Innleiðing rafrænna viðskipta

Þessi síða hefur að geyma ýmsar hagnýtar upplýsingar fyrir innleiðingu rafrænna viðskipta. Handbókin „Rafræn innkaup með XML“, sem ICEPRO gaf út, fjallar um tæknilega þætti rafrænna viðskipta. Þróunarverkefni segja frá frumkvöðlum og hugbúnaðarhúsum, sem leita má til við innleiðingu rafrænna viðskipta. Reynsla nágrannaþjóða Íslands fjallar um reynslu Skandinava af innleiðingu rafrænna viðskipta. 

Handbók rafrænna viðskipta

Í samnorrænum leiðbeiningum um notkun XML staðalsins UBL 2.0 frá OASIS er tekið tillit til þarfa Íslendinga varðandi rafræn skjöl. Samræmdar XML-sendingar rafrænna reikninga, pantana og vörulista geta nú átt sér stað á milli Íslands og annarra Norðurlandaþjóða.

Leiðbeiningarnar eru gefnar út af NES (North-European Subset) hópnum. Í honum eiga sæti fulltrúar Íslands, Danmerkur, Noregs, Svíþjóðar, Finnlands og Englands.

Íslensku handbókina er að finna á vef Icepro:

• Rafræn innkaup með XML (PDF – 1,7Mb))

Verkefnið var styrkt myndarlega af fjármálaráðuneytinu, iðnaðar- og viðskiptaráðuneytinu, Samtökum atvinnulífsins, Samtökum iðnaðarins og Samtökum banka og verðbréfafyrirtækja.

Tíu manna tækninefnd tók þátt í endurskoðun íslensku handbókarinnar og um 60 aðilar fengu drög til umsagnar.

ICEPRO hefur unnið náið með NES (North-European Subset) hópnum frá því í janúar 2006, þegar haldin var ráðstefna um rafræna reikninga. Samvinnan heldur áfram árið 2007.

• Sjá nánar vef ICEPRO: www.icepro.is

Ávinningur af innleiðingu rafrænna viðskipta

„Í dag eru hið opinbera og flest fyrirtæki að ganga í gegnum mikinn niðurskurð til þess að leggja grunn að enduruppbyggingu íslensks efnahags- og viðskiptalífs. Stóra verkefnið er að treysta samkeppnishæfni Íslands til framtíðar. Ein meginstoð bættrar samkeppnishæfni er að viðhalda lágum kostnaði við helstu þætti viðskipta einstaklinga og fyrirtækja í íslensku atvinnulífi. Þar sem íslenskt efnahagslíf verður ávalt háð fremur litlum einingum sem ekki ná fyllstu stærðarhagkvæmni eru allar leiðir til þess að draga úr þessum viðskiptakostnaði afar mikilvægar. Þannig leika rafræn viðskipti stórt hlutverk í að skapa grundvöll fyrir aukinni framleiðni og hagræði, þar sem sjálfvirkni og sjálfsafgreiðsla geta leyst af hólmi óhagkvæma og tímafreka handavinnu bæði í viðskiptum og stjórnsýslu.“

Svo mæltist Gylfa Magnússyni, efnahags- og viðskiptaráðherra, á aðalfundi ICEPRO árið 2010. Á fundinum afhenti Gylfi árleg verðlaun til aðila sem þykir hafa náð afburðaárangri í nýtingu rafrænna viðskipta og hlutu Samkaup verðlaunin í ár fyrir lausn sem gerir þeim kleift að meðhöndla rafrænt allt að 450 þúsund reikninga árlega, sem leitt hefur til hagræðis sem reiknast allt að 300 milljónum króna á ári. Lausnin sem byggist á EDIFACT-stöðlum, sem mörg stærri fyrirtæki landsins hafa nýtt sér um árabil, sýnir augljóslega eftir hverju er að slægjast með markvissri innleiðingu rafrænna viðskiptahátta.

Það sem helst hefur staðið í vegi fyrir almennri notkun lausna sem byggja á EDI, er kostnaður sem fylgt hefur uppsetningu og rekstri slíkra lausna, en hann hefur verið þess eðlis að lítil og meðalstór fyrirtæki hafa ekki séð hagkvæmni í því að taka upp slíkt verklag.

