Hinn 15. maí 2025 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurð nr. 1273/2025 í máli ÚNU 23080007.
 

Kæra og málsatvik

Með erindi, dags. 14. ágúst 2023, kærðu […] til úrskurðar­nefndar um upplýsingamál ákvörðun […] að synja beiðni þeirra um aðgang að gögn­um. Kærendur sendu beiðni til […] 6. júlí 2023, sem hljóðaði svo:
 

Við óskum eftir öllum gögnum sem snerta á nokkurn hátt þau mál sem við leituðum til […] með árið 2022, bæði sem snerta […] og verklagsreglur og snerta […]. Við óskum eftir bæði þeim gögnum sem vistuð voru frá okkur og öllum öðrum gögnum innanhúss hjá […]. Einnig öll gögn um samskipti sem embætti […] átti við […] sem og öll gögn sem embættið fékk frá […] þar með talinn póst sem send­ur var sviðs­stjóra […] í ágúst 2022 en í tölvupósti frá […] 31. ágúst 2022 kom fram að málið væri í vinnslu hjá embætti […] og að fyrir­spurn hefði verið send til sviðsstjóra […]. Við þurfum þessa fyrirspurn sem […] vísar til, svörin við henni, öll samskipti við […] fyrir eða eftir það, öll samskipti um málið inn­an embættis […] og við alla aðra aðila munnleg eða skrifleg. Við þurf­um einnig öll gögn sem tengjast vinnslu málsins sem […] vísar til bæði hvað snert­ir […], vinnslu hjá […] og vinnu við verkferlana. […] Gögnin sem um ræðir eru m.a. öll gögn sem til eru og hafa verið til undir málsnúmeri […]. Við óskum eftir því að fá gögn­in í öllum útgáfum sem til hafa verið (séu þær fleiri en ein). Ekki er okkur ljóst hvort einhver gögn séu til á öðrum stað en undir þessu málsnúmeri […]. Við óskum einnig eftir þeim gögnum.

 
Kærendum var gert viðvart um það með erindi, dags. 12. júlí 2023, að umbeðin gögn væru tilbúin til afhendingar. Kærendur felldu sig ekki við þá afhendingu og sendu […] annað erindi, dags. 14. júlí 2023, þar sem fram kom að það vantaði mikið af gögnum:
 

Þar með talin gögn um með hvaða hætti málinu var úthlutað til […], allir tölvupóstar, fundargerðir, nótur og gögn sem hún fékk afhent.
 
Einnig vantar mikið af tölvupóstum sem […] sendi m.a. til okkar og ann­arra innan emb­ættisins og út fyrir það en beiðni okkar var ekki takmörkuð við það sem var vistað í kerfinu heldur þurfum við líka alla pósta sem hann og aðrir hjá emb­ætt­inu sendu um þessi mál þó að þeir hafi ekki vistað þá undir málsnúmerunum.

 
Með erindi, dags. 18. júlí 2023, var kærendum tjáð að […] hefði ekki verið út­hlutað erindi kærenda til meðferðar. Þá hefði starfsmaðurinn ekki fengið aðgang að gögnum sem fylgt hefðu erindi kærenda. Því væru engin gögn til að afhenda kærendum að þessu leyti. Öll gögn sem sneru að efnislegri meðferð á erindi kærenda til […] í máli […], hefðu verið afhent kærendum á minnislykli 13. júlí 2023. Póstum frá […] til kærenda hefðu kær­end­ur þegar aðgang að. Beiðni kærenda um frekari gögn en þegar hefðu verið afhent væri synjað með vísan til þess að þau væru vinnugögn í skilningi upplýsingalaga.
 
Í kæru til úrskurðarnefndarinnar er rakið að kærendur hafi leitað til […] 17. ágúst 2022 vegna þess að nánar tilgreindir aðilar hjá […] hefðu ekki brugðist við […] í samræmi við verkferla og lög og hefðu […]. Kærendur hefðu síðan verið upplýstir um það af […] að málinu væri hafnað. Af­hent gögn gæfu til kynna að […] hefði verið falið málið til meðferðar en að hann hefði lýst sig vanhæfan vegna vinatengsla við […]. Kærendur telja það ekki rétt sem […] fullyrði um að engin gögn liggi fyrir um þetta atriði.
 

