ráð sitt ýmist með því að endurtaka ekki ávirðingar af sama tagi eða með því að ráða bót á því sem hann var áminntur fyrir, þ.e. ef um viðvarandi háttsemi/ástand er að ræða.

Í ráðningarsamningi starfsmanns er yfirleitt að finna ákvæði um gagnkvæman rétt til uppsagnar og uppsagnarfrests, sjá nánar dreifibréf nr. 1/2003. Svo fremi sem þess háttar ákvæði er að finna í ráðningarsamningi, er rétt að huga að uppsögn, bæti starfsmaður ekki ráð sitt í kjölfar skriflegrar áminningar. Í slíkum tilvikum þarf m.a. að gæta að sérstökum málsmeðferðarreglum sem kveðið er á um í 44. gr. stml. en ákvæðið hljóðar svo:

"Skylt er að veita starfsmanni áminningu skv. 21. gr. og gefa honum færi á að bæta ráð sitt áður en honum er sagt upp störfum ef uppsögn á rætur að rekja til ástæðna sem þar eru greindar. Annars er ekki skylt að gefa starfsmanni kost á að tjá sig um ástæður uppsagnar áður en hún tekur gildi, þar á meðal ef uppsögn stafar af öðrum ástæðum, svo sem þeirri að verið sé að fækka starfsmönnum vegna hagræðingar í rekstri stofnunar.
Ef starfsmaður óskar skal rökstyðja uppsögn skriflega. Ef hún á rætur að rekja til ástæðna sem greindar eru í 21. gr. má bera hana undir hlutaðeigandi ráðherra."

Dreifibréfi þessu er ætlað að vera til leiðbeiningar um hvernig tryggja megi að rétt sé staðið að uppsögn vegna brots á starfsskyldum. Með broti á starfsskyldum er átt við ástæður sem tilgreindar eru í 21. gr. stml. en þær eru þessar; óstundvísi og önnur vanræksla, óhlýðni við löglegt boð eða bann yfirmanns, vankunnátta eða óvandvirkni í starfi, ófullnægjandi árangur í starfi, ölvun í starfi eða framkoma eða athafnir í því eða utan þess þykja að öðru leyti ósæmilegar, óhæfilegar eða ósamrýmanlegar starfinu.

Atvik upplýst og málinu markaður farvegur
Fyrst þarf að fara vandlega yfir málið og upplýsa atvik þess eftir bestu getu, þ.e. hvort starfsmaður hafi í kjölfar áminningar aftur orðið uppvís að broti á starfsskyldum (ávirðingum). Að jafnaði þarf að liggja fyrir hvað gerðist, hvar, hvenær og hvernig atvik uppgötvaðist. Í þessu skyni kann að þurfa að afla gagna og upplýsinga frá starfsmönnum, þar á meðal þeim starfsmanni sem í hlut á.

Þegar atvik hafa verið upplýst skal þegar meta hvort þær ávirðingar sem um ræðir séu af sama tagi og þær sem starfsmaður var áður áminntur fyrir. Auk þess þarf að meta hvort eðlilegt tímalegt samhengi sé á milli ávirðinganna, þ.e. að ekki sé of langt um liðið. Áminning glatar réttaráhrifum sínum ef tímalegt samhengi er ekki eðlilegt. Við mat á því hvort ávirðingarnar (tilefnin/atvikin) séu af sama tagi, er rétt að styðjast við þá flokkun sem fram kemur í 21. gr. stml. Þannig verður t.d. að telja að ávirðingar sem felast annars vegar í klúru og ruddalegu orðbragð í starfi og hins vegar í áhorfi á klámfengnar vefsíður t.d. í afgreiðslu stofnunar væru af sama tagi, enda myndu báðar teljast til ósæmilegar hegðunar í skilningi 21. gr. stml. Við mat á því hvort eðlilegt tímalegt samhengi sé á milli ávirðinga er rétt að líta til eðli þeirra og hversu alvarlegar þær eru. Hér er ekki hægt að gefa eina algilda viðmiðun en þó verður að telja að 12 - 24 mánuðir séu almennt innan þessara marka.

Þegar framangreind skilyrði um ávirðingar af sama tagi og eðlilegt tímalegt samhengi eru uppfyllt, er rétt að huga að uppsögn í samræmi við 1. mgr. 44. gr. stml. Ef þessi skilyrði eru ekki til staðar er rétt að huga að nýrri áminningu skv. 21. gr. stml. eða eftir atvikum öðru þyngra úrræði, svo sem fyrirvaralausri frávikningu skv. 45. gr. stml.

Andmælaréttur vegna fyrirhugaðrar uppsagnar
Áður en endanleg ákvörðun er tekin um uppsögn vegna brots á starfsskyldum í kjölfar skriflegrar áminningar, er rétt að gefa starfsmanni kost á að tjá sig um ástæður uppsagnar, sbr. 1. mgr. 44. gr. stml. Til þess að starfsmaður fái notið andmælaréttar síns er nauðsynlegt að greina honum frá tilefni uppsagnar og ástæðu. Með tilefni er átt við þau atvik eða háttsemi sem teljast til ávirðinga, þ.e. brots á starfsskyldum. Með ástæðu er átt við viðeigandi efnisatriði 21. gr. stml. miðað við tilefni hverju sinni. Það væri t.d. tilefni uppsagnar ef starfsmaður, sem áður hefur verið áminntur fyrir ósæmilega hegðun vegna klúrs og ruddalegs orðbragðs í starfi, flettir upp á klámfengnum vefsíðum í tölvu sem væri t.d. staðsett í afgreiðslu stofnunar. Ástæða uppsagnar í slíku tilviki væri ósæmileg hegðun.