Með þróun internettækninnar hefur komið til sögunnar nýtt verklag og staðlar sem hafa það að markmiði að skapa grunn fyrir frekari útbreiðslu rafrænna viðskipta og gera lausnaraðilum kleift að þróa hagkvæmar lausnir fyrir viðskiptavini sína.

Samræmt verklag

Á árinu 2006 hafði ICEPRO frumkvæði að þátttöku Íslands í samnorrænu samstarfi um samræmt verklag í rafrænum viðskiptum NES/UBL og var afurð þessa verkefnis kynnt í íslenskri handbók sem gefin var út af félaginu í árslok 2007. Ljóst er að þessi ákvörðun var afar mikilvæg þar sem sú vinna sem unnin var á þessu sviði hefur nú verið tekin inn í staðlavinnu Evrópusamstarfsins og sem nú hefur kynnt til sögunar samræmt verklag sem ætlað er að verða grunnurinn að samræmdum opinberum innkaupum innan Evrópusambandsins, sem er nú í mótun undir verkefnaheitinu PEPPOL.

Tækniforskrift að einföldum rafrænum reikningi

Fagstaðlaráð í upplýsingatækni hóf á síðasta ári markvissa vinnu sem miðar að því að móta og gefa út tækniforskriftir fyrir umgjarðir rafrænna viðskiptaskjala. Fyrsta áfanga þessarar vinnu lauk með útgáfu tækniforskriftar fyrir einfaldan rafrænan reikning, sem er nú þegar orðinn grunnur að vinnu hugbúnaðarhúsa við mótun lausna á sviði útgáfu, móttöku og skilvirkum flutningi á stöðluðum rafrænum reikningi.

Útgáfa tækniforskriftarinnar hefur þannig hleypt lífi í framboð á lausnum til stuðnings rafrænna reikningssamskipta. Hugbúnaðarhús keppast við að þróa lausnir sem mætt geta kröfum markaðarins um möguleika á að geta gefið út og tekið á móti reikningum stöðluðu rafrænu formi. Þá eru einnig komnir fram á sjónarsviðið aðilar sem bjóða þjónustu er tengist flutningi á rafrænum reikningum milli viðskiptaaðila og er ætlað að tryggja viðeigandi öryggi og rekjanleika í rafrænum reikningssamskiptum.

Tvær tegundir lausna

Í stórum dráttum má skipta tæknilausnum sem bjóðast á markaðnum í tvo flokka. Annars vegar er um að ræða lausnir sem tengjast beint fjárhagskerfum fyrirtækja og gera fyrirtækjum kleift að gefa út eða taka við rafrænum reikningum á stöðluðu rafrænu formi. Ef fer fram sem horfir, þá munu þeir aðilar sem í dag eru að bjóða viðskiptalausnir á markaðnum, kappkosta að bjóða viðskiptavinum sínum slíkar lausnir. Hins vegar er um að ræða lausnir sem skilgreindar eru sem skeytamiðlanir og eru settar upp til að tryggja fullnægjandi öryggi og rekjanleika í flutningi viðskiptaskjala.

Segja má að í hinum fullkomna heimi, þá ættu notendur að geta krafist þess að þegar unnið er samkvæmt viðurkenndum stöðlum, þá styðji viðskiptakerfi almennt við notkun staðlanna og tryggt sé að útgefin viðskiptaskjöl í einu kerfi, komist án vandræða til skila inn í annað viðskiptakerfi. Til að koma rafrænum reikningnum milli aðila þyrfti þá eingöngu rafræna flutningsþjónustu, sem tryggja myndi að rafræna póstsendingin bærist milli rafrænna pósthólfa sendanda og viðtakanda.

Staðreyndin er hins vegar sú að heimurinn er langt frá því að vera fullkominn hvað þetta varðar og því hafa komið fram þjónustuaðilar (skeytamiðlanir) sem skilgreina það sem sitt meginhlutverk að tryggja skilvirkni og öryggi í afhendingu og móttöku rafrænna skjala.

