1271/2025. Úrskurður frá 30. apríl 2025
Hinn 30. apríl 2025 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurð nr. 1271/2025 í máli ÚNU 24010009.
Kæra og málsatvik
Með erindi, dags. 12. janúar 2024, kærðu […] til úrskurðarnefndar um upplýsingamál ákvörðun […] að synja þeim um aðgang að gögnum.
Aðdragandi málsins er sá að 23. ágúst 2023 beindu kærendur kæru til úrskurðarnefndar um upplýsingamál vegna afgreiðslu […] á beiðni sem þeir höfðu beint að þáverandi formanni tiltekinnar fastanefndar (ráðs) […], og fékk það málsnúmerið ÚNU 23080018 hjá úrskurðarnefndinni. Meðferð á því máli lauk úrskurðarnefndin með úrskurði nr. 1228/2024, dags. 3. desember 2024. Undir meðferð þessa kærumáls leitaði úrskurðarnefndin eftir umsögn […], sem barst úrskurðarnefndinni þann 3. nóvember 2023 og var hún afhent kærendum þann 6. sama mánaðar. Umsögnin var látin í té af […] […].
Í tilefni af þessari tilteknu umsögn sendu kærendur sérstakt erindi til […] þar sem m.a. var farið fram á aðgang að tilteknum gögnum og er það afgreiðsla […] á þeirri beiðni sem þessi úrskurður lýtur að.
Nánar tiltekið sendu kærendur þann 30. nóvember 2023 erindi sem var stílað á […], annars vegar og […], skrifstofustjóra […], hins vegar. Í því rekja kærendur samskipti sín við […] í allítarlegu máli og leggja einnig fram tilteknar spurningar. Þá er í hluta erindisins lögð fram beiðni um aðgang að gögnum. Sá hluti erindisins er svohljóðandi:
Nú hefur okkur borist umsögn um kæru okkar sem beindist að […] sem formanni […] en er sú umsögn ekki frá formanni ráðsins heldur […]. […]
Því sendum við ykkur eftirfarandi upplýsingabeiðni.
Við biðjum um upplýsingar frá ykkur, […] og […], um það nákvæmlega hvaða upplýsingum hefur verið deilt með ykkur um málið og af hverjum. Einnig hvernig þið hafið unnið með málið og hverju þið hafið deilt um það og hvaða aðrir aðilar hafa verið upplýstir um málið við ykkar vinnslu innan eða utan […]. Hér er um að ræða allar upplýsingar sem deilt var og unnið var með sama hvort það var gert munnlega, skriflega eða með öðrum hætti. Þar með talið en ekki takmarkað við tölvupósta (þ.m.t. viðhengi), nótur og lýsingar á samtölum. Þarna ræðir um öll þau mál sem við leituðum til […] vegna, […]. Einnig upplýsingar sem þið kunnið að hafa fengið frá eða deilt með öðrum um málið, þ.m.t. starfsfólki […], formanni […] eða öðrum.
Til viðbótar viljum við fá allar upplýsingar um til hvaða viðbragða og vinnslu […] hefur gripið vegna verkferils […]. Við viljum fá upplýsingar um forsendur þeirra ákvarðana að verkferlarnir hafi ekki verið uppfærðir […].
Við óskum eftir því að öll gögn séu afhent rafrænt á því formi sem þau eru varðveitt og rafrænt. Við minnum á það að beiðni um upplýsingar skal afgreidd innan 7 daga.
Í svari […] til kærenda, dags. 18. desember 2023, kom fram að það væri ekki á verksviði […] að fylgja eftir […] eða þeim úrbótum sem lagðar hefðu verið til, nema fyrir lægi pólitísk ákvörðun ráðsins. Í svarinu kom einnig fram, varðandi þann hluta erindis kærenda sem sneri að gögnum og afhendingu þeirra, hefði honum nú þegar verið svarað til úrskurðarnefndar um upplýsingamál. Erindi kærenda frá 30. nóvember 2023 hefði verið svarað og engin gögn hefðu borist nema tölvupóstar kærenda til […] og skrifstofustjórans. Ítrekað væri að ekki væru nein gögn vegna málsins sem borist hefðu.
