1027/2021. Úrskurður frá 7. júlí 2021.
Úrskurður
Hinn 7. júlí 2021 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurðnr. 1027/2021 í máli ÚNU 21020020.
Kæra og málsatvik
Með kæru, dags. 11. febrúar 2021, kærði A, lögmaður, f.h. K16 ehf. afgreiðslu Framkvæmdasýslu ríkisins á beiðni hans um aðgang að gögnum sem tengjast tilboði Regins ehf. í leiguhúsnæði sem auglýst var til útleigu af hálfu Ríkiskaupa.Forsaga málsins er sú að upphaflega beindi kærandi erindi til Ríkiskaupa, dags. 13. maí 2020, þar sem hann óskaði eftir afhendingu umræddra gagna. Með bréfi Ríkiskaupa, dags. 29. september 2020, var beiðni kæranda vísað frá með vísan til þess að stofnunin hefði ekki umbeðin gögn undir höndum. Kærandi kærði afgreiðslu Ríkiskaupa til úrskurðarnefndar um upplýsingamál, dags. 29. september 2020. Við meðferð málsins hjá úrskurðarnefndinni áframsendi Ríkiskaup beiðni kæranda til Framkvæmdasýslu ríkisins sem hefði umrædd gögn í sínum fórum. Með bréfi, dags. 12. nóvember 2020, var úrskurðarnefndin upplýst um að Framkvæmdasýsla ríkisins hefði afgreitt beiðni kæranda. Með bréfi, dags. 25. nóvember 2020, óskaði úrskurðarnefndin eftir staðfestingu kæranda á því að umbeðin gögn hefðu verið afhent en að óbreyttu yrði málið fellt niður hjá úrskurðarnefndinni.
Svar kæranda barst með tölvupósti, dags. 11. febrúar 2021, þar sem fram kom að hann hefði fengið afhent brotakennd gögn frá Framkvæmdasýslu ríkisins og mörg hver óundirrituð. Af þeim sökum gæti kærandi ekki verið viss um að hafa fengið öll gögn afhent. Þá væri ljóst að vinnuskjöl um samanburð tilboða hefðu ekki borist. Með vísan til þessa fór kærandi fram á að úrskurðarnefndin úrskurðaði efnislega um málið þannig að öruggt væri að öll gögn hefðu borist. Eins og áður segir laut upphafleg kæra að afgreiðslu Ríkiskaupa á beiðni kæranda um gögn en við meðferð málsins voru kæranda afhent gögn frá Framkvæmdasýslu ríkisins. Í ljósi athugasemda kæranda við afgreiðslu Framkvæmdasýslu ríkisins á beiðni hans var málið er laut að afgreiðslu Ríkiskaupa á beiðni kæranda fellt niður á fundi úrskurðarnefndarinnar og nýtt mál stofnað í málaskrá nefndarinnar vegna afgreiðslu Framkvæmdasýslu ríkisins.
Málsmeðferð
Kæran var kynnt Framkvæmdasýslu ríkisins með tölvubréfi, dags. 23. febrúar 2021, og veittur kostur á að koma á framfæri athugasemdum í ljósi hennar. Í tölvubréfinu var sérstaklega tekið fram að í kærunni kæmi fram að kærandi teldi ekki víst að öll gögn hefðu verið afhent. Í svari Framkvæmdasýslu ríkisins, dags. 3. mars 2021, kom fram að búið væri að afhenda þau gögn sem óskað var eftir í október 2020. Vilji stæði til þess að afhenda þau gögn sem kærandi óskaði eftir og væru fyrirliggjandi hjá stofnuninni en nauðsynlegt væri að kærandi afmarkaði beiðnina nánar. Í svari úrskurðarnefndarinnar, dags. 3. mars 2021, var á ný vísað til þess sem fram kom í kærunni þess efnis að kærandi teldi sig ekki hafa fengið afhent öll skjöl sem tengdust málinu, þ. á m. vinnuskjöl um samanburð tilboða. Í því ljósi óskaði úrskurðarnefndin eftir upplýsingum stofnunarinnar um hvort öll gögn hefðu verið afhent.Í svari Framkvæmdasýslu ríkisins, dags. 4. mars 2021, kom fram að vinnuskjalið sem kærandi óskaði eftir hefði fundist hjá stofnuninni. Með tölvubréfi, dags. 9. mars 2021, barst úrskurðarnefndinni afrit af svari Framkvæmdasýslunnar til kæranda, dags. sama dag, þar sem tilkynnt var um afhendingu framangreinds vinnuskjals ásamt afriti af vinnuskjalinu.