Málsmeðferð

Kæran var kynnt […] með erindi, dags. 18. ágúst 2023, og sveitarfélaginu gefinn kost­ur á að koma á fram­færi umsögn um kæruna. Þá var þess óskað að […] afhenti úr­skurðarnefnd um upp­lýs­inga­mál þau gögn sem kær­an varðar.
 
Umsögn […] barst úrskurðarnefndinni 3. október 2023. Umsögninni fylgdu þau gögn sem kæran varðar. Í umsögn­inni kemur fram að þegar erindi kærenda barst […] 17. ágúst 2022 hafi það virst þess eðlis að það félli undir […]. Þar sem slík verkefni falli undir […] hafi […] rætt við […] um að taka málið til skoðunar. Eftir að hafa séð útprentaða nafn­lausa lýsingu frá kærendum og heiti […] hafi […] óskað eftir að málið yrði falið öðrum vegna vinfengis við […]. Því hafi […] verið falið að annast málið. Hins vegar hafi verið óskað eftir staðfestingu frá […] á ástæðu þess að hann sæi ekki um málið, sem hafi borist í tölvupósti.
 
Eftir skoðun á máli kærenda og upplýsingaöflun hafi komið í ljós að rannsókn á málsatvikum ætti að fara fram annars staðar en hjá […] og hafi kærendum verið leiðbeint um það með erindi, dags. 22. september 2022, hvert unnt væri að leita innan stjórnkerfisins. Þar sem kærendur hafi óskað nafnleyndar hafi erindi þeirra ekki verið framsent, sem ella hefði verið gert. Kærendum hafi verið kynnt að erindi þeirra yrði með almennum hætti haft til hliðsjónar við áhættu­mat sem sé forsenda við gerð […]áætlunar. Að auki hafi þeim verið tjáð að unnið væri að breytingu á verklagsreglu […] sem tengdist umkvörtunarefni kær­enda.
 
Þegar beiðni kærenda um gögn hafi borist 6. júlí 2023 hafi öll málsgögn úr málakerfi […] tengd erindum þeirra verið vistuð á minnislykil og afhent þeim 13. júlí 2023. Þrátt fyrir það virðist kærendur sannfærðir um að til séu gögn sem vísvitandi sé verið að leyna. Öll svör og útskýringar […] séu hunsaðar.
 
Gögn sem aðgangur kærenda hafi verið takmarkaður að séu vinnugögn í skilningi upplýsingalaga. Þau séu t.d. tölvupóstar milli þeirra þriggja starfsmanna sem hafi haft aðgang að málsgögnum, drög að bréfum sem send hafi verið til yfirlestrar eða upplýsinga og önnur sambærileg ófullgerð gögn. Þau hafi verið rituð af starfsmönnum […] til eigin nota.
 
Umsögn […] var kynnt kærendum með erindi, dags. 4. október 2023, og þeim gef­inn kostur á að koma á fram­færi frekari at­huga­semd­um. Í athugasemdum kæranda, dags. 20. ok­tó­ber 2023, kemur fram að í afhentum gögnum komi ekki fram upplýsingar um hvernig málið var unnið og hvaða for­sendur hafi legið því að baki að hafna málinu.
 
Óþarft er að rekja frekar það sem fram kemur í gögnum málsins, sbr. 31. gr. stjórnsýslulaga, nr. 37/1993. Úrskurðarnefndin hefur haft hliðsjón af öllum gögnum málsins við úrlausn þess.
 

Niðurstaða

1.

Í máli þessu er deilt um afgreiðslu […] á beiðni kærenda um gögn. Sveitarfélagið fullyrðir að ekki séu til frekari gögn samkvæmt beiðninni en þau sem þegar hafi verið afhent kær­endum, að undanskildum vinnugögnum í skilningi upplýs­inga­laga, nr. 140/2012, sem verði ekki afhent.
 
Í erindum kærenda til […], dags. 17. ágúst og 18. september 2022, var óskað eftir því að […] athugaði tiltekin atriði um […]. Með svörum […], dags. 22. september og 4. október 2022, var því hafnað að taka til skoðunar […] með vísan til samþykkta […]. Hins vegar hefði verið haft samband við […] um endurskoðun á verklagsreglu […]. Þá yrði ábendingum kom­ið á framfæri um að […] lyki innleiðingu á nýjum verkferli, samræmdi stefnu í […]. Loks yrði ábending um skoðun á því hvernig […] höfð til hlið­sjón­ar við gerð […].
 