Úrskurðarnefnd um upplýsingamál tekur fram að þann þátt í svari […] sem sneri að gögnum og afhendingu þeirra ber að skilja þannig að vísað hafi verið til umsagnar […] til úrskurðarnefndarinnar frá 3. nóvember 2023 og látin var kærendum í té þann 6. sama mánaðar, eins og lýst hefur verið að framan, þ.e. þeirrar umsagnar sem úrskurðarnefndinni var látin í té við meðferð hennar á kærumáli ÚNU 23080018.
Í kæru sinni til úrskurðarnefndarinnar, dags. 12. janúar 2024, fullyrða kærendur að […] og skrifstofustjórinn hljóti að hafa fengið öll gögn um kærumálið ÚNU 23080018, enda komi fram í umsögn þeirra til úrskurðarnefndarinnar í því máli að leitað hafi verið upplýsinga frá formanni […].
Málsmeðferð
Kæran var kynnt […] með erindi, dags. 29. janúar 2024, og sveitarfélaginu gefinn kostur á að koma á framfæri umsögn um kæruna. Þá var þess óskað að […] afhenti úrskurðarnefnd um upplýsingamál þau gögn sem kæran varðar.
Umsögn […] barst úrskurðarnefndinni 12. febrúar 2024. Í umsögninni kemur fram að starfsmenn […] hafi ekki í sinni vörslu gögn eða aðrar upplýsingar sem varða mál kærenda, að undanskildum þeim upplýsingum sem kærendur hafa sjálfir veitt starfsmönnum skrifstofunnar í tölvupóstum. Þá hafi starfsmenn skrifstofunnar ekki fengið neinar upplýsingar um kærendur […] frá formanni […]. Formaðurinn hafi einungis upplýst starfsmenn skrifstofunnar um að hann hefði vísað kærendum á formann […] og að erindi þeirra væri utan verksviðs […].
Þá hafi […] og skrifstofustjóri skrifstofunnar virt óskir kærenda um trúnað um erindi þeirra og ekki deilt tölvupóstum þeirra með öðrum eða spurt aðra starfsmenn […] um málið. Eingöngu hafi verið haft samband við aðra starfsmenn til að staðfesta hver bæri ábyrgð á að svara erindum fyrir hönd kjörinna fulltrúa en mál kærenda hafi ekki verið rætt í því samhengi. Þó sé rétt að taka fram að […] hafi fengið aðgang að drögum að umsögn […] vegna annarrar kæru kærenda til úrskurðarnefndarinnar með málsnúmerið ÚNU 23100011. Gögn þessi hafi samhliða umsögn […] verið afhent úrskurðarnefndinni og tekið fram að um væri að ræða vinnugögn í skilningi upplýsingalaga.
Varðandi fyrirspurn kærenda um upplýsingar um hvernig […] hafi brugðist við varðandi verkferla […] sé því til að svara að skrifstofan hafi ekki það hlutverk að fylgja eftir verkferlum […]. Samantekið hafi […] ekki fengið afhent nein gögn eða munnlegar upplýsingar um mál kærenda fyrir utan tölvupósta frá kærendum sjálfum. Þá hafi skrifstofan ekki umsjón með verkefnum sem fallið geti undir beiðni kærenda um afhendingu gagna vegna viðbragða og vinnslu við verkferla sem kunni að eiga við […].
Umsögn […] var kynnt kærendum með erindi, dags. 23. febrúar 2024, og þeim gefinn kostur á að koma á framfæri frekari athugasemdum. Í athugasemdum kæranda, dags. 29. maí 2024, kemur fram að kærendur telji ljóst að […] búi yfir frekari gögnum, m.a. umsögn skrifstofunnar í kærumáli ÚNU 23080018 hjá úrskurðarnefndinni. Þá hafi verið upplýst af hálfu skrifstofunnar í öðru kærumáli kærenda hjá úrskurðarnefndinni með málsnúmerið ÚNU 24010021 að formaður […] hafi deilt kærum kærenda til úrskurðarnefndarinnar með skrifstofunni. Því hljóti skrifstofan að hafa þau gögn í vörslu sinni. Þá telja kærendur að þeir eigi rétt til aðgangs að þeim gögnum sem fylgdu umsögn […] til nefndarinnar og sveitarfélagið álítur vera vinnugögn í skilningi upplýsingalaga.
Niðurstaða
1.
Í máli þessu er deilt um afgreiðslu […] á erindi kærenda til […], dags. 30. nóvember 2023.
