Hoppa yfir valmynd

919/2020. Úrskurður frá 14. júlí 2020

Úrskurður

Hinn 14. júlí 2020 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurð nr. 919/2020 í máli ÚNU 20040018.

Kæra og málsatvik

Með erindi, dags. 5. maí 2020, kærði A afgreiðslu Akureyrarbæjar á beiðni hans um upplýsingar.

Með erindi til Akureyrarbæjar, dags. 20. febrúar 2020, óskaði kærandi eftir upplýsingum um kostnað vegna málaferla og dómsátta sveitarfélagsins frá 1. janúar 2018 til 20. febrúar 2020, sundurliðuðum eftir málum. Beiðninni var svarað með bréfi, dags. 21. febrúar 2020, þar sem kærandi fékk upplýsingar um að samkomulag varðandi greiðslu miskabóta vegna tiltekinnar stöðuveitingar sveitarfélagsins hefði verið birt á vef Akureyrarbæjar með fundargerð bæjarráðs frá 20. febrúar 2020. Þá fékk hann afhentan dóm Landsréttar í máli Akureyrarbæjar gegn G.V. Gröfum ehf.

Kærandi ítrekaði beiðnina þann 8. apríl sl. og óskaði þá sérstaklega eftir kostnaði við dómsátt Eyþings við fyrrverandi framkvæmdastjóra en Akureyrarbær er aðili að Eyþingi, sambandi sveitarfélaga í Eyjafirði og Þingeyjarsýslum, og bar því hluta af kostnaði við sáttina. Erindinu var svarað þann 30. apríl 2020 en í svarinu segir að umbeðnar upplýsingar um sundurliðaðan kostnað við málaferli og dómsáttir sveitarfélagsins séu ekki tiltækar. Varðandi dómsátt við fyrrverandi framkvæmdastjóra Eyþings séu upplýsingar um kostnað vegna málsins aðgengilegar í fundargerð bæjarráðs frá 20. febrúar 2020. Meðfylgjandi svarbréfinu var skjal þar sem fram kemur hvernig kostnaði vegna dómsáttarinnar var skipt á milli aðildarsveitarfélaga Eyþings, þar á meðal hver kostnaður Akureyrarbæjar var, og var sáttin einnig send kæranda.

Í svari Akureyrarbæjar til kæranda er beiðni hans að öðru leyti hafnað með vísan til 5. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012. Í svarbréfinu segir um rétt almennings til aðgangs að gögnum að sé þess óskað sé skylt að veita almenningi aðgang að fyrirliggjandi gögnum sem varði tiltekið mál, með þeim takmörkunum sem greini í 6.-10. gr. Sama gildi þegar óskað sé aðgangs að tilteknum fyrirliggjandi gögnum. Ekki sé þó skylt að útbúa ný skjöl eða önnur gögn í ríkari mæli en leiði af 3. mgr. Í 3. mgr. 5. gr. segi að réttur til aðgangs að gögnum nái til allra gagna sem mál varða, þ.m.t. endurrita af bréfum sem stjórnvald eða annar aðili hefur sent, enda megi ætla að þau hafi borist viðtakanda, dagbókarfærslna sem lúti að gögnum máls og lista yfir málsgögn. Sveitarfélagið hafi ekki tekið saman á tiltæku skjali upplýsingar um kostnað vegna málaferla og dómsátta og sé beiðni kæranda því hafnað.

Málsmeðferð

Kæran var kynnt Akureyrarbæ með bréfi, dags. 5. maí 2020, og sveitarfélaginu veittur kostur á að koma á framfæri umsögn vegna hennar og afritum af gögnum sem kæran lýtur að.

