Ný handbók um CAF sjálfsmatslíkanið - CAF 2013
CAF 2013 handbókin er komin út í íslenskri þýðingu. Handbókin inniheldur nýjustu útgáfuna af CAF sjálfsmatslíkaninu, sem ætlað er að stuðla að bættum árangri í stjórnun og rekstri hins opinbera. Handbókinni er ætlað að leiðbeina og aðstoða þá sem starfa í opinberri stjórnsýslu við að veita gæðaþjónustu í daglegu starfi. Þúsundir manna um alla Evrópu hafa þegar hafið þessa vegferð í átt til þess að skara fram úr með því að nota CAF líkanið og sýnt fram á að það virkar. CAF 2013 handbókin er gefin út af fjármála- og efnahagsráðuneytinu í samvinnu við velferðarráðuneytið og atvinnuvega- og nýsköpunarráðuneytið.
CAF sjálfsmatslíkanið
CAF sjálfsmatslíkanið er aðferð sem nýst hefur stofnunum, sveitarfélögum og öðrum opinberum aðilum við að ná bættum árangri í stjórnun og rekstri. CAF líkanið er verkfæri sem er auðvelt í notkun og getur aðstoðað opinbera aðila við að nýta aðferðir gæðastjórnunar í því skyni að bæta árangur. CAF líkanið er sérstaklega sniðið að fjölbreyttum þörfum opinberra stofnana.
Stofnanir eða sveitarfélög sem hefja innleiðingu CAF hafa metnað til að bæta sig og ná framúrskarandi árangri og hafa hug á að kynna vinnumenningu sem miðar að því að skara fram úr í stofnuninni. Skilvirk notkun CAF ætti, þegar fram líða stundir, að leiða til frekari þróunar á þess konar menningu og hugsunarhætti hjá stofnuninni.
Fimm meginmarkmið CAF líkansins:
- að kynna fyrir opinberum stofnunum menningu sem miðar að því að skara fram úr og tileinkun meginreglna altækrar gæðastjórnunar,
- að leiða þær áfram að fullmótaðri gæðahringrás „skipuleggja-innleiða-meta-bæta“ (SIMB),
- að auðvelda sjálfsmat hjá opinberum stofnunum í greiningarskyni og til að skilgreina aðgerðir til úrbóta,
- að mynda brú milli mismunandi líkana sem eru notuð í gæðastjórnun, bæði í einkageiranum og opinbera geiranum,
- að auðvelda samanburð og lærdóm milli opinberra stofnana.
Líkanið byggir á níu lykilþáttum sem skipt er í tvo hluta, framkvæmdaþætti og árangursþætti. Framkvæmdaþættirnir eru fimm og taka á þeim aðferðum sem beitt er í rekstri stofnunar. Árangursþættirnir eru fjórir og segja til um árangur af þeim aðferðum sem beitt hefur verið. CAF líkanið er því ekki eingöngu sjálfsmatsverkfæri, heldur einnig öflugt stjórntæki. Það skapar haldgóða yfirsýn yfir mikilvæga þætti starfseminnar og stuðlar að stöðugum umbótum í rekstrinum.
Líkanið hefur verið notað í þrenns konar tilgangi, (1) sem stjórntæki og til að auðvelda yfirsýn yfir starfsemina, (2) sem greiningartæki til að meta þörf fyrir umbætur og (3) sem viðmiðunartæki til að bera saman árangur við stofnanir sem skara fram úr. Aðferðafræðin er fyrst og fremst ætluð til að aðstoða við að hámarka skilvirkni í rekstri og bæta arðsemi, auka tryggð starfsmanna og byggja upp árangursdrifinn teymisanda.
Tilraunaverkefni með CAF
CAF sjálfsmatslíkanið hefur almennt ekki verið tekið upp á Íslandi þótt dæmi séu um að stofnanir hafi notað CAF. Um mitt ár 2011 hóf fjármálaráðuneytið samstarf við velferðarráðuneytið um að vinna að innleiðingu CAF á Íslandi. Ákveðið var að hefja tilraunaferli með því að prufukeyra CAF hjá fimm stofnunum. Tilgangurinn var að afla upplýsinga um tækið svo að hægt væri að meta fýsileika þess og taka ákvörðun um hvort CAF væri tæki sem stofnanir á Íslandi gætu almennt notað. Með tilraunaferlinu var því verið að skoða áhrif CAF líkansins á starfsemi stofnana, safna upplýsingum er snúa að framkvæmd og úrvinnslu en jafnframt meta hvort þróa þyrfti aðferðina frekar.
Tilraunaferlinu lauk í fyrra og má segja að tilraunastofnanir séu almennt ánægðar með CAF sjálfsmatslíkanið. Flestar stofnanir sjá fyrir sér betri nýtingu fjármuna, m.a. með endurskoðun á forgangsröðun verkefna í samræmi við þarfir viðskiptavina. Einnig sjá stofnanir fyrir sér breytingar á verklagi og skipulagi til að ná betur markmiðum stofnana. CAF sjálfsmatslíkanið hefur sannað að það geti leitt til úrbóta á öllum helstu sviðum er tengjast rekstri ríkisstofnana.
Árangursstjórnun og CAF
CAF kemur ekki í staðinn fyrir árangursstjórnunarsamninga. Aftur á móti geta upplýsingar sem verða til við framkvæmd sjálfsmats hjá stofnun eða ráðuneyti nýst við stefnumótun og gerð árangursstjórnunarsamninga. CAF kemur heldur ekki í staðinn fyrir stefnumiðað árangursmat. Hins vegar kann sjálfsmat að leiða til þess að stefnumiðað árangursmat sé tekið upp þar sem stofnun er ekki að mæla og/eða meta árangur með markvissum hætti.
Víðtækt notagildi
Fjármála- og efnahagsráðuneytið hefur haft veg og vanda af því að skoða, meta og innleiða hér á landi stjórnunaraðferðir og tæki fyrir ríkisreksturinn. Jafnframt hefur ráðuneytið haft það að leiðarljósi að tækin og aðferðirnar geti nýst öllum eða meirihluta stofnana. Nóg framboð er af tækjum og aðferðum til að vinna með. Margbreytileiki stofnana ríkisins, stærð þeirra, umfang, rekstrarfyrirkomulag og fleira gerir að verkum að tækin henta ekki öll íslensku stofnanaumhverfi. Það er mat fjármála- og efnahagsráðuneytisins að CAF sjálfsmatslíkanið sé aðferð sem flest allar stofnanir ættu að geta nýtt.
Fjármála- og efnahagsráðuneytið mun áfram gegna miðlægu hlutverki innan Stjórnarráðsins í tengslum við CAF verkefnið. Tryggt verður að tækið verði kynnt og að aðilar geti nálgast þau verkfæri sem nauðsynleg eru svo að framkvæma megi sjálfsmatið. Frekari upplýsingar um CAF sjálfsmatslíkanið, CAF 2013 handbókina og fleira má nálgast vef á fjármála- og efnahagsráðuneytisins.