Erindið sem um ræðir fól meðal annars í sér allítarlegar ábendingar, athugasemdir og lýsingu málsatvika og röksemda kærenda […], verkferla […] o.fl. Þar á meðal komu í erindinu fram óskir um staðfestingu á að erindið hefði verið móttekið, um staðfestingu á að ekki hefði verði miðlað persónuupplýsingum um kærendur til annarra starfsmanna […], og um tiltekin viðbrögð og aðgerðir vegna verkferla […].
Hluti erindisins er settur fram sem „upplýsingabeiðni“ og er sá þáttur erindisins tekinn upp orðrétt hér að framan. Undir þeim lið erindisins fóru kærendur bæði fram á aðgang að fyrirliggjandi gögnum en einnig óskuðu þeir eftir ýmsum nánari upplýsingum sem tengdust erindi þeirra eða málum hjá […], svo sem um það hvaða upplýsingum hefði verið deilt með tilteknum starfsmönnum, hvernig þeir hefðu unnið með mál þeirra og hvaða upplýsingum um málið þeir starfsmenn hefðu deilt með öðrum innan […].
Af þessu tilefni telur úrskurðarnefndin rétt að taka fram að á grundvelli upplýsingalaga nr. 140/2012, sbr. 1. mgr. 2. gr., 1. mgr. 5. gr. og 14. gr. laganna, er hægt að óska aðgangs að „fyrirliggjandi gögnum“ hjá stjórnvöldum. Undir úrskurðarnefndina er síðan heimilt að bera „synjun um aðgang að gögnum samkvæmt lögum þessum…“, sbr. 20. gr. sömu laga. Upplýsingalög fjalla hins vegar ekki um skyldu stjórnvalda til að láta í té skýringar eða upplýsingar um starfsemi sína, nema slíkar upplýsingar séu fyrirliggjandi í tilteknum gögnum. Samkvæmt þessu fellur ekki undir valdsvið úrskurðarnefndar um upplýsingamál að taka afstöðu til þess hvort fyrirspurnum kærenda um tilteknar aðgerðir hafi verið svarað, hvort brugðist hafi verið við óskum þeirra um skýringar eða önnur viðbrögð eða almennt hvort kærendum hafi verið veittar upplýsingar um það hvernig einstakir starfsmenn hafa unnið með mál þeirra eða upplýsingar sem tengjast máli þeirra. Undir kæruefni málsins, eins og það afmarkast í úrskurði þessum, fellur einvörðungu það álitaefni hvort beiðni kærenda um aðgang að fyrirliggjandi gögnum hafi verið afgreidd með réttum hætti í samræmi við upplýsingalög. Einnig skal tekið fram að kæra málsins verður skilin svo að kærendur leggi sama skilning í kæruefnið.
2.
Beiðni kærenda um aðgang að fyrirliggjandi gögnum, sem beint var til […] þann 30. nóvember 2023 var sett fram með tvennum hætti. Í fyrsta lagi var óskað eftir gögnum með öllum upplýsingum um aðkomu […] annars vegar og skrifstofustjóra […] hins vegar vegna meðferðar á erindi sem kærendur höfðu beint til formanns […], fyrst í október 2022. Skilja verður þennan þátt beiðninnar svo að hann lúti jafnframt að fyrirliggjandi gögnum hjá skrifstofunni sjálfri sem falli undir framangreint. Í öðru lagi var óskað eftir gögnum um viðbrögð og vinnslu […] vegna verkferils […].
Samskiptum kærenda við […] vegna ofangreinds tengjast tölvupóstar og upplýsingar sem þeim fylgdu sem kærendur hafa sjálfir látið starfsmönnum skrifstofunnar í té. Eins og kærendur hafa sett fram beiðni sína til […] og kæru málsins verður að skilja erindi þeirra svo að þeir hafi ekki óskað aðgangs að þeim gögnum. Fellur því umfjöllun um gögn sem kærendur sjálfir hafa afhent skrifstofunni utan þessa úrskurðar.
Hér verður fyrst tekin afstaða til fyrri þáttarins í gagnabeiðni kærenda.
