Stefna og áætlun Stjórnarráðsins gegn einelti, kynferðislegri áreitni, kynbundinni áreitni, ofbeldi og annarri ótilhlýðilegri háttsemi

1  Markmið

Í samræmi við reglugerð nr. 1009/2015, um aðgerðir gegn einelti, kynferðislegri áreitni, kynbundinni áreitni og ofbeldi á vinnustöðum, munu ráðuneyti Stjórnarráðsins ekki líða neina slíka háttsemi né annað ótilhlýðilegt háttalag sem særir eða meiðir einstaka starfsmenn. Stefna þessi og áætlun er því sett fram til að bregðast við aðstæðum þar sem einstaklingur eða hópur starfsmanna telur sig verða fyrir einelti, kynferðislegri áreitni, kynbundinni áreitni, ofbeldi eða annarri ótilhlýðilegri háttsemi á vinnustað af hendi samstarfsmanna.

2  Skilgreiningar

  • Einelti: Síendurtekin hegðun, sem almennt er til þess fallin að valda vanlíðan hjá þeim sem fyrir henni verður, svo sem að gera lítið úr, móðga, særa eða ógna viðkomandi.
  • Kynbundin áreitni: Hegðun sem tengist kyni þess sem fyrir henni verður, er í óþökk viðkomandi og hefur þann tilgang eða þau áhrif að misbjóða virðingu viðkomandi og skapa aðstæður sem eru ógnandi, fjandsamlegar, niðurlægjandi, auðmýkjandi eða móðgandi.
  • Kynferðisleg áreitni: Hvers kyns kynferðisleg hegðun sem er í óþökk þess sem fyrir henni verður og hefur þann tilgang eða þau áhrif að misbjóða virðingu viðkomandi, einkum þegar hegðunin leiðir til ógnandi, fjandsamlegra, niðurlægjandi, auðmýkjandi eða móðgandi aðstæðna. Hegðunin getur verið orðbundin, táknræn og/eða líkamleg.
  • Ofbeldi: Hvers kyns hegðun sem leiðir til, eða gæti leitt til, líkamlegs eða sálræns skaða eða þjáningar þess sem fyrir henni verður. Einnig hótun um slíkt, þvingun eða handahófskennd svipting frelsis.
  • Önnur ótilhlýðileg háttsemi: Getur meðal annars falist í lítilsvirðandi framkomu, klámfenginni háttsemi eða snertingu sem þykir nærgöngul eða óviðeigandi.
  • Meintur þolandi: Sá sem telur sig verða fyrir einelti, kynferðislegri áreitni, kynbundinni áreitni, ofbeldi eða ótilhlýðilegri háttsemi.
  • Meintur gerandi: Sá sem kvörtun um einelti, kynferðislega áreitni, kynbundna áreitni, ofbeldi eða ótilhlýðilega háttsemi beinist að.

Skoðanaágreiningur milli starfsmanna eða ágreiningur vegna ólíkra hagsmuna fellur ekki undir neitt af ofangreindu.

Meðfylgjandi dæmi sýna um hvers konar hegðun getur verið að ræða sem veldur því að meintur þolandi upplifir að hann sé lagður í einelti:

Starfstengdar athafnir:

  • Grafið er undan trausti á faglegri hæfni starfsmanns eða frammistöðu hans.
  • Starfsmaður er hafður undir stöðugu eftirliti og markvisst leitað að mistökum.
  • Starfs- eða verkefnatengdum upplýsingum er haldið frá starfsmanni.
  • Geðþóttakenndar breytingar eru gerðar á verksviði starfsmanns.
  • Ábyrgð er tekin af starfsmanni án þess að ræða það við hann.
  • Gagnrýni er látin í ljós á niðrandi eða neikvæðan hátt í viðurvist annarra.
  • Vilji samstarfsmanna til aðstoðar er lítill.

Félagsleg útskúfun og særandi framkoma:  

  • Starfsmaður er markvisst sniðgenginn og útilokaður frá starfshópum og félagslífi.
  • Baktal og slúður.
  • Starfsmenn skemmta sér á kostnað eins.
  • Niðrandi athugasemdir eða dylgjur.
  • Endurteknar skammir.
  • Endurtekin stríðni.

3  Gildissvið

Áætlunin nær yfir alla starfsmenn Stjórnarráðsins, einstaklinga sem koma tímabundið til starfa eða starfa sem verktakar í ráðuneytum sem og viðskiptavini og starfsmenn stofnana sem eiga í samskiptum við ráðuneytin.