Úrskurðarnefndin hefur afmarkað kæruefni málsins með hliðsjón af framangreindu. Á grundvelli upp­lýsingalaga er hægt að óska aðgangs að fyrirliggjandi gögnum hjá stjórnvöldum, sbr. 5. og 15. gr. laganna. Upplýsingalög veita ekki rétt til aðgangs að gögnum sem ekki eru fyrir­liggj­andi, en vegna framsetningar á kæru málsins og ítarlegrar beiðni kærenda um aðgang að gögn­um, sem þeir eftir atvikum telja að eigi að vera til hjá […], er rétt að taka fram að það hvaða gögn er skylt að varðveita og hafa aðgengileg í skjalasöfnum stjórnvalda veltur á efni og eðli gagna og þeim regl­um um skjalavörslu, málaskrár og skráningu upplýsinga sem m.a. koma fram í 27. gr. upplýs­inga­laga og lögum um opinber skjalasöfn, nr. 77/2014. Þótt tryggileg varð­veisla gagna hjá hinu opin­bera sé mikilvæg, þá kveða tilvitnaðar reglur ekki nauðsynlega á um að hvað­eina skuli varð­veitt sem tengist starfsemi stjórnvalda, daglegum samskiptum starfsmanna o.s.frv.
 
Nefnd­in hefur yfirfarið gögn málsins. Með hliðsjón af þeim, og með vísan til kæru málsins, þá liggur einvörðungu fyrir synjun á aðgangi að tilteknum gögnum sem […] álítur að séu vinnu­gögn í skilningi upplýsingalaga.
 

2.

[…] hefur afhent úrskurðarnefndinni þau gögn sem sveitarfélagið telur að séu vinnu­gögn í skilningi upplýsingalaga og skuli ekki afhent kærendum. Um er að ræða 15 skjöl á rafrænu formi sem auðkennd eru í stafliðum a til n. Skjölin eru eftirfarandi og eru á tölvupóstsformi (.msg) nema annað sé tekið fram:
 
a-liður:

1. Tölvupóstur frá 2. september 2022 kl. 10.55 milli starfsmanna […].
2. Tölvupóstur frá 2. september 2022 kl. 11.29 milli starfsmanna […].

b-liður:

1. Tölvupóstur frá 6. september 2022 kl. 14.40 milli starfsmanna […].

c-liður:

1. Tölvupóstur frá 31. ágúst 2022 kl. 13.10 frá starfsmanni […] til kærenda.
2. Tölvupóstur frá 2. september 2022 kl. 22.51 frá kærendum til starfsmanns […].
3. Tölvupóstur frá 14. september 2022 kl. 9.59 frá kærendum til starfsmanna […].
4. Tölvupóstur frá 14. september 2022 kl. 10.02 milli starfsmanna […].

d-liður:

1. Tölvupóstur frá 31. ágúst 2022 kl. 9.46 milli starfsmanna […] og […].
2. Tölvupóstur frá 3. september 2022 kl. 11.04 milli starfsmanna […].
3. Tölvupóstur frá 19. september 2022 kl. 11.36 milli starfsmanna […] og […].
4. Tölvupóstur frá 22. september 2022 kl. 9.11 milli starfsmanna […].
   • Viðhengi við tölvupóstinn: Bréf á PDF-formi, dags. 27. janúar 2022, frá lögfræði­þjón­ustu […] til stjórn­enda á […].

e-liður:

1. Tölvupóstur frá 22. september 2022 kl. 14.38 milli starfsmanna […].
   • Viðhengi við tölvupóstinn: Drög að svarbréfi […] til kærenda, dags. 22. september 2022, á word-formi.

f-liður

1. Tölvupóstur frá 25. september 2022 kl. 23.19 frá kærendum til starfsmanna […].
2. Tölvupóstur frá 26. september 2022 kl. 10.07 milli starfsmanna […].
   • Viðhengi við tölvupóstinn: Erindi kærenda á PDF-formi til […], dags. 17. ágúst 2022.
   • Viðhengi við tölvupóstinn: Erindi kærenda á PDF-formi til […], dags. 25. september 2022.
   • Viðhengi við tölvupóstinn: Erindi kærenda á PDF-formi til […], ódag­sett.

