Mál nr. 35/2024. Úrskurður kærunefndar útboðsmála.

Úrskurður kærunefndar útboðsmála 19. desember 2024.
í máli nr. 35/2024:
Rennsli ehf.
gegn
Fjársýslu ríkisins

Lykilorð
Rammasamningur. Tilboðsgögn. Bindandi samningur.

Útdráttur
F bauð út rammasamningsútboð á þjónustu iðnmeistara. F hafnaði tilboði R sem ógildu þar sem ekki hefði fylgt með tilboðinu vottorð um skuldleysi við lífeyrissjóði, svo sem krafist var í útboðsgögnum, þrátt fyrir að F hefði óskað eftir slíku í tvígang. R kærði þá ákvörðun til kærunefndar útboðsmála og krafðist þess að sú ákvörðun yrði felld úr gildi. Í niðurstöðu nefndarinnar var tekið fram að samkvæmt 1. mgr. 114. gr. laga nr. 120/2016 um opinber innkaup yrði bindandi samningur ekki felldur úr gildi eða honum breytt þótt ákvörðun kaupanda um framkvæmd útboðs eða gerð samnings hafi verið ólögmæt. Kominn væri á bindandi samningur í málinu og þegar af þeirri ástæðu var kröfu R hafnað.

Með kæru móttekinni hjá kærunefnd útboðsmála kærði Rennsli ehf. (hér eftir „kærandi“) ákvörðun Fjársýslu ríkisins (hér eftir „varnaraðili“) um að hafna tilboði kæranda í rammasamningsútboði nr. 22194 auðkennt „FA – Craftsmen“.

Kærandi krefst þess að felld verði úr gildi ákvörðun varnaraðila um að hafna tilboði kæranda auk málskostnaðar. Þá krefst kærandi þess að innkaupaferlið verði stöðvað þar til endanlega hefur verið leyst úr kærunni.

Varnaraðila var kynnt kæran og gefinn kostur á að gera athugasemdir. Varnaraðili krefst þess í greinargerð sinni 11. október 2024 að kærunefnd útboðsmála aflétti sjálfkrafa stöðvun samningsgerðar með vísan til 2. mgr. 107. gr. laga nr. 120/2016 um opinber innkaup, og að öllum öðrum kröfum kæranda verði hafnað.

Með ákvörðun 24. október 2024 féllst kærunefnd útboðsmála á kröfu varnaraðila að aflétta þeirri sjálfkrafa stöðvun samningsgerðar sem hafði komist á með kæru í málinu.

Varnaraðili tilkynnti kærunefnd útboðsmála 29. október 2024 að hann hygðist ekki leggja fram frekari athugasemdir í málinu.

Kærandi upplýsti kærunefnd útboðsmála 19. nóvember 2024 að hann hefði komið á framfæri sínum athugasemdum í kærunni og hefði ekki í hyggju að leggja fram frekari athugasemdir í málinu.

Kærunefnd útboðsmála óskaði eftir upplýsingum frá varnaraðila 3. desember 2024 um hvort kominn væri á bindandi samningur í kjölfar hins kærða útboðs. Svar barst kærunefndinni þann sama dag og upplýsti varnaraðili að bjóðendum hefði verið tilkynnt um töku tilboða 25. október 2024 og þá hefði bindandi samningur komist á.

