Hoppa yfir valmynd

816/2019. Úrskurður frá 10. september 2019

Kæru var vísað frá úrskurðarnefnd um upplýsingamál á þeim grundvelli að umbeðin gögn væru ekki fyrirliggjandi í skilningi upplýsingalaga og því lægi ekki fyrir synjun beiðni um aðgang að gögnum sem kæranleg væri til nefndarinnar.

Úrskurður

Hinn 10. september 2019 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurð nr. 816/2019 í máli ÚNU 18110004.

Kæra og málsatvik

Með erindi, dags. 5. nóvember 2018, kærði A, f.h. Óháða safnaðarins, synjun Þjóðskrár Íslands á beiðni um aðgang að gögnum. Málavextir eru þeir að þann 4. október 2018 sótti kærandi um sérvinnslu hjá Þjóðskrá Íslands þar sem óskað var eftir því að stofnunin tæki saman lista yfir þá safnaðarfélaga Óháða safnaðarins sem hafa látist frá því síðasti listi var afhentur söfnuðinum á árinu 2017. Þjóðskrá Íslands synjaði beiðni kæranda með bréfi, dags. 31. október 2018. Í bréfinu segir m.a. að stofnunin hafi ekki heimild samkvæmt lögum til að afhenda persónugreinanlegar upplýsingar um trú- og lífsskoðanir og því verði að synja um afhendingu listans.

Í kæru kemur m.a. fram að listi yfir látna safnarmeðlimi hafi verið afhentur til fjölda ára til safnaðarins með þessum hætti. Engar sérstakar skráningar séu til um safnaðarmeðlimi nema hjá Þjóðskrá Íslands. Það séu ríkir hagsmunir fyrir trú- og lífsskoðunarfélög að forstöðumenn þeirra hafi aðgang að slíkri vinnslu fyrir sína félagsmenn en starf safnaðarins byggi á samskiptum við skráða félaga.

Málsmeðferð

Kæran var kynnt Þjóðskrá Íslands með bréfi, dags. 11. nóvember 2018, og veittur kostur á að koma á framfæri og afritum af gögnum sem kæran lýtur að.

Í umsögn Þjóðskrár Íslands, dags. 21. nóvember 2018, segir m.a. að Þjóðskrá Íslands hafi unnið að endurskoðun allra verkferla er feli í sér vinnslu persónuupplýsinga. Þessi endurskoðun sé hluti af innleiðingarferli stofnunarinnar á lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018. Sem opinber stofnun eigi Þjóðskrá Íslands almennt einungis að vinna með persónuupplýsingar á grundvelli lagaskyldu. Einn þeirra verkferla sem tekinn hafi verið til skoðunar sé afhending persónugreinanlegra upplýsinga er varða skráningu trúfélags í þjóðskrá. Vísað er til þess að félagatöl trú- og lífsskoðunarfélaga séu í höndum viðkomandi félaga sbr. 9. gr. laga um skráð trú- og lífsskoðunarfélög nr. 108/1999. Þjóðskrá Íslands telji enga heimild vera fyrir því í lögum að vinna slíkar viðkvæmar persónuupplýsingar úr þjóðskrá og afhenda trú- og lífsskoðunarfélögum. Sú staðreynd að Þjóðskrá Íslands hafi afhent slíkar upplýsingar gegnum tíðina geti ekki verið forsenda þess að stofnuninni sé skylt að halda slíkri vinnslu áfram ef vinnslan samrýmist ekki gildandi lögum.

Hvað varði rétt Óháða safnaðarins til aðgangs að umbeðnum upplýsingum á grundvelli upplýsingalaga nr. 140/2012 vísar Þjóðskrá Íslands til þess að um sé að ræða viðkvæmar persónuupplýsingar sem óheimilt sé að veita aðgang að samkvæmt 9. gr. upplýsingalaga. Þá séu upplýsingar ekki fyrirliggjandi í skrám stofnunarinnar heldur þurfi að framkvæma vinnslu úr kerfi þjóðskrár þar sem upplýsingarnar séu kallaðar fram og unnar.

Umsögn Þjóðskrár Íslands var kynnt kæranda með bréfi, dags. 22. nóvember 2019, og veittur kostur á að koma á framfæri frekari athugasemdum í ljósi hennar. Í athugasemdum kæranda, dags. 5. desember 2018, segir m.a. að Þjóðskrá Íslands veiti sérstaka þjónustu sem felist í því að vinna ákveðnar upplýsingar gegn gjaldi og hafi stofnunin unnið slíkar upplýsingar í áraraðir fyrir Óháða söfnuðinn. Þannig geti stofnunin ekki skýlt sér á bak við þær skýringar að ekki sé um fyrirliggjandi upplýsingar að ræða. Söfnuðurinn telji upplýsingalögin eiga við. Þá óskar Óháði söfnuðurinn eftir leiðbeiningum um hvort niðurstaða Þjóðskrár Íslands sé kæranleg á grundvelli annarra laga.

Með erindi, dags. 9. júlí 2019, óskaði úrskurðarnefnd um upplýsingamál eftir því að Þjóðskrá Íslands upplýsti nefndina um það hvort umbeðnar upplýsingar væru að finna í gögnum hjá Þjóðskrá Íslands eða hvort vinna þyrfti þær sérstaklega. Svar Þjóðskrár Íslands barst þann 15. júlí 2019. Þar er ferli skráningar vegna andláts í Þjóðskrá Íslands lýst. Fram kemur að dánarvottorð læknis sé afhent sýslumannsembætti í því umdæmi þar sem hinn látni átti lögheimili. Starfsmaður sýslumanns skrái í kerfi þjóðskrár kennitölu og dánardag hins látna og sendi frumritið með bréfpósti. Starfsmaður Þjóðskár Íslands skrái síðan viðbótarupplýsingar þegar frumrit dánarvottorðs berst. Í dánarvottorði þurfi að fylla út upplýsingar um nafn hins látna, kennitölu, lögheimili við andlát, kyn, ríkisfang, atvinnu og hjúskaparstöðu. Við skráningu starfsmanns Þjóðskrár Íslands fari einstaklingurinn af þjóðskrá og á horfinnaskrá.