g-liður

1. Tölvupóstur frá 25. september 2022 kl. 23.19 frá kærendum til starfsmanna […] (sami tölvupóstur og í 1. tölul. f-liðar).
2. Tölvupóstur frá 26. september 2022 kl. 10.07 milli starfsmanna […] (sami tölvupóstur og í 2. tölul. f-liðar).
3. Tölvupóstur frá 26. september 2022 kl. 10.17 milli starfsmanna […].
4. Tölvupóstur frá 28. september 2022 kl. 10.49 milli starfsmanna […].
5. Tölvupóstur frá 28. september 2022 kl. 11.28 milli starfsmanna […].
6. Tölvupóstur frá 28. september 2022 kl. 13.47 milli starfsmanna […].
7. Tölvupóstur frá 29. september 2022 kl. 16.51 milli starfsmanna […].
   • Viðhengi við tölvupóstinn: Bréf frá […] á PDF-formi, dags. 29. septem­ber 2022, til […].

h-liður

1. Tölvupóstur frá 25. september 2022 kl. 23.19 frá kærendum til starfsmanna […] (sami tölvupóstur og í 1. tölul. f-liðar og 1. tölul. g-liðar).
2. Tölvupóstur frá 30. september 2022 kl. 12.01 milli starfsmanna […].
   • Viðhengi við tölvupóstinn: Drög að svarbréfi […] til kærenda, dags. 30. september 2022, á word-formi.
   • Viðhengi við tölvupóstinn: Bréf á PDF-formi frá […], dags. 29. septem­ber 2022, til […] (sama bréf og í a-lið 7. tölul. g-liðar).

i-liður

1. Tölvupóstur frá 4. október 2022 kl. 11.29 milli starfsmanna […].
   • Viðhengi við tölvupóstinn: Drög að svarbréfi […] til kærenda, dags. 4. október 2022, á word-formi.
   • Viðhengi við tölvupóstinn: Bréf á PDF-formi frá […], dags. 29. septem­ber 2022, til […] (sama bréf og í a-lið 7. tölul. g-liðar og b-lið 2. tölul. h-liðar).

j-liður

1. Tölvupóstur, ódagsettur, milli starfsmanna […].
   • Viðhengi við tölvupóstinn: Fundargerð á PDF-formi af fundi […] og […], dags. 10. október 2022.

k-liður

1. Tölvupóstur frá 31. ágúst 2022 kl. 9.46 milli starfsmanna […] og […] (sami tölvupóstur og í 1. tölul. d-liðar).
2. Tölvupóstur frá 3. september 2022 kl. 11.04 milli starfsmanna […] (sami tölvupóstur og í 2. tölul. d-liðar).
3. Tölvupóstur frá 19. september 2022 kl. 11.36 milli starfsmanna […] og […] (sami tölvupóstur og í 3. tölul. d-liðar).
4. Tölvupóstur frá 19. október 2022 kl. 10.50 milli starfsmanna […] og […].
5. Tölvupóstur frá 21. október 2022 kl. 11.46 frá […] til […] […].
6. Tölvupóstur frá 21. október 2022 kl. 11.46 frá […] […] til […].
7. Tölvupóstur frá 21. október 2022 kl. 11.53 milli starfsmanna […].

l-liður

1. Tölvupóstur frá 1. nóvember 2022 kl. 11.09 milli starfsmanna […].

m-liður

1. Tölvupóstur frá 31. október 2022 kl. 12.06 frá kærendum til starfsmanna […].
2. Tölvupóstur frá 1. nóvember 2022 kl. 11.12 milli starfsmanna […].

n-liður

1. Tölvupóstur á PDF-formi frá 13. febrúar 2023 kl. 13.25 milli starfsmanna […].

 
Samkvæmt 1. mgr. 5. gr. upplýsingalaga mæla upplýsingalög fyrir um rétt til aðgangs að fyrir­liggj­andi gögnum. Hugtakið gagn er ekki nánar útskýrt í lagatextanum, en í skýringum sem fylgdu ákvæð­inu í frumvarpi til upplýsingalaga segir m.a. svo:
 