I

Hinn 10. maí 2024 birti varnaraðili auglýsingu um hið kærða útboð. Samkvæmt grein 1.1.1 í útboðslýsingu er um að ræða rammasamningsútboð á þjónustu iðnmeistara um viðhald, viðbætur og endurnýjun á fasteignum. Heimilt sé að bjóða í einstaka hluta útboðsins en hlutarnir séu blikksmíði, dúkalögn, málun, málmiðn (önnur en blikksmíði), múrverk, pípulögn, rafiðn (smáspenna og lágspenna), skrúðgarðyrkja og trésmíði. Þá er tekið fram í sömu grein að bjóðendur skuli uppfylla allar lögboðnar kröfur til að starfa við iðn sína. Í grein 1.1.3 í útboðsgögnum, sem ber heitið starfsréttindi, er tekið fram að bjóðandi skuli vera skráður í fyrirtækjaskrá og leggja fram viðeigandi vottorð vegna þess. Samkvæmt grein 1.1.4 skal fjárhagsstaða bjóðenda vera það trygg að hann geti staðið við skuldbindingar sínar gagnvart kaupanda, sbr. 71. gr. laga nr. 120/2016 um opinber innkaup. Grein 1.1.5 ber heitið opinber gjöld og samkvæmt greininni skuli bjóðandi vera í skilum með opinber gjöld, þar með talið skatt, virðisaukaskatt og lífeyrisskuldbindingar og þyrfti vottorð um skil að liggja fyrir vegna þessa. Samkvæmt a-lið sömu greinar heimili bjóðandi varnaraðila að staðfesta skil á opinberum gjöldum frá Skattinum, og samkvæmt b-lið heimili bjóðandi varnaraðila að staðfesta skil á lífeyrisskuldbindingum frá öllum lífeyrissjóðum og skila þar til bærri staðfestingu skv. viðauka III. Ef bjóðandi heimilar varnaraðila ekki að staðfesta skil á skuldbindingum sínum skyldi bjóðandi skila afriti af staðfestingum í viðhengi, sbr. c-lið greinarinnar. Í grein 1.1.8 áskildi varnaraðili sér rétt til að óska eftir frekari upplýsingum um hæfi á síðari stigum útboðsins. Í valforsendum samkvæmt grein 1.2 í útboðslýsingu segir að öllum hæfum bjóðendum yrði boðin aðild að rammasamningi.

Hinn 4. júní 2024 voru tilboð opnuð í hinu kærða rammasamningsútboði. Hinn 23. ágúst 2024 sendi varnaraðili tölvupóst á bjóðendur og tilkynnti að gildistími tilboða myndi renna út 29. ágúst. Þar sem ekki hefði tekist að fara yfir tilboðin var óskað eftir samþykki bjóðenda að framlengja gildistíma tilboða til 1. nóvember 2024. Bjóðendur voru beðnir um að láta vita ef þeir samþykktu ekki að framlengja gildistíma tilboða sinna, en annars yrði gengið út frá því að bjóðendur veittu samþykki sitt fyrir framlengingu.

Varnaraðili sendi öllum bjóðendum, þ. á m. kæranda, tvo tölvupósta, dags. 30. ágúst og 4. september 2024, og ítrekaði að skila bæri vottorði um skuldleysi bjóðanda frá öllum viðkomandi lífeyrissjóðum fyrir lok dags 6. september 2024. Hinn 10. september 2024 tilkynnti varnaraðili kæranda að tilboði hans hefði verið hafnað sem ógildu, en kærandi hefði ekki orðið við áskorun varnaraðila um að útvega vottorð um skuldleysi sitt við sína lífeyrissjóði. Hinn 11. september 2024 tilkynnti varnaraðili svo um val tilboða í hinu kærða útboði. Leiðrétt tilkynning um val á tilboði var send bjóðendum 18. september 2024 og var bjóðendum m.a. leiðbeint þar um að biðtími samningsgerðar myndi renna út 28. september 2024 og að heimilt væri að ganga til samninga frá 30. september s.á.