Stuðst verður við áætlunina í öllum þeim tilvikum þar sem starfsmaður/-menn eru grunaðir um að leggja starfsmann/-menn, eða aðra þá sem áætlunin tekur til, í einelti eða áreita á annan hátt.

4  Forvarnir og fyrirbyggjandi aðgerðir

Það er hlutverk allra starfsmanna að koma í veg fyrir einelti, kynferðislega áreitni, kynbundna áreitni, ofbeldi eða aðra ótilhlýðilega háttsemi á vinnustað. Mikilvægt er að starfsmenn sýni samkennd og séu vakandi gagnvart allri slíkri háttsemi. Starfsmenn Stjórnarráðsins eiga að þekkja gildi þess, virða stefnu þessa, vera meðvitaðir um hegðun sína og stuðla að því að tekið sé á allri ótilhlýðilegri háttsemi sem og öðrum ágreiningsmálum.

Stjórnendur skulu ganga á undan með góðu fordæmi og sýna öðrum starfsmönnum tillitssemi, virðingu og umburðarlyndi, stuðla að góðum starfsanda, fylgjast með samskiptum starfsmanna og taka á ágreiningsmálum. Viðbrögð skulu vera markviss og leitað lausna.

Ráðuneyti Stjórnarráðsins skulu ráðast í eftirfarandi aðgerðir til að koma í veg fyrir einelti og til að bregðast við kvörtunum um það.

  • Gera áhættumat þar sem áhættuþættir eineltis eru greindir.
  • Vinna áætlun um forvarnir og heilsuvernd þar sem fram kemur til hvaða aðgerða skuli gripið í því skyni að koma í veg fyrir einelti.
  • Upplýsa starfsmenn um einelti og verklag í eineltismálum.
  • Kanna reglulega viðhorf starfsmanna til stjórnunar, líðunar í starfi og jafnréttis- og eineltismála. Einnig hvort þeir hafi orðið fyrir einelti.

5  Verklag við að takast á við einelti, kynferðislega áreitni, kynbundna áreitni, ofbeldi og aðra ótilhlýðilega háttsemi

Kvörtun skal komið á framfæri við næsta yfirmann eða ráðuneytisstjóra ef næsti yfirmaður er meintur gerandi. Meintur þolandi getur tekið slík mál upp við yfirmann sinn eða ráðuneytisstjóra og leitað ráða áður en formleg kvörtun er lögð fram. Einnig getur hann leitað stuðnings vinnuverndarfulltrúa, trúnaðarmanns, jafnréttisfulltrúa, fulltrúa mannauðs­teymis eða annarra sem hann velur. Sá sem verður vitni að ótilhlýðilegri háttsemi getur gert athugasemd við framkomu gerandans, komið að máli við þolandann og boðið fram stuðning, snúið sér til næsta yfirmanns eða einhvers framangreindra aðila og vakið athygli á málinu.

Allar kvartanir um ótilhlýðilega háttsemi verða kannaðar til hlítar. Brugðist verður hratt við og af nærgætni og þagmælsku þar sem slík mál eru viðkvæm.

Þegar lögð hefur verið fram kvörtun um meinta ótilhlýðilega háttsemi er það hlutverk yfirmanns að taka formlega á málinu og greina vandann. Ef niðurstaðan leiðir í ljós að ekki sé um að ræða einelti samkvæmt skilgreiningu ber yfirmanni samt að taka á þeim vanda sem skapast hefur með sáttaumleitan milli aðila. Sé talið að um einelti sé að ræða er málið rannsakað formlega af yfirmönnum og formföstu verklagi fylgt, sjá neðangreind skref. Verklagið felur meðal annars í sér að ræða við meintan geranda eða gerendur og aðra sem geta veitt upplýsingar án þess þó að fleiri séu dregnir inn í málið en nauðsynlegt er. Upplýsa skal meintan geranda eða gerendur um að kvörtun hafi komið fram og um efnisinnihald hennar eins fljótt og unnt er.

Málsaðilum er heimilt að hafa með sér starfsfélaga eða annan aðila sem þeir kjósa á öllum fundum sem haldnir eru um málið. Málsaðilar skulu fá aðgang að ráðgjöf og stuðningi sérfræðings í eineltismálum og gildir það einnig um vitni í málinu.