Í umsögn […] um kæru málsins kemur í fyrsta lagi fram að starfsmenn […] hafi ekki í vörslu sinni gögn sem varði mál kærenda að undanskildum upplýsingum sem kærendur hafi sjálfir afhent þeim í tölvupóstum. Starfsmenn skrifstofunnar hafi heldur ekki deilt gögnum með upplýsingum um kærendur með öðrum starfsmönnum […]. Í umsögninni kemur í öðru lagi fram að starfsmenn skrifstofunnar hafi ekki fengið afhent gögn um mál kærenda frá formanni […]. Í umsögninni kemur í þriðja lagi fram að […] hafi fengið afhent drög að umsögn […] sem unnin hafi verið í tilefni af kæru kærenda til úrskurðarnefndar um upplýsingamál, málsnr. ÚNU 23080017. Og í fjórða lagi kemur fram að lögfræðingur á skrifstofunni hafi fengið aðgang að tölvupóstsamskiptum kærendanna við […] og skrifstofustjóra á […] til að skrifa drög að umsögninni. Umsögninni fylgdu afrit af tölvupóstsamskiptum lögfræðings á […] og […], dags. 4. október 2023, og drög að umsögn vegna kæru sem kærendur höfðu beint til úrskurðarnefndar um upplýsingamál, málsnr. ÚNU 23080017.
Af þeirri kæru sem hér er til úrlausnar, sem og athugasemdum kærenda í málinu, er ljóst að þeir telja að hjá umræddri skrifstofu […] muni liggja fyrir fleiri gögn sem varða mál þeirra en þarna kemur fram. Því til stuðnings hafa þeir m.a. vísað til þess að í öðrum gögnum, sem að hluta varða önnur kærumál þeirra fyrir úrskurðarnefnd um upplýsingamál, komi fram að tiltekinna upplýsinga hafi verið aflað innan […] og að starfsmenn skrifstofunnar hafi átt samskipti við þáverandi formann […]. Þá telja þeir sig eiga rétt á aðgangi að þeim gögnum.
Af þessu tilefni telur úrskurðarnefndin rétt að benda á að þó svo að fyrir liggi skýringar og upplýsingar um að tilteknir starfsmenn […] hafi komið að tilteknum verkefnum, eða að hjá þeim starfsmönnum hafi verið aflað upplýsinga frá öðrum sviðum eða skrifstofum […], þá leiðir slíkt hvorki sjálfkrafa til þess að gögn um þá vinnu hafi átt að varðveita hjá […] sjálfri né til þeirrar ályktunar að ávallt sé um að ræða upplýsingar sem skylt hafi verið að skrá og varðveita samkvæmt lögum.
Eins og fyrr er komið fram er hér til úrlausnar réttur kærenda til aðgangs að gögnum sem geyma upplýsingar um aðkomu tveggja starfsmanna á […] og skrifstofunnar sjálfrar vegna meðferðar á erindi sem kærendur höfðu beint til formanns […], fyrst í október 2022. Beiðnin er því afmörkuð við gögn um mál sem tengist kærendum hjá tiltekinni skrifstofu […]. Almennt verður að líta á […] sem eitt stjórnvald í skilningi upplýsingalaga. […] telst hluti stjórnvaldsins […] en ekki sérstakt stjórnvald, enda fer stjórnsýsla sveitarfélaga að jafnaði fram á einu stjórnsýslustigi samkvæmt 1. mgr. 8. gr. sveitarstjórnarlaga, nr. 138/2011. Þetta kemur ekki í veg fyrir að kærendur geti afmarkað beiðni um aðgang að gögnum við gögn hjá skrifstofunni sjálfri eins og þeir hafa valið að gera í þessu kærumáli. Þessi aðstaða leiðir hins vegar til þess að þótt starfsmenn […] kunni að hafa átt einhver samskipti við aðrar skrifstofur, nefndir eða svið […] sem kunna að tengjast málum kærenda þá er ekki sjálfgefið að gögn um þá vinnu séu ávallt vistuð hjá […] en beiðnin er afmörkuð við slík gögn eins og fyrr segir. Slík gögn kunna eins að vera vistuð annars staðar í skjalaskráningarkerfum […] að því leyti sem yfirleitt er skylt að skrá og varðveita þær upplýsingar sem um ræðir.