II

Kærandi bendir á að bjóðendur hafi átt að skila með tilboði sínu sérstökum viðauka, sbr. grein 1.1.5 í útboðslýsingu. Í viðaukanum hafi komið fram að bjóðendur veittu varnaraðila umboð til að afla allra gagna um fjárhagslegt og tæknilegt hæfi. Það spari þátttakendum mikinn tíma og vinnu, enda hafi bjóðendur áður þurft að útvega þau gögn sjálfir og skila með tilboðum sínum. Varnaraðili hafi sent kæranda tvo tölvupósta um að skila vottorðum frá lífeyrissjóðum, dagana 30. ágúst og 4. september 2024, en kæranda hafi verið svo tilkynnt um höfnun tilboðs 10. september 2024. Allir póstar ásamt öðrum tilkynningum hafi farið framhjá kæranda, enda hafi hann lítið fylgst með póstum vegna hins kærða útboðs þar sem hann hafi verið búinn að skila öllum umbeðnum gögnum og búið hafi verið að fresta gildistíma til nóvember. Kærandi hafi tekið eftir póstunum 19. september 2024 og þá þegar hafist handa við að afla vottorða frá lífeyrissjóðum og sent þau svo til varnaraðila. Kærandi hafi jafnframt bent á að mögulega hafi verið gerð mistök vegna umboðs varnaraðila, sbr. viðauka III, og hafi óskað eftir leiðréttingu. Kærandi telji að höfnun á tilboði hans og rök að baki þeirri ákvörðun séu ekki í samræmi við útboðsgögn, enda hafi kærandi skilað umboði til varnaraðila um að hann hefði heimild til að afla allra nauðsynlegra gagna. Umræddur viðauki og heimild þar um hafi verið kynnt sem nýjung og sérstaklega hafi verið tilkynnt að ekki væri þörf á að skila frekari upplýsingum, en skortur á þessum upplýsingum hafi hins vegar leitt til höfnunar á tilboði kæranda. Eitthvað hafi því augljóslega farið úrskeiðis varðandi þetta útboð, og bendir kærandi í dæmaskyni á að tilkynning um frestun til 1. nóvember sem síðan hafi orðið óvænt 11. eða 18. september 2024.

III

Varnaraðili bendir á að ekki sé tilefni til þess að stöðva samningsgerð í málinu þar sem skilyrði 1. mgr. 110. gr. laga nr. 120/2016 séu ekki uppfyllt, og bendir jafnframt á að stöðvun samningsgerðar, jafnvel þótt hún vari einungis um stundarsakir, feli í sér alvarlegt og íþyngjandi inngrip í starfsemi varnaraðila. Af þeim sökum séu gerðar ríkar kröfur til rökstuðnings kæranda og að hann sýni skýrlega fram á meint brot. Kærunefnd útboðsmála hafi ítrekað hafnað kröfu um stöðvun innkaupaferlis eða samningsgerðar í fyrri úrskurðum sínum í ljósi þessara strangra lagaskilyrða, sbr. t.d. ákvarðanir hennar í málum nr. 21/2022, 44/2022, 29/2021 og 45/2020.

Varnaraðili andmælir þeim sjónarmiðum kæranda um að höfnun á tilboði hans og röksemdir að baki henni hafi ekki verið í samræmi við útboðsgögn. Í kafla 1.1.5 í útboðslýsingu hafi verið gert að skilyrði að bjóðendur væru í skilum með opinber gjöld, þ.m.t. lífeyrisskuldbindingar. Við úrvinnslu tilboða hafi komið í ljós að ekki væri mögulegt að nýta umboð sem bjóðendur hefðu skilað með tilboðum sínum til að afla gagna frá lífeyrissjóðum. Því væri nauðsynlegt fyrir varnaraðila að leita annarra leiða til að afla gagnanna, enda um fortakslaust hæfisskilyrði að ræða sem krafist væri staðfestingar á. Varnaraðili hafi því farið þess á leit við bjóðendur að þeir myndu sjálfir skila upplýsingum frá lífeyrissjóðum, líkt og hafi verið fyrirkomulag í útboðum um áraraðir og hafi einnig verið sett fram sem annar möguleiki við staðfestingu á kröfum samkvæmt grein 1.1.5 í útboðslýsingu. Bjóðendum hafi verið sendur tölvupóstur með beiðni um þessi gögn og ítrekun hafi verið send til þeirra sem ekki höfðu skilað gögnunum nokkrum dögum síðar. Kærandi hafi ekki brugðist við ítrekaðri beiðni varnaraðila um afhendingu umræddra gagna og hafi varnaraðila því ekki verið stætt á öðru en að hafna tilboði hans sem ógildu, sbr. 82. gr. laga nr. 120/2016, enda hafi tilboðið þá ekki uppfyllt skilyrði útboðslýsingar. Höfnun á tilboði kæranda hafi verið í fullu samræmi við útboðsgögn.