Tekið er fram að í beiðni Óháða safnaðarins sé óskað eftir lista látinna einstaklinga sem létust á tímabilinu september 2017 til október 2018 og hafi verið skráðir í söfnuðinn þegar þeir létust. Keyra þurfi upplýsingar um látna einstaklinga á tilteknu tímabili saman við trúfélagsskráningu og dagsetningu andláts til þess að kalla fram umbeðnar upplýsingar. Þær upplýsingar sem kærandi óski eftir séu þar af leiðandi ekki fyrirliggjandi.

Óþarft þykir að rekja frekar það sem fram kemur í gögnum málsins með vísan til 31. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993.

Niðurstaða

Í máli þessu er deilt um rétt kæranda, sem er forstöðumaður trúfélags, til aðgangs að lista yfir látna safnarmeðlimi trúfélagsins á grundvelli 14. gr. upplýsingalaga. Þjóðskrá Íslands heldur því fram að listinn sé ekki fyrirliggjandi í skilningi 1. mgr. 14. gr. upplýsingalaga, sbr. einnig 1. mgr. 5. gr., laganna, heldur þurfi að vinna hann sérstaklega úr gagnagrunni stofnunarinnar.

Réttur til aðgangs að gögnum samkvæmt upplýsingalögum nr. 140/2012 nær aðeins til fyrirliggjandi gagna, sbr. orðalag ákvæða 1. mgr. 14. gr. og 1. mgr. 5. gr. laganna. Í athugasemdum við 5. gr. í frumvarpi til gildandi upplýsingalaga er m.a. tekið fram að orðin „fyrirliggjandi gögn“ beri m.a. að skilja sem svo að réttur til aðgangs að gögnum hjá stjórnvöldum nái aðeins til þeirra gagna sem til eru og fyrir liggja á þeim tímapunkti þegar beiðni um aðgang er sett fram og í þeirri mynd sem þau eru á þeim tíma. Þeim sem falla undir lögin er því ekki skylt á grundvelli laganna að útbúa ný skjöl eða önnur gögn, sbr. 3. málsl. 1. mgr. 5. gr. Ef takmarkanir 6.-10. gr. laganna á upplýsingarétti eiga aðeins við um hluta gagns skal þó veita aðgang að öðrum hlutum þess, sbr. 3. mgr. 5. gr.

Í umsögn Þjóðskrár Íslands, dags. 21. nóvember 2018, kemur fram að listi yfir látna safnaðarmeðlimi sé ekki fyrirliggjandi heldur þurfi að taka hann sérstaklega saman. Í skýringum stofnunarinnar, dags. 15. júlí 2019, kemur einnig fram að upplýsingar um trúfélagsskráningu látinna manna sé ekki að finna í fyrirliggjandi gögnum í vörslum Þjóðskrár heldur þurfi að keyra saman upplýsingar úr horfinnaskrá og þjóðskrá til þess að ná þeim fram. Úrskurðarnefnd um upplýsingamál telur því ljóst að upplýsingar um safnarmeðlimi sem látist hafa á tilteknu tímabili séu ekki fyrirliggjandi hjá stofnuninni í skilningi 1. mgr. 5. gr. og 1. mgr. 14. gr. upplýsingalaga.

Af ákvæðum upplýsingalaga leiðir að úrskurðarvald úrskurðarnefndar um upplýsingamál er afmarkað við að fjalla um réttmæti synjunar á beiðni um aðgang að fyrirliggjandi gögnum samkvæmt lögunum og synjunar á beiðni um að afhenda fyrirliggjandi gögn á tiltæku formi. Valdsvið nefndarinnar nær því ekki til þess að skera úr um heimild eða skyldu Þjóðskrár Íslands til þess að taka saman upplýsingar úr fyrirliggjandi gögnum. Þegar svo háttar til að gagn er ekki fyrirliggjandi er ekki um að ræða synjun á aðgangi að gögnum sem kæranleg er til nefndarinnar á grundvelli 1. mgr. 20. gr. laganna. Verður því að vísa kærunni frá úrskurðarnefnd um upplýsingamál. Kæranda er bent á að samgöngu- og sveitarstjórnarráðuneytið hefur eftirlit með starfsemi Þjóðskrár Íslands og má því beina athugasemdum um starfsemina til þess ráðuneytis. Þá er rétt að benda kæranda á að honum er eftir atvikum heimilt að senda kvörtun til umboðsmanns Alþingis, sbr. 4. gr. laga nr. 85/1997.

Úrskurðarorð:

Kæru A, f.h. Óháða safnaðarins, dags. 5. nóvember 2018, á hendur Þjóðskrá Íslands er vísað frá úrskurðarnefnd um upplýsingamál.


Hafsteinn Þór Hauksson
formaður


Sigurveig Jónsdóttir Friðgeir Björnsson

Úrskurðir, ákvarðanir og aðrar úrlausnir sem birtast á vef Stjórnarráðsins eru á ábyrgð viðkomandi stjórnvalds. 
Stjórnarráðið ber ekki ábyrgð á efni frá sjálfstæðum stjórnvöldum umfram það sem leiðir af lögum.

Hafa samband

Ábending / fyrirspurn
Ruslvörn
Vinsamlegast svaraðu í tölustöfum

Þessi síða notar vafrakökur Lesa meira