Í umsögn sveitarfélagsins, dags. 8. júní 2020, segir að beiðni kæranda sé um mjög víðtækar upplýsingar sem ekki liggi fyrir í einu fyrirliggjandi skjali eða skjölum. Vísað er í 1. mgr. 5. gr. upplýsingalaga þar sem segir að skylt sé að veita almenningi aðgang að fyrirliggjandi gögnum sem varði tiltekið mál, með þeim takmörkunum sem greini í 6.-10. gr. Sveitarfélagið segir að í þessu felist að allir njóti réttar til aðgangs að gögnum samkvæmt lögunum, ekki skipti máli hver viðkomandi sé eða hver tilgangur viðkomandi sé með því að óska aðgangs að gögnum að því undanskildu að beiðni megi í undantekningartilvikum hafna ef sterkar vísbendingar séu um að beiðnin sé sett fram í ólögmætum tilgangi, sbr. 2. tölul. 4. mgr. 15. gr. laganna Upplýsingarétturinn nái samkvæmt gildandi lögum til gagna sem liggi fyrir hjá stjórnvöldum. Með gögnum sé átt við hefðbundin skrifleg skjöl, svo sem umsóknir, bréf, minnisblöð, þar á meðal minnisblöð sem rituð séu um málsatvik, fundargerðir, erindi frá öðrum stjórnvöldum o.fl. en einnig annars konar gögn, svo sem myndir, teikningar, filmur, hljóðupptökur, myndupptökur o.s.frv. Gagn teljist vera fyrirliggjandi sé það til þegar beiðni um það komi fram. Skilyrði sé að gagnið sé fyrirliggjandi hjá þeim sem fái beiðni um aðgang til afgreiðslu. Réttur til aðgangs að gögnum nái þannig aðeins til þeirra gagna sem til séu og fyrir liggi á þeim tímapunkti þegar beiðni um aðgang er sett fram og í þeirri mynd sem þau eru á þeim tíma. Stjórnvöldum sé ekki skylt að verða við beiðnum um að senda til tiltekins aðila öll gögn sem framvegis verði til í tengslum við meðferð tiltekins máls. Þeim sé heldur ekki skylt að útbúa ný gögn á grundvelli upplýsingalaga. Vísað er til úrskurða úrskurðarnefndar um upplýsingamál nr. A-129/2001, A-181/2004, A-230/2006 og A-459/2012.

Í umsögninni segir jafnframt að stjórnvaldi sé ekki skylt að taka saman gögn úr bókhaldi og ekki heldur að afhenda slík gögn nema aðeins að þau séu orðin hluti af gögnum sem varði sérstakt mál sem stjórnvald hafi tekið til meðferðar og að skilyrðum upplýsingalaga sé fullnægt að öðru leyti. Í þessu felist að ekki sé hægt að biðja um aðgang að öllum málum af ákveðinni tegund eða frá tilteknu tímabili. Í þessu máli hagi svo til að umrædd gögn liggi ekki fyrir hjá Akureyrarbæ í þeirri mynd að hægt sé að afhenda þau.

Umsögn Akureyrarbæjar var kynnt kæranda með bréfi, dags. 9. júní 2020, og honum veittur kostur á að koma á framfæri frekari athugasemdum í ljósi hennar. Í athugasemdum kæranda, dags. 22. júní 2020, segir að það sé að hluta til rétt að honum hafi verið veittur aðgangur að gögnum varðandi þrjú mál. Hins vegar komi þar ekki fram hve mikill lögfræðikostnaður hafi hlotist af þessum málum, auk þess komi ekki fram í svörum sveitarfélagsins hvort um fleiri mál sé að ræða á tímabilinu. Vísað er í 3. mgr. 15. gr. upplýsingalaga þar sem segir:

„Beiðni má vísa frá ef ekki er talið mögulegt á grundvelli fyrirliggjandi upplýsinga að afmarka hana við tiltekin gögn eða tiltekið mál. Áður en til þess kemur ber að veita málsaðila leiðbeiningar og gefa honum færi á að afmarka beiðni sína nánar. Eftir atvikum ber að afhenda aðila lista yfir mál sem ætla má að beiðni hans geti beinst að í þeim tilgangi að hann geti tilgreint það mál þar sem hann óskar eftir aðgangi að gögnum.“

Þá vísar kærandi í athugasemdir við ákvæðið í greinargerð með frumvarpi til upplýsingalaga:

