Hinn 30. apríl 2025 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurð nr. 1271/2025 í máli ÚNU 24010009.
 

Kæra og málsatvik

Með erindi, dags. 12. janúar 2024, kærðu […] til úrskurðar­nefndar um upplýsingamál ákvörðun […] að synja þeim um aðgang að gögnum.
 
Aðdragandi málsins er sá að 23. ágúst 2023 beindu kærendur kæru til úrskurðarnefndar um upp­lýs­ingamál vegna afgreiðslu […] á beiðni sem þeir höfðu beint að þáverandi for­manni tiltekinnar fastanefndar (ráðs) […], og fékk það málsnúmerið ÚNU 23080018 hjá úr­skurðarnefndinni. Meðferð á því máli lauk úrskurðarnefndin með úrskurði nr. 1228/2024, dags. 3. desember 2024. Undir meðferð þessa kærumáls leitaði úrskurðarnefndin eftir umsögn […], sem barst úrskurðarnefndinni þann 3. nóvember 2023 og var hún afhent kærendum þann 6. sama mánaðar. Umsögnin var látin í té af […] […].
 
Í tilefni af þessari tilteknu umsögn sendu kærendur sérstakt erindi til […] þar sem m.a. var farið fram á aðgang að tilteknum gögnum og er það afgreiðsla […] á þeirri beiðni sem þessi úrskurður lýtur að.
 
Nánar tiltekið sendu kærendur þann 30. nóvember 2023 erindi sem var stílað á […], annars vegar og […], skrifstofu­stjóra […], hins vegar. Í því rekja kærendur sam­skipti sín við […] í allítarlegu máli og leggja einnig fram tilteknar spurningar. Þá er í hluta erindisins lögð fram beiðni um aðgang að gögnum. Sá hluti erindisins er svohljóðandi:
 

Nú hefur okkur borist umsögn um kæru okkar sem beindist að […] sem formanni […] en er sú umsögn ekki frá formanni ráðsins heldur […]. […]
 
Því sendum við ykkur eftirfarandi upplýsingabeiðni.
 
Við biðjum um upplýsingar frá ykkur, […] og […], um það nákvæmlega hvaða upplýsingum hefur verið deilt með ykkur um málið og af hverjum. Einnig hvernig þið hafið unnið með málið og hverju þið hafið deilt um það og hvaða aðrir aðilar hafa verið upp­lýstir um málið við ykkar vinnslu innan eða utan […]. Hér er um að ræða allar upp­lýsingar sem deilt var og unnið var með sama hvort það var gert munnlega, skriflega eða með öðrum hætti. Þar með talið en ekki takmarkað við tölvupósta (þ.m.t. viðhengi), nótur og lýsingar á sam­töl­um. Þarna ræðir um öll þau mál sem við leituðum til […] vegna, […]. Einnig upplýsingar sem þið kunnið að hafa fengið frá eða deilt með öðrum um málið, þ.m.t. starfsfólki […], formanni […] eða öðrum.
 
Til viðbótar viljum við fá allar upplýsingar um til hvaða viðbragða og vinnslu […] hefur gripið vegna verkferils […]. Við viljum fá upp­lýs­ing­ar um forsendur þeirra ákvarðana að verkferlarnir hafi ekki verið uppfærðir […].
 
Við óskum eftir því að öll gögn séu afhent rafrænt á því formi sem þau eru varðveitt og raf­rænt. Við minnum á það að beiðni um upplýsingar skal afgreidd innan 7 daga.

 
Í svari […] til kærenda, dags. 18. desember 2023, kom fram að það væri ekki á verk­sviði […] að fylgja eftir […] eða þeim úrbótum sem lagðar hefðu verið til, nema fyrir lægi póli­tísk ákvörðun ráðsins. Í svarinu kom einnig fram, varðandi þann hluta erindis kærenda sem sneri að gögnum og afhendingu þeirra, hefði honum nú þegar verið svarað til úrskurðarnefndar um upp­lýsingamál. Erindi kærenda frá 30. nó­vem­ber 2023 hefði verið svarað og engin gögn hefðu borist nema tölvupóstar kærenda til […] og skrifstofustjórans. Ítrekað væri að ekki væru nein gögn vegna málsins sem borist hefðu.
 