Hugtakið gagn hefur sömu merkingu í þessu frumvarpi og í gildandi upplýsingalögum. Hér er um að ræða hefðbundin skrifleg skjöl, svo sem umsóknir, bréf, minnisblöð, þar á meðal minnisblöð sem rituð eru um málsatvik, fundargerðir, erindi frá öðrum stjórn­völdum o.fl. en einnig annars konar gögn, svo sem myndir, teikningar, filmur, hljóð­upp­tökur, myndupptökur o.s.frv. Gagn telst vera fyrirliggjandi ef það er til þegar beiðni um það kemur fram. Hugtakið gagn er í þessu sambandi tæknilega hlutlaust. Það hvað getur talist gagn í máli getur því tekið breytingum í samræmi við tækniþróun. Vafalaust verður þannig að telja að efni sem geymt er á ýmsu tölvutæku formi teljist til gagna í skiln­ingi laganna, a.m.k. að því leyti sem það kemur í stað annarra hefðbundinna máls­gagna.

 
Ekki verður annað ráðið af upplýsingalögum en að hugtakið gagn hafi að sömu merkingu í 14. gr. laganna, þar sem mælt er fyrir um rétt aðila til aðgangs að fyrirliggjandi gögnum ef þau hafa að geyma upplýsingar um hann sjálfan.
 
Hugtakið gagn er, eins og leiðir af framangreindu, tæknilega hlutlaust. Telja verður að sömu merk­ingu beri að leggja í hugtakið skjal, eins og það hugtak er notað í lögum um opinber skjalasöfn, nr. 77/2014, sbr. 2. tölul. 2. gr. laganna. Sá töluliður hljóðar svo:
 

2. Skjal: Hvers konar gögn, jafnt rituð sem í öðru formi, er hafa að geyma upplýsingar og hafa orðið til, borist eða verið viðhaldið við starfsemi á vegum stofnunar eða einstak­lings.

 
Í skýringum við ákvæðið í frumvarpi því sem varð að lögum nr. 77/2014 er tilgreint að skilgreining skjals sé sett fram með sama hætti og sé að finna í þágildandi lögum, og þá segir: „Skilgreining þessi rúmar bæði öll pappírsskjöl og allar gerðir rafrænnna skjala […].“
 
Hvað varðar það álitamál hvort tölvupóstar teljist til gagna í skilningi framangreindra lagaákvæða þá telur úrskurðarnefndin að almennt beri að leggja til grundvallar að hver tölvupóstur sé sérstakt gagn í skiln­ingi upp­lýs­ingalaga. Enn fremur telur nefndin að almennt beri að leggja til grundvallar að hvert viðhengi við tölvupóst sé sérstakt gagn í sama skiln­ingi.
 
Nefndin tekur fram að oft kunna stjórnvöld að velja að varðveita tölvupósta í skjalasöfnum sínum þannig að fleiri póstar, sem eru hluti af tiltekinni keðju samskipta, séu varðveittir saman sem svo­nefnd­ir tölvupóstsþræðir. Það verður ekki útilokað að slíkur þráður teljist afmarkað gagn í framan­greind­um skilningi. Að mati úrskurðar­nefnd­ar­innar getur vörslumiðill gagna, eins og t.d. tölvu­póstsþráður, einn og sér, hins vegar ekki ráðið úrslitum um hversu mörg gögn í skiln­ingi upp­lýs­inga­laga hann hafi að geyma og að aðstæður geti verið með þeim hætti að rétt sé að líta svo á að mið­illinn hafi að geyma fleiri en eitt gagn.
 
Í því máli sem hér er til úrlausnar leggur nefndin til grundvallar að þótt tölvu­póstarnir sem taldir eru upp í stafliðum a–n að framan myndi í flestum tilvikum tiltekna tölvupóstsþræði í fram­an­greind­um skilningi þá beri engu að síður að leggja til grundvallar að hver tölvupóstur í þessum þráð­um sé sérstakt gagn í skilningi upplýsingalaga. Hver þessara tölvupósta er varðveittur á raf­rænu formi (oftast á svonefndu .msg formi) og líta verður svo á að hver þeirra innihaldi upp­lýsingar um aðskilin og sjálfstæð samskipti sem sendar eru á mis­munandi tím­um, oft til eða frá mis­mun­andi aðilum, sem hver um sig hefur sjálfstætt upp­lýs­inga­gildi. Verð­ur því lagt til grund­vallar, við úrlausn á þessu máli, að hver tölvupóstur og hvert við­hengi við tölvu­póst, sbr. upp­talningu í stafliðum a–n að framan, séu sér­stök gögn í skilningi upp­lýs­ingalaga og tekur eftir­far­andi umfjöllun mið af því.
 