Reynsla nágrannaþjóðanna

Ávinningur Dana af upptöku XML er talsverður í evrum talið svo sem áður er sagt, en þeir beittu lagasetningu árið 2005 við upptöku staðals er nefndist OIOXML. Staðall þessi byggðist á UBL 0.7, hefur verið í stöðugri þróun síðan, en heitir nú OIOUBL og byggist á UBL 2.0. Í honum er stuðst við fjórar umgjarðir með NES/UBL-verklaginu.

Svíar hafa einnig haft gífurlegan ávinning af upptöku Svefaktura, sem svo er kölluð og einkum notuð af sveitarfélögum þeirra. Svefaktura styðst nú þegar við UBL 1.0 staðalinn en næst er áætlað að koma rafrænum pöntunum í gagnið og styðjast þar við NES/UBL.

Norðmenn hafa notað e2b-verklagið við hlið EDIFACT-skeyta um árabil. Áætlanir þeirra gera ráð fyrir upptöku NES/UBL-verklagsins hjá ríki og heilbrigðisstofnunum árið 2012. PRO-nefnd þeirra nefnist Norstella, sjá nánar www.norstella.no.

Finnar styðjast við Finvoice-reikninga, en þar í landi hafa bankarnir haft frumkvæði að þessu öfluga XML-skjalakerfi. Ríkið ryður ekki brautina á sama hátt og annars staðar á Norðurlöndunum, en viðskiptamiðjur Finna taka nú mið af NES/UBL-verklaginu.

Íslendingar eru engir eftirbátar hinna þjóðanna og hefur Fjársýsla ríkisins þegar hafið innleiðingu NES/UBL-verklagsins. Nú þegar eru nokkrir birgjar farnar að senda þeim reikningana rafrænt í XML með þessum hætti. Fyrirtæki sem skiptast á pöntunum og reikningum geta sömuleiðis sent reikninga rafrænt til Fjársýslunnar. Óþarft er að nota X.400-gagnahólfin, senda má beint á milli fyrirtækja og stofnana. Vörusjáin er einnig að innleiða NES/UBL í skeytum hjá sér.

Allar eru þjóðirnar með áætlanir um innleiðingu NES/UBL-verklagsins sjá tilvísun (7). Hvatinn er i2010-markmið Evrópusambandsins um rafræna Evrópu, en til að gera langa sögu stutta þá á ESB í samkeppni við BNA. Aðild að ESB eiga 27 ríki með jafn margvísleg lagaumhverfi og 23 tungumál að auki. ESB er í óða önn að brúa forskot BNA í rafrænum viðskiptum. Hér á landi hefur fjármálaráðuneytið gefið út „stefnumörkun um rafræn innkaup“, sjá (8).

eBCM – lykilþættir rafrænna viðskipta

Rafræn viðskipti byggja á samspili lykilþátta. Til að ná árangri í uppbyggingu á rafrænum viðskiptum er mikilvægt að skilgreina og afmarka þessa þætti til stefnumörkunar og mælinga á árangri. eBCM-líkanið (eBusiness Community Model) var þróað með þessa afmörkun í huga í evrópsku samstarfsverkefni sem styrkt var af Norrænu nýsköpunarmiðstöðinni, NICe[1] .

Lýsingu í eftirfarandi samantekt sem byggir á skýrslu Arnaldar F. Axfjörð sem hann vann fyrir efnahags- og viðskiptaráðuneytið. 

eBCM-líkanið

Líkanið skiptist upp í nokkra meginþætti og undir þeim nokkra lykilþætti, meginþætti sem þátttakendur í rafrænum viðskiptum geta haft áhrif á eða þurfa að aðlaga sig að. Meginþættirnir skiptast í YTRI ÞÆTTI, JAÐARÞÆTTI og BYGGINGAREININGAR: 