Úrskurðarnefnd um upplýsingamál tekur fram að þann þátt í svari […] sem sneri að gögn­um og afhendingu þeirra ber að skilja þannig að vísað hafi verið til umsagnar […] til úr­skurðarnefndarinnar frá 3. nóvember 2023 og látin var kærendum í té þann 6. sama mánaðar, eins og lýst hefur verið að framan, þ.e. þeirrar umsagnar sem úrskurðarnefndinni var látin í té við meðferð hennar á kærumáli ÚNU 23080018.
 
Í kæru sinni til úrskurðarnefndarinnar, dags. 12. janúar 2024, fullyrða kærendur að […] og skrifstofustjórinn hljóti að hafa fengið öll gögn um kærumálið ÚNU 23080018, enda komi fram í umsögn þeirra til úrskurðarnefndarinnar í því máli að leitað hafi verið upplýsinga frá for­manni […].
 

Málsmeðferð

Kæran var kynnt […] með erindi, dags. 29. janúar 2024, og sveitarfélaginu gefinn kostur á að koma á fram­færi umsögn um kæruna. Þá var þess óskað að […] afhenti úr­skurðarnefnd um upp­lýs­inga­mál þau gögn sem kær­an varðar.
 
Umsögn […] barst úrskurðarnefndinni 12. febrúar 2024. Í umsögn­inni kemur fram að starfsmenn […] hafi ekki í sinni vörslu gögn eða aðrar upplýs­ingar sem varða mál kærenda, að undanskildum þeim upplýsingum sem kærendur hafa sjálfir veitt starfsmönnum skrifstofunnar í tölvupóstum. Þá hafi starfsmenn skrifstofunnar ekki fengið neinar upplýsingar um kærendur […] frá formanni […]. For­maðurinn hafi einungis upplýst starfsmenn skrifstofunnar um að hann hefði vísað kærendum á for­mann […] og að erindi þeirra væri utan verksviðs […].
 
Þá hafi […] og skrifstofustjóri skrifstofunnar virt óskir kærenda um trúnað um erindi þeirra og ekki deilt tölvupóstum þeirra með öðrum eða spurt aðra starfsmenn […] um málið. Ein­göngu hafi verið haft samband við aðra starfsmenn til að staðfesta hver bæri ábyrgð á að svara er­indum fyrir hönd kjörinna fulltrúa en mál kærenda hafi ekki verið rætt í því sam­hengi. Þó sé rétt að taka fram að […] hafi fengið aðgang að drögum að um­sögn […] vegna annarrar kæru kærenda til úrskurðarnefndarinnar með máls­númerið ÚNU 23100011. Gögn þessi hafi samhliða umsögn […] verið afhent úr­skurð­arnefndinni og tekið fram að um væri að ræða vinnugögn í skilningi upplýsingalaga.
 
Varðandi fyrirspurn kærenda um upplýsingar um hvernig […] hafi brugð­ist við varðandi verkferla […] sé því til að svara að skrifstofan hafi ekki það hlut­verk að fylgja eftir verkferlum […]. Samantekið hafi […] ekki fengið afhent nein gögn eða munnlegar upplýsingar um mál kærenda fyrir utan tölvu­pósta frá kærendum sjálfum. Þá hafi skrifstofan ekki umsjón með verkefnum sem fallið geti undir beiðni kærenda um afhendingu gagna vegna viðbragða og vinnslu við verkferla sem kunni að eiga við […].
 