Þá bendir varnaraðili á að bjóðendur beri ábyrgð á tilboðum sínum og að þeim sé skilað í samræmi við kröfur útboðsgagna, sbr. m.a. a. lið 1. mgr. 66. gr. laga nr. 120/2016, sbr. og úrskurð kærunefndar útboðsmála í máli nr. 15/2022. Varnaraðili veki sérstaka athygli á því að ábyrgð bjóðanda á tilboði sínu sleppir ekki þegar hann skilar því inn, enda geti kaupandi þurft að kalla eftir viðbótargögnum við síðara tímamark, t.d. á grundvelli ákvæði 5. mgr. 66. gr. laga nr. 120/2016. Þá hafi verið til staðar áskilnaður í grein 1.1.8 í útboðslýsingu um að kalla mætti eftir upplýsingum um hæfi á síðari stigum. Kærandi hafi sýnt af sér tómlæti með því að bregðast ekki við beiðnum varnaraðila um afhendingu umræddra upplýsinga frá lífeyrissjóðum. Kærandi hafi lagt þau gögn fram þremur vikum frá því að fyrst hafi verið óskað eftir gögnunum, en varnaraðili hafði þegar veitt bjóðendum rúman frest til að skila þeim. Varnaraðila hefði ekki verið stætt að tefja innkaupaferlið frekar vegna bjóðanda sem hafi ekki brugðist við beiðni varnaraðila fyrr en að frestur til þess var löngu liðinn. Höfnun varnaraðila á tilboði kæranda hafi ekki einungis verið heimil heldur eina færa leiðin fyrir varnaraðila, enda hafi kærandi enga heimild til þess að leggja fram gögn eftir að niðurstaða útboðs hafi legið fyrir.

IV

Kröfur kæranda í máli þessu eru þær að felld verði úr gildi ákvörðun varnaraðila um að hafna tilboði kæranda, og jafnframt er krafist málskostnaðar. Að auki krafðist kærandi þess að innkaupaferlið yrði stöðvað þar til endanlega hefði verið leyst úr kæru. Líkt og greinir hér að framan aflétti kærunefnd útboðsmála þeirri sjálfkrafa stöðvun samningsgerðar sem komist á með kæru í málinu með ákvörðun 24. október sl.

Þá liggur fyrir að komist hefur á bindandi rammasamningur milli bjóðenda og varnaraðila í kjölfar hins kærða útboðs. Samkvæmt 1. mgr. 114. gr. laga nr. 120/2016 verður bindandi samningur ekki felldur úr gildi eða honum breytt þótt ákvörðun kaupanda um framkvæmd útboðs eða gerð samnings hafi verið ólögmæt. Þegar af þeirri ástæðu verður að hafna kröfu kæranda um að fella úr gildi ákvörðun um að hafna tilboði kæranda.

Kemur því eingöngu til álita krafa kæranda um málskostnað. Með vísan til framangreindrar niðurstöðu í málinu þykir rétt að málskostnaður falli niður.

Að því er varðar þær athugasemdir kæranda, um að gildistími hafi verið framlengdur til 1. nóvember 2024, skal tekið fram að gögn málsins bera ótvírætt með sér að þar hafi verið um að ræða gildistíma tilboða bjóðenda, svo sem heimilt er samkvæmt 4. mgr. 86. gr. laga nr. 120/2016, en ekki að frestur til að tilkynna um val tilboða hafi verið framlengdur, svo sem málflutningur kæranda ber með sér.

Úrskurðarorð

Hafnað er kröfu kæranda, Rennslis ehf., um að fella úr gildi ákvörðun varnaraðila, Fjársýslu ríkisins, um að hafna tilboði félagsins sem ógildu.

Málskostnaður fellur niður.

Reykjavík, 19. desember 2024

Reimar Pétursson

Kristín Haraldsdóttir

Auður Finnbogadóttir