„Í 3. mgr. ákvæðisins er tekið fram að beiðni megi vísa frá ef ekki er talið mögulegt á grundvelli fyrirliggjandi upplýsinga að afmarka beiðni við tiltekin gögn eða tiltekið mál. Áður en til þess komi beri þó að veita viðeigandi leiðbeiningar. Gert er ráð fyrir að eftir atvikum beri stjórnvaldi að afhenda aðila lista yfir mál sem ætla má að fallið geti undir beiðni hans í þeim tilgangi að hann geti afmarkað beiðni nánar. Með þessu móti getur málsaðili afmarkað beiðni sína með einföldum hætti við það tiltekna mál sem hann óskar aðgangs að. Er þessari reglu í raun ætlað að árétta þá leiðbeiningarskyldu sem hvílir á stjórnvöldum á grundvelli 1. mgr. 7. gr. stjórnsýslulaga, nr. 37/1993.“

Kærandi segist ekki hafa vitneskju um öll þau mál sem um ræði og því hafi hann ekki haft færi á að afmarka beiðnina nánar. Akureyrarbæ hefði verið í lófa lagið að „afhenda aðila lista yfir mál sem ætla megi að beiðni hans geti beinst að í þeim tilgangi að hann geti tilgreint það mál þar sem hann óskar eftir aðgangi að gögnum“ eins og segi í 3. mgr. 15. gr. en sveitarfélagið hafi kosið að gera það ekki og hafi þar með brugðist leiðbeiningarskyldu þeirri sem mælt sé fyrir um í 1. mgr. 7. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993.

Kærandi vísar í greinargerð með frumvarpi til upplýsingalaga og að með lögunum séu settar almennar reglur sem hafi það að markmiði að tryggja opna og gegnsæja stjórnsýslu. Slíkt sé til þess fallið að auka aðhald með starfsemi stjórnvalda, auka réttaröryggi borgaranna og bæta möguleika þeirra til þátttöku í lýðræðissamfélagi. Það sé megintilgangur frumvarpsins að tryggja framgang þessa markmiðs.

Kærandi vísar til þess að um bættan upplýsingarétt almennings og bætta stjórnsýslu segi m.a. í greinargerðinni:

„Frumvarpið byggist á þeirri forsendu að stjórnvöld leitist við að tryggja að þau hafi aðgengilegar í málaskrám sínum þær upplýsingar sem athafnir þeirra og ákvarðanir byggjast á. Að öðrum kosti er réttur almennings til aðgangs að gögnum engan veginn tryggður með viðeigandi hætti. Slíkt er einnig mikilvægt í öðru tilliti. Þannig er skráning upplýsinga og gagna mikilvæg forsenda þess að eftirlit með stjórnsýslunni sé virkt.“

Ef Akureyrarbær hafi staðið undir þeim væntingum sem þarna koma fram, þ.e. að athafnir hans og ákvarðanir séu aðgengilegar í málaskrám, hljóti afhending umbeðinna upplýsinga að vera möguleg án mikillar fyrirhafnar.

Niðurstaða

Í málinu er deilt um afgreiðslu Akureyrarbæjar á beiðni um upplýsingar um kostnað vegna málaferla og dómsátta sveitarfélagsins frá 1. janúar 2018 til 20. febrúar 2020, sundurliðuðum eftir málum. Sveitarfélagið segir slíkar upplýsingar ekki vera fyrirliggjandi í skilningi 1. mgr. 5. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012 og telur ekki skylt að útbúa sérstaka samantekt til þess að verða við beiðni kæranda. Sveitarfélagið veitti kæranda þó tilteknar upplýsingar um þrjú mál, þar á meðal um hluta sveitarfélagsins af kostnaði við tiltekna dómsátt.

Af þessu tilefni tekur úrskurðarnefnd um upplýsingamál fram að réttur til aðgangs að gögnum tekur til fyrirliggjandi gagna, sbr. 1. mgr. 5. gr. upplýsingalaga. Í athugasemdum við ákvæðið í frumvarpi til upplýsingalaga er meðal annars tekið fram að orðin „fyrirliggjandi gögn“ beri að skilja sem svo að réttur til aðgangs að gögnum hjá stjórnvöldum nái aðeins til þeirra gagna sem til eru og fyrir liggja á þeim tímapunkti þegar beiðni um aðgang er sett fram og í þeirri mynd sem þau eru á þeim tíma. Upplýsingalög leggja því ekki skyldu á þá aðila sem falla undir lögin til þess að útbúa ný gögn, sbr. 3. málsl. 1. mgr. 5. gr. laganna.