Umsögn […] var kynnt kærendum með erindi, dags. 23. febrúar 2024, og þeim gef­inn kostur á að koma á fram­færi frekari at­huga­semd­um. Í athugasemdum kæranda, dags. 29. maí 2024, kemur fram að kærendur telji ljóst að […] búi yfir frek­ari gögn­um, m.a. umsögn skrifstofunnar í kærumáli ÚNU 23080018 hjá úrskurðarnefndinni. Þá hafi verið upplýst af hálfu skrifstofunnar í öðru kærumáli kærenda hjá úrskurðarnefndinni með máls­númer­ið ÚNU 24010021 að formaður […] hafi deilt kærum kær­enda til úrskurðarnefndarinnar með skrifstofunni. Því hljóti skrifstofan að hafa þau gögn í vörslu sinni. Þá telja kærendur að þeir eigi rétt til aðgangs að þeim gögnum sem fylgdu umsögn […] til nefndarinnar og sveitarfélagið álítur vera vinnugögn í skilningi upplýsingalaga.
 

Niðurstaða

1.

Í máli þessu er deilt um afgreiðslu […] á erindi kærenda til […], dags. 30. nóvember 2023.
 
Erindið sem um ræðir fól meðal annars í sér allítarlegar ábendingar, athugasemdir og lýsingu máls­atvika og röksemda kærenda […], verkferla […] o.fl. Þar á meðal komu í erindinu fram ósk­ir um staðfestingu á að erindið hefði verið móttekið, um staðfestingu á að ekki hefði verði miðl­að persónuupplýsingum um kærendur til annarra starfsmanna […], og um til­tekin við­brögð og aðgerðir vegna verkferla […].
 
Hluti erindisins er settur fram sem „upplýsingabeiðni“ og er sá þáttur erindisins tekinn upp orð­rétt hér að framan. Undir þeim lið erindisins fóru kærendur bæði fram á aðgang að fyrirliggjandi gögn­um en einnig óskuðu þeir eftir ýmsum nánari upplýsingum sem tengdust erindi þeirra eða mál­um hjá […], svo sem um það hvaða upplýsingum hefði verið deilt með tilteknum starfs­mönn­um, hvernig þeir hefðu unnið með mál þeirra og hvaða upplýsingum um málið þeir starfsmenn hefðu deilt með öðrum innan […].
 
Af þessu tilefni telur úrskurðarnefndin rétt að taka fram að á grundvelli upplýsingalaga nr. 140/2012, sbr. 1. mgr. 2. gr., 1. mgr. 5. gr. og 14. gr. laganna, er hægt að óska aðgangs að „fyrir­liggj­andi gögnum“ hjá stjórnvöldum. Undir úrskurðarnefndina er síðan heimilt að bera „synjun um að­gang að gögnum samkvæmt lögum þessum…“, sbr. 20. gr. sömu laga. Upplýsingalög fjalla hins vegar ekki um skyldu stjórnvalda til að láta í té skýringar eða upplýsingar um starf­semi sína, nema slíkar upplýsingar séu fyrirliggjandi í tilteknum gögnum. Samkvæmt þessu fellur ekki undir valdsvið úrskurðarnefndar um upplýsingamál að taka afstöðu til þess hvort fyrir­spurn­um kærenda um tilteknar aðgerðir hafi verið svarað, hvort brugðist hafi verið við óskum þeirra um skýringar eða önnur viðbrögð eða almennt hvort kærendum hafi verið veittar upplýs­ing­ar um það hvernig einstakir starfsmenn hafa unnið með mál þeirra eða upplýsingar sem tengjast máli þeirra. Undir kæruefni málsins, eins og það afmarkast í úrskurði þessum, fellur einvörðungu það álitaefni hvort beiðni kærenda um aðgang að fyrirliggjandi gögnum hafi verið afgreidd með rétt­um hætti í samræmi við upplýsingalög. Einnig skal tekið fram að kæra málsins verður skilin svo að kærendur leggi sama skilning í kæruefnið.
 