Fulltrúi mannauðsteymis skal sitja fundi með yfirmanni til að tryggja að rétt sé eftir þessari áætlun farið. Yfirmaður ber ábyrgð á að skrá öll samskipti og viðbrögð í réttri tímaröð. Lýsa skal kvörtun sem og viðbrögðum málsaðila og vinnuveitanda. Þá skal skrá til hvaða aðgerða verði gripið og rökstutt hvers vegna. Öll skjöl skulu vistuð í málaskrá ráðuneytisins og aðgangur að þeim takmarkaður við þá sem vinna að lausn málsins. Allir sem koma að málinu á einhverju stigi skulu gæta trúnaðar, gildir það einnig um meðferð og vörslu skjala. Litið er á brot á trúnaði sem brot í starfi.

Óformlegt ferli

Telji starfsmaður sig verða fyrir ótilhlýðilegri háttsemi af hendi samstarfsmanns/-a er mikilvægt að hann láti meintan geranda eða gerendur vita að honum mislíki framkoma hans/þeirra í sinn garð og óski eftir að slík hegðun endurtaki sig ekki.

Ef starfsmaður treystir sér ekki til að koma slíkri ósk á framfæri við meintan geranda eða gerendur skal hann óska eftir aðstoð yfirmanns eða ráðuneytisstjóra ef meintur gerandi er næsti yfirmaður. Yfirmaður skal ræða strax við meintan geranda og fara fram á að hin ótilhlýðilega hegðun hætti. Yfirmaður getur einnig talað við meintan þolanda og meintan geranda saman til að fara yfir málið ef báðir eru á sömu skrifstofu. Ef þeir eru hvor á sinni skrifstofunni þá skulu skrifstofustjórar beggja sitja fundinn.

Ef mál kemur til kasta yfirmanns skal hann skrá niður öll samskipti, umræður, tilkynningar, fundargerðir og niðurstöðu málsins og vista í Málaskrá ráðuneytisins.

Mikilvægt er að málinu sé fylgt eftir.

Takist ekki að ná sátt skal reynd sáttaleið með utanaðkomandi sérfræðingi og/eða að vinnuveitandi leitast við að haga starfi viðkomandi aðila þannig að þeir þurfi ekki að eiga nema lágmarkssamskipti vegna starfa sinna.

Ef ótilhlýðilegri háttsemi linnir ekki skal málið sett í formlegt ferli.

Formlegt ferli

Takist ekki að leysa úr málum samkvæmt því sem lýst er hér að framan skal starfsmaður leggja fram skriflega kvörtun við næsta yfirmann eða ráðuneytisstjóra ef meintur gerandi er næsti yfirmaður. Æskilegt er að kvörtun sé lögð fram innan þriggja mánaða frá því að viðkomandi telur að óæskileg framkoma samstarfsmanns/-a hafi átt sér stað. Mun kvörtunin þá verða meðhöndluð í samræmi við eftirfarandi verklag.

Formlegt ferli hefst alla jafna aðeins ef skrifleg kvörtun berst frá starfsmanni. Þó geta stjórnendur ákveðið að hefja formlegt ferli ef talið er að um einelti eða aðra háttsemi sé að ræða sem ógnað geti heilsu og vellíðan þess sem fyrir verður. Þetta má gera þrátt fyrir að sá sem hefur kvartað óski ekki eftir að fara lengra með kvörtunina.

Hluti af formlegu ferli getur meðal annars verið að meintur þolandi og/eða meintur gerandi séu fluttir til í starfi eða fari í tímabundið leyfi til að fyrirbyggja álag sem fylgir því að vera á vinnustaðnum meðan málið er rannsakað formlega í samræmi við þessa áætlun.

Skref 1 – Kvörtun borin fram og rannsókn á ásökunum

Kvörtun skal leggja fram skriflega til næsta yfirmanns ásamt gögnum sem starfsmaður telur styðja trúverðugleika hennar. Þar skulu koma fram málsatvik og lýsing á meintri hegðun. Einnig er mikilvægt að í kvörtuninni séu tilgreindir aðrir starfsmenn sem mögulega hafa orðið vitni að hinni meintu hegðun og gætu varpað frekara ljósi á málið. Sé meintur gerandi næsti yfirmaður skal kvörtun lögð fram til yfirmanns hans. Sá aðili getur vísað málinu til annars stjórnanda til meðferðar ef það er talið þjóna málinu betur.