Þá er einnig rétt að benda á að ekki verður, í eitt skipti fyrir öll, gefin um það niðurstaða, með tilliti til upplýsingalaga, á hvaða formi eigi að varðveita opinber gögn eða nákvæmlega um það hvaða gögn einstakra mála sem koma til meðferðar hjá stjórnvöldum skuli varðveita. Þá mæla upplýsingalög heldur ekki fyrir um það hvort og þá hversu mörg rafræn eintök af einstökum málsgögnum eigi að varðveita, hvort varðveita eigi alla tölvupósta sem sendir eru milli starfsmanna við meðferð máls o.s.frv. Niðurstaða um slíkt fer eftir þeim skjalasöfnum og skjalavistunarkerfum sem stjórnvöld hafa fengið viðeigandi heimildir til að nota, eftir almennri skyldu til að varðveita og skrá málsgögn samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn, nr. 77/2014, reglum sem settar hafa verið á grundvelli þeirra laga, 27. gr. upplýsingalaga, sem og lögum sem við eiga í hverjum málaflokki og atvikum hvers máls. Eftir að gögn hafa verið vistuð hjá stjórnvaldi í skjalasafni þess fer það síðan einnig eftir lögum, þ.m.t. heimildum og reglum frá Þjóðskjalasafni á grundvelli laga nr. 77/2014, hvaða gögn má grisja og og hvaða gögnum má eyða úr slíku safni. Af þessu má ljóst vera að þótt varðveisluskylda á opinberum gögnum sé rík þá gera lög ekki ráð fyrir að öll gögn sem mögulega hafa á einhverjum tímapunkti verið til í fórum stjórnvalda séu varðveitt og heldur ekki að allar athafnir starfsmanna stjórnvalda fái formlega skráningu og varðveislu.
Úrskurðarnefnd um upplýsingamál hefur yfirfarið skýringar […] í kærumáli þessu og þau gögn sem […] hefur afhent nefndinni. Á þeim grundvelli telur nefndin sig ekki hafa forsendur til athugasemda við lýsingu […] á því hvaða gögn, sem falla undir þann þátt í beiðni kærenda sem hér er til umfjöllunar, séu fyrirliggjandi hjá […] og starfsmönnum hennar.
Að þessu gættu ber að leggja til grundvallar að hjá […] séu fyrirliggjandi eftirfarandi gögn, sem falla undir beiðni kærenda eða tengjast henni:
- Tölvupóstar sem kærendur hafa sjálfir afhent starfsmönnum […].
- Drög að umsögn […] sem unnin voru í tilefni af kæru kærenda til úrskurðarnefndar um upplýsingamál, málsnr. ÚNU 23080017.
- Tölvupóstsamskipti lögfræðings á […] og […]:
- Tölvupóstur frá lögfræðingi, 16. október 2023, kl. 11:18.
- Tölvupóstur frá […], 16. október 2023, kl. 12:04.
- Tölvupóstur frá lögfræðingi, 16. október 2023, kl. 12:24.
- Tölvupóstur frá […], 16. október 2023, kl. 13:26.
- Tölvupóstur frá lögfræðingi, 16. október 2023, kl. 15:00.
- Tölvupóstur frá lögfræðingi, 27. október 2023, kl. 12:37.
- Tölvupóstur frá […], 30. október 2023, kl. 14:42.
- Tölvupóstur frá lögfræðingi, 30. október 2023, kl. 14:57.
Eins og fyrr greinir ber að skilja kæru málsins svo að kærendur hafi ekki óskað aðgangs að gögnum undir lið 1. Fellur því umfjöllun um tölvupósta sem kærendur sjálfir hafa afhent skrifstofunni utan þessa úrskurðar.
Úrskurðarnefnd um upplýsingamál hefur yfirfarið þau gögn sem falla undir lið 2 og 3. Ljóst er að þau urðu til hjá […] þegar starfsmenn […] unnu að umsögn fyrir úrskurðarnefnd um upplýsingamál vegna kærumála á hendur […] sem kærendur höfðu beint til nefndarinnar vegna ákvarðana […] um að afhenda þeim ekki tiltekin gögn.
