Ræða fjármálaráðherra á ráðstefnu Norrænu ráðherranefndarinnar um upplýsingatæknimál (Digital förvaltning och nordisk Integration) sem haldin var í Karlskrona í Svíþjóð.
|
Geir H. Haarde |
- Hið talaða orð gildir -
|
Integrasjon i den offentlige forvaltningen på Island
Kjære konferansedeltakere.
Det er en stor glede for meg å få anledning til å tale til dere som deltar på dette seminaret om informasjonsteknologi her i Karlskrona. For en finansminister er det en fin avveksling å kunne få behandle andre spørsmål enn dem som har med statens økonomi og skatter å gjøre. I dette innlegget vil jeg i korthet gjøre rede for det viktigste som er på gang når det gjelder saker som har med integrasjon og informasjonsteknologi å gjøre i det statlige islandske systemet.
Landsdekkende systemer
Da man for alvor begynte å ta datamaskiner i bruk rundt 1980, mente man det var bare selvsagt at alle statlige institusjoner skulle bruke de samme systemene. Det ble derfor bestemt at man skulle bygge opp såkalte landsdekkende systemer. De landsdekkende systemene er sentraliserte system som brukes over hele landet og av medarbeiderne ved de fleste eller alle statlige institusjoner.
Det følger en del fordeler med slike landsdekkende systemer. Noen mener for eksempel at man på denne måten kan sikre at landets innbyggere får de samme tjenester, enten de bor i hovedstaden Reykjavik eller i avsidesliggende bygder ute på landet. De trenger heller ikke å lære å bruke så mange systemer som de ellers måtte. Videre antar man at utgiftene vil bli lavere og effektiviteten av et slikt totalsystem bedre med ett integrert system enn med mange systemer som det vil være nødvendig å koble sammen innbyrdes.
Som eksempel på de eldste landsdekkende systemer som fantes på 1980-tallet, kan nevnes statens lønningssystem som betalte ut lønn til de fleste ansatte i staten, statens regnskapssystem og et system for biblioteker.
Departementenes saksbehandlingssystem
Et nyere eksempel på at ett system er i bruk for alle som yter lignende tjenester i staten, er departementenes saksbehandlingssystem.
Da departementene tok sine første skritt innenfor elektronisk forvaltning, skjedde det på den måten at de innledet et samarbeid med en islandsk software-bedrift om et prosjekt der man utviklet et såkalt saksbehandlingssystem. I 1998 hadde alle departementene begynt å bruke dette nye systemet, likeledes de fleste islandske ambassader. Systemet administrerer samtlige departementers dokumenter.
Systemet styrer strømmen av oppgaver slik at det er mulig å utarbeide forskrifter, definere ansvar og delegere oppgaver til de ansatte. Man kan også svært raskt finne alle dokumenter som angår et bestemt emne.
Det er også grunn til å påpeke at dette saksbehandlingssystemet omfatter et så stort område, at det sammen med Office-systemet løser størstedelen av de oppgavene som skal behandles på de ansattes desktopcomputere. Derfor er det antall systemer som er i bruk hos de ansatte i departementene, svært begrenset. Det gjør både driften av datasystemene og opplæringen av nye medarbeidere mye lettere.
Et integrert system for biblioteker
I mai i år ble det tatt nok et skritt i retning av økt integrasjon. Da ble det åpnet et nytt og svært fullkomment biblioteksystem som skal betjene alle de viktigste bibliotekene i landet. For brukeren, som søker etter opplysninger via nettet, vil alle bibliotekene i landet se ut som ett bibliotek. Det vil være mulig å søke etter innhold og bestille materiale fra alle offentlige biblioteker og spesialbiblioteker fra ett sted eller én portal.
Front-office- og back-officesystemer
Som dere kjenner til, har Den europeiske union lagt stor vekt på at i de neste årene skal forvaltningen bestrebe seg på å bygge opp back-officesystemene. De er nemlig en forutsetning for at det skal være mulig å bygge opp gode og praktiske servicesystemer for allmennhet og bedrifter.
For å forklare dette nærmere:
- Back-officesystemene er behandlingssystemer som tar seg av data og prosesser som så oftest er usynlige for kundene.
- Front-officesystemene er de systemene som tar seg av kontakten med de endelige kundene, det vil si allmennhet og bedrifter. De henter informasjon fra back-officesystemene eller bringer informasjon til dem.