YTRI ÞÆTTIR

Í umhverfi rafrænna viðskipta eru forsendur og drifkraftar sem notendur rafrænna viðskipta hafa litla sem enga stjórn á. Þessir þættir eru samt sem áður mikilvægir fyrir þróun og útfærslu rafrænna viðskipta og notendur þurfa að aðlaga sig að þeim og stilla frumkvæði sitt og áherslur eftir þeim. Ein veigamikil forsenda er að innviðir upplýsinga- og fjarskiptatækni styðji vinnslu upplýsinga og miðlun á viðskiptagögnum til framþróunar rafrænna viðskipta. Önnur mikilvæg forsenda er mannauður en ásættanleg þekking og hæfni einstaklinga er nauðsynleg til að breyta viðskiptaferlum og aðlaga starfsemi að nýjum sjálfvirkum aðferðum. Nýsköpun í tækni og viðskiptum, síbreytilegir markaðir og hringiða samkeppnisumhverfis sem grundvallast á samfélagslegum viðmiðum og stefnu eru mikilvægir drifkraftar fyrir rafræn viðskipti. Markaðir færa viðskiptaaðila saman á samkeppnisgrunni í þeim tilgangi að ná fram einhverskonar nýtingu á vöru eða þjónustu eða arðsemi í virðiskeðju. Aðrir drifkraftar í viðskiptasamfélagi felast í því að verja getu fyrirtækja til að skapa arðsemi og leita að nýjum tækifærum til hagnaðar. Sú endurnýjun sem möguleg er með nýtingu á upplýsinga- og fjarskiptatækni skapar ný tækifæri til arðsemi. Það þarf einnig að uppfæra viðskiptahætti til að ná árangri, ellegar er hætta á því að kostnaður aukist án þess að fá ásættanlega arðsemi. Áhættufælni getur endað illa ef fyrirtæki forðast allar breytingar. Stefnumið í samfélaginu geta verið íhaldssöm þar sem þau verja það skipulag sem er eða geta hvatt til breytinga og veitt virkan stuðning við endurnýjun á gildandi fyrirkomulagi.

JAÐARÞÆTTIR

Notendur geta haft áhrif á ýmsa jaðarþætti rafrænna viðskipta. Þeir geta haft áhrif á þær hindranir sem eru til staðar í innleiðingu og þá þætti sem styðja og liðka fyrir innleiðingunni. Innleiðing rafrænna viðskipta getur verið mjög viðkvæm þar sem hin minnsta bilun eða truflun getur orðið að fyrirstöðu og dregið úr tiltrú og skuldbindingum samstarfsaðila. Notendur geta einnig haft áhrif á viðskiptalíkön og viðskiptaferla sína, á viðskiptanetið sem er í umhverfi þeirra og þá virðiskeðju sem þeir eru hluti af. Þessi viðskiptalegu verðmæti sem felast í ferlum, líkönum, virðiskeðju og viðskiptaneti skipta notendur sérstaklega miklu máli þegar mismunandi aðilar vinna saman að sameiginlegu markmiði og samþætta þannig getu sína til að auka virði viðskiptanna, bæði í heild og fyrir hvern hagsmuna aðila.

BYGGINGAREININGAR

Byggingareiningum rafrænna viðskipta má skipta í fjögur lög sem mynda kjarnann í umhverfi rafrænna viðskipta. Lögin eru Hugarfar, Samkomulag, Fullvissa og Samstilling. Byggingareiningarnar tengjast innbyrðis en standa fyrir afmörkuðum og sérstökum lykilþáttum.

Hugarfar – Til að stuðla að rafrænum viðskiptum er mikilvægt að vekja áhuga, hvetja til árangurs og skapa andrúmsloft sem leiðir til farsællar innleiðingar. Það þarf að vera til staðar rétt hugarfar sem byggir á þekkingu, skilning á tækifærum og hvata til aðgerða sem skapar skilvirkan vettvang fyrir samvinnu til árangurs. Þekkingu þarf að skipuleggja, skjalfesta, gera aðgengilega og auðnýtanlega. Það þarf að viðurkenna, virða og nýta hina óskráðu þekkingu sem felst í reynslu og góðum vinnubrögðum. Það þarf einnig að vera tiltrú á þeim ávinningi sem sóst er eftir og hvatning til aðgerða með sýn á eftirsóknarverða framtíð. Síðast en ekki síst þarf að vera vilji til samstarfs og skilningur á því að það þarf oftast samvinnu margra til að ná árangri, innleiðingin getur tekið langan tíma og ávinningur skilað sér seint.