3.

Í 1. mgr. 8. gr. upplýsingalaga er mælt fyrir um að vinnugögn séu þau gögn sem stjórnvöld eða aðrir aðilar samkvæmt I. kafla laganna hafi ritað eða útbúið til eigin nota við undirbúning ákvörð­un­ar eða annarra lykta máls. Séu gögn afhent öðrum teljist þau ekki leng­ur til vinnugagna nema þau hafi verið afhent eftirlitsaðila á grundvelli lagaskyldu. Í athuga­semd­um við 8. gr. í greinargerð með frumvarpi því sem varð að upplýsingalögum, nr. 140/2012, kem­ur eftirfarandi fram:
 

Stjórnvöldum er að lögum falið að taka ýmsar matskenndar ákvarðanir og móta tillögur um áætlanir eða aðrar aðgerðir. […] Oft geyma lög ekki að öllu leyti þau skilyrði sem þarf að fullnægja svo slíkar ákvarðanir verði teknar, eða þau sjónarmið eða markmið sem að skal stefnt. Þegar stjórnvöld standa frammi fyrir slíkum verkefnum verða þau iðu­lega að vega og meta ólík sjónarmið og velja svo á hvaða grundvelli úr máli skuli leyst. Af því leiðir að það tekur einatt einhvern tíma að móta afstöðu til fyrirliggjandi mála og á því tímabili kunna ólík sjónarmið að hafa mismunandi vægi og breytast, t.d. ef fram koma nýjar upplýsingar. Gögn sem til verða í slíku ferli þurfa ekki að endur­spegla réttilega að hvaða niðurstöðu er stefnt. Eðlilegt er því að stjórnvöldum sé heimilt að hafna aðgangi að þeim þótt stjórnvöldum sé einnig á grundvelli reglunnar um aukinn að­gang að gögnum heimilt að afhenda slík gögn, standi reglur um þagnarskyldu því ekki í vegi. […]

 
Úrskurðarnefndin hefur farið yfir gögnin sem […] afhenti samhliða umsögn sinni og álítur vinnu­gögn í skilningi upplýsingalaga, með það fyrir augum að leggja mat á hvort það upp­fylli þau skilyrði að vera í reynd undirbúningsgögn, að hafa verið rituð eða útbúin af starfs­mönnum […] og að hafa ekki verið afhent öðrum. Með vísan til þess að 8. gr. upp­lýsingalaga felur í sér tak­mörkun á upplýsingarétti samkvæmt meginreglu laganna í 5. gr. þeirra ber að mati nefnd­arinnar að túlka ákvæðið þröngt.
 
Gögnin bera með sér að hafa verið útbúin af starfsmönnum sveitarfélagsins. Þá hefur […] fullyrt að gögnin hafi ekki verið afhent öðrum. Úr­skurð­ar­nefnd­in hefur ekki ástæðu til að draga þá fullyrðingu í efa. Gögnin samanstanda af tölvupóstum sem tengjast vinnslu máls kærenda hjá […]. Í erindi […] til úrskurðar­nefnd­ar­innar, dags. 3. október 2023, sem fylgdi trúnaðargögnunum, eru þau tilgreind í 3. tölulið í stafliðum a–n, sbr. upptalningu í 2. kafla niðurstöðu þessa úrskurðar. Það er mat nefndarinnar að eftirfarandi gögn uppfylli skilyrði 1. mgr. 8. gr. upplýsingalaga að teljast undirbúningsgögn:
 