Úrskurðarnefndin bendir á að þegar stjórnvald, eins og […], fær beiðni um aðgang að gögnum sem ber að afgreiða á grundvelli upplýsingalaga þá telst ákvörðun stjórnvaldsins um það hvort aðgangurinn verði veittur vera ákvörðun um rétt eða skyldu þeirra sem beiðnina lögðu fram, sbr. 2. mgr. 1. gr. stjórnsýslulaga, nr. 37/1993, sbr. einnig 4. mgr. 19. gr. upplýsingalaga. Gögn sem beinlínis verða til hjá stjórnvaldinu vegna meðferðar á beiðni um aðgang að gögnum eru þar með gögn tiltekins máls, stjórnsýslumáls, sem lokið verður með stjórnvaldsákvörðun í skilningi stjórnsýslulaga, nr. 37/1993. Úrskurðarnefndin telur að almennt verði að leggja til grundvallar að ef tiltekið stjórnvald vinnur á síðari tímapunkti umsögn um stjórnsýslumál sem það áður tók stjórnvaldsákvörðun í þá teljist sú umsögn og gögn sem til verða vegna hennar til gagna viðkomandi stjórnsýslumáls hjá því stjórnvaldi sem um ræðir.
Samkvæmt 2. mgr. 4. gr. upplýsingalaga gilda lögin ekki um aðgang að upplýsingum samkvæmt stjórnsýslulögum. Almennt verða ákvarðanir um aðgang að gögnum í slíkum tilvikum ekki bornar undir úrskurðarnefnd um upplýsingamál. Synjun um aðgang að gögnum í stjórnsýslumáli verður á hinn bóginn, sbr. 2. mgr. 19. gr. stjórnsýslulaganna, kærð til þess stjórnvalds sem ákvörðun í málinu verður kærð til, sem í þessu tilviki er úrskurðarnefnd um upplýsingamál, sbr. 20. gr. upplýsingalaga. Um rétt kærenda til aðgangs að umræddum gögnum, sbr. lið 2 og 3 að ofan, fer eftir 15. til 19. gr. stjórnsýslulaga, nr. 37/1993, og telst kæru hvað þau varðar réttilega beint að úrskurðarnefndinni.
[…] lítur svo á að þau gögn sem afhent voru nefndinni samhliða umsögn sveitarfélagsins, þ.e. gögn sem falla undir liði 2 og 3 í upptalningu gagna hér að framan, teljist vera vinnugögn í skilningi upplýsingalaga sem kærendur eigi ekki rétt til aðgangs að.
Með vísan til framangreinds fellst úrskurðarnefndin ekki á að átt hafi að afgreiða beiðni kærenda um þessi gögn á grundvelli upplýsingalaga heldur hafi átt, með vísan til framangreinds, að byggja afgreiðslu á aðgangi kærenda að gögnunum á ákvæðum stjórnsýslulaga, nánar tiltekið á því hvort um væri að ræða vinnuskjöl í skilningi 3. tölul. 1. mgr. 16. gr. stjórnsýslulaga, nr. 37/1993. Í því lagaákvæði segir svo:
Réttur aðila máls til aðgangs að gögnum tekur ekki til:
[…]
3. Vinnuskjala sem stjórnvald hefur ritað til eigin afnota. Þó á aðili aðgang að vinnuskjölum ef þau hafa að geyma endanlega ákvörðun um afgreiðslu máls eða upplýsingar sem ekki verður aflað annars staðar frá.
Í tilvitnuðum tölulið er mælt fyrir um að vinnuskjöl séu gögn sem stjórnvald hefur ritað til eigin afnota. Í því felst að séu gögn afhent öðrum teljast þau ekki lengur til vinnuskjala í skilningi töluliðarins. Í greinargerð með frumvarpi því sem varð að stjórnsýslulögum, nr. 37/1993, kemur jafnframt eftirfarandi fram:
Í þriðja lagi eru undanskilin vinnuskjöl sem stjórnvald hefur ritað til eigin afnota við meðferð máls. Þessi skjöl eru liður í ákvarðanatöku um mál og hafa oft að geyma vangaveltur um mál, upp kast að svari eða útskýringar á staðreyndum og kunna síðar að breytast við nánari skoðun. Hafi vinnuskjöl hins vegar að geyma endanlega ákvörðun um afgreiðslu máls eða upplýsingar, sem ekki verður aflað annars staðar frá, á aðili aðgang að skjölunum eða hluta þeirra, sbr. 2. mgr.