Til þess að starfsmanni megi vera ljóst um hvað málið snýst er nauðsynlegt að greina honum með skýrum hætti frá þeim atvikum eða háttsemi sem eru tilefni fyrirhugaðrar uppsagnar. Þá er nauðsynlegt að vísa til þeirra skjala og gagna er málið varða, t.d. bréfa eða greinargerðar um atvik máls. Hafi starfsmaður ekki þegar fengið aðgang að slíkum gögnum, þarf að gefa honum kost á því. Æskilegt er að geta þess ef tilefni fyrirhugaðrar uppsagnar felur í sér brot á tilteknum ákvæðum laga, reglugerða eða annarra reglna. Ruddalegt og klúrt orðbragð í starfi myndi t.d. almennt teljast brot á 14. gr. stml. Þá þyrfti að taka fram að vegna umræddra ávirðinga þyki starfsmaður ekki hafa bætt ráð sitt frá því að honum var veitt skrifleg áminning skv. 21. gr. stml. Síðast en ekki síst skal gefa starfsmanni kost á að tjá sig um ástæður uppsagnar og gefa honum tiltekin frest til þess.

Ráðlegt er að tilkynna starfsmanni um fyrirhugaða uppsögn og tiltaka framangreind atriði í sérstöku bréfi. Slíkt boðunarbréf gæti hljóðað svo:

Athygli er vakin á því að umorða þarf textann í samræmi við atvik hverju sinni og sleppa þeim texta sem afmarkaður er með sviga.

Ákvörðun tekin um uppsögn og hún tilkynnt

Að liðnum þeim andmælafresti sem starfsmanni var gefinn og eftir atvikum að fram komnum andmælum hans er tekin endanleg ákvörðun um það hvort honum verði sagt upp störfum. Ákvörðun skal tekin á grundvelli fyrirliggjandi gagna og upplýsinga í málinu, þar á meðal þeirra andmæla sem starfsmaður kann að hafa sett fram.

Ef niðurstaðan er sú að starfsmaður hafi aftur orðið uppvís að broti á starfsskyldum sínum og þar með ekki bætt ráð sitt frá því að honum var veitt skrifleg áminning, skal segja honum upp störfum. Uppsögn skal vera skrifleg. Ráðlegt er að taka fram hver ástæða uppsagnarinnar sé og greina skýrt frá þeim atvikum eða háttsemi sem eru tilefni hennar. Almennt ætti það að vera fullnægjandi rökstuðningur fyrir uppsögn í skilningi 1. málsl. 2. mgr. 44. gr. stml. Varlegast er þó að gefa starfsmanni kost á að óska eftir frekari rökstuðningi. Í samræmi við ákvæði stjórnsýslulaga nr. 37/1993 er rétt að gefa starfsmanni 14 daga frest til að óska eftir rökstuðningi og svara slíkri beiðni innan 14 daga. Slíkur frestur hefur ekki áhrif á uppsagnarfrestinn og frestar því ekki starfslokum. Uppsagnarbréf gæti hljóðað svo:

Athygli er vakin á því að umorða þarf textann í samræmi við atvik hverju sinni og sleppa þeim texta sem afmarkaður er með sviga.

Um gagnkvæman rétt til uppsagnar og uppsagnarfrests er fjallað í dreifibréfi nr. 1/2003.

Sönnunaratriði
Mælt er með því að forstöðumaður eða næsti yfirmaður afhendi starfsmanni boðunarbréf um ráðgerða uppsögn og síðar uppsagnarbréfið, þ.e. ef til þess kemur. Æskilegt er að afhendingin fari fram í viðurvist trúnaðarmanns en það er ekki skilyrði.

Í tilvikum sem þessum er jafnan nauðsynlegt að tryggja sönnur þess að starfsmaður hafi móttekið boðunarbréf og uppsagnarbréf. Það er hægt að gera með eftirfarandi hætti. Þegar boðunarbréf/uppsagnarbréfi hefur verið undirritað af forstöðumanni/yfirmanni er tekið ljósrit af því. Við afhendingu boðunarbréfs/uppsagnarbréfs er starfsmaður beðinn um að staðfesta móttöku þess með því að rita nafn sitt og dagsetningu á ljósritið. Áður en til þess kemur er ráðlegt útbúa svohljóðandi texta á ljósritið:

Frumrit af bréfi þessu hefur verið móttekið ___________________________.

Ef ekki næst í starfsmanninn eða hann neitar að taka við boðunarbréfi/uppsagnarbréfi og/eða staðfesta móttöku þess, er nauðsynlegt að senda honum það með ábyrgðarpósti eða öðrum sannanlegum hætti.

Þar sem uppsögn miðast við mánaðamót er mikilvægt að starfsmanni berist uppsagnarbréf fyrir mánaðamót. Sé starfsmanni sent uppsagnarbréf með ábyrgðarpósti, þarf að tryggja sönnur fyrir því að hann hafi átt þess kost að kynna sér efni þess fyrir mánaðamót. Póststimpill einn og sér dugar ekki í þessu sambandi. Berist starfsmanni ekki uppsagnarbréf fyrir mánaðamót, miðast uppsögnin við næstu mánaðamót á eftir og starfslok frestast sem því nemur.