Samkomulag – Samkomulag milli viðskiptaaðila er margskonar. Samkomulag getur verið valkostur en stundum eru fyrirliggjandi kröfur sem skylt er að taka tillit til, eins og lög og reglugerðir. Lagalegt umhverfi er í raun samkomulag sem veitir umgjörð fyrir ábyrgð og skyldur í viðskiptum og ákvarðar getu stjórnvalda til að hafa eftirlit með viðskiptaháttum og til að hafa afskipti af þeim ef nauðsynlegt er. Lög og reglugerðir gegna einnig hlutverki breytingahvata en þau geta haft óæskileg áhrif ef íhlutun þeirra er of mikil eða of lítil. Samkomulag um viðmið og staðla kemur í veg fyrir óþarfa sundurleitni, skörun í aðgerðum og sóun á auðlindum. Viðskiptasamningar eru oft nauðsynlegir til að skjalfesta samstarf í viðskiptum. Mikilvægt er að samningar taki tillit til forskrifta í miðlun viðskiptagagna, tilgreini eftirlit með miðlun rafrænna upplýsinga og tilsvarandi ábyrgðir samningsaðila. Það er mikilvægt að samningar skjalfesti sameiginlegan skilning og byggi á bestu aðferðum.

Fullvissa – Til að traust geti ríkt í viðskiptum þarf að vera fullvissa fyrir því hverjir viðskiptaaðilarnir eru og það staðfest að starfsemi þeirra sé trúverðug. Skaði á ímynd eða orðspori getur skaðað trúverðugleika og brotið niður það traust sem þarf að ríkja. Í rafrænum viðskiptum þarf því að vera hægt að staðfesta kennsl viðskiptaaðila á rafræna hátt, til dæmis með rafrænum skilríkjum. Trúverðugleiki er háður öllum starfsmönnum og byggir á stjórnun allra þátta viðskiptanna. Forsendu trausts þarf að meta bæði á huglægan hátt og út frá hlutlægum þáttum eins og upprunavottorðum og upplýsingagæðum. Gögn og upplýsingar eru færanlegar eignir og mikilvæg verðmæti sem hvert fyrirtæki og stofnun þarf að hafa umsjón með. Stjórnun upplýsingaöryggis er nauðsynleg til að sú umsjón sé ásættanleg. Stýra þarf verndun eigin gagna, þeirra gagna sem miðlað er á milli viðskiptaaðila og þeirra gagna sem varðveita þarf vegna krafna í lögum og reglugerðum.

Samstilling – Samstilling rafrænna viðskipta felst í því að samhæfa innihald upplýsinga, flétta saman mismunandi ferlum, tæknikerfum og viðskiptaháttum og samræma miðlun viðskiptaupplýsinga á milli viðskiptaaðila. Vel skilgreint innihald þeirra upplýsinga sem miðlað er á milli viðskiptaaðila er forsenda þess að ferlar séu skilvirkir og trúverðugir. Mikil gæði á innihaldi efla traust til upplýsinganna, auðvelda aðgengi að þeim og tryggja endingu þeirra. Samþætting varðar fyrirkomulag viðskiptanna, tækni og túlkun. Samþætting gerir mögulegt að útfæra viðskiptin rafrænt á hagkvæman hátt þannig að allir hagsmunaaðilar hafi aðgang að þeim. Miðlun er flutningur á upplýsingum á milli viðskiptaaðila og varðar þau snið og þá ferla sem notaðir eru við að búa til skeytasendingar, afhenda skeytin, staðfesta miðlun þeirra, skjalfesta upplýsingarnar og svara skeytasendingum. HEIMILDIR Í skýrslunni er vísað í eftirfarandi gögn sem heimildir og forsendur.

[1] Paving for eFuture: Meeting the challange of new business practices. Rúnar Már Sverrisson, Karl Henry Haglund og Guðbjörg Björnsdóttir. Norræna nýsköpunarmiðstöðin, maí 2008.