2.

Beiðni kærenda um aðgang að fyrirliggjandi gögnum, sem beint var til […] þann 30. nóvember 2023 var sett fram með tvennum hætti. Í fyrsta lagi var óskað eftir gögnum með öll­um upplýsingum um aðkomu […] annars vegar og skrifstofu­stjóra […] hins vegar vegna meðferðar á erindi sem kærendur höfðu beint til formanns […], fyrst í október 2022. Skilja verður þennan þátt beiðninnar svo að hann lúti jafnframt að fyrirliggjandi gögnum hjá skrif­stofunni sjálfri sem falli undir framangreint. Í öðru lagi var óskað eftir gögnum um viðbrögð og vinnslu […] vegna verkferils […].
 
Samskiptum kærenda við […] vegna ofan­greinds tengjast tölvupóstar og upplýsingar sem þeim fylgdu sem kærendur hafa sjálfir látið starfs­mönn­um skrifstofunnar í té. Eins og kærendur hafa sett fram beiðni sína til […] og kæru málsins verður að skilja erindi þeirra svo að þeir hafi ekki óskað aðgangs að þeim gögnum. Fellur því umfjöllun um gögn sem kærendur sjálfir hafa afhent skrifstofunni utan þessa úrskurðar.
 
Hér verður fyrst tekin afstaða til fyrri þáttarins í gagnabeiðni kærenda.
 
Í umsögn […] um kæru málsins kemur í fyrsta lagi fram að starfsmenn […] hafi ekki í vörslu sinni gögn sem varði mál kærenda að undanskildum upp­lýsingum sem kærendur hafi sjálfir afhent þeim í tölvupóstum. Starfsmenn skrifstofunnar hafi heldur ekki deilt gögnum með upplýsingum um kærendur með öðrum starfsmönnum […]. Í umsögninni kemur í öðru lagi fram að starfsmenn skrifstofunnar hafi ekki fengið afhent gögn um mál kærenda frá formanni […]. Í umsögninni kemur í þriðja lagi fram að […] hafi fengið afhent drög að umsögn […] sem unnin hafi verið í tilefni af kæru kærenda til úrskurðarnefndar um upplýsingamál, málsnr. ÚNU 23080017. Og í fjórða lagi kemur fram að lögfræðingur á skrif­stof­unni hafi fengið aðgang að tölvupóstsamskiptum kærendanna við […] og skrif­stofustjóra á […] til að skrifa drög að umsögninni. Um­sögn­inni fylgdu afrit af tölvupóstsamskiptum lögfræðings á […] og […], dags. 4. október 2023, og drög að umsögn vegna kæru sem kærendur höfðu beint til úrskurðarnefndar um upplýsingamál, málsnr. ÚNU 23080017.
 
Af þeirri kæru sem hér er til úrlausnar, sem og athugasemdum kærenda í málinu, er ljóst að þeir telja að hjá umræddri skrifstofu […] muni liggja fyrir fleiri gögn sem varða mál þeirra en þarna kemur fram. Því til stuðnings hafa þeir m.a. vísað til þess að í öðrum gögnum, sem að hluta varða önnur kærumál þeirra fyrir úrskurðarnefnd um upplýsingamál, komi fram að tiltekinna upp­lýsinga hafi verið aflað innan […] og að starfsmenn skrifstofunnar hafi átt samskipti við þá­verandi formann […]. Þá telja þeir sig eiga rétt á að­gangi að þeim gögnum.
 
Af þessu tilefni telur úrskurðarnefndin rétt að benda á að þó svo að fyrir liggi skýringar og upp­lýs­ingar um að tilteknir starfsmenn […] hafi komið að til­teknum verkefnum, eða að hjá þeim starfsmönnum hafi verið aflað upplýsinga frá öðrum sviðum eða skrifstofum […], þá leiðir slíkt hvorki sjálfkrafa til þess að gögn um þá vinnu hafi átt að varðveita hjá […] sjálfri né til þeirrar álykt­un­ar að ávallt sé um að ræða upplýsingar sem skylt hafi verið að skrá og varðveita samkvæmt lög­um.
 