Úrskurðarnefnd um upplýsingamál tekur einnig fram að þegar aðilum, sem falla undir gildissvið upplýsingalaga, berst beiðni um aðgang að upplýsingum beri þeim að afmarka beiðnina við gögn í vörslum sínum, sbr. 15. gr. laganna, og taka afstöðu til réttar beiðanda til aðgangs að gögnunum með rökstuddri ákvörðun. Þessi skylda nær bæði til þess að meta rétt beiðanda til aðgangs að hluta, sbr. 3. mgr. 5. gr. upplýsingalaga, og að framkvæma mat á ólíkum hagsmunum sem vega þarf saman við beitingu á undantekningarákvæðum laganna.

Þegar svo háttar til að beiðnin nær samkvæmt efni sínu til upplýsinga sem nauðsynlegt er að vinna upp úr fyrirliggjandi gögnum er því ekki sjálfgefið að unnt sé að synja beiðninni á grundvelli 3. málsl. 1. mgr. 5. gr. heldur ber stjórnvaldi að kanna hvort beiðandi óski aðgangs að gögnunum þar sem umbeðnar upplýsingar er að finna svo hann geti tekið afstöðu til þess hvort hann vilji fá þau afhent, sbr. 7. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 og 3. mgr. 15. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012, sbr. t.d. úrskurði úrskurðarnefndar um upplýsingamál nr. 738/2018, 804/2019, 833/2019 og 884/2020.

Samkvæmt framangreindu bar Akureyrarbæ að taka afstöðu til þess hvort tilefni væri til að veita kæranda aðgang að reikningum og öðrum gögnum sem kunna að innihalda kostnaðarupplýsingar vegna málaferla og dómsátta sveitarfélagsins á því tímabili sem kærandi tiltekur og í kjölfarið leggja mat á það hvort kærandi eigi rétt til aðgangs að þeim á grundvelli upplýsingalaga.

Gögn málsins bera það ekki með sér að kæranda hafi verið gefið færi á að afmarka beiðni sína frekar, sbr. 3. mgr. 15. gr. upplýsingalaga og 7. gr. stjórnsýslulaga, en ekki hefur komið fram hve mikill fjöldi mála fellur undir gagnabeiðnina. Úrskurðarnefndin ítrekar að þrátt fyrir að umbeðnar upplýsingar séu ekki fyrirliggjandi í einu tiltæku skjali er ekki sjálfgefið að unnt sé að hafna beiðninni. Að mati úrskurðarnefndarinnar hefur beiðnin ekki hlotið þá meðferð sem upplýsingalög gera kröfu um en vegna þessa verður ekki hjá því komist að fella ákvörðun sveitarfélagsins úr gildi og vísa beiðninni aftur til sveitarfélagsins til nýrrar og lögmætrar meðferðar.

Úrskurðarorð

Ákvörðun Akureyrarbæjar, dags. 30. apríl 2020, um að synja beiðni kæranda um upplýsingar um kostnað vegna málaferla og dómsátta sveitarfélagsins frá 1. janúar 2018 til 20. febrúar 2020 sundurliðuðum eftir málum er felld úr gildi og er beiðninni vísað aftur til sveitarfélagsins til nýrrar og lögmætrar meðferðar.

Hafsteinn Þór Hauksson
formaður

Kjartan Bjarni Björgvinsson

 

Sigríður Árnadóttir



Úrskurðir, ákvarðanir og aðrar úrlausnir sem birtast á vef Stjórnarráðsins eru á ábyrgð viðkomandi stjórnvalds. 
Stjórnarráðið ber ekki ábyrgð á efni frá sjálfstæðum stjórnvöldum umfram það sem leiðir af lögum.

Hafa samband

Ábending / fyrirspurn
Ruslvörn
Vinsamlegast svaraðu í tölustöfum

Vefurinn notar vefkökur til að bæta upplifun notenda og greina umferð um vefinn. Lesa meira