Umrædd gögn bera með sér að hafa verið útbúin af starfsmönnum […]. Af skýringum […] verður að draga þá ályktun að gögnin hafi ekki verið afhent öðrum. Jafnframt bera gögnin með sér, a.m.k. að hluta, að hafa orðið til þegar unnið var að svörum til úrskurðarnefndarinnar. Hluti þeirra tölvupósta sem um ræðir varðar þó að mestu leyti umsýslu með mál kærenda en miðar ekki að því að móta tiltekna niðurstöðu um svör […].
Hvað sem þessu líður verður að mati úrskurðarnefndarinnar ekki fram hjá því litið að afgreiðsla […] á beiðni kærenda um aðgang að þeim gögnum sem hér um ræðir, þ.e. samkvæmt töluliðum 2 og 3 hér að framan, var ekki byggð á réttum lagagrundvelli. Þar sem lagagrundvöllur hinnar kærðu afgreiðslu, að þessu leyti, er ófullnægjandi telur nefndin nauðsynlegt að vísa beiðni kæranda til […] til nýrrar meðferðar og leggja fyrir sveitarfélagið að afgreiða beiðni kæranda á grundvelli stjórnsýslulaga, nr. 37/1993.
3.
Eins og rakið var í upphafi kafla 2 hér að framan var beiðni kærenda um aðgang að fyrirliggjandi gögnum sett fram með tvennum hætti. Í fyrsta lagi var um að ræða beiðni um aðgang að gögnum sem geyma upplýsingar um aðkomu tveggja starfsmanna á […] og skrifstofunnar sjálfrar vegna meðferðar á erindi sem kærendur höfðu beint til formanns […], fyrst í október 2022. Um þennan þátt beiðninnar hefur verið tekin afstaða hér að framan.
Í öðru lagi var með beiðninni óskað eftir gögnum um viðbrögð og vinnslu […] vegna verkferils […]. Hér verður tekin afstaða til þessa þáttar í gagnabeiðni kærenda.
Tekið skal fram að ekki verður annað ráðið af gögnum málsins en að þessi þáttur í gagnabeiðninni lúti almennt að gögnum frá […] sem varða viðbrögð og vinnslu skrifstofunnar í tengslum við umrædda verkferla. Að því leyti sem gögn sem þessu tengjast kunna að vera fyrir hendi hjá skrifstofunni eru ekki fyrir hendi aðstæður sem benda til að kærendur hafi sérstaka hagsmuni umfram aðra af því að fá afhent gögn um það verkefni. Um rétt þeirra til aðgangs að fyrirliggjandi gögnum, að þessu leyti, fer því eftir 5. gr. upplýsingalaga.
Hvað varðar þennan þátt í beiðni kærenda kemur fram í umsögn […] til úrskurðarnefndarinnar að […] hafi ekki það hlutverk að fylgja eftir verkferlum […]. Skrifstofan hafi til að mynda ekki haft það hlutverk að fylgja eftir […] sem kynnt hafi verið á fundi […] þann 26. janúar 2023. Sömu upplýsingar og afstaða kemur fram í svörum […] til kærenda og afgreiðslu […] á máli þeirra, þ.e. í hinni kærðu ákvörðun.
Af þessu leiðir að […] hefur í reynd ekki tekið afstöðu til þess hvort hjá […] liggi gögn sem innihalda upplýsingar varðandi uppfærslu verkferla, sbr. beiðni kærenda. Úrskurðarnefndin bendir á að þótt vera megi að skrifstofan hafi ekki það hlutverk að fylgja eftir verkferlum […] girðir það ekki fyrir þann möguleika að fyrir liggi gögn þar um hjá þeim sem beiðninni var beint að.
Með vísan til þessa er það mat nefndarinnar að hin kærða ákvörðun hafi, að þessu leyti, ekki verið í samræmi við ákvæði upplýsingalaga. […] telst ekki með fullnægjandi hætti hafa tekið afstöðu til þess hvort á […] liggi fyrir gögn sem falli undir þennan hluta í beiðni kærenda. Er því einnig óhjákvæmilegt að vísa málinu að þessu leyti heim til nýrrar meðferðar […] og leggja fyrir sveitarfélagið að afgreiða beiðni kærenda að þessu leyti á grundvelli upplýsingalaga.
Úrskurðarorð
Beiðni […] til […], […], og […], skrifstofustjóra […], dags. 30. nóvember 2023, er vísað til […] til nýrrar meðferðar og afgreiðslu.
Trausti Fannar Valsson, formaður
Símon Sigvaldason
Sigríður Árnadóttir