Eins og fyrr er komið fram er hér til úrlausnar réttur kærenda til aðgangs að gögnum sem geyma upp­lýsingar um aðkomu tveggja starfsmanna á […] og skrifstofunnar sjálfrar vegna meðferðar á erindi sem kærendur höfðu beint til formanns […], fyrst í október 2022. Beiðnin er því afmörkuð við gögn um mál sem tengist kærendum hjá tiltekinni skrifstofu […]. Almennt verður að líta á […] sem eitt stjórnvald í skilningi upplýsingalaga. […] telst hluti stjórnvaldsins […] en ekki sérstakt stjórn­vald, enda fer stjórnsýsla sveitarfélaga að jafnaði fram á einu stjórnsýslustigi samkvæmt 1. mgr. 8. gr. sveit­ar­stjórnarlaga, nr. 138/2011. Þetta kemur ekki í veg fyrir að kærendur geti afmarkað beiðni um aðgang að gögnum við gögn hjá skrifstofunni sjálfri eins og þeir hafa valið að gera í þessu kæru­máli. Þessi aðstaða leiðir hins vegar til þess að þótt starfsmenn […] kunni að hafa átt einhver samskipti við aðrar skrifstofur, nefndir eða svið […] sem kunna að tengjast málum kærenda þá er ekki sjálfgefið að gögn um þá vinnu séu ávallt vist­uð hjá […] en beiðnin er afmörkuð við slík gögn eins og fyrr segir. Slík gögn kunna eins að vera vistuð annars staðar í skjalaskráningarkerfum […] að því leyti sem yfirleitt er skylt að skrá og varðveita þær upplýsingar sem um ræðir.
 
Þá er einnig rétt að benda á að ekki verður, í eitt skipti fyrir öll, gefin um það niðurstaða, með tilliti til upplýsingalaga, á hvaða formi eigi að varðveita opinber gögn eða nákvæmlega um það hvaða gögn einstakra mála sem koma til meðferðar hjá stjórnvöldum skuli varðveita. Þá mæla upp­lýs­inga­lög heldur ekki fyrir um það hvort og þá hversu mörg rafræn eintök af einstökum málsgögnum eigi að varðveita, hvort varðveita eigi alla tölvupósta sem sendir eru milli starfsmanna við meðferð máls o.s.frv. Niðurstaða um slíkt fer eftir þeim skjalasöfnum og skjalavistunarkerfum sem stjórn­völd hafa fengið viðeigandi heimildir til að nota, eftir almennri skyldu til að varðveita og skrá máls­gögn samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn, nr. 77/2014, reglum sem settar hafa verið á grund­velli þeirra laga, 27. gr. upplýsingalaga, sem og lögum sem við eiga í hverjum málaflokki og atvik­um hvers máls. Eftir að gögn hafa verið vistuð hjá stjórnvaldi í skjalasafni þess fer það síðan einnig eftir lögum, þ.m.t. heimildum og reglum frá Þjóðskjalasafni á grundvelli laga nr. 77/2014, hvaða gögn má grisja og og hvaða gögnum má eyða úr slíku safni. Af þessu má ljóst vera að þótt varð­veisluskylda á opinberum gögnum sé rík þá gera lög ekki ráð fyrir að öll gögn sem mögulega hafa á einhverjum tímapunkti verið til í fórum stjórnvalda séu varðveitt og heldur ekki að allar at­hafnir starfsmanna stjórnvalda fái formlega skráningu og varðveislu.
 