Berist kvörtun beint til ráðuneytisstjóra vísar hann málinu til yfirmanns viðkomandi, sé hann ekki meintur gerandi, eða annars stjórnanda í ráðuneytinu sé það talið þjóna málinu betur. Sá sem fer með rannsókn málsins getur einnig kvatt sér til aðstoðar sérfræðinga utan ráðuneytisins.

Yfirmaður sem fengið hefur kvörtun til úrlausnar skal strax hefja rannsókn. Hún felur í sér viðtöl, annars vegar við meintan þolanda og hins vegar meintan geranda eða gerendur, til þess að afla upplýsinga um málið. Í viðtölunum skal einnig sitja fulltrúi frá mannauðsteymi ráðuneytisins eða sérfræðingur utan ráðuneytis. Rannsóknin getur falið í sér að kalla til vitni til að fá fram gögn og lýsingar á málsatvikum. Ávallt skal rita fundargerðir sem samþykktar eru af fundarmönnum. Einnig skal skrá vitnisburð sem vitni staðfesta.

Skref 2 – Niðurstaða rannsóknar kynnt aðilum

Yfirmaður sem fer með málið boðar meintan þolanda á fund til að fara yfir niðurstöður rannsóknar. Boðið skal vera skriflegt og fundurinn haldinn innan tíu vinnudaga frá því að skrifleg kvörtun hefur borist, sé þess nokkur kostur, og skal þá rannsókn málsins vera lokið. Halda skal fundargerð þar sem niðurstaðan kemur fram og aðgerðir tilgreindar þar sem um slíkt er að ræða. Fundarmenn skulu samþykkja fundargerðina.

Yfirmaður boðar einnig meintan geranda eða gerendur til fundar til að fara yfir niðurstöður innan fimm daga frá því að fundur með meintum þolanda fór fram. Halda skal fundargerð þar sem niðurstaðan kemur fram og aðgerðir tilgreindar þar sem um slíkt er að ræða. Fundarmenn skulu samþykkja fundargerðina.

Komi ekki fram rökstuddur grunur um að einelti eigi sér stað eða hafi átt sér stað á vinnustaðnum skal vinnuveitandi samt grípa til aðgerða til að koma í veg fyrir að þær aðstæður skapist á vinnustaðnum sem leitt geti til eineltis. Aðgerðir gætu til dæmis falist í að endurskoða áhættumat eða auka fræðslu.

Skref 3 – Niðurstaða um einelti

Ef niðurstaðan er sú að um einelti, kynferðislega áreitni, kynbundna áreitni eða ofbeldi hafi verið að ræða skal gripið til viðeigandi aðgerða til að stöðva atferlið sem átt hefur sér stað. Þolandi fær upplýsingar um til hvaða aðgerða verði gripið og að málinu ljúki þar með.

Aðgerðir gætu falist í eftirfarandi atriðum, einu eða fleiri:

  1. Að gerandi iðrist gjörða sinna og leggi fram skriflega afsökunarbeiðni ásamt loforði um að slíkt gerist ekki aftur.
  2. Að gerandi verði færður til í starfi.
  3. Að gerandi fái boðun um áminningu og tekur þá við formlegt áminningarferli, sbr. 21. gr. laga um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins, nr. 70/1996.

Þegar aðgerðum er lokið verður ekki um frekari íhlutun að ræða af hálfu ráðuneytis í málinu og því ekki fram haldið á grundvelli þessarar áætlunar. Málsaðilum skal tilkynnt skriflega um lok máls.

Vinnuveitandi skal einnig leggja mat á hvort ástæða sé til að endurskoða áhættumat sem og þessa áætlun.

Skref 4 – Eftirfylgni

Nauðsynlegt er að yfirmaður, eða sá sem fer með málið, fylgi því eftir með því að:

  • Fylgjast með líðan og félagslegri stöðu þolanda og geranda á vinnustað.
  • Veita þolanda og/eða geranda viðeigandi stuðning og hjálp.
  • Meta og endurskoða árangur inngrips.
Var efnið hjálplegt?Nei
Takk fyrir

Ábendingin verður notuð til að bæta gæði þjónustu og upplýsinga á vef Stjórnarráðsins. Hikaðu ekki við að hafa samband ef þig vantar aðstoð.

Af hverju ekki?

Hafa samband

Ábending / fyrirspurn