Með bréfi, dags. 21. mars 2021, óskaði úrskurðarnefndin eftir afstöðu kæranda til þess hvort hann teldi afgreiðslu Framkvæmdasýslunnar fullnægjandi. Í svari kæranda, dags. 22. mars 2021, kom fram að kærandi teldi enn vanta minnisblað Vegagerðarinnar í málinu sem vísað var til í minnisblaði, dags. 20. febrúar 2019, sem var á meðal þeirra gagna sem kærandi hafði þegar fengið afhent. Að öðru leyti teldi kærandi öll gögn komin fram.
Með tölvubréfi, dags. 25. júní 2021, óskaði úrskurðarnefndin eftir afstöðu stofnunarinnar til þess hvort umrætt minnisblað sem vísað var til af hálfu kæranda væri fyrirliggjandi hjá stofnuninni. Í svari Framkvæmdasýslunnar, dags. 25. júní 2021, kom fram að kæranda hefði verið tilkynnt, með tölvupósti, dags. 17. mars 2021, að umrætt minnisblað væri ekki fyrirliggjandi hjá stofnuninni. Umrætt minnisblað ætti hins vegar að liggja fyrir hjá Vegagerðinni og var kæranda leiðbeint um að leita til Vegagerðarinnar. Þá hafi Vegagerðinni verið ritað bréf vegna minnisblaðsins en engin svör hefðu enn borist við því. Í svarinu kom enn fremur fram að stofnunin liti svo á að öll fyrirliggjandi gögn sem féllu undir upplýsingabeiðni kæranda hefðu verið afhent. Auk þess sem reynt hefði verið að afla umrædds minnisblaðs og aðstoða við afhendingu þess.
Niðurstaða
Í málinu er deilt um afgreiðslu Framkvæmdasýslu ríkisins um aðgang að gögnum sem tengjast tilboði Regins ehf. í leiguhúsnæði sem auglýst var til útleigu af hálfu Ríkiskaupa. Eins og að framan greinir hefur kærandi fengið afhent ýmis gögn. Í athugasemdum kæranda kemur hins vegar fram að hann telji enn vanta tiltekið minnisblað Vegagerðarinnar sem vísað er til í öðru minnisblaði, dags. 20. febrúar 2019, sem var á meðal þeirra gagna sem kærandi fékk afhent. Í svari Framkvæmdasýslu ríkisins kemur fram að umrætt minnisblað Vegagerðarinnar sé ekki fyrirliggjandi hjá stofnuninni.Réttur til aðgangs að gögnum samkvæmt upplýsingalögum nær aðeins til fyrirliggjandi gagna, sbr. orðalag ákvæða 1. mgr. 14. gr. og 1. mgr. 5. gr. laganna. Í athugasemdum við 5. gr. í frumvarpi til gildandi upplýsingalaga er m.a. tekið fram að orðin „fyrirliggjandi gögn“ beri m.a. að skilja sem svo að réttur til aðgangs að gögnum hjá stjórnvöldum nái aðeins til þeirra gagna sem til eru og fyrir liggi á þeim tímapunkti þegar beiðni um aðgang sé sett fram og í þeirri mynd sem þau séu á þeim tíma. Þeim sem falla undir lögin sé því ekki skylt á grundvelli laganna að útbúa ný skjöl eða önnur gögn, sbr. 3. málsl. 1. mgr. 5. gr. Ef takmarkanir 6.-10. gr. laganna á upplýsingarétti eigi aðeins við um hluta gagns skuli þó veita aðgang að öðrum hlutum þess, sbr. 3. mgr. 5. gr.
Eins og áður segir hefur Framkvæmdasýslan haldið því fram að öll umbeðin gögn hafi verið afhent kæranda og að umrætt minnisblað Vegagerðarinnar sé ekki fyrirliggjandi hjá stofnuninni. Í ljósi skýringa stofnunarinnar hefur úrskurðarnefndin ekki forsendur til að rengja þá staðhæfingu.
Af ákvæðum upplýsingalaga leiðir að úrskurðarvald úrskurðarnefndar um upplýsingamál er afmarkað við að fjalla um réttmæti synjunar á beiðni um aðgang að fyrirliggjandi gögnum samkvæmt lögunum og synjunar á beiðni um að afhenda fyrirliggjandi gögn á tiltæku formi. Þegar svo háttar til að gagn er ekki fyrirliggjandi er ekki um að ræða synjun á aðgangi að gögnum sem kæranleg er til nefndarinnar á grundvelli 1. mgr. 20. gr. laganna. Verður því að vísa kærunni frá úrskurðarnefnd um upplýsingamál.
Úrskurðarorð:
Kæru A lögmanns, f.h. K16 ehf., dags. 11. febrúar 2021, um afgreiðslu Framkvæmdasýslu ríkisins á beiðni um aðgang að gögnum sem tengjast tilboði Regins ehf. í leiguhúsnæði sem auglýst var til útleigu af hálfu Ríkiskaupa er vísað frá úrskurðarnefnd um upplýsingamál.Hafsteinn Þór Hauksson
formaður
Kjartan Bjarni Björgvinsson Sigríður Árnadóttir