Úrskurðarnefnd um upplýsingamál hefur yfirfarið skýringar […] í kærumáli þessu og þau gögn sem […] hefur afhent nefndinni. Á þeim grundvelli telur nefndin sig ekki hafa for­sendur til athugasemda við lýsingu […] á því hvaða gögn, sem falla undir þann þátt í beiðni kærenda sem hér er til umfjöllunar, séu fyrirliggjandi hjá […] og starfsmönnum hennar.  
 
Að þessu gættu ber að leggja til grundvallar að hjá […] séu fyrirliggjandi eftirfarandi gögn, sem falla undir beiðni kærenda eða tengjast henni:
 

1. Tölvupóstar sem kærendur hafa sjálfir afhent starfsmönnum […].
2. Drög að umsögn […] sem unnin voru í tilefni af kæru kærenda til úrskurðarnefndar um upplýsingamál, málsnr. ÚNU 23080017.
3. Tölvupóstsamskipti lögfræðings á […] og […]:
   1. Tölvupóstur frá lögfræðingi, 16. október 2023, kl. 11:18.
   2. Tölvupóstur frá […], 16. október 2023, kl. 12:04.
   3. Tölvupóstur frá lögfræðingi, 16. október 2023, kl. 12:24.
   4. Tölvupóstur frá […], 16. október 2023, kl. 13:26.
   5. Tölvupóstur frá lögfræðingi, 16. október 2023, kl. 15:00.
   6. Tölvupóstur frá lögfræðingi, 27. október 2023, kl. 12:37.
   7. Tölvupóstur frá […], 30. október 2023, kl. 14:42.
   8. Tölvupóstur frá lögfræðingi, 30. október 2023, kl. 14:57.

 
Eins og fyrr greinir ber að skilja kæru málsins svo að kærendur hafi ekki óskað aðgangs að gögnum undir lið 1. Fellur því umfjöllun um tölvupósta sem kærendur sjálfir hafa afhent skrifstofunni utan þessa úrskurðar.
 
Úrskurðarnefnd um upplýsingamál hefur yfirfarið þau gögn sem falla undir lið 2 og 3. Ljóst er að þau urðu til hjá […] þegar starfsmenn […] unnu að umsögn fyrir úrskurð­ar­nefnd um upplýsingamál vegna kærumála á hendur […] sem kærendur höfðu beint til nefnd­arinnar vegna ákvarðana […] um að afhenda þeim ekki tiltekin gögn.
 
Úrskurðarnefndin bendir á að þegar stjórnvald, eins og […], fær beiðni um aðgang að gögn­um sem ber að afgreiða á grundvelli upplýsingalaga þá telst ákvörðun stjórnvaldsins um það hvort aðgangurinn verði veittur vera ákvörðun um rétt eða skyldu þeirra sem beiðnina lögðu fram, sbr. 2. mgr. 1. gr. stjórnsýslulaga, nr. 37/1993, sbr. einnig 4. mgr. 19. gr. upplýsingalaga. Gögn sem bein­línis verða til hjá stjórnvaldinu vegna meðferðar á beiðni um aðgang að gögnum eru þar með gögn tiltekins máls, stjórnsýslumáls, sem lokið verður með stjórnvaldsákvörðun í skilningi stjórn­sýslu­laga, nr. 37/1993. Úrskurðarnefndin telur að almennt verði að leggja til grundvallar að ef til­tekið stjórnvald vinnur á síðari tímapunkti umsögn um stjórnsýslumál sem það áður tók stjórn­valds­ákvörðun í þá teljist sú umsögn og gögn sem til verða vegna hennar til gagna viðkomandi stjórn­sýslumáls hjá því stjórnvaldi sem um ræðir.
 