Man kan trygt si at den islandske forvaltningen har en relativt sterk posisjon når det gjelder back-officesystemene. Grunnen er blant annet den at på nittennittitallet, da mange land fulgte teorien om at all dataprosessing burde desentraliseres, og at all sentralisert drift burde unngås, hadde det ikke særlig innvirkning på den islandske forvaltningen (jamfør de landsdekkende systemene). Island hoppet egentlig over dette trinnet. Dette gjorde det betraktelig lettere å innføre det systemet som jeg nå skal fortelle litt om.
Statens system for økonomi og menneskelige ressurser. Om det siste brukes gjerne den engelske benevnelsen: Human Resource Management – eller forkortelsen HRM.
Statens nye Oracle E-Business Suite system for økonomi og HRM som vi nå er i ferd med å ta i bruk, hører for det meste under back-office
Systemet erstatter svært gamle og foreldede systemer (De eldste har sine røtter helt tilbake til 1978.). Innføringen av dette systemet er et svært stort og vanskelig prosjekt. Det kommer nemlig til å bli brukt i 300 institusjoner; 2.500 ansatte blir nødt til å lære hvordan systemet virker, og alle statsansatte vil ha adgang til det når det er kommet skikkelig i gang. Vi har store forventninger til dette systemet som vil innebære en ny og fullkommen service overfor alle statlig ansatte og bedrifter. I tillegg vil det bety en omveltning til det bedre av alt arbeid som foregår i det statlige systemet.
Indre og ytre integrasjon
Det burde passe å snakke om indre og ytre integrasjon i forbindelse med dette nye systemet. Den indre er integrasjonen innenfor opplysningssystemet - mellem institusjonerne som bruker det; den ytre er integrasjonen med omverdenen.
Det blir lagt stor vekt på at opplysningene skal registreres bare én gang i det nye systemet, og at alle opplysningene skal være til bruk for alle. For eksempel er det bare ett personalregister i systemet for alle de 300 institusjonene. Bare det å hindre at opplysninger blir registrert mange ganger, sparer mye arbeid og dermed penger.
Det nye systemet åpner også for mange nye muligheter når det gjelder integrasjon med omverdenen. Der bygges det på standarder og standardiserte arbeidsmetoder som åpner nye muligheter for blant andre statlig ansatte og bedrifter til gjensidig kontakt med systemet. Samme metoder og standarder brukes ved kontakt med alle bedrifter.
Som eksempel kan nevnes at alle som får lønn fra staten, nå får muligheten til kontakt med systemet gjennom internett. Der vil de kunne få adgang til opplysninger, og likeledes kunne registrere opplysninger om seg selv.
Systemets kontakt med næringslivet er svært god. Denne forbindelsen bygger for det meste på standarder for elektronisk handel (ehandel). En del av systemet er en såkalt XML-portal som gjør det mulig for oss å sende ut alle typer elektroniske dokumenter.
Statens leverandører har også, for å nevne et eksempel, muligheten til å kontrollere sine driftskontoer via nettet. De kan undersøke hvor fakturaene deres befinner seg i systemet og muligens følge med i lagersituasjonen for de enkelte varer.
Konklusjon
Med det nye systemet for økonomi og menneskelige ressurser (HRM) har man tatt et langt skritt fremover når det gjelder informasjonsteknologi og digital forvaltning på Island. Og i virkeligheten ikke bare på Island; jeg kjenner nemlig ikke til at andre land har installert et så omfattende system.
Kort sagt kan man si at man med det nye systemet tar sikte på å:
- øke effektiviteten i den statlige drift, bedre totalholdningen til den statlige drift og sikre at alle opplysninger foreligger så snart som mulig.
- gjøre service, kontakt og informasjonsflyt overfor statlig ansatte og bedrifter bedre ved å innføre elektronisk handel (ehandel) og selvbetjening via nettet.
- innføre ett integrert system for alle statlige institusjoner og departementer.
- ta i bruk den nyeste teknologi, standardiserte markedsløsninger og de åpne standarder Java, XML osv.
Det er derfor utsikter til at man kan ha stort utbytte av dette, og det skal bli spennende å følge med i innføringen av systemet. Det er mitt håp at etter ett år eller så, når man har fått en viss erfaring med driften av systemet, vil det bli mulig å fortelle "suksesshistorier" om dette nye systemet for økonomi og menneskelige systemer (HRM); et system som vi alle kan lære av.
Takk for oppmerksomheten.