1. Tölvupóstur í e-lið frá 22. september 2022 kl. 14.38 milli starfsmanna […], ásamt viðhengi við tölvupóstinn.
2. Tölvupóstur í f-lið frá 26. september 2022 kl. 10.07 milli starfsmanna […], án viðhengja við tölvupóstinn.
3. Tölvupóstar í g-lið frá 26.–29. september 2022 milli starfsmanna […]:
   • Frá 26. september 2022 kl. 10.07 (sami tölvupóstur og í f-lið).
   • Frá 28. september 2022 kl. 10.49.
   • Frá 28. september 2022 kl. 11.28.
   • Frá 28. september 2022 kl. 13.47.
4. Tölvupóstur í h-lið frá 30. september 2022 kl. 12.01 milli starfsmanna […], ásamt drögum að svarbréfi til kærenda í viðhengi, dags. 30. september 2022.
5. Tölvupóstur í i-lið frá 4. október 2022 kl. 11.29 milli starfsmanna […], ásamt drögum að svarbréfi til kærenda í viðhengi, dags. 4. október 2022.
6. Fundargerð í j-lið, dags. 10. október 2022, sem er í viðhengi við ódagsettan tölvupóst milli starfsmanna […].
7. Tveir tölvupóstar í k-lið frá 21. október 2022 frá kl. 11.46 milli starfsmanna […], og tölvupóstur frá 21. október 2022 frá kl. 11.53.
8. Tölvupóstur í l-lið frá 1. nóvember 2022 kl. 11.09 milli starfsmanna […].
9. Tölvupóstur í m-lið frá 1. nóvember 2022 frá kl. 11.12 milli starfsmanna […].

 
Framangreind gögn hafa ekki að geyma upplýsingar sem nefndar eru í 3. mgr. 8. gr. upplýsinga­laga. Var […] því heimilt að takmarka aðgang kærenda að þessum gögnum og verður ákvörðun sveitarfélagsins staðfest að þessu leyti.
 
Aðrir tölvupóstar og gögn sem aðgangur kærenda var takmarkaður að teljast ekki vera undirbún­ings­gögn, þar sem efni þeirra snýr að mestu leyti að umsýslu með máli kærenda og hefur ekki að geyma samskipti sem miða að því að móta afstöðu […] til málsins. Þá er einnig að finna tölvupósta sem stafa frá kærendum sjálfum. Teljast þessi gögn ekki upp­fylla skilyrði þess að vera vinnugögn í skilningi upplýsingalaga. Þar sem önnur takmörkun­ar­ákvæði upplýsingalaga eiga ekki við um gögnin verður […] gert að afhenda þau kær­end­um.
 

Úrskurðarorð

Staðfest er sú ákvörðun […], dags. 18. júlí 2023, að synja beiðni kærenda, […], um aðgang að eftirfarandi gögnum:
 

1. Tölvupósti í e-lið frá 22. september 2022 kl. 14.38 milli starfsmanna […], ásamt viðhengi við tölvupóstinn.
2. Tölvupósti í f-lið frá 26. september 2022 kl. 10.07 milli starfsmanna […], án viðhengja við tölvupóstinn.
3. Tölvupóstum í g-lið frá 26.–29. september 2022 milli starfsmanna […]:
   • Frá 26. september 2022 kl. 10.07 (sami tölvupóstur og í f-lið).
   • Frá 28. september 2022 kl. 10.49.
   • Frá 28. september 2022 kl. 11.28.
   • Frá 28. september 2022 kl. 13.47.
4. Tölvupósti í h-lið frá 30. september 2022 kl. 12.01 milli starfsmanna […], ásamt drögum að svarbréfi til kærenda í viðhengi, dags. 30. september 2022.
5. Tölvupósti í i-lið frá 4. október 2022 kl. 11.29 milli starfsmanna […], ásamt drögum að svarbréfi til kærenda í viðhengi, dags. 4. október 2022.
6. Fundargerð í j-lið, dags. 10. október 2022, sem er í viðhengi við ódagsettan tölvupóst milli starfsmanna […].
7. Tveimur tölvupóstum í k-lið frá 21. október 2022 frá kl. 11.46 milli starfsmanna […], og tölvupóstur frá 21. október 2022 frá kl. 11.53.
8. Tölvupósti í l-lið frá 1. nóvember 2022 kl. 11.09 milli starfsmanna […].
9. Tölvupósti í m-lið frá 1. nóvember 2022 frá kl. 11.12 milli starfsmanna […].

 
Að öðru leyti en að framan greinir er […] skylt að afhenda kærendum, […], þau gögn sem sveitarfélagið hafnaði að afhenda þeim með ákvörðun, dags. 18. júlí 2023, og afhent voru úrskurðarnefnd um upplýsingamál hinn 3. ok­tó­ber 2023 og til­greind eru í 3. tölulið erindis […] […], sem inni­held­ur skýringar með gögnunum, dags. 3. október 2023, í stafliðum a–n.
 
 
 
 
Trausti Fannar Valsson, formaður
Símon Sigvaldason
Sigríður Árnadóttir