Samkvæmt 2. mgr. 4. gr. upplýsingalaga gilda lögin ekki um aðgang að upplýsingum samkvæmt stjórn­sýslulögum. Almennt verða ákvarðanir um aðgang að gögnum í slíkum tilvikum ekki bornar undir úrskurðarnefnd um upplýsingamál. Synjun um aðgang að gögnum í stjórnsýslumáli verður á hinn bóginn, sbr. 2. mgr. 19. gr. stjórnsýslulaganna, kærð til þess stjórnvalds sem ákvörðun í mál­inu verður kærð til, sem í þessu tilviki er úrskurðarnefnd um upplýsingamál, sbr. 20. gr. upp­lýs­ingalaga. Um rétt kærenda til aðgangs að umræddum gögnum, sbr. lið 2 og 3 að ofan, fer eftir 15. til 19. gr. stjórnsýslulaga, nr. 37/1993, og telst kæru hvað þau varðar réttilega beint að úrskurð­ar­nefndinni.
 
[…] lítur svo á að þau gögn sem afhent voru nefndinni samhliða umsögn sveitarfél­ags­ins, þ.e. gögn sem falla undir liði 2 og 3 í upptalningu gagna hér að framan, teljist vera vinnu­gögn í skilningi upplýsingalaga sem kærendur eigi ekki rétt til aðgangs að.
 
Með vísan til framangreinds fellst úrskurðarnefndin ekki á að átt hafi að afgreiða beiðni kærenda um þessi gögn á grundvelli upplýsingalaga heldur hafi átt, með vísan til framangreinds, að byggja afgreiðslu á aðgangi kærenda að gögnunum á ákvæðum stjórnsýslulaga, nánar tiltekið á því hvort um væri að ræða vinnuskjöl í skilningi 3. tölul. 1. mgr. 16. gr. stjórnsýslulaga, nr. 37/1993. Í því laga­ákvæði segir svo:
 

Réttur aðila máls til aðgangs að gögnum tekur ekki til:
[…]
    3. Vinnuskjala sem stjórnvald hefur ritað til eigin afnota. Þó á aðili aðgang að vinnu­skjöl­um ef þau hafa að geyma endanlega ákvörðun um afgreiðslu máls eða upplýsingar sem ekki verður aflað annars staðar frá.

 
Í tilvitnuðum tölulið er mælt fyrir um að vinnuskjöl séu gögn sem stjórnvald hefur ritað til eigin af­nota. Í því felst að séu gögn afhent öðrum teljast þau ekki lengur til vinnuskjala í skilningi tölu­lið­arins. Í greinargerð með frumvarpi því sem varð að stjórnsýslulögum, nr. 37/1993, kemur jafn­framt eftirfarandi fram:
 

Í þriðja lagi eru undanskilin vinnuskjöl sem stjórnvald hefur ritað til eigin afnota við með­ferð máls. Þessi skjöl eru liður í ákvarðanatöku um mál og hafa oft að geyma vanga­veltur um mál, upp kast að svari eða útskýringar á staðreyndum og kunna síðar að breyt­ast við nánari skoðun. Hafi vinnuskjöl hins vegar að geyma endanlega ákvörðun um af­greiðslu máls eða upplýsingar, sem ekki verður aflað annars staðar frá, á aðili aðgang að skjölunum eða hluta þeirra, sbr. 2. mgr.

 
Umrædd gögn bera með sér að hafa verið útbúin af starfsmönnum […]. Af skýr­ing­um […] verður að draga þá ályktun að gögnin hafi ekki verið afhent öðrum. Jafnframt bera gögnin með sér, a.m.k. að hluta, að hafa orðið til þegar unnið var að svörum til úr­skurðarnefnd­ar­innar. Hluti þeirra tölvupósta sem um ræðir varðar þó að mestu leyti umsýslu með mál kærenda en miðar ekki að því að móta tiltekna niðurstöðu um svör […].
 
Hvað sem þessu líður verður að mati úrskurðarnefndarinnar ekki fram hjá því litið að afgreiðsla […] á beiðni kærenda um aðgang að þeim gögnum sem hér um ræðir, þ.e. sam­kvæmt tölu­liðum 2 og 3 hér að framan, var ekki byggð á réttum lagagrundvelli. Þar sem laga­grund­völlur hinnar kærðu afgreiðslu, að þessu leyti, er ófull­nægjandi telur nefnd­in nauðsynlegt að vísa beiðni kær­anda til […] til nýrrar meðferðar og leggja fyrir sveit­arfélagið að afgreiða beiðni kær­anda á grundvelli stjórnsýslulaga, nr. 37/1993.
 

3.

Eins og rakið var í upphafi kafla 2 hér að framan var beiðni kærenda um aðgang að fyrirliggjandi gögnum sett fram með tvennum hætti. Í fyrsta lagi var um að ræða beiðni um aðgang að gögnum sem geyma upplýsingar um aðkomu tveggja starfsmanna á […] og skrifstofunnar sjálfrar vegna meðferðar á erindi sem kærendur höfðu beint til formanns […], fyrst í október 2022. Um þennan þátt beiðninnar hefur verið tekin afstaða hér að framan.
 
Í öðru lagi var með beiðninni óskað eftir gögnum um viðbrögð og vinnslu […] vegna verkferils […]. Hér verður tekin afstaða til þessa þáttar í gagnabeiðni kærenda.
 
Tekið skal fram að ekki verður annað ráðið af gögnum málsins en að þessi þáttur í gagnabeiðninni lúti almennt að gögnum frá […] sem varða við­brögð og vinnslu skrifstofunnar í tengslum við umrædda verkferla. Að því leyti sem gögn sem þessu tengjast kunna að vera fyrir hendi hjá skrifstofunni eru ekki fyrir hendi aðstæður sem benda til að kærendur hafi sérstaka hagsmuni umfram aðra af því að fá afhent gögn um það verkefni. Um rétt þeirra til aðgangs að fyrirliggjandi gögnum, að þessu leyti, fer því eftir 5. gr. upplýsingalaga.
 
Hvað varðar þennan þátt í beiðni kærenda kemur fram í umsögn […] til úrskurðar­nefnd­arinnar að […] hafi ekki það hlutverk að fylgja eftir verkferlum […]. Skrifstofan hafi til að mynda ekki haft það hlutverk að fylgja eftir […] sem kynnt hafi verið á fundi […] þann 26. janúar 2023. Sömu upplýsingar og afstaða kemur fram í svörum […] til kærenda og afgreiðslu […] á máli þeirra, þ.e. í hinni kærðu ákvörðun.
 
Af þessu leiðir að […] hefur í reynd ekki tekið afstöðu til þess hvort hjá […] liggi gögn sem innihalda upp­lýs­ing­ar varðandi upp­færslu verkferla, sbr. beiðni kærenda. Úrskurðarnefndin bendir á að þótt vera megi að skrif­stofan hafi ekki það hlutverk að fylgja eftir verkferlum […] girðir það ekki fyrir þann mögu­leika að fyrir liggi gögn þar um hjá þeim sem beiðninni var beint að.
 
Með vísan til þessa er það mat nefndarinnar að hin kærða ákvörðun hafi, að þessu leyti, ekki verið í sam­ræmi við ákvæði upplýsingalaga. […] telst ekki með fullnægjandi hætti hafa tekið afstöðu til þess hvort á […] liggi fyrir gögn sem falli undir þenn­an hluta í beiðni kærenda. Er því einnig óhjákvæmilegt að vísa málinu að þessu leyti heim til nýrrar meðferðar […] og leggja fyrir sveitarfélagið að afgreiða beiðni kærenda að þessu leyti á grundvelli upplýsingalaga.
 

Úrskurðarorð

Beiðni […] til […], […], og […], skrifstofustjóra […], dags. 30. nóvember 2023, er vísað til […] til nýrrar meðferðar og afgreiðslu.
 
 
 
 
Trausti Fannar Valsson, formaður
Símon Sigvaldason
Sigríður Árnadóttir